广州市惠声电子科技有限公司采购业务账务处理流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计TOC\o"1-3"\h\u目录1公司简介 广州市惠声电子科技有限公司采购业务账务处理流程优化设计1公司简介广州市惠声电子科技有限公司（惠声科技公司）成立于2007年08月20日，注册地位于广州市番禺区洛浦街南浦碧桂大道3号(A4厂房)第五层B(不可作厂房使用)，法定代表人为毕宿鑫。经营范围包括计算机技术开发、技术服务、电子元件及组件制造、电子产品批发电子产品零售。是一家集公共广播、专业音响、会议系统的研发、生产、销售于一体的生产型企业，公司自成立之日起，秉承“内在价值，科技体现”的理念，在整个音频扩声领域的研发、生产与销售过程中取得了众多卓有成效的业绩，目前已为800多家星级酒店、政府行政机关、企事业单位、各类院校提供整体扩声系统设备。为超过5000家系统集成商、弱电工程商提供扩声系统的整体解决方案，得到了越来越多用户的好评。2惠声科技采购业务账务流程现状分析广州市惠声电子科技有限公司主要经营电子元件及组件制造;电子产品批发;电子产品零售。公司需要大量采购以下原材料，如功放，橡皮边喇叭，分频器，倒相孔，高密度板，接线柱等原材料。有时候还会需要有效玻璃钢防腐、塘瓷内衬、零部件等。惠声电子公司采用直线职能式的组织结构管理模式，主要包括生产部、销售部、财务部、研发部和人事行政部五个部门。技术部、采购部、生产车间和质检部都隶属于生产部。采购部有2个员工负责。采购专员负责公司相关物料的采购、出入库和相关仓储管碑的工作。采购助理主要是协助和采购一些非生产性物料。物料入库由质检部负责检查。图1广州市惠声电子科技有限公司采购业务分工图目前广州市惠声电子科技有限公司的物料采购流程比较的简单，主要是生产部门提出采购需求申请，经过权限领导审批后转至采购部,采购部下采购订单通知供应商送货，供应商送货至仓库，仓库核对数量后验收入库，需求部门直接向仓库领取物料，同时质检部门做好物料质量控制，财务部负责之后的付款事项。采购流程图如下:图2采购流程图3惠声科技采购业务账务处理存在的问题3.1采购成本高原材料的订货成本、订货价格，然后还有就是运输成本、保险费、装卸费和相关的各种税费等这些构成了原材料的主要采购成本，这样就会相应的增加原材料的采购成本。目前公司没有较为完善的与供应商对应的采购系统，在选择供应商上面难度就会变大，也会导致供应商不能及时供货，供货产品不准确、不符合要求的数量等。由于是异地采购，采购过程中受到运输距离、运输价格以及运输时间的限制致使运输成本过高，原材料在运输过程中易损坏。在采购前没有制定较为完善的原材料采购计划，把需要采购的各类材料编号和数量计划清楚，收到货物后需要的原材料缺货，数量充足的原材料变得更多。这样也会增加原材料的采购成本，使利润变低，加着因为原材料所需的购货数量不是很多，和供应商们讨价还价的能力较低，采购成本偏高，无法用合理的价格取得足够的原材料，公司需要进购的各类单品数量多。并且现阶段公司在经营方式上原材料主要多数以批发为主，批发价格比零售低很多，但是采购成本高加上卖出价格低，获得的利润就更低了。3.2付款制度不规范在采购过程中，采购员与供应商查看货品后，签订合同，会支付一定的定金。按照正规流程，其尾款需要在货到付款，并且是验收货物没有瑕疵的基础上实施的。但是由于公司并没有重视这个环节，采购部门经常在签订合同的同时把定金和尾款一同缴纳，引起公司财务混乱和资金利用效率不高。在公司采购过程中，由于没有建立合理合同签订和定金缴纳流程，导致偶尔出现老赖情况，同时也给公司财务带来了混乱，既有垫付的资金也有拖欠的资金，并且供应商提供的物料并不能保证每次都完美无缺，或是有瑕疵品出现，处理起来非常棘手。例如，采购员向化工厂采购一批橡胶，由于是长期合作的公司，采购员就在没有验货的情况下交了全款。等质检部隔天验货发现这一批橡胶由于天气太热的原因出现质量不合格的问题。3.3材料管理制度不合理广州市惠声电子科技有限公司出现了材料管理制度不合理的地方。例如，采购人员没有对入库商品进行入库检测，导致商品存在破损严重，数量不对，产品不对的一系列问题；采购人员采购的商品在没有清点数量的情况下就进行了入库，导致公司库存积压；入库之后的货品摆放不合理致使货物堆积，存在物品找不到或者物品变质的问题；再加上入库时货物没有条形码或者标签，导致公司货物混乱。因此，广州市惠声电子科技有限公司需优化材料管理制度，从根本上去解决问题，避免出现管理上的失误。4惠声科技采购业务账务处理流程优化方案4.1降低商品采购成本根据公司存在的问题，我认为应从采购发生之前进行整改，采购人员应该对公司的采购流程进行全方位了解，做好采购计划，对原材料的整个采购过程加强监管，分析出公司真正需要订购的原材料，制定一个详细全面的采购计划，至少要有两名成员进行，分工明确，一起商讨采购计划。然后一名负责专门采购，一名主要负责原材料验收，两名成员互相监督管理，这样有利于提高采购工作效率。其次采购人员应该熟悉原材料的库存情况，对原材料做出一个全部品种目录，对各类原材料的规格型号标码具体化，对那些销售得既好又快的原材料多加进货，一些滞销的产品采取淘汰制。也可以根据公司需要对一些急需的原材料进行采购储存，以免影响工作效率，有利于更好的进行采购，节约采购时间。同时，采购过程中按照采购成本预算不仅仅是要坚持货比三家的原则，在选择价格和原材料质量都要相对合适的供货商，需要对采购的原材料能够及时供货。进货的价格是否符合现阶段公司发展现状，选择毛利率较低的供货商。其次，采购人员要对原材料采购各项要求与供应商交流清楚。各个方面要达成一致，再签订采购合同。最后，采购的原材料到达公司或指定的仓库，要及对原材料进行验收，对原材料认真检察。验收中发现的问题要及时与供应商联系并解决问题。除此之外，还需要设置专门的采购档案管理，把每次采购的记录保存下来，设置库存原材料明细账，把每一笔都登记详细。优化后的原材料采购流程如图：图3优化后的原材料采购流程4.2规范采购付款流程为了减少公司的损失，公司应完善其现在的采购付款流程。优化的采购付款流程主要设计为6个步骤:第一采购付款申请:财务部专职人员以基础信息技术平台流转过来的采购合同为准，一份合同填写一份《汇款申请单》，并由经办人签字，向上级申请。第二采购付款审批:采购付款根据付款的金额大小，按职位由低位向高位逐级审批。付款金额超过30万元的由总经理审批同意后方可汇款，付款金额在10~300万元的由主管财务部的副总经理审批同意后方可汇款，付款金额在10万元以下的由财务部负责人审批同意后方可汇款。第三采购付款:汇款申请获批后，由财务部专职人员通过网银汇款，不得使用现金.通过网银汇款成功后，将汇款成功的银行网站回执录入基础信息技术平台，供采购流程中的前后环节相关人员查询，并通过平台通知采购流程后续部门——采购部。第四收货验收确认:采购部根据采购合同和汇款信息，与生产厂商联系，督促发货事宜。仓库负责收货确认数量，并将实收数量录入基础信息技术平台。第五结算发票验收:生产厂商根据合同约定开具结算发票，并交至仓库，仓库发票进行初步检查，包括数量、单价等，无误后将发票原件交至财务部。第六结算发票入账:财务部对仓库送来的材料进项发票再次进行验证，验证无误后，按照财务会计准则入账，并将发票信息录入基础信息技术平台。改进后的付款流程，设定了分级审批授权，简化了原来的审批程序，并借由信息平台，简化了合同、汇款等信息的流转，增加了收货、发票等信息内容，不仅丰富了信息平台的信息量，还方便了公司对付款结算的了解和掌控，以及业务关联单位对付款结算流程进展情况的了解，使得整个采购付款流程更加透明。付款流程如图4如所示。图4付款流程图4.3完善材料管理制度根据公司材料管理制度上的问题，应该从以下方面进行整改：第一个方面货品进行入库之前应该进行入库的检测工作。检验时需要检验员与商户同时在场，针对出现的破损及数量不对的问题，需要商户与检验员填写详细检验清单，如果没有检验清单、商户没有签字等问题需要检验员自行承担责任。第二个方面针对入库货物摆放不合理的问题应制定货物摆放标准。仓库管理人员应熟悉货物的摆放地点，进行摆放后的检查工作，通过无线射频技术查对货物摆放是否正确，保管人员应及时对进入自己保管区域的货物进行核对，盘点员进行不定期的盘点作业等等。第三个方面针对货物入库不及时的问题，仓库管理人员应及时监督检查入库率，充分利用叉车的效率，减少入库的操作环节，提高入库效率。例如，实行批量入库，进行存储入库。第四个方面针对货物入库没有条形码或者标签的问题，广州市惠声电子科技有限公司应对仓库物资进行编号入库。针对不同的货物进行标码和编码，手工建立货物进出库卡片，分别按照产品类别登记货品名称、货号、出入库时间、数量等等。卡片要分类管理，及时登记，避免货物的混乱。5总结根据前文提出的问题和相应的解决方案来说可以看出，降低原材料采购成本、规范采购付款流程、优化材料采购出入库流程、是广州市惠声电子科技有限公司采购设计流程不可缺少的解决措施。良好的原材料采购环节是物流管理不可忽视的一环，也是公司经营管理重要组成部分。事关到公司关键的财务管理问题，影响公司整体运营和成本支出，并且能够完美反映经营状况和具体问题。现在的社会发展形势下，优化原材料采购制度，提高原材料采购水平是公司发展的必要条件，应合理制定会采购管理制度，改善原材料采购中的内部控制，提高各部门人员的综合素质，学习一些关于采购质量管理一些重要方法，同时结合自身发展的优点来分析采购中会出现的问题，优化采购核算工作，提