湖南豪利有限责任公司采购制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南豪利有限责任公司简介 湖南豪利有限责任公司采购制度优化设计湖南豪利有限责任公司简介湖南豪利有限责任公司(以下简称豪利有限公司)，是传统的企业，成立于二零一三年零六月二十一日，法定代表人是王建军，地址位于湖南省邵阳市新宁县金石镇四组一百零四号，拥有在职员工三十余人。经营范围主要包括自产自销、加工电子产品、线材、连接器、电脑及零配件塑料制品、五金制品模具。为全县零售商提供产品，提供工作岗位，价格较便宜。公司根本结构像图1所示：图1湖南豪利有限责任公司公司基本组织结构湖南豪利有限责任公司现状湖南豪利有限责任公司采购业务的主要流程：采购的需求--制定采购计划--总经理审批--寻找供应商--询价、比价、议价--采购洽购--合同签订（确定付款的条件、货运方式、售后服务）--交货验收--质检--入库--财务结算这几个模块。首先是生产人员提出采购需求给采购部，然后采购人员把制定好的采购计划给总经理签字审核，而后再寻找适合的供应商进行物料的采购和合同的签约，最后验收合格才材料入仓库，财务部则进行财务结算。如图2所示：为了了解湖南豪利有限责任公司近几年营业额的状况，现对湖南豪利有限责任公司近几年营业额进行分析如图3所示：从中我们可以看到，湖南豪利有限责任公司近几年营业额大幅降低，因为采购制度的不合理并没有与时俱进做出改革，生产力落后，导致客户流失。 采购需求采购计划采购需求采购计划找供应商采购审批采购洽谈合同签订交货验收财务结算询价、比价、议价财务确认付款条件及账期总经理审批不合格合格入库退货图2湖南豪利有限责任公司采购审批图图32017年-2020年湖南豪利有限责任公司营业额情况湖南豪利有限责任公司采购制度中存在问题缺乏紧急采购制度湖南豪利有限责任公司物料采购都是统一的采购流程，总是因为突然需要采购某个物料但是审批环节比较多，需要很多部门进行签字，手续繁琐。从而使得采购部门不能准时的采购所急需的物资。在极大程度影响了生产部门的工作效率，满足不了客户需求，影响生产进度。采购计划制定不合理生产与采购无法进行互动。湖南豪利有限责任公司部门物资采购计划和生产计划之间联系不紧密。生产计划是采购物料的基石，而湖南豪利有限责任公司并没有重视这一点。生产部门提出的计划合不合常理，行不行得通，采购部门都没有和生产部门互相沟通讨论，只要总经理一审核，采购员就马上进行物料采购。而且再加上湖南豪利有限责任公司和供应商关系好，采购全靠当面说明采购内容，没有相应的采购表格和流转单，不便于日后的追责和检查。这就导致公司采购毫无计划，从而增加了大量采购成本。采购部门绩效考核的不严谨绩效考核指标制定不合理。湖南豪利有限责任公司采购部门的考核指标是由部门内部制定的，防止被扣分和不出错,考核指标基本上是“不容易被扣分”的指标，比如说迟到可以补卡不影响考勤率不扣分，采购人员外出办事只要把事情办完就不会扣分，没有时间约束，当天没完成的工作可以拖到第二天或者当月完成；偏离员工职责的重点，并且湖南豪利有限责任公司的考核指标没有办法促进员工工作效率的提高。绩效考核的数据很难记录,得不到公平、公正的保障。每次考核,考核人员都是依据绩效数据来进行考核,然而因为采购部门的绩效考核基本上使用采购部门本身提供的数据来进行考核,数据的真实性不值得完全信任。侧面反映出,绩效考核存在人情往来机会。供应商管理不健全因为采购部门的工作人员没有先进完善的供应商管理知识，没有熟练的实际操作能力，依据以前的经验和传统的方式选择与评价供应商，缺乏合理的考核方法，使得采购部门对供应商管理工作落后于其他企业。再加上湖南豪利有限责任公司的采购部门一直认为采购物料只要和供应商搞好关系，两者之间寻求平衡点。然而这往往会不平衡发展。采购过程中，与供应商保持良好关系很重要，但时间一长，湖南豪利有限责任公司会依赖或受制于某些特定供应商。对湖南豪利有限责任公司寻找新的好供应商非常不好，和对湖南豪利有限责任公司进行技术上面的创新很不利，更加方便损坏企业的利益，让内部滋生贪污。湖南豪利有限责任公司采购制度优化设计增加紧急采购制度湖南豪利有限责任公司应该根据公司采购实际情况新增紧急采购制度。目的是完善紧急采购的管理过程，提升采购效率，保证生产部门生产的正常进行。范围就比如说在生产过程中总经理需要加急的物料、生产要的电子产品、线材、连接器和零配件等等需要立即采购的采购活动。采购流程如下，由生产部门在得知之后，去仓库进行检查，判断是否需要紧急采购，如需要，生产部制定紧急采购计划交部门负责人审核；通过后，采购部询价商量拟定初步计划交部门负责人审核，最后总经理审批完。采购人员根据该方案进行物料采购，财务部则按合同付款。如图4所示：生产部生产部采购部总经理财务部判断是否需要紧急采购制定紧急采购计划生产部审核询价，拟定初步方案采购部审核紧急采购方案总经理审批按合同付款执行方案，报财务部一份图4湖南豪利有限责任公司紧急采购优化图采购计划优化设计为了日后采购的规范化，便于寻找原因。湖南豪利有限责任公司做出如下内部流转单，它的作用是方便总经理了解采购进行到哪里和寻找对应的采购业务负责人。生产部门需要物料采购时，将采购计划单和填好的流转单一起交给采购部门，采购人员采购完成后，把流转单交给总经理留存。如表1所示：表1湖南豪利有限责任公司内部流转单内部流转单公司负责人填表日期内容接收人接收日期办结日期交付人接收人接收日期办结日期交付人接收人接收日期办结日期交付人接收人接收日期办结日期交付人生产部门以公司目标和生产能力为基本要素制订生产计划，然后再根据生产计划制定物资需求计划，提出具体的物料采购计划，填写采购计划单。如表2所示：表2湖南豪利有限责任公司采购计划单采购计划单物料名称存量各订单需求量统计不足数量上次订单余量订购预计入库时间备注日期数量填表人电话号码时间采购部门依据采购计划，选择合适的供应商，制定规范合理的采购计划然后进行商务谈判，完成采购订单，采购所需要物资。如表3所示：表3湖南豪利有限责任公司采购订单表采购订单表采购代码货物名称规格型号数量采购预算备注合计预算外预算内其他金额合计财务负责人经办人电话号码因为采购部门能获得更好、更便宜的物资，降低生产成本；在采购部门进行调查后可以信息反馈给生产部门，看是否需要补进先前提出的采购计划。采购完结后，让采购部门的相关负责人对采购物资进行质检和分类，然后将采购的物资交给生产部门，最后进行财务方面的结算。采购绩效考核优化设计确认考核的标准。制定合理科学的采购工作考核标准，规范具体的数量、完成时间要求及扣分标准,给绩效考核提供具体依据。这也就使考核过程更加公平、公正、公开,利于提高员工积极性。如表4所示：表4湖南豪利有限责任公司考核表考核项目分值考核内容扣分项考核人订单完成率25原材料完成时效停工断料扣5分，未按时到位扣和紧急采购加价扣2分生产部采购成本控制15原材料调价的及时性合理性未在规定时间内做好调价程序扣2分财务部采购执行力度15超计划或无计划采购超计划扣2分，无计划扣5分采购部长临时性任务15是否规定时间完成未按时完成扣2分，当月未完成扣5分采购总监日常内部管理10合同归档，台账完整性，发票入账档案混乱、入账不及时、扣2分采购总监出勤率10出勤制度考核迟到早退扣2分，旷工一天扣5分行政部信息化办公10上传下达，沟通使用信息化手段未使用电脑网络完成信息传达扣2分行政部建立量化记录体系。真实存在绩效数据能促进绩效考核的实施，可以制作工作日志评价表格，对每天工作人员的工作进行量化管理，为绩效考核提供客观数据，减少主观因素对考核的影响。同时，部门领导应该对部门员工的日常工作进行评估，提出表扬奖励和改进意见，完成评价表格。为了减少员工借着和领导关系好或者贿赂相关负责人等主观因素的影响，应该减少部门领导对员工打分对于考核分数所占比重,每个季度对之前的评价表格进行复查，避免出错。后面，为了考核结果能更好地体现出来，可以将数据进行量化记录。如表5所示：表5湖南豪利有限责任公司量化记录表姓名：职务：考核时间：考核人：内容实际情况次数最终情况迟到早退违纪被公司扣款或通报批评串岗、脱岗服务态度差有投诉进货信息反映不全面错进、不按计划进货专业水平欠佳，部门抱怨其他工作建议正确选择供应商湖南豪利有限责任公司应该要求采购人员在做好本职工作的同时，积极组织采购人员每周用一到二个小时进行业务学习，每个月都要组织采购人员学习与采购相关的业务知识，并且要求采购人员深入市场内部实地考察，加强沟通，增强采购人员实际操作能力。湖南豪利有限责任公司的采购部门在每次对采购的物料开展市场调研后，选择四到五家名单，进行挑选；然后在生产、采购、技术部门分别抽选一人组成评选小组，实地去调查供应商，检查完符合公司条件的填写调查表；然后计算出每个供应商参照打分总分先后顺序，再决定是否选择该供应商。供应商每一年都要重新进行评价和实地调查，淘汰不合格者，然后再按之前流程重新选择；对于守信用、供货准时、质量达标等的供应商，公司可以提供优惠政策如采购物料不需要检查、优先支付贷款等。规定好每个采购物料的收货标准、与供应商的交接规程；派遣专职驻厂员，随机对供应商商品进行抽查保证品质。如图5所示：不合格不合格采购列入合格名列交货评审适当奖励淘汰合格不合格供应商资讯收集基本资料筛选调查申请物料市场调研评估实地调查淘汰年度调查图5湖南豪利有限责任公司供应商管理流程图总结采取合理有效的采购制度对一个企业来说非常重要，湖南豪利有限责任公司应该根据自身企业的采购条件和要求来制定行之有效的采购方案。湖南豪利有限责任公司的采购制度存在着缺乏紧急采购制度、采购计划制定不合理、采购部门绩效考核不合理、供应商管理不健全等问题。对于缺乏紧急采购制度，湖南豪利有限责任公司应该根据公司采购实际情况新增紧急采购制度；对于第二点采购计划制定不理想，采购部和生产部互相沟通讨论，填写相应的采购表格和流转单，控制采购成本；对于绩效考核不合理问题，公司应该建立量化记录体系方便以后考核结果统计和分析；做到考核公正公开，杜绝一些关系户。对于供应商管理不健全，公司应该把职能集中到一起，实施统