黑龙江省恒通食品有限责任公司存货内部控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 黑龙江省恒通食品有限责任公司存货内部控制制度优化设计公司简介黑龙江省恒通食品有限责任公司，简称恒通食品公司，位于中国黑龙江哈尔滨市哈尔滨中山路122号，成立于2008年，注册资金131万元，现有员工300多人。恒通公司主要生产浓缩果汁及浓缩果汁相关产品，产品包括浓缩苹果汁、浓缩苹果清汁、脱色脱酸浓缩苹果汁、浓缩梨汁、浓缩胡萝卜汁等相关产品。公司设立采购供应部、财务部、储运部、生产部和质检部门，统一由总经理负责管理，各个部门设有相应的主管负责人，分别对各部门的业务进行督导管理。组织结构如下图所示。董事长董事长行政总监财务总监生产主管人力资源部财务部生产部储运主管采购主管技术总监质检部采购部储运部图1恒通食品公司组织结构公司存货内部控制现状及存在的主要问题现状恒通食品公司采购供应部负责人负责采购计划初稿的拟定，相关人员负责数量价格的编制，部门采购员负责打印执行情况的统计工作并交由总经理批示。财务部审核采购计划表，对存货采购计划表进行核算审查，对凭发票和入库单进行报销，不定期对各个部门的工作进行抽查。生产技术部负责在产品和产成品的生产加工，包括水果原料的清洗加工、果料残渣的过滤、食品香精的浓缩提炼都进行全面杀菌和最后包装成品。质量检验部门对原料辅料的质量进行检验核验，对加工提炼出的产品进行专业检测，对符合质量要求和卫生要求的产品入库存放。储存运输部负责产成品出入库管理、成品发运、和存货搬运装卸等工作，并且负责成品冷库和安全。公司的总经理负责全部存货部门的管理和运营。人力资源部的工作是对员工进行存货内部控制的相关业务培训，并且负责内部监督等工作。公司存货内部控制存在的主要问题存货采购环节问题以恒通食品公司存货采购控制为例，存货采购控制是恒通食品公司的管理核心控制点，恒通食品公司的存货采购是由采购部门进行编制完成，财务部对采购计划进行汇总审核。但是各个部门之间没有对存货进行盘点监督，如：采购部门直接从以往采购经验来预测编制相应的采购需求，财务部门会根据以往的采购经验和价格对采购计划进行审核，缺少了中间沟通和衔接的环节，采购计划不能按照实际情况进行编制，公司就会容易出现成本超预算、存货积压严重的问题。由于缺乏信息共享机制，没有做好预算紧急方案和补救措施，公司也经常出现各种预算风险的问题，公司的利润和效益受到了很大的影响。存货验收入库环节问题恒通食品公司在存货的验收入库环节存在检验不合格、管理度散漫的现象。由于公司是食品产品类生产企业，所以会采购大量的物料来进行生产储备，大量的存货在验收入库的时候入库速度较慢，验收人员有时为了加快验收速度，就不会对存货进行详细检验，仅凭以往的经验和存货外部形态来判断物料的质量，如果存货是特殊物料，如一些果品和果汁辅料，随着外部温度湿度的变化，这些存货虽然表面上无任何变化，但是其内部很可能已经变质。这些损毁影响到公司产品的口感和质量安全，有质量问题的原材料入库后，用于生产加工，导致产成品出现严重的质量问题，而且剩余的原料也无法退回，给公司造成较大的财产损失，公司的声誉和经营利润也受到很大的影响和损害。存货仓储管理环节问题恒通食品公司存货的分布主要是原料和库存商品，在存货分类的管理中，一般存货都是按照类别来放置，根据物料性质和种类、特殊条件来分类存储。但是恒通食品公司对于一些化学原材料和危险品的储存却没有制定放置条件，影响了公司产品的加工生产，给公司带来了损失。公司仓储管理员工对一些价值高的货物有明确存放标准和管理制度，保护重要的生产存货质量安全和储存条件是恒通食品公司仓储管理的重要关键点，但是对于一些小数量的辅料和添加剂，公司却没有相应的管理意识，往往为了节省空间，就把一些零碎的小数量货物随意堆放。由于缺乏对小数量辅料的重视，认为不会对公司生产造成影响，从而忽视了所带来的风险，一些危险品不妥善放置造成有毒物质的泄露，特别是长时间没有适宜的温度环境控制，就会对其他重要的原料产生影响，使其腐烂变质，给公司带来不可挽救的损失。存货出库领用环节问题恒通食品公司在非生产物资的监管上没有引起重视，一般生产负责人和主管审核过领取物资的单据就可以在仓库内进行领取。有时候在这些物资申请上会出现物资领取过多的现象，公司并没有对此情况制定相关规定，经常把这些过多领取的物资闲置在生产车间内，随着时间推移，这部分剩余物资就会变质损毁。对于公司总体而言，就会使成本增加，影响了资金成本，拖延了公司的发展速度。公司存货内部控制制度优化设计存货采购内部控制制度优化设计针对本公司存货采购的数量没有依据存货库存数量计划以及没有监管的问题，公司制定了存货采购内部控制制度。首先，规定由库管员查看生产部计划数量表并计算安全库存量与剩余量，之后交由采购部进行采购计划，然后财务部负责人和总经理对采购计划表进行审核，采购部在提出采购申请之后，储运部对采购申请是否符合仓储标准进行验证审核。其次，就是进行供应商评审，报财务主管和总经理审批，待审批之后储运部、采购部与供应商签订采购运输合同，最后财务部进行账务回款处理。根据优化后的存货采购内部控制制度和流程，增加了储运部环节，可以避免出现存货积压的现象，采购部和储运部加强合作可以使存货采购变得更加科学，同时也可以为恒通食品公司节约采购成本，增加销售利润。图2存货采购环节优化流程图存货验收入库内部控制制度优化设计针对恒通食品公司对存货验收入库环节存在的检验不合格、管理制度散漫，从而导致存货容易遭到损坏的问题，公司制定出存货验收入库制度。规定采购部主要采购完备物资和清点存货物资，生产部进行产成品和半成品的生产，然后交给质检部进行存货质量和数量的抽样检查。对于不合格的存货商品制定了解决方案，经负责人审批后联系供应商进行退货处理。储运部在最后进行物资的规范入库，存货入库之后进行货物二次复检，之后财务部会进行账务处理。存货验收入库环节优化体现在采购部增加了清点存货物资这一项，质检部如果发现存货商品质量发生问题，马上联系相应的供应商进行处理解决。并且进行退货处理，及时保障公司利益和产品安全。最后在储运环节中添加了储运部对货物进行二次复检这一项，严格把控质量关口，对于公司产成品的质量进行充分保障，而且还节约了生产和仓储成本。图3存货验收入库优化流程图存货仓储内部控制制度优化设计针对恒通食品公司存货放置混乱无序和责任不明确等问题，公司对于存货仓储进行明确的区域划分，制定科学的存货仓储内部控制制度，对于原材料管理控制做出相应的安排。首先把公司存货管理责任制度落实到具体个人，增强员工的责任意识。然后增加了质监部抽调质检员配合调查这一项，因为存货虽然已经入库，但是质检员还是要与仓库进行密切联系，时刻保障存货的质量安全。其次增加了总经理审批保管制度这一项，存货仓储是公司管理中最为关键重要的一个环节，公司总经理要高度重视这个环节，并且要对此严格把控，认真管理，避免出现严重问题。之后规定了采购部要对不符合规定要求的存货进行退货处理，并联系相关供应商进行商品退回，储运部要对这些不合格的存货分析问题并且提出解决方案，送总经理审批。制定严密的退货流程规定可以及时保住公司的利益和声誉，将损失降到最小。图4存货仓储环节优化流程图存货出库领用内部控制制度优化针对恒通公司对物资监管不重视导致物资损毁的问题，公司制定了存货出库领用制度。规定出库环节、发货时应该保证信息的核对无误，将存货信息登记录入公司的EAS系统中，经过公司管理层的批准将核准单据发送到储运部门，出库单据要详细按照规定来排序。公司的发货单与订货单中的各种存货具体信息资料要保证一模一样，避免出现误差，最后还要交给质量检验部门进行查验核对，经合格处理后交给经销商，保障市场消费者的健康安全和权益。公司的储运部要负责公司存货出库安全，在公司物资出库时要检查各类单据手续，对于出库物资的类别质量、数量以及审批手续都应该登记在册，确保公司的产品质量和公司信誉。配套的手续必须完整齐全，出库严格控制并且按照公司规章制度，一定不能让顾客买到有质量问题的商品货物，必须建立问题货物的临时存放区，达到制度的完善合理。图5公司存货出库监管优化流程图存货盘点内部控制制度优化设计为了保证账实相符，恒通公司对存货盘点岗位设置进行了优化，配备了两位仓库管理员，一人负责入库和出库管理，另外从财务部抽取一人兼职负责盘点。规定了每个月、每个星期盘点一次，月初和周五进行盘点，保证账实相符，及时与采购部门、销售部门进行沟通，了解盘盈和盘亏的情况，并及时止损。同时通过培训，提高公司管理人员以及相关负责人正确认识存货盘点的重要性，建立完善存货盘点内部控制制度。规定本公司采用永续盘存法并且在此基础上进行定期实地盘存，更新登记库存数量以及产品质量，对出现质量问题的产品进行汇总交给财务负责人审批，审批同意后在进行处理，对快过期的产品也做好清单交由财务负责人审核，再交由销售部进行清仓处理。年终还要进行一次存货全面清查，存货盘点时要有仓储部门、采购部门、生产部门和财务部门等非关联人员的参与。评价针对恒通食品公司存货内部控制制度在采购、仓储、出入库、盘点方面存在的问题，进行了一系列优化，建立了采购内部控制制度、存货仓储内部控制制度、存货出入库内部控制制度和盘点制度，对存货内部相关的环节进行了规范，并设计出更加有效的流程，使公司在存货内部控制方面的问题得到了大大改善，做到了账实相符，提高了存货的管理效率，防止了公司利益受到损害，也提高了公司的发展速率。

参考资料[1]付宇鑫.X企业存货内部控制研究[D].西安石油大学,2020.[2]王博.DH公司存货内部控制研究[D].长春工业大学,2020.[3]伍军锟,朱阳生.关于企业存货内部控制的研究[J].智库时代,2019.[4]刘春才.中小企业应重视存货内部控制[J].销售与管理,2019,No.27(