2024年企业协议归档管理细则要点

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

2024年企业协议归档管理细则要点本合同目录一览1.归档管理概述1.1归档范围1.2归档标准1.3归档流程2.归档文件要求2.1文件格式2.2文件完整性2.3文件保密性3.归档时间节点3.1年度归档3.2季度归档3.3月度归档4.归档责任人4.1归档责任人职责4.2归档责任人变更5.归档管理监督与检查5.1监督机制5.2检查频率5.3问题整改6.归档资料的借阅与复制6.1借阅手续6.2复制条件6.3借阅与复制记录7.电子档案管理7.1电子档案建设7.2电子档案安全7.3电子档案备份8.归档资料的销毁8.1销毁条件8.2销毁程序8.3销毁记录9.归档管理培训与指导9.1培训内容9.2培训方式9.3指导与支持10.违约责任与处罚10.1违约行为10.2责任追究10.3处罚措施11.合同争议解决11.1协商解决11.2调解程序11.3法律途径12.合同的生效、变更与终止12.1合同生效条件12.2合同变更12.3合同终止13.保密条款13.1保密内容13.2保密期限13.3泄露后果14.其他事项14.1合同的解释14.2合同的修订14.3合同的附件第一部分：合同如下：第一条归档管理概述1.1归档范围本合同所述归档范围包括企业所有正式文件、资料、档案，包括但不限于：（1）企业内部管理制度、规定、通知等；（2）与企业经营活动相关的合同、协议、发票、收据等；（3）企业人事档案、员工入职、离职等相关文件；（4）企业财务报表、审计报告、税务报表等；（5）与企业业务相关的客户档案、项目档案、案例分析等；（6）其他需要归档保存的文件和资料。1.2归档标准（1）文件格式规范，字迹清晰，易于阅读；（2）文件内容完整，不得遗漏重要信息；（3）文件分类准确，便于检索和查阅；（4）文件应使用耐久性材料，确保长期保存不受损坏；（5）文件应按照一定顺序排列，便于归档和查阅；（6）文件应标注清晰的归档编号和日期。1.3归档流程（1）文件整理：对收到的文件进行分类、筛选、整理，确定归档范围；（2）文件审核：对整理后的文件进行审核，确保文件内容的准确性和完整性；（3）文件归档：将审核无误的文件按照归档标准进行归档，并标注归档编号和日期；（4）文件登记：对归档的文件进行登记，记录文件名称、归档时间、归档人等信息；（5）文件查阅：如有查阅需求，按照查阅流程向归档责任人提出申请；（6）文件销毁：对于超过保存期限的文件，按照销毁程序进行销毁。第二条归档文件要求2.1文件格式归档文件应采用国家规定的标准格式，如：Word、Excel、PDF等电子文件格式。特殊情况下，可采用纸质文件格式，但需保证文件清晰、可读。2.2文件完整性归档文件应保证内容的完整性，包括文件、附件、签名、日期等所有相关信息。如有缺失，应尽快补充完整。2.3文件保密性归档文件中涉及企业秘密的，应按照国家有关保密规定进行管理。归档责任人应严格遵守保密制度，确保文件不被泄露。第三条归档时间节点3.1年度归档企业应在每年年底前完成当年度所有文件的归档工作。3.2季度归档企业应在每个季度结束前完成本季度文件的归档工作。3.3月度归档企业应在每个月底前完成本月文件的归档工作。第四条归档责任人4.1归档责任人职责归档责任人负责企业文件的归档管理工作，包括文件整理、审核、归档、登记、查阅和销毁等工作。归档责任人应确保文件归档的及时性、准确性和完整性。4.2归档责任人变更如归档责任人发生变更，应提前向上级管理部门报告，并办理交接手续。新上任的归档责任人应尽快熟悉归档管理工作，确保文件管理的连续性。第五条归档管理监督与检查5.1监督机制企业应建立健全归档管理监督机制，对归档工作进行定期检查和不定期抽查，确保归档工作的顺利进行。5.2检查频率企业应每半年对归档工作进行一次全面检查，每年对归档工作进行一次全面审计。5.3问题整改如在检查中发现问题，归档责任人应立即进行整改，并对整改结果进行书面报告。检查结果将作为归档责任人绩效考核的依据之一。第六条归档资料的借阅与复制6.1借阅手续如需借阅归档资料，应向归档责任人提出书面申请，经批准后方可借阅。借阅人应遵守借阅制度，确保文件不被损坏或泄露。6.2复制条件如需复制归档资料，应向归档责任人提出书面申请，经批准后方可进行。复制时应确保复制品的质量和保密性。6.3借阅与复制记录归档责任人应记录借阅与复制情况，包括借阅人、借阅时间、复制数量等信息。如有损坏或遗失，应按原价值赔偿。第八条电子档案管理8.1电子档案建设企业应建立电子档案管理系统，实现文件电子化、数字化管理。电子档案管理系统应具备文件、、查阅、归档、统计等功能。8.2电子档案安全（1）设置权限管理，限制非法访问和操作；（2）定期备份电子档案，防止数据丢失；（3）对电子档案进行加密处理，确保文件不被泄露；（4）建立防火墙，防止网络攻击和病毒感染。8.3电子档案备份企业应定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在安全可靠的存储设备上，并标明备份时间、备份人等信息。备份数据应定期进行检验，确保其完整性和可恢复性。第九条归档资料的销毁9.1销毁条件对于超过保存期限的归档资料，归档责任人应进行审核，确认无保存价值后，方可进行销毁。9.2销毁程序（1）归档责任人向上级管理部门提出销毁申请，并说明销毁理由和时间；（2）上级管理部门审批同意后，归档责任人负责组织销毁工作；（4）销毁完成后，归档责任人应做好销毁记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁数量等信息。9.3销毁记录销毁记录应归档保存，作为归档资料管理的一部分。销毁记录应包括销毁文件名称、销毁时间、销毁数量、销毁方式等信息。第十条归档管理培训与指导10.1培训内容企业应对归档责任人进行定期培训，培训内容包括：归档管理基础知识、归档流程、归档标准、电子档案管理等。10.2培训方式培训方式包括：内部培训、外部培训、在线培训等。企业可根据实际情况选择适当的培训方式。10.3指导与支持企业应提供必要的指导与支持，包括：提供相关教材、资料、技术支持等，帮助归档责任人提高归档管理能力。第十一条违约责任与处罚11.1违约行为（1）未按照规定时间完成归档工作；（2）归档文件不完整、不准确、不规范；（3）泄露归档文件中的企业秘密；（4）未按照规定进行档案销毁；（5）其他违反归档管理规定的行为。11.2责任追究对于归档责任人的违约行为，企业应追究其责任，包括但不限于：警告、罚款、降职、解除劳动合同等。11.3处罚措施企业可根据实际情况制定具体的处罚措施，对归档责任人的违约行为进行处罚。处罚措施应明确、合理，并与企业内部管理制度相一致。第十二条合同争议解决12.1协商解决归档管理合同履行过程中发生的争议，双方应通过协商解决。协商不一致的，可向上级管理部门申请调解。12.2调解程序调解程序如下：（1）一方当事人向上级管理部门提出调解申请；（2）上级管理部门在收到调解申请后，组织调解员进行调解；（3）调解过程应公开、公正、公平，双方当事人应遵守调解结果。12.3法律途径如协商和调解无法解决争议，双方可依法向人民法院提起诉讼。第十三条合同的生效、变更与终止13.1合同生效条件本合同自双方签字盖章之日起生效。13.2合同变更合同履行过程中，如需变更合同内容，应经双方协商一致，并书面确认。13.3合同终止（1）双方达成终止协议，并书面确认；（2）合同有效期届满；（3）一方当事人违反合同规定，导致合同无法履行；（4）其他符合法律、法规规定的终止条件。第十四条保密条款14.1保密内容本合同涉及的归档管理信息、企业秘密等，归档责任人应予以保密。14.2保密期限第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：归档管理细则详细说明归档管理的具体实施细则，包括归档流程、归档时间节点、归档责任人职责等内容。附件2：归档文件格式标准规定归档文件的格式要求，包括文件、文件类型、文件字号、落款单位、日期等。附件3：归档文件完整性检查表用于检查归档文件的完整性，包括文件内容、附件、签名、日期等各项信息。附件4：归档文件保密性规定详细阐述归档文件保密性的要求，包括保密等级、保密期限、保密措施等。附件5：电子档案管理系统使用手册详细说明电子档案管理系统的使用方法，包括登录权限、文件、查阅归档、统计等功能操作。附件6：归档资料借阅申请表用于归档资料的借阅申请，包括借阅人信息、借阅文件名称、借阅时间、借阅原因等。附件7：归档资料复制申请表用于归档资料的复制申请，包括复制人信息、复制文件名称、复制数量、复制原因等。附件8：归档资料销毁申请表用于归档资料的销毁申请，包括销毁人信息、销毁文件名称、销毁数量、销毁原因等。附件9：归档管理培训资料包括归档管理基础知识、归档流程、归档标准等内容，用于对归档责任人进行培训。附件10：违约行为认定标准详细列举各种违约行为，并规定相应的责任认定标准。说明二：违约行为及责任认定：2.归档不完整：归档文件内容不完整，缺少重要信息，视为违约。例如，归档文件未附带相关附件，或附件信息缺失。3.归档不规范：归档文件格式不规范，未按照规定的格式要求进行整理，视为违约。例如，文件未按照规定格式编写，文件字号不清晰等。4.保密泄露：未经许可，擅自泄露归档文件中的企业秘密，视为违约。例如，将归档文件内容告知无关人员，或未经批准将文件内容公开。5.未按要求销毁：未按照规定的程序和标准进行档案销毁，视为违约。例如，未经过审批程序，私自销毁归档文件。6.未参加培训：归档责任人未参加企业组织的归档管理培训，视为违约。例如，企业组织年度归档管理培训，归档责任人未参加且无合理理由。说明三：法律名词及解释：1.归档：指将企业内部产生的文件、资料、档案等按照一定的规定和标准进行整理、分类、编号并保存的过程。2.归档责任人：指企业内部负责归档管理工作的责任人，负