湖南宝津钢铁有限公司采购与付款制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计 目录TOC\o"1-3"\h\u222891湖南宝津钢铁有限公司的简介 湖南宝津钢铁有限公司采购与付款制度优化设计1湖南宝津钢铁有限公司的简介湖南宝津钢铁有限公司成立于2011年03年23日，注册地位于湖南省长沙市天心区新开铺路1348号湖南钢铁大市场（橡胶厂区），法定代表人为孙柏君。经营范围包括金属材料、建筑材料的销售；不锈钢制品生产（限分支机构）；湖南宝津钢铁有限公司专业生产Φ219-3020螺旋缝双面埋弧焊钢管，广泛应用于石油、天然气、电力等工程。2湖南宝津钢铁有限公司采购与付款现状湖南宝津钢铁有限公司采购材料种类较多，数量庞大，不同种类采购预算环节内部控制流程不相同。公司实际业务需要与之相适应的现代化管理，在此基础上需要大力实施采购与付款制度措施。公司现有的采购与付款流程如下图：需求计划采购计划需求计划采购计划选择供应商选择供应商确定、订立采购合同确定、订立采购合同管理供应过程管理供应过程验收验收否退货否退货是是否合格是是否合格办理手续等取得发票入库办理手续等取得发票入库会计控制付款会计控制付款图1采购与付款流程图3湖南宝津钢铁有限公司采购与付款制度存在的问题3.1采购业务中岗位分工及职责不合理公司采购制度尽管健全，但其执行效果不太好。虽然在实际采购活动中，生产部门、销售部门等也会参与其中的规划，但是各部门一般都只站在自己的角度去思考问题，更关注自身利益。公司在采购管理上分工不明确，各岗位职责和权限模糊，部分员工会认为在保证采购速度，降低采购成本等问题，就应该是采购一个部门所应该履行的职责，结果造成采购部“孤立无援”的现象发生。所以一旦采购出现问题时，就认为是其部门的全部责任。另一方面，公司对日常问题的管理是非常繁琐的，采购部门大部分工作基本都消耗在这些问题上，工作效率降低。3.2采购合同签订和管理问题3.2.1采购合同不规范由于公司缺乏标准的合同范本，在签订过程中出现了很多不合法合规的情况。如：1.部门合同条款的尺度不相同，权责不对等，尤其是合同关键条款的标准不一致，不利于此公司获得更多经济效益。2.合同违约责任约定遗漏或模糊，不写反面，只写正面，而且一些合同文字不够严谨，甚至其用语模棱两可。3.合同特定条款和一般条款前后不对应，或者合同某些条款从语义或解释上产生不同的理解，导致合同未完成或引起争执。4.法律顾问职责分工不合理，因为标的的规格、数量是比较专业和细致的，法律顾问接触的机会少，不够专业。3.2.2采购合同管理机制不完善公司忽视采购合同的“动态管理”，而注重其“静态管理”。主要表现在以下几点：1.没按时签订变更合同，产生其业务风险；没有追求相关法律责任，因为不重视而过了诉讼时效。2.缺少规范的相关管理人员制度，尤其在采购合同审批过程中，审批部门及相对应领导繁多，有些程序还比较复杂，造成审批效率低下，导致执行效率也低。3.公司内部对采购合同管理的理解不足，没有建立相对应的合同台账。3.3采购材料验收入库审核不严3.3.1缺乏规范细化的验收标准虽然公司有相关验收准则，但在日常工作业务中却鲜有明确具体的流程及细则等，更缺乏相对应惩罚管理制度。验收体制与组织无科学设计。验收体制与组织无科学设计。参与验收人员无明确的资格。验收的完备手续没有明确的要求。缺乏规范的验收标准参与验收人员无明确的资格。验收的完备手续没有明确的要求。缺乏规范的验收标准验收工作没有必经的流程；验收工作与采购工作之间的关系无明确制约规定。验收工作没有必经的流程；验收工作与采购工作之间的关系无明确制约规定。图2缺乏规范的验收标准3.3.2验收体制机制不健全现在验收工作是仓储部的职责，或是财务部的职责，由此产生一些弊端。主要表现在：①随意安排验收人员，在其验收工作中该回避的人员掺杂其中，该参与的人员却未安排，导致验收机制不合理；②同时，配套的问责追责几乎没有，参与验收时多表现为敷衍做事；甚至在出现某些验收不符合标准情况，也没有对其整改等处罚措施。3.4采购付款管理过程不够完善3.4.1预付账款管理存在问题通过调查，预付账款管理存在问题（风险重要性水平较高）。对于此公司来说，由于采购规模较大且较为频繁，其预付给供应商的金额也往往较大，预付款项对本公司的资金流会产生较大的影响。3.4.2未能与供应商及时对账其次，未能与供应商及时对账（风险重要性水平中等）。对于湖南宝津钢铁有限公司来说，若未能与供应商进行对账，企业可能难及时发现存在的差异，更不能及时对可能存在的问题的环节进行调整，这会导致企业资金和信用受损。4湖南宝津钢铁有限公司采购与付款制度优化设计4.1完善采购业务的职责分工，提高采购能力明确并规范公司内部部门在采购实际工作中的职责。如下表：表1采购业务岗位职责表部门岗位职责生产部及仓储部生产主管、仓储主管生产主管根据生产计划、仓储主管根据库存量，申报采购计划，提交采购部、财务部、业务主管负责人审批。采购部采购主管根据审批的采购计划，负责选择、确定合格供应商并进行集中管理，做到安全合法合规等。负责组织对供应商筛选、查验、检验、评估、确定和管理，负责在评估的合格供应商内采购，不因采购问题影响生产。采购员负责协助采购主管对供应商选择、检验、评估和确定工作等。财务部会计负责收付款、发票、验收入库等事项。财务总监负责审核采购计划、采购合同及付款所需文件、票据的有效性、合法性、办理相关支付手续。质检部及仓储部验收员、仓储员负责完成最后的验收入库以及登记信息。技术部门相关技术人员临时加急采购，提出其他采购申请。规范采购管理权限：采购部门：先了解价格，再确定供应商。要针对不同的供应商收集其相关的数据，进行详细的分析，再结合公司的发展计划，筛选合适的供应商进行合作。在合同当中要根据供应商以往合作过程中的缺陷制定针对性的解决方式，进而使得采购部门在采购的过程当中，能够针对性的选择商品类型。质量检验部：根据采购合同严格检查产品，并转交给仓储部。仓储部：仓库人员根据采购订单或送货单据执行验收。财务部：财务人员首先填写付款单，再上交财务经理，财务经理审核无误后，在付款单上签名，报总经理审核批准。董事会：董事长批准执行完成付款后整理交会计记录并负责资料保管。4.2规范采购合同条款，加强采购合同管理4.2.1规范采购合同条款①借助信息技术和互联网技术，与现行的ERP管理模式相结合，建立本公司物资采购信息库①借助信息技术和互联网技术，与现行的ERP管理模式相结合，建立本公司物资采购信息库。为采购计划的制定和价格决策提供科学依据。②价款是采购合同的最为重要的内容之一。合同中应明确产品单价、计量标准、数量、产品附件等。②价款是采购合同的最为重要的内容之一。合同中应明确产品单价、计量标准、数量、产品附件等。规范采购合同条款③③支付方式也应当明确，价款支付还是现金支付，还是支票支付；如果采用汇款，汇费谁负责。④④设置相对应的法律顾问，为公司的经营管理“保驾护航”。图3规范采购合同条款4.2.2加强采购合同执行管理（1）公司签订合同的准备工作需要加强管理。签订合同前，采购部门应当掌握公司自身经营情况等和合同对方单位情况，并仔细研究市场需要及货源情况等，然后报告给下一部门。（2）企业高层对签订合同过程需要加强管理。签订合同时，必须按相应的合同法规审核查验，使签订的合同合法合理。（3）公司可以单独设置机构，并建立合同登记等制度，统一保管、监督和检查合同的执行情况等。 4.3完善采购材料验收入库手续4.3.1制定细化的验收制度第一步:供应商按合同约定的时间交货。了解供应过程是否正常，确保能按时交货。组织通知质量检验部门检验，填入检验记录表。采购部第一步:供应商按合同约定的时间交货。了解供应过程是否正常，确保能按时交货。组织通知质量检验部门检验，填入检验记录表。采购部第三步:再由仓库保管人员对数量进行核对，签字并加盖收这章后物资入库，物资入库后经质检部门、仓库保管部门签字盖章的入库单要再返回采购部门留存。仓储部质检部仓储部质检部第二步:质量检验部门要按合同约定及相关检验标准对所送物资的包装，质量依次验收合格后签字并第二步:质量检验部门要按合同约定及相关检验标准对所送物资的包装，质量依次验收合格后签字并加盖验收章。图4制定细化的验收制度步骤物资验收部门应严格按相关标准、程序进行验收如发现质量或包装出现问题，要如实登记并及时与采购部门联系处理。4.3.2完善验收体制（1）细化规定，明确责任。此公司应该明确采购项目验收的程序和相应的责任。尤其在验收环节明确责任人员、验收依据等。（2）建立第三方独立验收制度。这种方式可以实现了购买、验收、使用和付款等四权分离，规范了验收体制，还形成相互制约机制。（3）创新和改革验收制度。可以推行分段验收约定。按采购合同相关规定进行分段验收，提交各分段验收报告。4.4加强采购付款管理4.4.1完善预付账款管理机制预付账款，存在一定的风险性。根据公司现状，建立以下预付账款相关制度。具体如下表所示：表2预付账款管理机制预付账款台账管理制度要求按供应商建立相对应预付账款台账。财务部门应按合同规定或签订协议，依据供应商单位或个人名称及合同明细设置台账，记载预付款等情况。预付账款控制制度发生预付款项时，必须签订合同协议，并通过相关部门签名审核后，交一份给财务部门存档。其次，为了节约货币资金的支出，必须办理支付审批手续，严格控制各种预付款项的额度。预付账款管理责任制度材料核算人员：负责材料预付款与实务核对工作相关供应部门：负责清查催收货物供应入库工作4.4.2及时仔细对账材料采购数据是研究增加收入和降低成本的有效途径，湖南宝津钢铁有限公司应该使用从中获取的分析和解决方案。采购部门应及时与供应商对好账，并将提供的对账单给财务，由财务再将账单与收料的数量一核对，单价和当初签的合同上的金额一核对。每月月末或者月初的时候,供应商就要传对账单过来,上面有写数量,单价等，然后根据对账单以及仓库提供的供应商的送货单来核对。5小结本次优化设计具体分析了湖南宝津钢铁有限公司的采购与付款制度在实际经营活动中存在的相关问题，并针对其中存在的问题进行分析，将公司采购与付款流程进行优化改进，进而提出对此公司的优化完善措施。通过优化后的采购与付款制度流程如下图所示：行政部将销售计划传递给相关人员制定销售目标管理层组织会议行政部将销售计划传递给相关人员制定销售目标管理层组织会议采购负责人提交采购计划审批选择供应商采购员根据销售计划制定采购单采购负责人提交采购计划审批选择供应商采购员根据销售计划制定采购单采购部管理采购过程采购部供应商按合同发货办理合同审批手续采购部管理采购过程采购部供应商按合同发货办理合同审批手续采购部填写付款申请单并转交给财务经理采购部填写付款申请单并转交给财务经理按合同约定及相关检验标准对所送物资的包装，依次验收合格后签字并加盖验收章。质检部按合同约定及相关检验标准对所送物资的包装，依次验收合格后签字并加盖验收章。质检部仓库保管人员对数量核对，签字并盖章，入库。仓储部仓库保管人员对数量核对，签字并盖章，入库。仓储部财务部财务部财务经理审核无误后在付款单上签字确认，报总经理审批。财务经理审核无误后在付款单上签字确认，报总经理审批。总经理审核签字，（重大项目报董事长签字）出纳执行完成付款，会计记账经理室总经理审核签字，（重大项目报董事长签字）出纳执行完成付款，会计记账经理室图5优化后的采购与付款流程图参考资料时嘉松,宋丽军,吴君.探讨钢铁企业中加强采购管理的策略[J].中外企业家,2020(14):34.王萍.浅谈长庆石化公司采购与付款的内部控制制度[J].中国集体经济,2020(21):35-36.郭秀慧.企业采购与付款业务的内部控制问题探究[J].财会学习,2020(10):252-253.陆旭石.浅谈企业采购风险的识别与防范—