湖南成中和服装有限公司采购与付款制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1湖南成中和服装有限公司简介 湖南成中和服装有限公司采购与付款制度优化设计1湖南成中和服装有限公司简介湖南成中和服饰有限公司是香港中和投资集团与长沙成中和服装厂一起开办的股份制公司，注册于长沙市雨花区。公司自成立以来，前十年主要以加工生产国内外各类职业装品牌为主，年加工量约300万套左右，并且兼职做出口贸易，主要出口德国、日本等国家。成中和职业装是国内大型的制服、职业装的生产销售企业，在长沙、湘阴、温州等地投入工厂，主要产品品牌有：成中和、杰士、金领、盛大和中、O&L。企业经营了服装、鞋帽、纺织品、服装加工等。企业现在职工有1000余名，中、高专业技术职称的技术员与管理职员200人，各种标准生产设备，装备德国、西班牙、日本等工艺设备系统，产品线丰富，产品覆盖国内外。2湖南成中和服装有限公司采购与付款管理现状湖南成中和服装有限公司主要以生产和销售职业套装为主，并且拥有长沙、温州、汕头等不同地区的工厂，需要大量原材料和劳务人员和机器设备，对于原材料和工厂生产设备等固定资产的采购和付款制度的要求十分严苛。目前，公司对于布料和CAD电脑制版、设计系统、CAM电脑自动裁床、电子大结机等的采购和付款没有明确的岗位分工；生产中所要的布料、机器设备、备件的购置和存储付出的付款结算方式存在风险；产成品运到顾客或零售商处发生的运输费用、管理费用的控制也不够完善。公司的年销量额1000千万，其中百分之四十来自自主开发客户，百分之三十来自加工客户，百分之三十来自出口客户。销售规模逐年扩大，对企业运营的要求也越来越高，因此公司急需加强采购与付款业务的管理。3湖南成中和服装有限公司采购与付款管理存在的问题3.1企业采购计划和采购量不合理采购计划是生产、仓库等部门按期编制，经部门负责人等管理职员审批后提交给采购部安排商品采购。湖南成中和服装有限公司的工厂分布于长沙、湘阴、温州等不同的地区，生产、仓库等部门没有严格考虑到不同工厂对于原材料在路途中的损耗和运输费用不同，并且采购过程中运输人员流动性和不确定性较大，易导致企业的采购计划和采购量不合理的局面。公司在编制布料需求和采购计划时，采购人员经常没有按需求进行采购，随意超出计划采购，出现与生产部门计划采购的物资数量不一致的局面，以至于导致浪费；或者有时少于计划采购，造成生产需要布料不足的局面，影响产品的生产进程，导致后续的销售业务也受到影响。表1是选取的2020年12月生产部门计采划购数量与采购部门实际采购的各种布料的数量对比情况。表12020年（12）月布料采购表（单位：米）项目名称计划采购量（生产部门）实际采购量（采购部门）采购差异牛仔布料20003000-1000雪纺布料40002500+1500人造棉布料50006000-10003.2供应商选择不当湖南成中和服装有限公司的工厂位于长沙、温州、汕头等不同地区，供应商的选择范围广并且数量也多，价格也参差不齐。公司在没有进行电子化的信息管理方式下，不能够及时更新新的供应商和旧的供应商的信息，也没能及时淘汰落后的供应商，产生错误信息导致供应商选择不当，为企业经济利益带来损失。供应商的选择与审核未分离，新开发的供应商是采购人员通过市场调查比对之后进行的选择，再向采购经理进行审批，但采购人员在选择上会存在一定的主观性，而且采购经理也是根据采购人员的选择再进行选择，这样的选择方式会造成采购过程无人监督，实际选择权还是在采购人员手中，从而加大了供应商与采购人员之间舞弊的可能性。3.3采购付款审批制度不合理采购主管办理付款 采购主管办理付款 财务主管批付

付款10万元以下财务主管批付出纳办理付款事项财务主管审核出纳办理付款事项财务主管审核总经理批付总经理批付付款10万元以上图1采购付款审批流程图由采购付款流程图图1可知，财务部对于资金有很大控制权，会导致企业业务员拆分业务大量申请10万元及以下付款。如果企业过多的资金掌握在部分人手中可能会在企业资金支付环节产生问题，而且也会存在虚假腐败问题。3.4固定资产预付款采购项目风险较大湖南成中和服装有限公司大部分生产机器设备、设计系统是从德国、西班牙、日本等国家购入，由于所购设备为海外设备，可选择的供应商不多，并且与供应商的交流也会受到限制，所以会存在采购困难和采购周期长的问题，同时也需要在发货前向供应商预付一半或者全部货款，在资金上会存在一定风险。并且所购物品运输周期过长，在运输途中会不可避免地造成一定的损耗，当要求供应商进行赔偿或退货时，供应商不及时退回货款，公司会有经济损失；设备长时间运输没能按时到达，会打乱公司生产计划影响生产进程，从而会影响后续销售业务的进行，也会为公司造成不必要的经济损失。4湖南成中和服装有限公司采购与付款制度优化设计4.1完善采购计划和采购量管理制度4.1.1加强对采购计划的管理企业以销售和生产计划为基础，考虑市场供需关系等因素，制定采购计划。只有制定完善的采购计划，才能做好后续事务安排，增加工作效率。采购计划需要采购人员对物资各方面数据都有一定的了解，并且要加强与生产部门及其他部门之间的合作。为了采购计划能够有效地实施，采购人员还需对物资和运输方式进行反复调查，及时发现问题，对采购计划进行优化，制定出完善的采购计划。管理人员也要对在采购计划进行严格的审批后再交由采购部门进行具体的商品与服务采购，从而保证采购计划的准确性。严谨的采购计划不仅满足生产运营的需求，还防止资源浪费，降低企业采购成本。4.1.2建立分岗位采购责任体系湖南中盛和服装企有限公司的主要业务为生产销售职业套装。采购布料等原材料是其生产产品的一个重要组成部分，但它不是一个简单的明码标价的采购行为，而是一个专业的采购过程。为了能够解决公司采购量混乱，不合理的局面，可以通过采购分类，建立分岗位采购责任体系。进行岗位分工的优点是，各岗位间合理分工，监督采购计划的进行，增强和其他部门的联系完善采购计划，细化采购的领域，减轻采购混乱的局面，提升工作效率；增加文员记录，减少采购量混乱局面。具体分配可参考表2。表2分岗位采购责任表采购部岗位主要岗位责任采购总监主持采购工作，联系其他部门统筹策划确定采购内容督查采购经理采购员采购进程和价格控制采购经理计划和采购国外进口机器设备监督采购员采购进程采购专员A国内机器设备采购贵重布料采购采购专员B布料采购包装材料采购易耗品采购采购文员登记采购状况整理保管采购账单登记检查采购人员工作完成效率4.2完善供应商管理制度4.2.1建立合格的供应商评价制度为了选择正确的供应商，要不断增强供应商的管理。在供应商管理活动中，企业要依据自身情况制定合理的供应商评价制度。对供应商的信誉与资金实力和原材料的质量、价格、服务态度进行评价，然后评选出合格的供应商进行合作。在面对供应商往来业务中，对于不同的业务，所需供应商的业务能力也会不同，为了合理地安排资源，筛选出合格供应商后，对供应商各方面能力进行综合分析，由优到劣进行分级管理。当有业务需求时，可以对供应商进行清晰明确地选择，减少不必要的工作量，提高工作效率。具体的评价体系如表3。表3供应商评价体系一级指标二级指标指标内涵A质量体系A-1货物质量产品合格率A-2产品可靠性退货率B生产能力B-1生产效率效率和规模B-2价格水平与其他供应商价格对比B-3机器设备生产设备C发展能力C-1财务状况资产周转率、现金周转率C-2地理位置工厂所处位置C-3人力资源企业业务能力、企业文化C-4合作情况历史合作情况D交货能力D-1交货及时率出货率D-2交货准确率产品交货数量准确程度4.2.2建立完善的供应商电子化信息管理公司对供应商的选用范围广数量多，为了能够有效的管理已有供应商和及时了解新供应商的信息。建立供应商电子化信息管理，设立专业的管理部门，及时更新已有的供应商信息和添加新的供应商信息和淘汰效率低下的供应商。完善的供应商电子化信息管理实时处理错误信息，不断的革新供应商电子化信息库，能够降低采购人员与供应商间的舞弊可能性，减少供应商选择不当的局面。4.3采购付款审批流程优化4.3.1强化采购与付款流程监督体系建设采购与付款环节易因监管疏忽产生腐败问题，所以要增强由上而下的监管体系。当员工有不适当的访问权限，会产生违规交易或隐瞒错误的局面，所以对管理层的授权进行权限设置和监督是十分必要的。具体的采购与付款流程图如图2开始 开始部门提出采购申请部门提出采购申请周采购计划月采购计划周采购计划月采购计划审批：采购部--财务部--分管副总经理审批：采购部--财务部--总经理室审批：采购部--财务部--分管副总经理审批：采购部--财务部--总经理室采购申请审批定价询价询价比价定价询价询价比价制定合同合同审批：采购部分管副总经理--财务部（3万元以上）总经理制定合同合同审批：采购部分管副总经理--财务部（3万元以上）总经理部分支付审核合同货到付款款到发货部分支付审核合同货到付款款到发货支付货款预付货款仓库验收支付货款预付货款仓库验收仓库验收仓库验收付款申请仓库验收仓库验收付款申请付款审批：采购部分管副总经理--财务部（3万元以上）总经理付款审批：采购部分管副总经理--财务部（3万元以上）总经理支付尾款支付货款支付尾款支付货款结束结束图2采购付款流程图监管体系贯彻采购与付款业务的始终，包含采购业务发生前的请购编制、供应商的选用与验收入库后的账款支付监督，防止签字、盖章伪造行为的发生，发现问题后及时查明原因进行处理。4.3.2强化财务人员的审批意识如果财务人员在审批过程中审核不够严谨或者方式不恰当，会为企业带来经济损失。加强财务人员审批意识，控制审批流程是十分的必要。财务人员要对收到的采购票据与实际业务进行核对，向上级领导请示是否要批准。批准后依照我国现有的付款规章制度进行付款，并关注付款途径。4.4加强对预付款采购项目管理4.4.1谨慎选择预付款公司的大量机械设备是进口设备，预付账款金额大和对老顾客的警惕性下降会产生一定的经营风险。公司通过建立的供应商评价制度，决定是否对供应商进行预付款；对预付款货物不能准时到货情况作出备选计划；当预付款货物不能及时到达时，公司通过备选计划进行紧急采购。如果对供应商进行预付款，公司要提前做好坏账准备。公司对预付账款风险要进行重视，通过谨慎选择预付款，加强对预付账款和货物的控制和核算，降低预付账款风险，减少公司资金损失。表4预付款审批标准供应商评价情况是否进行预付款供应商信用值低否供应商评价体系排名低预付款超出全款百分之三十预付款低于全款百分之三十是供应商信用高供应商评价体系排名中上4.4.2完善预付账款审批流程采购人员按照完善的预付账款流程进行付款，能够从源头控制预付账款的风险，降低由于预付账款无法收回或收回不及时而对公司造成的资金损失。预付账款审批流程图如图3。 采购部开始采购申请开始采购申请是否预付款？图（（））如采购付款流程 是否预付款？图（（））如采购付款流程 是财务部总经理预付款申请 否预付款申请审批审核否是审批审核 付款预付款跟催发票是付款预付款跟催发票 结束结束发票核销核对及报销发票发票核销核对及报销发票图3预付账款审批流程图5小结湖南成中和服装有限公司作为一个服装生产与销售企业，采购与付款制度在经济业务活动中处于重要地位。完善采购计划与采购量的管理制度，提升采购专员的专业素养，避免采购资源的浪费，降低企业的采购成本。完善供应商管理制度，减少供应商选择不当的情况，降低供应商与采购人员间的舞弊。对付款审批制流程的优化，增强财务职员的审核意识，减少腐败问题。强化对付款方式风险控制，通过改变付款方式和建立预付账款的审批制度，降低资金无法收回的风险，减少企业资金的损失。通过以上四方面优化湖南成中和服装有限公司的采购与付款制度，提高公司采购与付款流程的准确性，降低公司采购成本，提高公司的营业利润率，提升并且采购和财务人员的职业素养，降低腐败问题的发生。参考资料[1]朱翔.中小型制造业企业采购内控体系构建的策