会议费报销管理制度

会议费报销管理制度第一章总则

为确保会议费报销的合规性、合理性和高效性，提高公司内部管理水平，制定本会议费报销管理制度。本制度适用于公司各部门及子公司召开的各类会议，包括但不限于业务讨论会、项目评审会、培训会等。

一、目的与原则

1.本制度旨在明确会议费报销的范围、标准和流程，规范报销行为，保障公司合法权益。

2.会议费报销遵循合理、经济、高效的原则，严格控制费用支出，防止浪费。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部召开的各类会议，包括但不限于以下类型：

（1）业务讨论会；

（2）项目评审会；

（3）培训会；

（4）座谈会；

（5）其他需公司承担费用的会议。

2.本制度不适用于以下类型的会议：

（1）公司外部举办的会议；

（2）与公司业务无关的会议；

（3）其他不符合公司规定的会议。

三、会议费报销内容

会议费报销内容包括但不限于以下项目：

1.会议场地租赁费；

2.会议资料费；

3.与会人员交通、住宿费；

4.与会人员餐饮费；

5.其他与会议相关的合理费用。

四、责任与权限

1.各部门负责人对本部门的会议费报销负总责，确保报销内容的合规性和真实性。

2.财务部门负责审核会议费报销的合规性、合理性和准确性，对不符合规定的报销予以退回。

3.公司管理层对本制度的执行情况进行监督和检查，对违反规定的行为进行处理。

五、制度修订

1.本制度如有变更，由公司管理层提出修订意见，经公司董事会批准后实施。

2.修订后的制度应及时通知全体员工，确保员工了解并遵守新规定。

六、解释权

本制度的解释权归公司财务部门所有。在执行过程中，如遇争议，由财务部门负责解释并作出最终决定。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，制定以下会议流程管理制度。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议发起人需明确会议的主题、目标和预期成果，便于后续会议通知和议题准备。

2.会前通知：会议发起人应在会议召开前至少三个工作日，向与会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

3.会议议程安排：会议议程应明确议题、预计时长、责任人等，确保会议内容充实、有序进行。

4.会议资料准备：会议相关人员应提前准备好与会议议题相关的资料，并在会议召开前至少一个工作日提交给会议组织者。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员应在会议开始前10分钟到达会场，完成签到手续。

2.会议主持人：会议主持人负责引导会议的进程，确保会议按照议程进行。

3.讨论与决策：会议过程中，与会人员应围绕会议主题充分发表意见，主持人需确保讨论的充分性和决策的民主性。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议议题、讨论情况、决策结果等。

三、会议决策执行与反馈

1.决策执行：会议结束后，责任人需按照会议决策内容，制定具体实施方案并执行。

2.进度反馈：责任人应定期向会议发起人及相关部门汇报决策执行进度，确保会议决策的落实。

3.评估与改进：会议发起人应对会议决策的执行效果进行评估，发现问题及时调整和改进。

四、会议结束

1.会议总结：会议主持人应在会议结束时对会议成果进行总结，明确下一步工作计划和责任人。

2.会议记录归档：会议结束后，会议记录人需将会议记录整理归档，以备查阅。

3.会后通知：会议组织者应在会议结束后及时向未参会人员通报会议内容和决策结果。

五、特殊情况处理

1.会议延期：如因特殊情况需要延期召开会议，会议发起人应提前通知与会人员，并重新安排会议时间。

2.会议取消：如会议主题已解决或因其他原因需取消会议，会议发起人应及时通知与会人员，并说明原因。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行和会议成果的落实，强化会议纪要的跟踪与管理，制定以下会议纪要跟踪落实制度。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要的编制：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，内容包括会议主题、时间、地点、与会人员、讨论要点、决策结果等。

2.会议纪要的审核：会议纪要初稿完成后，需提交给会议主持人或相关部门负责人进行审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.会议纪要的发布：审核通过的会议纪要应在48小时内发送给所有与会人员，以便相关人员了解会议内容并执行决策。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.决策执行：会议纪要发布后，各责任部门和个人应按照会议纪要中的决策和任务分工，立即开展相关工作。

2.跟踪机制：建立会议纪要跟踪机制，明确跟踪责任人，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.进度反馈：责任部门应在规定时间内向跟踪责任人报告决策执行进度，确保会议纪要的落实。

三、会议纪要的评估与改进

1.定期评估：会议纪要跟踪责任人应定期对会议纪要的执行情况进行评估，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.改进措施的实施：针对评估中发现的问题，责任部门应制定具体的改进措施，并在规定时间内完成整改。

3.整改效果的反馈：整改完成后，责任部门需向会议纪要跟踪责任人反馈整改效果，确保会议纪要的执行质量。

四、会议纪要的归档与查阅

1.归档管理：会议纪要经确认无误后，应按照公司档案管理规定进行归档，以备后续查阅。

2.查阅权限：会议纪要的查阅权限应根据公司保密规定和会议内容进行设置，确保信息安全。

3.查阅流程：需要查阅会议纪要的人员，应按照公司规定的查阅流程提出申请，经批准后方可查阅。

五、会议纪要的监督与考核

1.监督检查：公司管理层应定期对会议纪要的编制、发布、执行和归档情况进行监督检查，确保制度的落实。

2.考核评价：将会议纪要的跟踪落实情况纳入部门和个人绩效考核体系，激励相关人员认真履行职责。

3.奖惩措施：对会议纪要跟踪落实工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对未按要求执行或落实不力的，视情况给予相应的处罚。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，创造良好的会议环境，制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.预订流程：各部门需提前向行政管理部门提交会议室预订申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订原则：会议室预订遵循“先申请、先安排”的原则，行政管理部门有权根据实际情况调整会议室分配。

3.预订确认：行政管理部门在收到会议室预订申请后，应及时回复确认，并在会议前做好相关准备工作。

二、会议室使用

1.使用规范：会议室内应保持整洁、安静，与会人员应遵守会议室使用规定，爱护公物，不得随意损坏设备。

2.会议设备：与会人员应熟悉会议室设备的操作方法，如有疑问，可向行政管理部门求助。会议结束后，应确保设备关闭，避免浪费资源。

3.会议服务：行政管理部门应提供必要的会议服务，如会前准备、会中茶水服务等，确保会议的顺利进行。

三、会议室维护与保洁

1.定期检查：行政管理部门应定期检查会议室设施设备，发现问题及时报修，确保会议室的正常使用。

2.保洁工作：会议结束后，保洁人员应及时清理会议室，保持环境整洁，为下一次会议做好准备。

3.安全检查：行政管理部门应定期进行会议室安全检查，确保消防设施、电源线路等安全可靠。

四、会议室资源调配

1.资源共享：行政管理部门应根据公司实际情况，合理调配会议室资源，提高利用率，避免资源浪费。

2.临时调整：如遇特殊情况，行政管理部门有权对会议室使用计划进行调整，并通知相关预订部门。

五、会议室使用费用

1.费用标准：会议室使用费用根据公司规定执行，各部门应合理预算，控制会议成本。

2.费用报销：会议室使用费用报销需按照公司财务制度执行，提供相关报销凭证，确保合规性。

六、违规处理

1.违规行为：对违反会议室管理规定的部门和个人，行政管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应处罚。

2.举报机制：设立举报渠道，鼓励员工举报违规使用会议室的行为，共同维护良好的会议环境。

遵循以上规定，提高会议室管理水平，为公司各项工作的顺利开展提供有力保障。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，明确相关事项，特制定以下附