衡阳希朵曼食品有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-3"\h\u1衡阳希朵曼食品有限公司简介 衡阳希朵曼食品有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计1衡阳希朵曼食品有限公司简介在1988年，希朵曼成立了，曾用名广州大饼屋。由于公司的快速发展在2000年成立了衡阳泰名食品有限公司，并拥有了品牌“泰名”。在2008年公司进行了品牌升级，成立了由中外合资的衡阳希朵曼食品有限公司。希朵曼是一家自产自销的民营企业，在衡阳市食品行业中属于龙头企业，公司致力于蛋糕，端午粽子，西饼，饮料，中秋月饼，面包的加工及经营，如今拥有65家连锁店，生产基地的面积有着上万平方米，公司拥有一大批国外先进的烘焙设备，例如KN400万能包馅机、100MA枕式包装机等等。公司的经营理念是质量取胜，信誉取胜，不断创新产品。2衡阳希朵曼食品有限公司办公用品采购管理现状、所存在问题及产生原因分析2.1采购管理现状衡阳希朵曼食品有限公司在逐渐发展壮大的同时，办公用品采购业务流程也出现了一些问题。例如公司内部采购制度不完善，内部控制存在问题，流程太过复杂，管理者监管力度不够，容易出现个别人中饱私囊的情况，报销环节可能存在错报的情况。2.2存在问题分析采购流程复杂繁琐，容易耗费时间，提高成本。物流公司送货到达时间存在不确定性，并可能存在丢失办公用品和途中办公用品被损坏的风险，办公用品不能及时送到公司，会降低员工的工作效率。急需的办公用品运用现有采购程序，不如个人暂时出资采购解决燃眉之急，而紧急采购所出资的个人费用会高于平常，费用不统一，会造成费用难以报销的问题。2.2.1采购制度不完善线上和线下采购信息由于没有及时共享，导致沟通不顺畅。制定采购制度的时候，考虑问题不够全面，制度存在一些漏洞，就不能更好的管理公司办公用品采购流程。采购的办公用品没有及时送达，会影响到员工工作的进度，一定程度上，降低了工作效率；办公用品的采购价格不一致，会造成成本的提高，增加了公司的采购费用。2.2.2流程太过复杂申请购买办公用品时须先向采购部门上报采购计划表，采购部门将采购计划表送至管理层，经管理层批准后，根据采购计划表，选择价低质优的供应商进行付款购买。先由行政助理填写完借款审批单，然后行政部经理和财务部经理审核借款审批单，审核之后同意再由出纳填写借款单。2.2.3内部环境存在问题对采购计划审核把关不严，违规审核通过不必要的采购计划，办公用品日常购置混乱，浪费行政资源。选择供应商的时候，因为供应商对采购人员进行贿赂或供应商与采购人员是亲戚关系，导致采购人员徇私枉法，注重亲情，凭借个人利益，选择对自己最有利的而不是对公司最有利的供应商。与供应商进行价格谈判的时候，出现贪污的情况。公司的采购信息不能及时的分享与沟通，会导致办公用品可能产生多购或少购的情况，造成了不必要的浪费。2.2.4报销环节存在问题由于紧急采购办公用品，需供应商加急发货，因此成本会高于平常，同种办公用品采购价格不统一，导致难以报销。采购人员与供应商有着利益关系，供应商给其开具不符实际价格的增值税普通发票，采购人员拿着去找出纳进行报销。2.3问题产生原因分析2.3.1采购计划不合理对于一些细小的问题，不能及时发现，管理层对之漠不关心，毫不在乎，衡阳希朵曼食品有限公司的采购计划制定的不符合实际情况，不准确，存在随意采购现象。在实施物资采购活动中办公用品采购计划是主要根据。影响了物资采购全过程，因此一经确定，不得随意更改。但在实际工作中，衡阳希朵曼食品有限公司的办公用品采购计划会因为一些临时情况产生随意变更的可能。2.3.2采购流程比较繁琐采购人员编制采购计划表，需采购部门主管，行政主管，总经理的批准，行政助理填写借款审批单，需经行政主管，财务主管的审核。购买一些小物品的时候，申请需经过层层的批准审核，员工会觉得过程复杂，从而自行购买，而自行购买的钱又难以向出纳进行报销。2.3.3采购成本控制不严格采购人员填制的采购计划表没有完全的考虑到自身需要的，有时会因员工使用办公用品的速度过快，紧急采购办公用品，而紧急采购的办公用品，则会让供应商加急发货，加急发货增加了办公用品的运输费用，运输时间长可能会导致采购的办公用品丢失或损坏，运输途中损坏的办公用品，可采取退货或调换。2.3.4采购制度缺乏执行力公司制定的制度，没有人遵守，相关采购人员没有达到相应的水平，知识面不够，经验不丰富，并缺乏判断力，对办公用品缺乏了解，执行起来很困难。在采购和报销时，缺乏透明度，产生贿赂，弄虚作假，以权谋私。3衡阳希朵曼食品有限公司办公用品采购业务财务融合流程设计3.1问题解决方案3.1.1加强监督管理充分利用网络平台，实施线上采购，保证采购过程的透明化，并对采购的每个环节进行监督，防止出现个别采购员暗箱操作的情况；实施办公用品采购计划，控制办公用品的采购成本预算，按审频率实施审计。3.1.2设立奖惩机制对采购行为进行日常监督，每个月不少于一次的审查，同时，实施必要的部门审计，及时发现违规的采购行为并进行纠正，出现违规采购行为时，应对采购负责人采取处罚措施。3.1.3完善采购流程制定完善的采购制度，明确各个部门的岗位职责，对各个部门领用办公用品的实际数量进行登记，定期清点公司办公用品的库存，及时采购办公用品，避免出现实际数量和账目数量不符的情况；对采购流程进行优化处理，采购前，根据各个部门实际需求量制定办公用品采购计划，避免造成库存积压或因存放时间过长而导致质量问题，安排符合实际情况的采购流程，合理利用资源，明确采购程序，采购后，合理储存办公用品；提高采购人员的专业水平，采购人员对办公用品要有一定的了解，会控制成本，与供应商往来公平公正，不存在私心；严格遵守制度，对于超出采购计划成本的报销，需经过总经理的同意，由总经理签名同意，出纳才给予报销；对属于采购计划内的成本，采购人员凭借发票向出纳要求报销，出纳根据公司规章制度允许报销。3.2业财融合流程设计3.2.1流程表设计表1办公用品采购业务财务融合流程设计表序号流程步骤负责人操作内容1编制采购计划表采购部门编制采购计划表并提交给采购部2审核采购计划表采购部门主管批准采购计划表并提交给财务部3审核采购计划表财务部主管批准采购计划表并提交给总经理4审核采购计划表总经理批准采购计划表5填写借款审批单行政助理填写借款审批单并提交给行政部经理6审核借款审批单行政部经理审核借款审批单并提交财务部7审核借款审批单财务部经理审核借款审批单8填写借款单出纳填写借款单9选择供应商采购员根据审批情况，到市场询价，比价，议价，按照价低质优标准选择供应商，进行采购并付款10开具增值税普通发票供应商按采购计划表发货，根据实际采购办公用品数量开具增值税普通发票11登记入库行政人员对于符合标准办公用品登记入库，对于不符的，办理调换或退货12报销费用出纳根据增值税普通发票，给采购人员报销费用3.2.2流程图设计采购部门主管批准采购计划表并提交给财务部采购部门主管批准采购计划表并提交给财务部财务部主管批准采购计划表并提交给总经理财务部主管批准采购计划表并提交给总经理总经理批准采购计划表总经理批准采购计划表行政助理填写借款审批单并提交给行政部经理行政助理填写借款审批单并提交给行政部经理财政部经理审核借款审批单行政部经理审核借款审批单财政部经理审核借款审批单行政部经理审核借款审批单 出纳填写借款单出纳填写借款单采购人员根据审批情况，到市场询价，比价，议价，按照价低质优标准选择供应商，进行采购并付款采购人员根据审批情况，到市场询价，比价，议价，按照价低质优标准选择供应商，进行采购并付款供应商按采购计划表发货，根据实际采购办公用品数量开具增值税普通发票供应商按采购计划表发货，根据实际采购办公用品数量开具增值税普通发票行政人员对于符合标准的办公用品登记入库，对于不符的，办理调换或退货行政人员对于符合标准的办公用品登记入库，对于不符的，办理调换或退货出纳根据增值税普通发票，给采购人员报销费用出纳根据增值税普通发票，给采购人员报销费用图1办公用品采购业务财务融合流程设计图3.3业财融合流程实际应用在签订合同之前，公司必须对选定供应商的资产进行评价。在办公用品采购开始时，公司对办公用品供应商进行评估，确定其资产。了解供应商的财务状况是否稳定，价格是否经常变动;依据供应商的付款条件进行财务分析，了解其付款周期和是否有现金折扣。在众多的供应商选择最适合的，选择价格优惠，办公用品质量高，供应商是长期发展的。另外，我们将积极寻找长期合作的供应商，并签订有关市场价格重大变化的办公用品合同。在原材料价格比较低的时候与其签订长期采购合同，可以防止市场价格变动给企业带来的冲击。审核采购合同中的涉财条款。财务负责人可以确认合同金额的计算，确保与公司的购买预算一致。审核结算条款是否符合企业信用管理要求。财务人员在审核采购合同时，将合同分开签订，分别开具相应的发票，由于两种项目适应的税率不同，所以我们就可多抵扣设备购买的进项税，从而减少了采购成本。加强应付账款管理，分析最佳支付时机。如果供应商想加速恢复，通常以信用条款提供现金折扣。采购部门应认真考虑是否接受现金折扣。放弃现金折扣的情况一般有两种可能，一种可能是公司缺乏运作资金;另一种可能是企业将应付账款用于短期投资，所获得的报酬高于放弃现金折扣的金额。假如供应商没有规定现金折扣，一般公司会推迟付款时间，用应付款项来缓解自身资金短缺的压力，节约了资金成本，但是延迟付款时间会损坏公司信用，造成不能长期合作。所以，公司财务应根据自身实际情况，选择最佳付款时间。4结束语本毕业设计分析了衡阳希朵曼食品有限公司办公用品采购管理现状、存在的问题、问题产生的原因，提出了问题解决方案以及业财融合流程设计。在公司业务流程中，采购流程是其一个重要环节。采购流程是从采购计划的制定、供应商的选择、采购合同的签订和执行、验收的过程。办公用品采购业务财务融合流程可以提高财务管理的价值和采购管理效果，可以节约采购成本，提高工作效率。业务财务一体化