文档归档与检索管理制度

文档归档与检索管理制度1.前言为了加强医院文档管理工作，提高信息化水平，便于各科室和部门的信息互通与协作，特订立本《文档归档与检索管理制度》。2.适用范围本制度适用于医院内全部科室和部门。全部员工应严格遵守本制度的规定。3.文档归档管理3.1文档分类依据文档的性质、用途和管理需求，将文档分为以下几类：—行政类文档：包含各部门的办公文件、会议纪要等。—临床类文档：包含病历、检验报告、影像资料等与患者临床诊疗相关的文档。—学术类文档：包含医学文献、学术研究报告等。—行业类文档：包含相关政策法规、行业标准等。3.2文档归档流程3.2.1涉及归档的各科室和部门应依照规定将文档整理好，并填写归档清单。归档清单应包含文档名称、日期、归档编号等信息。3.2.2归档责任人应将整理好的文档送交文档管理部门，文档管理部门负责对文档进行登记、分发和归档，归档后应及时通知归档责任人。3.2.3文档归档后，归档责任人应保管好归档清单，并按规定时间将归档清单移交给文档管理部门。3.3归档编号规定为方便文档的检索和管理，订立以下归档编号规定：—3.3.1行政类文档的归档编号由负责人员依照年份和文件序号进行编号，例如行政类文档编号为“年份—序号”，如2021—001、—3.3.2临床类文档的归档编号由负责医生依照就诊日期和病例号进行编号，例如病历编号为“日期+病例号”，如20210101001、—3.3.3学术类和行业类文档的归档编号由负责人员依照月份和文件序号进行编号，例如学术类文档编号为“月份—序号”，如01—001、4.文档检索管理4.1检索流程4.1.1需要检索文档的科室或部门应向文档管理部门提出书面申请，并填写检索申请表。检索申请表应包含申请人、文档名称、归档编号等信息。4.1.2文档管理部门收到检索申请后，应依照申请人的要求进行文档检索。4.1.3文档管理部门将检索到的文档供应给申请人，并记录检索结果。4.2文档保密性4.2.1文档管理部门应严格遵守保密规定，对涉及患者隐私以及其他机密信息的文档进行保密处理。4.2.2文档管理部门应对申请人进行身份验证，确保文档仅供应给合法授权的人员查阅。5.文档借阅管理5.1借阅申请5.1.1需要借阅文档的人员应向文档管理部门提出借阅申请，填写借阅申请表。借阅申请表应包含申请人、文档名称、借阅日期等信息。5.1.2文档管理部门收到借阅申请后，审核申请人的资格，并记录借阅信息。5.2文档借阅期限5.2.1文档借阅期限一般为一个月，特殊情况下可以酌情延长。5.2.2借阅人在借阅期限内可以续借一次，续借期限为一个月。5.3文档归还5.3.1借阅人应定时归还借阅的文档，如需延期借阅，应提前向文档管理部门申请并得到批准。5.3.2文档管理部门收到归还的文档后，进行核对并确认无误后，将归还登记信息记录到文档管理系统中。6.文档销毁管理6.1销毁流程6.1.1涉及销毁的文档应由归档责任人提出销毁申请，并填写销毁申请表。6.1.2归档责任人应将销毁申请表交给文档管理部门，文档管理部门审核后进行销毁操作。6.1.3文档管理部门应订立安全可靠的文档销毁措施，保证文档的彻底销毁。6.2销毁时限6.2.1归档责任人应定期对需要销毁的文档进行清理，并定时提出销毁申请。6.2.2文档管理部门应依照规定的销毁时