湖南高甲溪农业科技有限公司管理费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\u1湖南高甲溪农业科技有限公司的基本情况 湖南高甲溪农业科技有限公司管理费用控制制度优化设计湖南高甲溪农业科技有限公司的基本情况湖南高甲溪农业科技有限公司成立于2016年09月26日，坐落于湖南省益阳市安化县茶家村第七组，其经营活动范围主要包括精致茶加工；茶叶加工、生产、销售；茶园培植；农产品信息加工、生产、销售及茶饮技术应用研究与开发。公司出品了“高甲皇园”和“谌公茶”两个品牌，生产正宗的安化黑茶，以国际化企业标准规划制定企业发展战略。公司已经在“天下黑茶第一村”的高马二溪村核心部分区域种植茶园1650亩，并在筹备建设“高甲溪.梅山文化茶旅一体化平台”。安化黑茶闻名天下，茶文化的发展给这个小县城带来了脱贫致富的福利，公司始终坚持以传承为己任，创新求发展，不忘初心，坚守品质，守法惠民的宗旨，努力成为安化黑茶的领航者。湖南高甲溪农业科技有限公司管理费用控制制度现状2.1公司管理费用明细表12019年公司管理费用明细单位：元项目计划额实际额差额职工薪酬15000001620000-120000办公费90000120000-30000差旅费3000048000-18000业务招待费5000066000-16000租赁费2500002500000固定资产折旧1000008700013000无形资产摊销20000150005000其他200000210000-10000合计22400002416000-176000如表1所示，我们以湖南高甲溪农业科技有限公司2019年管理费用支出明细为例，该公司主要涉及的管理费用科目包括：应付职工薪酬、办公费用、差旅费用、业务招待费、租赁费、固定资产折旧以及无形资产摊销。本年计划的管理费用支出为2240000元，实际支出为2416000元，超支176000元，说明该公司现行的管理费用控制制度存在很大的漏洞。2.2公司管理费用占主营业务收入的比值分析图1主营业务收入趋势图图2管理费用与主营业务收入比值趋势图根据图1主营业务收入趋势图我们可以看出，从2018年到2019年期间，湖南高甲溪农业科技有限公司主营业务收入缓步攀升，但从2019年到2020年，该公司主营业务收入呈回落状态，但是该公司管理费用的支出并没有因为主营业务收入的减少而降低。从图2管理费用与主营业务收入比值趋势图我们可以看到，湖南高甲溪农业科技有限公司从2018年到2020年管理费用占主营业务收入的比值逐年增长，我认为造成这种状况的主要原因如下：该公司是一家刚成立不久的小企业，这几年正处于成长期，企业员工在不断增加，但公司内部还没有建立一套完善的管理机制，也没有对员工进行统一的专项培训，因此员工的管控意识较弱，尤其表现在管理费用方面，从而对资源造成了浪费，使得管理费用占比逐年增加。 2.3公司管理费用控制制度现状湖南高甲溪农业科技有限公司设有财务部、销售部、生产部、采购部、行政部和技术部六个部门，其中这些部门的负责人分别由三位股东担任，公司针对管理费用的支出，也制定了一系列的管控制度。公司规定所有费用的支出，必须提前填写好申请单，交给公司高层审批，原则上公司高层需按照预算标准进行审批，但也可视情况而定，审批通过之后，方可执行。支出以垫付为主，每月月末统一进行报销，报销时需要带上申请单、发票和报销单，申请单和报销单上都需要有高层的签字盖章，但因高层人数有限，公司业务繁多，所以签字高层不强求是部门对应的负责人，三位高层任一即可。对于办公用品的使用，本着爱惜和节约的原则，但是并没有落到实处，不关电脑、打印机超负荷工作、桌椅乱放等行为，导致其办公用品使用期限较短，固定资产折旧费高。公司现行的管理费用控制制度没有落实到位，高层和企业员工对于管理费用的控制没有重视起来，因此导致了管理费用不降反增的局面。管理费用是一个企业生产经营过程中所发生的支出，是成本费用的重要组成部分，它直接影响着企业的经营业绩。合理地控制管理费用的支出能够有效地降低企业的运行成本，提高企业的盈利能力，促进企业的稳步发展。3湖南高甲溪农业科技有限公司管理费用控制制度存在的问题从对湖南高甲溪农业科技有限公司管理费用控制制度现状分析中，我们不难看出该公司在管理费用控制方面还存在不少问题，下面我们针对这些问题来进行剖析和探讨。3.1管理费用预算超支严重公司管理费用的预算是管理费用控制的重要前提，从表1湖南高甲溪农业科技有限公司2019年管理费用明细中可以看出，该公司管理费用的实际支出比计划支出要多，说明该公司预算编制不合理、预算执行不到位。公司以增量预算为主，即在前一年度的基础上进行增减来确定下一年度的预算总额，预算确定好以后，各部门并未按照所计划的预算去执行，而是按照主观意识去判断，公司高层也没有进行严格的把控，底下员工便没有落实到位，财务部负责管理费用预算的人员也没有认真对待，因此制定出来的预算成了摆设，导致企业管理费用预算严重超支。3.2授权审批制度不健全湖南高甲溪农业科技有限公司在管理费用的控制中制定了很多的政策和流程标准，但是在细节方面还是出现了疏忽和遗漏，从公司管理费用控制制度现状中我们可以看出，该公司的授权审批制度是不够完善的，主要存在以下几点问题:3.2.1申请与审批的不相容职位未分离该公司在授权审批制度的制定中，只注重了权限这个问题，而忽视了申请与审核、审核与审批的分离。因公司的规模、人员和资金有限，公司高管往往同时担任了好几个职位，这便出现了自己申请、自己审批的现象，职权之间缺乏约束性和独立审核性，这也是导致舞弊风险和决策失败的原因。3.2.2审批程序未落到实处湖南高甲溪农业科技有限公司属于创业型企业，高管大部分都不是专业人员，因此授权审批体系看似很完善，但实施起来却有种形同虚设的感觉。审核部门不清楚要审核什么，以费用报销为例，对于合理的不合理的费用都进行报销，这也是导致企业管理费用逐年增长的一项重要原因，甚至有时候为了所谓的方便，一些高管直接略过了这些审批程序。3.3管理费用控制意识不足费用的支出与公司的每一位成员都是息息相关的，湖南高甲溪农业科技有限公司是一家刚成立不久的新公司，为了能够尽快站稳市场，这几年公司的着重点都放在茶叶加工、生产和销售方面，对于费用的支出，没有进行合理的计算，也没有制定相关的控制制度，加上公司高管人员有限，不能做到任何事情都亲力亲为，这就需要员工来帮忙处理业务，一项业务从生产到销售的过程，避免不了会发生费用。但公司没有组织员工进行这方面的专业培训，也没有着重强调费用的控制，因此员工的管控意识不高，按部就班，该节省的方面也没有节省，导致管理费用严重超支，并逐年增长。3.4部分管理费用支出不合理管理费用支出不合理换种说法就是管理费用中的浪费，而很大一部分浪费都是人为造成的。该公司规模较小、经济业务较为单一，因此管理费用中的明细科目也较为简单，从表1中我们可以看出，2019年该公司管理费用明细中，差旅费、办公费、业务招待费中所占的超支比例是较大的，具体原因如下：一些员工出差，想着所有的费用都由公司报销，便没了分寸，吃着山珍海味，住着五星级酒店。带着发票回公司报销的时候，负责报销的人员也没有办法一一核实，本着多一事不如少一事的原则，便草草了事。办公用品的添置是由采购人员负责的，公司高层也没有过多的干预，一些采购人员为了多拿点回扣，采购的办公用品出现了质量和价格不对等的情况，价高质劣的现象时有发生。在办公过程中不爱护办公用品、没有及时维修、浪费打印纸都是常有的现象。对于外出吃饭，很多餐费和公司招待的客户无关，也找公司报销，这便都包含在了业务招待费里面，甚至还有把停车费也拿来报销的情况，这样就进一步增加了公司的管理费用。4湖南高甲溪农业科技有限公司管理费用控制制度优化设计湖南高甲溪农业科技有限公司对于管理费用的控制有制定相关的制度，但是从对该公司的现状和问题的分析中，我们可以看出这些制度还存在很多的不足，针对以上发现的问题，现做出如下优化：4.1优化管理费用预算编制，加大执行力度4.1.1预算编制每年10月，公司会组织各职能部门编制下一年度财务预算，10月上旬由财务部下发下一年度关于预算编制的要求，将预算工作具体分布到每一个部门，并对各部门预算编制的人员进行统一的培训，各职能部门于10月中旬将各项预算草案上报财务部，然后由财务部对各部门制定的预算草案进行汇总审核，并组织各部门进行协调沟通，形成一个全面的财务预算草案，再将拟定好的预算草案拿给公司高层进行审批，审批通过后由财务部下发至各职能部门。预算编制流程图如下：图3公司预算编制流程图4.1.2预算执行预算编制好以后，由财务部门下发至各职能部门，预算执行部门在当月发生管理费用的时候需要提出申请，经部门负责人审批无误后，交由财务部进行审核，最后由财务部交给公司高层进行审核，审核通过后，预算部门方可实施，对于超出预算范围百分之五的部分公司不予报销。预算执行流程图如下：图4公司预算执行流程图4.2建立完善的授权审批制度针对于公司的授权审批制度而言，审批权是一种最高的权限，而审核权是在正式行使之前对该笔费用的授权开展对应的审批，因此应该按照不同的责任划分以及不同的领域差别在授权和审批过程中实现逐级的完成。但是该公司高层管理人员只有三位，导致授权审批无法做到不相容职位分离，因此公司应该多培养专业型人才，壮大高层管理人员，做到每个部门都有对应的负责人，员工在提交审批单时，需由部门负责人审批签字，不得夸领导、跨领域进行审批。同时，公司还应制定一套授权审批权限制度，负责人应当在授权范围内进行审批，经办人也应根据负责人的审批意见，在职责范围内办理采购支付业务，对于企业负责人超越权限管理范围的，经办人有权拒绝办理，并及时向上级部门反映情况，对于重要的、技术性强的采购业务，应该进行集体决策，减少决策的失误。4.3提高员工的管理费用管控意识员工的表现往往能够折射出高层的意志，企业员工费用管控意识不强，高层管理人员有很大的责任，所以首先要做的就是提高高层管理人员的管控意识，这样才能推动费用管控工作的执行。企业的管理人员并不熟悉企业的各项管控规定，对财务知识理解少之甚少，因此管控意识淡薄，这就需要负责管控的相关人员对公司的高层进行引导，让他们熟悉费用管控的相关规定。每周五下午为公司高层人员的财务知识培训，每周五晚上由各部门负责人针对下午的培训对员工进行传达和讲解，下周一上午各部门组织开会，总结上一周的工作并规划好本周的工作，企业员工都有了管控意识以后，就能促进公司资金的合理使用，使企业日常经营的各项费用在之支出时都符合费用管控的规定。4.4控制管理费用的支出湖南高甲溪农业科技有限公司在管理费用方面最需要做到的一点就是控制费用的支出，我们可以从以下几个方面来入手。4.4.1控制差旅费的支出严格管理控制公司差旅费的支出，规范差旅费的报销流程，凡是可以通过电话、视频会议解决的，绝不能因公出差；凡是可以只派一个人出差的，绝不多派；出差一定要经过领导的批准，并按照相关的规定给予报销，超出部分不予报销；规定报销的时间范围，超过时间的，不得进行报销，特殊情况除外。报销完成后，财务需对该笔业务进行核实，对于弄虚作假的行为按照公司相关规定进行处罚。差旅费报销流程如下：图5公司差旅费报销流程图4.4.2控制办公费的支出严格控制办公费的支出，对于办公用品的采购，采购部门要遵循质优价低的原则，做到货比三家，把公司的利益作为重中之重；对于纸张的使用要遵循节约的原则，能两面复印的就不要只复印一面，也不要重复打印；对于办公用品的使用要本着爱惜的原则，要及时进行维修检查，对于破坏办公用品的行为，要找到当事人进行赔偿。4.4.3控制业务招待费的支出严格控制业务招待费的使用，制定一套业务招待费的相关标准，对于餐费和停车费与招待客户没有关系的，一律不得报销；与客户进行业务往来时，需给予业务招待费的要找领导进行批准，根据相关规定给予相应的额度，超支的部分不得报销；并且要填好相关报销单，要把时间、地点、对象、业务详细记录下来，对于超出规定报销时间的，一律不再进行报销，除特殊情况外。5总结通过对湖南高甲溪农业科技有限公司管理费用控制制度的分析，该公司存在着管理费用预算超支严重、授权审批制度不健全、员工管控意识不足、管理费用支出不合理等问题。针对这些问题，我们给出了具体的优化设计:在预算方面，我们可以通过优化管理费用预算编制、加大执行力度来控制预算管理；在授权审批方面，我们可以通过建立完善的授权审批制度来严格规范授权审批的流程；在员工管控意识方面，我们可以通过各项培训来提高员工的管控能力；在管理费用支出方面，我们可以通过规范报销范围和报销流程来控制管理费用的支出。管理费用是