湖南禾源时代科技有限公司用友财务软件操作问题优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\u200321湖南禾源时代科技有限公司的基本情况 湖南禾源时代科技有限公司用友财务软件操作问题优化设计1湖南禾源时代科技有限公司的基本情况湖南禾源时代科技有限公司于2020年03月06日成立。法定代表人张效堂,公司经营范围包括:信息科技技术开发；互联网信息科技企业技术开发；工业信息技术科技企业技术转让；工业信息技术科技企业技术咨询；电子工程和信息技术科学研究和应用试验企业发展；医药食品科学信息技术服务研究开发服务等。在企业财务管理方面有着自己独特的财务管理模式。每年的年度会计核算业务数据处理量较大,单纯只是依靠会计人工，财力做账,很难完全适应会计企业当前的市场发展势和规模。2用友财务软件在湖南禾源时代科技有限公司的运用状况湖南禾源时代科技有限公司虽然是中国一家大型的企业，其实在销售上的合作已经完成了多家企业的销售一体化，每天以及财务上的运作都比较复杂。在企业成立之初，财务员凭证是按企业原始凭证格式填写的企业记账管理凭证。然后定期制作账目汇总表，期末根据汇总表对账目进行登记。根据总帐编制报表由于生产和销售都是一体化企业。业务规模很大，每天都有财务员。所有凭证均接收，然后制作会计凭证。2020年，企业开始使用友人财务软件。减少了不少会计员的工作作量，从而极大地提高了金融数据的精确度，财务工作完成率。湖南禾源时代科技有限公司为了公司的日常工作能够更好的进行，购买了用友U8财务软件,湖南禾源时代科技有限公司使用了用有U8财务软件中的以下模块:总账模块、应收账款模块、应付账款模块、固定资产模块、薪资管理模块、UFO报表模块。其中总账模块帮助禾源时代公司进行日常的账务处理，实现财务处理自动化，是最基本的模块；应收账款模块用来处理该公司销售货物后应收款的处理，记录日常业务中应收款、坏账、转账等业务的处理，其中的应收票据用来反应该公司销售货物后实现承兑汇票进行的业务处理；应付账款模块用来反应该公司购买货物后形成的往来款项、发票、应付款的入账、供应商付款和现金折扣等的处理；固定资产模块主要对该公司的原值每月进行计算，并计提折旧，由于该公司是一家信息生产的公司，对于机器的磨损较大，因此，该模块对于公司来说是比较重要的；薪资管理模块用来计算该公司人员的工资、福利、税费和分摊等；UFO报表模块在完成所有的会计业务后，生成各种财务报表，同时运用很多函数公式，计算出大量的数据，以此来保证财务报表的准确性。3湖南禾源时代科技有限公司使用用友存在的问题3.1固定资产系统出现折旧错误的问题湖南禾源时代科技有限公司的日常工作正在正常的进行中，该公司由于生产需要购进了几台设备，财务人员当天对这3台设备做出了相关的会计处理。但是，由于财务人员的疏忽，在对这3台设备进行固定资产原值录入时由于疏忽，使金额录入错误，导致了固定资产进行折旧时，折旧金额发生了错误。具体情况如下:财务人员在对这3台设备进行固定资产卡片原值录入时，错把正确的原值90万元，录入为70万元，使用年限为10年，运用年限平均法进行折旧，没有净残值，已经计提了0.58万元，直到第二个月发现错误。3.2UFO利润表编制时产生的问题在用友财务软件中，UFO报表模块是重要的模块，它包含了多个不同类财务报表模板，这些财务报表模板在编制时依据提供的数据生成了不同的报表，给会计人员的工作带来了很大的方便，是必不可少的财务模块。但是，湖南禾源时代科技有限公司在UFO报表模块中并不能完全适应。该公司财务人员在12月份对这年所有的“财务费用”进行结转后,发现结转后的“财务费用”与利润表结转后的数字不同，由此可以看，利润表中的“财务费用”并不是这年真实的数字，利润表中显示的数字是这年“财务费用”的借方发生额，而结转出来的数字才是这年的真正发生额。例如:禾源时代公司在2020年10月份用银行存款支付本月应负担的短期借款利息10,000.00元,在2020年12月份收到银行的利息3,000.00元。所以,湖南禾源时代科技有限公司在支付“财务费用”10,000.00元后再收回“财务费用”3,000.00元，那么期末结转损益时它的实际结转数应该是7,000.00元，但是利润表中显示的数字却是10,000.00元，这导致了利润表中的数字是错误的，这是因为利润表中多出的3,000.00元是冲回的,在做账时把3,000.00元计入了贷方蓝字，会影响到湖南禾源时代科技有限公司的管理层做出错误的判断，属于会计人员的操作失误。3.3总账模块结账出现的问题该公司财务人员在每个月的月末都要进行结账工作，要正确完成结账工作必须符合结账工作的要求，2月末，在使用用友U8软件进行结账工作时发现，总账系统有时会跳出“未完成工作检查不能结账”的提示。在排除了以下原因后，发现还是不能结账，系统依旧弹出“未完成工作检查不能结账”:①未入账的凭证不能结账;②上月未结账，本月不能结账;③核对总账与明细账，如果不一致，则本月不能结账;④损益类科目未全部结转完毕，则本月不能结账。最后发现，是由于在账套的“系统启用”中选择了固定资产系统,使结账不能正常的进行下去，我们只要把固定资产系统进行期末结账就行。属于该公司会计人员在对用友U8系统软件不熟悉所致，使年末生成的资产负债表数字不准确，影响整个公司的进程。3.4总账模块操作时存在的无法进行出纳签字问题湖南禾源时代科技有限公司的会计人员在编制完当月所有的记账凭证之后,对当月的记账凭证进行统一的出纳签字，结果发现，出纳无法进行签字。查找原因后，发现原来是在制定会计科目时，会计人员把“库存现金”和“银行存款”这两个科目都指定到了现金科目中，属于会计人员的操作上的失误，造成了出纳不能顺利签字，使会计工作不能正常的进行下去。4湖南禾源时代科技有限公司用友财务软件的操作问题的优化越来越多的会计人员需要学习更多的新的会计方面的知识。而对于湖南禾源时代科技有限公司的财务人员来说，如何更好的、更熟练的掌握用友U8财务软件，才是最重要的。4.1固定资产系统出现折旧错误问题的优化虽然已经计提了折旧，但是2020年9月录入的固定资产卡片不多，且次月就发现了错误，因此，我们可以在次月进行反结账，再对固定资产重新进行操作。具体操作如下:打开总账系统，点击【总账】–【期末】-【结账】，在弹出的窗口中，选择要取消结账的那个月份，按【Ctrl+Shift+F6】组合键，即可;再把上个月所有关于固定资产的操作再重新做一遍;最后，打开【固定资产】-【处理】–【计提本月折旧】，出现【是否要查看折旧清单?】点击“是”后出现【本操作将计提本月折旧，并花费一定时间，是否继续?】，点击“是”，“退出”。出现【计提折旧完成!】，点击“确定”，打开【折旧分配表】，点击“凭证”后，点击“保存”。图1反结账流程图图2计提折旧4.2UFO利润表编制时产生问题的优化该公司的财务人员是采用的UFO报表模块中的自动生成利润表，当月末取数时发现，用友U-8财务软件生成的利润表中的财务费用数据出现错误，这使得这张利润表的数据是错误的，应该重新进行操作，以免给公司造成更大的损失，具体操作如下:进入【填制凭证】界面，选择结转损益的凭证，点击“财务费用”的金额栏，按空格键将贷方蓝字3,000.00改为借方红字3,000.00。进入【UFO报表】，点击【文件-新建】，在新出窗口下点击【格式-报表模板】，选择【2020年会计制度科目和利润】，在新出来的空白的利润表的左下角点击“格式/数据”，出现【格式-录入】，让系统自动进行重算，生成一张新的利润表，新生成的利润表会将“财务费用”的金额计入为7,000.00。图3修改费用的科目方向图4新利润表的生成4.3总账模块结账出现问题的优化为了使会计工作能够正常的进行下去，想到了还有一个原因可能会导致这种情况的发生，就是没有将固定资产系统进行结账，也会导致总账系统无法结账，为了使总账系统能够进行正常的结账,具体操作如下:打开【固定资产】，点击“处理”，进入【月末结账】，点击【开始结账】命令，打开【与账务对账结果】对话框，点击“确定”，出现【月末结账成功完成!】点击“确定”，出现提示【本账套最新可修改日期已经更改为2020-03-01】。操作完成后，总账可以正常进行结账了。图5固定资产结账流程图4.4总账模块操作时存在的无法进行出纳签字问题的优化为了使出纳能够正常地进行签字，我们应该这么做:点开总账中的【基础档案】，进入【财务】，单击【会计科目】，如错误!未找到引用源。所示，选择【指定科目】，进入“指定科目”后，点击【现金科目】选项，单击【<】,把【1002银行存款】从已选科目选入待选科目，再选择【银行科目】选项，单击【1002银行存款】，在点击【>】,把“银行存款”从待选科目选入已选科目。这样，“现金科目”和“银行科目”就都选好了，出纳也能顺利签字了。图6总账模块操作的优化5总结虽然用友U8软件使用方便，但是，由于对这个软件的了解不够，因此，在对这个软件的使用过程中存在着不足之处。首先，存在着会计人员操作不熟的地方，比如:在固定资产模块中存在由于原值录入错误，导致的折旧问题;在利润表中“财务费用”因为操作出错，造成的数字与结转数字不同的问题;在结账，由于在账套的“系统启用”中选择了固定资产系统,且未对固定资产系统进行期末结账，使总账系统在结账时不能正常地进行下去的问题;由于操作上的失误，将“库存现金”和“银行存款”都选在了现金科目中的问题。湖南禾源时代科技有限公司在进行了用友U8软件的优化设计之后，对日后的财务工作有了更深一层的了解，都是因为对软件的不熟悉、不了解造成的，比如:对固定资产模块的如何重新计提折旧;对日常遇到财务费用应该什么时候把贷方金额蓝字变成借方金额红字;总账模块中如何顺利进行结账和出纳签字等问题。希望我的建议能够带来帮助,希望能使公司对用友软件的运用能够更加的得心应手，能够使企业管理层能够更好的进行判断，不会出现失误。参考资料[1]千叶帆文摘，[J],《软件学习心得体会》，2018.[2]会计理论，[J],《会计活动中存在的一些“异常现象”》,2017.[3]刘