2023年醴陵市东方电瓷电器有限公司接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1背景介绍.....................................................................................................................1

2接待目的.....................................................................................................................1

3接待时间和地点.........................................................................................................1

4接待对象.....................................................................................................................2

5接待准备.....................................................................................................................2

5.1接待前期..........................................................................................................2

5.2接待中期..........................................................................................................2

5.3接待前检查......................................................................................................3

5.4接待后期..........................................................................................................3

6接待行程安排.............................................................................................................4

7接待流程.....................................................................................................................4

7.1第一天流程（8月6日）...............................................................................4

7.1.1接车.......................................................................................................4

7.1.2入住酒店...............................................................................................5

7.1.3晚宴.......................................................................................................5

7.2第二天流程（8月7日）...............................................................................5

7.2.1早餐.......................................................................................................5

7.2.2参观生产车间.......................................................................................6

7.2.3午餐.......................................................................................................6

7.2.4会谈.......................................................................................................6

7.2.5晚餐.......................................................................................................7

7.3第三天流程（8月8日）...............................................................................8

7.3.1签订合同...............................................................................................8

7.3.2午餐——品特色美食醴陵菜...............................................................8

7.3.3送行.......................................................................................................8

8费用预算.....................................................................................................................8

I

湖南商务职业技术学院毕业设计

9意外防范.....................................................................................................................8

参考资料......................................................................................................................10

II

湖南商务职业技术学院毕业设计

2023年醴陵市东方电瓷电器有限公司接待方案设计

1背景介绍

醴陵市东方电瓷电器有限公司（以下简称东方电瓷）成立于2001年，生产

的产品主要用于配电路线、架空输电和变电站，包括优质瓷绝缘子、复合绝缘

子、避雷器、电源配件和其他电缆附件等。东方电瓷一直是高压瓷和复合绝缘

子的供应商，公司生产的高性能绝缘子远销40多个国家和地区。经过22年的

不断发展，公司已经成为电力领域的行业领导者之一。东方电瓷拥有300多名

专业素养高的员工，致力于产品创新，在市场上拥有一大批忠实的客户群体。

公司不断开发雄厚的技术力量、高水平的质量控制设备和产品设计测试设备，

所有的绝缘子均符合ISO9001：2008标准，并有实验室出具的测试报告，生产

性能遥遥领先于同行业平均水平。

江西新龙电瓷电器制造有限公司（以下简称新龙电瓷）是高新技术企业，

专业从事绝缘子研发与制造。2004年在萍乡市芦溪成立，是国内获得铁道部行

政许可和中铁铁路产品质量认证中心CRCC认证的8家企业之一。它通过了

ISO9001质量体系、ISO14001环境体系、OHSAS职业健康安全管理体系认

证。公司现有员工200余名员工，生产设施齐全且先进。公司年产铁道棒式瓷

绝缘子20万只，悬式和针式绝缘子200万片，线路柱式绝缘子200万片，产品

均经过了国家绝缘子避雷器质量监督检测中心等权威机构的检验，各项技术性

能指标处于国内同行业先进水平。

2接待目的

东方电瓷想同新龙电瓷实现在绝缘子全系列产品的联合研发与生产，实现

技术共享，双方协作，强强联合，达到绝缘子年产量在近三年产品年平均产量

的基础上翻一番，进一步提高绝缘子的产量，适应疫情放开的大背景下，国内

外需求方对绝缘子产品的需求较为旺盛的市场环境。

3接待时间和地点

时间：2023年8月6日—8月8日

地点：醴陵市东方电瓷电器有限公司

1

湖南商务职业技术学院毕业设计

4接待对象

江西新龙电瓷电器制造有限公司一行6人来访人员基本情况如下：

表1来访人员基本情况

姓名职务性别住宿房间

徐凯新龙电瓷销售部总经理男图兰朵酒店201

江霞新龙电瓷销售部总经理助理女图兰朵酒店209

林志新龙电瓷技术部总监男图兰朵酒店301

安然新龙电瓷技术部总监助理女图兰朵酒店309

苏醒新龙电瓷财务部职员男图兰朵酒店401

于正新龙电瓷行政部职员男图兰朵酒店409

5接待准备

5.1接待前期

前期主要由公共事务部负责，主要工作内容为：

（1）对外部：

①确定对方对接人及其电话、邮箱、微信；

②确定对方来访人员的人数：人数、性别、职位、习惯，据此安排酒店等

级、房间类型等；

③确定来访时间、接待时长、对方的来访计划；

④确认对方来访人员的忌口问题和陪同人员；

⑤确认欢迎牌内容。

（2）对内部：

①确认配合参与本次接待的部门和人员；

②联系安排宣传部门；

③制定活动流程并做好内容确认；

④预定酒店、餐厅、会议室、接驳车辆；

⑤制定会议以及用餐座位表。

5.2接待中期

中期主要由公共事务部负责，主要工作内容为：

（1）对外部：

①告知对方最终的接待流程；

2

湖南商务职业技术学院毕业设计

②同对接人确认座位安排是否妥当；

③确认对方来访当天乘坐的交通工具，提前确认接站人员。

（2）对内部：

①将活动流程通知到参与此次接待的部门和人员，并确认在接待前相关部

门和人员完全知悉活动流程的内容；

②对接每个接待活动环节的负责人，做好各接待活动环节的准备；

③准备接待物资以及接待活动指引；

④根据来访人员规格提前通知接待人员所需的接待服饰要求；

⑤安排来访人员在地区知名景点进行游玩，做好提前购票、准备用车、预

约导游等安排。

5.3接待前检查

接待前检查主要由行政部负责，主要工作内容为：

（1）对外部：接待开始前同对接人做最终确认。

（2）对内部：

①亲自走一遍接待流程，核查各环节准备情况；

②对来访人员进行参观的路线进行全方位的卫生检查安全隐患排查，专人

负责；

③做好会场安排：LED屏幕、音响、投影、PPT准备、鲜花、茶饮、水

果、纸巾的准备工作等；

④协调公共事务部一同做好迎宾准备；

⑤提前为来访人员预定好返程车票。

5.4接待后期

接待后期主要由宣传部负责，主要工作内容为：

（1）对外部：

①记录来访人员各流程片段，将活动中拍摄的优质照片发给对方；

②了解对方对此次接待活动和合作有何不满的地方，有则改之，无则加

勉，为下次双方开展良好合作奠定良好的基础。

（2）对内部：整理活动中精华的部分，根据领导需求进行宣发主题、内

容、形式、时间确认，安排部门人员做好对外宣传。

3

湖南商务职业技术学院毕业设计

6接待行程安排

表2接待行程安排表

时间地点参加人员负责人服务车辆

醴陵东站图兰朵酒东方电瓷总经理及其别克GL8

8月6店、盛豪宴会中心助理等一行6人、新总经理助理江霞商务车两

日龙电瓷一行6人辆

东方电瓷公司、生东方电瓷总经理等6公共事务部小许、别克GL8

8月7产车间、上橙小院人新龙电瓷一行6人生产车间主任老张商务车两

日辆

东方电瓷、醴陵风东方电瓷总经理等6行政部老于、公共别克GL8

8月8日帆楼一带、图兰朵人新龙电瓷一行6人事务部小许、商务车两

酒店、醴陵东站辆

7接待流程

7.1第一天流程（8月6日）

7.1.1接车

（1）备好欢迎条幅：千万不能有错别字。

（2）准备鲜花，并对接好摄影师，确保成片达到理想预期。

（3）接车工作人员着装一致，营造良好的氛围。

（4）如果陪客人同乘一辆轿车，要首先为客人打开轿车的右侧后门，并以

手掌挡住车篷上沿，提醒客人不要碰头。等客人坐好后，方可关门。最后，接

待人员应绕道车尾从左侧后门上车。轿车上的座次有主次尊卑讲究。一般认

为，车上最尊贵的位置是后排与司机的座位成对角线的座位，即后排右座。其

余座位的主次尊卑次序是：后排左座、后排中座、前排右座。

抵达目的地时，接待人员要先下车，从车尾绕过去为客人打开车门，以手

挡住车蓬上筐，协助其下车。

（5）在路上接到客人后，提前15分钟通知接待组指定的地方准备接待。

（6）双方成功会面时，拍照背景需要提前准备引导摄像师抓拍，拿到较好

的宣传材料。

4

湖南商务职业技术学院毕业设计

7.1.2入住酒店

（1）提前办好入住，拿好房卡。

（2）送客户到醴陵图兰朵酒店后，主动告知服务员宾客的姓氏、称谓、喜

好、人数等情况，全程要有礼仪引导。接待人员主动协助来访人员办理入住手

续，并提行李送至酒店房间。

（3）房间内可摆放鲜花、水果、欢迎词、公司宣传册等物品。

7.1.3晚宴

（1）将用餐短信至少提前一个小时发至对方对接人员以及我方随行人员；

（2）欢迎晚宴地点：醴陵盛豪宴会中心；

（3）参加陪同人员:公司总经理，邓主任、秘书等共6人；

（4）座次是“尚左尊东”、“面朝大门为尊”，餐桌为大圆桌。提前排好

座次并打印席卡，正对大门的为主客，距离主客左右手边位置越近的地位越

尊；

（5）根据来访者的喜好，斟酌是否自带茶叶。关于酒水：白酒备好分酒

壶，红酒提前醒酒；

（6）确认菜单：根据前期收集到的信息，点菜前再次跟对方对接人确认来

访人员的忌口问题。（不能等客人来了之后再确认，需提前确认。冷菜要提前

备好上桌）；

（7）菜品大类是冷菜加热菜加汤，点菜数量在双方公司到位人数12人的

基础上加3道菜，不够的话中间出去点。点餐时，注意来访者的忌口问题。席

间勤跑腿催菜、倒酒等；

（8）用餐过程中，要注意察言观色，全程注意客人和领导的就餐情况，观

察他们的所需，并及时协调相关人员解决；

（9）在晚宴快要结束的时候，提前确认对方司机已到位，并把车停到大厅

门口适合的位置，确保来访人员在出大厅时就能直接上车；

（10）晚宴结束后，在礼仪的引导下，双方领导一起下楼，在晚宴大厅握

手相送。

7.2第二天流程（8月7日）

7.2.1早餐

考虑到来访人员前一天舟车劳累来到醴陵，为了让它们得到充足的休息，

早餐由醴陵图兰朵酒店提供自助餐。提前跟酒店侍应生打好招呼，由酒店礼仪

引导就餐，为其提供方便。

5

湖南商务职业技术学院毕业设计

7.2.2参观生产车间

（1）提前安排好工作人员以及讲解员。

（2）提前5小时按照原有的参观路线亲自走一遍，沿途检查各项细节问

题。如卫生是否彻底、工作人员着装是否统一、精神面貌是否良好、是否存在

安全隐患等。

（3）车辆进入园区后将车牌号码报备给保安队长，确保出行畅通无阻。

（4）讲解时可以稍微描述一下公司的整体情况，不宜大展篇幅进行叙述，

因为来访者对此已有较为详细的了解。主要针对产品的研发背景、产品性能，

较同行业其他公司的产品进行比较，突出我司产品的特色和创新之处，并对其

进行详细的讲解，凸显我司的科研实力和发展前景好，吸引来访人员选择与我

司合作。

（5）接下来就我司绝缘子全系列产品近三年来的销售量，以及目前的销售

网络进行详细的介绍。让来访人员可以清晰地看到我司所售的产品在市场上的

占有率情况以及我司的销售能力，增强双方合作的信心。

（6）在参观途中注意关注对方的需求。

7.2.3午餐

午饭在公司饭堂的包厢就餐，令来访人员进一步感受我司的氛围，加深对

我司的了解。

（1）根据人员忌口问题进行点菜，点菜的数量按照总就餐人数的1.2或

1.3倍，凑成双数。荤素6：4，凉菜按照就餐人数的1/3搭配即可；

（2）上菜顺序：冷盘—热菜—甜食—水果；

（3）敬酒时最好站立，或者走到敬酒人的身边（右边），自己的杯口要低

于对方的杯口，以示尊重。

7.2.4会谈

（1）摆放水果，将配置的水果和干果事先清洁、去核；整齐装盘，有序摆

放；

（2）摆放瓶装水，根据会议人数准备，每人一瓶，摆放在座位右上角（靠

近右手边）；

（3）提前准备好纸笔，放置正前方，笔应该放在便笺上方，笔尖向左前

方；

（4）根据参会人员人数提前准备好茶水，摆放带盖茶杯，被子花色必须统

一，杯把儿向右下角偏45度，茶杯中加入适当茶叶；

6

湖南商务职业技术学院毕业设计

（5）席位牌要逐字检查，不能出现错别字；

（6）准备好纸笔放在每个人的座位上备用，放在会议议程下面，确保每一

支笔都有墨水；

（7）会议现场需要的其他资料、文件、物品、设备等道具，需要提前跟礼

仪沟通好，确认哪个环节该上哪些道具；

（8）提前准备好激光翻页笔、录音笔，并调试好投影设备；

（9）会议议程跟对方对接人对接好之后，双面打印，人手一份；

（10）会议现场要有一位机动人员，方便及时处理会议过程中出现的突发

情况；

（11）会谈流程：

①观看公司宣传展板（讲解员：安安）；

②公司领导主持会议：介绍公司技术组人员，双方就合作进行会谈。

分析行业前景：随着国家电网建设规模的逐步扩大，绝缘子行业将得到进

一步的发展，市场上对中高档绝缘子的需求将持续增长。因此，技术与质量是

绝缘子生产企业立足与发展的关键。在国内外政策与市场环境的有力支持下，

绝缘子行业将有广阔的发展空间。

讨论合作方向：双方就合作进行讨论，如根据其他公司公开的一种便于安

装的绝缘子信息，合作过程中生产出一种通过棒体、伞套、连接板、支撑板、

插板、限位槽、限位套、通孔、横杆、移动板、移动块、弹簧和限位块的配合

的新型绝缘子产品，来实现便于安装的目，避免给使用者对绝缘子进行安装带

来麻烦，提高了绝缘子的安装效率，从而提高了使用者对绝缘子的体验感，满

足当今市场的需求，提高了绝缘子的实用性和使用性。

7.2.5晚餐

（1）地点：上橙小院（醴陵店）；

（2）点菜细则：菜量总数为人数加2—3（不含主食和汤）；

（3）荤素冷热比例为6：4，至少一个位菜一份汤；

（4）主菜一般是大龙虾、大黄鱼、刺身等珍贵海鲜河鲜；

（5）适当重口，至少一个辣菜开胃；

（6）位置安排：主位（主陪）正对门副陪与主陪正对坐，主客在主位右手

边，副客在主位左右，其余人随意安插；

（7）用餐过程中随时盯着茶水与酒水，快空了就斟满。主位开场重要客人

相互敬酒后，可顺时针挨个敬酒；

（8）宴请结束，提前买单、赠伴手礼、安排司机送人。

7

湖南商务职业技术学院毕业设计

7.3第三天流程（8月8日）

7.3.1签订合同

签字双方我方在会议桌的左边，对方在右边，双方其他人双方对等，按主

客左右排列。双方合作谈妥，成功签订合作合同。

7.3.2午餐——品特色美食醴陵菜

（1）风帆楼

主要菜品：醴陵小炒肉（不辣且很香，点这道菜可以照顾口味清淡的

人）、粉皮腌菜（咸中带有酸甜口，下饭，美味），再依据对方的口味点菜。

（2）李大勺醴陵炒粉：离风帆楼很近，分量足，颇具醴陵特色；

（3）仙都酱板鸭总店：仙都酱板鸭是醴陵独一份的特色美食。买完后可以

多打包几份给来访人员，回味无穷；

（4）醴陵门对面文庙老罗家臭豆腐：令人身心放松，多了几分烟火气。

7.3.3送行

到酒店拿完行李后，送至醴陵东站，礼貌告别。

8费用预算