2023年湖南华菱湘潭钢铁有限公司接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1.背景介绍.......................................................................................................................1

1.1企业介绍.............................................................................................................1

1.2三方合作背景.....................................................................................................1

2.接待目的.......................................................................................................................2

3.接待时间及地点...........................................................................................................2

3.1接待时间.............................................................................................................2

3.2接待地点.............................................................................................................2

4.接待对象.......................................................................................................................2

4.1华为来访人员.....................................................................................................2

4.2湖南移动来访人员.............................................................................................2

5.接待准备.......................................................................................................................2

5.1工作人员的安排.................................................................................................2

5.2物资安排.............................................................................................................3

6.接待行程.......................................................................................................................3

7.接待流程.......................................................................................................................4

7.1接待第一天.........................................................................................................4

7.1.1接站..........................................................................................................4

7.1.2入住酒店..................................................................................................4

7.1.3晚餐..........................................................................................................4

7.1.4酒店休息..................................................................................................5

7.2接待第二天........................................................................................................5

7.2.1早餐..........................................................................................................5

7.2.2召开第一次会议......................................................................................5

7.2.3工厂探查，寻求意向合作......................................................................5

7.2.4晚餐..........................................................................................................6

7.3接待第三天.........................................................................................................6

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7.3.1早餐..........................................................................................................6

7.3.2召开第二次会议......................................................................................6

7.3.3欢送仪式..................................................................................................7

7.3.4送站..........................................................................................................7

8.经费预算.......................................................................................................................7

9.意外防范.......................................................................................................................8

参考资料...........................................................................................................................9

II

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2023年湖南华菱湘潭钢铁有限公司接待方案设计

1.背景介绍

1.1企业介绍

（1）湖南华菱湘潭钢铁有限公司(以下简称“湘钢”),是南方提供重工业

产品的重要基地。华菱创建于1958年,位于湖南省中部,位于国家“两型社会改

革”试验区长株潭经济中心圈地带。现如今，华菱湘钢拥有炼焦、烧结、炼铁、

炼钢、轧材等全流程的技术装备和一整套科学的生产工艺,在岗职员1.58万人。

湘钢坚持“做精做强,成本领先”的发展策略,发扬“善于学习,不断创新,争创

一流”的文化。自1999年上市以来，不断发展自身，借助其他企业资源，率先

发展国际化发展策略，致力于做精做强钢铁的引领者，以技术引领未来，追求

核心产品的产业优势，服务于为客户提供钢材产品整体解决方案的优秀供应商，

在钢铁行业前所未有的市场改革中，快速前进，进入中国十大钢铁企业第一。

（2）湖南移动

湖南移动通信有限责任公司（以下简称“湖南移动”）于1999年成立，并

于2007年上市。湖南移动作为湖南省第一家在海外上市的通信运营企业，经过

多年的发展，公司在通信设备、5G行业、运营管理等方面较为成熟。

（3）华为

华为技术有限公司（以下简称“华为”），成立于1987年，创建地位于广东

省深圳市龙岗区，是全球领先的网络技术有限公司。华为坚持稳健经营、持续

创新、开放合作，在电信运营商、企业、终端和云计算等领域构筑了端到端的

解决方案优势，为运营商客户、企业客户和消费者提供有竞争力的ICT解决方

案、产品和服务，并致力于实现未来信息社会、构建更美好的信息世界。

1.2三方合作背景

在当代大数据的背景下，企业进步越来越依靠科技的发展，所以为了让企

业长期发展，必须不断进步，革命创新，加强与其他企业的合作。华菱湘钢为

了让工厂运作更加数字化、智能化，需要凭借华为公司的智能技术，以及依托

湖南移动的专业技术支持和资源，实现工厂的持久发展，在提高生产能力、提

升产品质量、改进作业环境、防范安全事故等方面发挥积极作用。

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2.接待目的

通过本次接待，让华为和湖南移动对华菱湘钢进行初步探查，实现三方合

作的局面，三方将以信息技术+智能制造融合发展为核心，借助湖南移动在基础

通信管道业务、信息数据集成服务等领域的能力优势，结合华为公司在信息通

信基础设备和智能终端等领域的产品优势，将华菱湘钢打造为现代化智慧工厂。

3.接待时间及地点

3.1接待时间

2023年9月23日-9月25日

3.2接待地点

湖南华菱湘潭钢铁有限公司

4.接待对象

4.1华为来访人员

（1）业务经理：张先生（是本次合作意向的主要对接人，代表公司的主要

意见，直接向上级汇报合作情况）；

（2）业务经理秘书：刘小姐（在业务经理身边做好相关记录，完成相关的

工作）；

（3）法律顾问：张先生（负责业务对接中相关的法律问题）。

4.2湖南移动来访人员

（1）营销部营销组长：刘小姐（负责业务对接及合作沟通）；

（2）项目经理：钟先生（负责相关技术对接，解答技术问题）；

（3）文员：张小姐（负责记录会议内容，协助合作意向的达成）。

5.接待准备

5.1工作人员的安排

本次接待主要由行政部门负责，行政部门内部分组，各组相互协作、各司

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其职，协力完成这次的接待任务，具体安排如下：

（1）行政接待组：组长张某、成员小李。具体负责本次工作的接机，安排

会议等。

（2）行政后勤组：组长刘某、成员小张和小罗。具体负责本次工作的后勤

工作，为其他组提供物资支援。

（3）行政宣传部：组长钟某、成员小周。具体负责本次工作的宣传，以及

招待对方来员。

（4）行政部保卫处：成员小钟和小王。具体负责接待过程中的安保协作工

作，确保工作正常运行，保护客户的人身安全。

5.2物资安排

（1）准备好所需要的资料，如公司的整体简介、宣传稿、报告文献等。

（2）准备好咖啡（提前了解双方喜欢哪种味道的），在车上需要食用的小

零食、饮品等。

（3）提前了解对方人员，订好酒店的房间数量，并确定餐饮。

（4）准备好足够的商务车进行接送站。

（5）准备一些常备的药物和防身工具，预防意外发生。

（6）提前安排好会议室，并准备会议所需的相关物品。

（7）备好办公室用品，如笔记本、文件夹、资料夹、黑笔等。

6.接待行程

表1接待行程表

接待第一天接待第二天接待第三天

14：00-15：00接站9：00早餐9：00早餐

17：00入住酒店10：00-12：00召开第10：00-12：00召开第二

一次会议次会议

18:00晚餐16：00工厂参观，寻求15：00欢送仪式

意向合作

19：00酒店休息18：00晚餐，酒店休息16：00送站

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7.接待流程

7.1接待第一天

7.1.1接站

（1）由接待组随行，首先要将车内做好清洁，车的外身干净整洁，颜色尽

量选择不鲜艳的，如黑色、白色等淡雅的颜色，因此选择两辆白色丰田考斯特。

在车内准备好必要的饮用水和晕车药，以及袋子、清新剂等，让客户坐车能有

一个舒适的状态。

（2）预先规划车辆行驶路线，车辆运行过程中不超车，在遵守交通规则的

前提下，提前半小时到达车站。

（3）准备一些比较显眼的横幅，手捧鲜花，欢迎客户的到来，让客户能一

眼看得见我们，考虑到天气的原因，提前为客户准备好遮阳伞、防护服、清凉

液、小风扇、水等物品。

（4）接到客户后，询问客户可有不适，坐车的过程中，要懂得如何安排就

坐。及时询问客户是否需要喝水、空调温度是否合适，有没有出现晕车的情况，

但客套话不能说太多，也不能让气氛过于尴尬，需要让客户稍作休息一下，不

可过多打扰。

7.1.2入住酒店

（1）安排司机停在酒店后，酒店的接待组和后勤组协助将行李拿下来，征

得客户的同意后，礼貌询问哪些是需要提上去的，哪些是需要本人亲自拿的。

（2）为客户分配好房间后，让他们整理一下，稍作休息。告知一些用电安

全，以及周边的便利店、干洗店的具体位置。

（3）询问客户是否有需求，告知客户前台电话，并留下后勤部的电话。

7.1.3晚餐

（1）行政经理提前创建一个群聊，由负责安排吃饭的接待组和后勤组负责，

提前十分钟在群里通知各位客户。

（2）敲门询问客户是否已休息完毕，去周边的特色饭店吃饭，等大家到齐

之后，随后上车开往吃饭的地点。

（3）吃饭的地点需要注意，选择一个相对安静但又不失风雅的地方，能够

体现地方特色的饭店，提前订好包厢，提前了解客户有什么忌口的，照顾客户

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的点点面面。

（4）行政部各成员陪同吃饭，借助吃饭增进感情。

7.1.4酒店休息

（1）等客户吃饱后，派商务车在饭店外等候，送上车后，继续由跟车的接

待人员负责，询问是否有其他需求。

（2）确保每个客户回到自己的房间里，叮嘱他们休息好，宣传组提前告知

对方客户的秘书本公司的明天行程安排。

7.2接待第二天

7.2.1早餐

（1）客户可选择在酒店用早餐，早餐配备有西式早餐、中式早餐，还有湘

潭的一些特色早点。

（2）客户不想在酒店用早餐的，安排人员陪同客户去周边的特色早餐店用

餐。

7.2.2召开第一次会议

（1）本次会议召开的最终目的是为了了解到三方的合作期望值，以及三方

合作的诚意。

（2）接待组和宣传组提前在会议室摆好需要的饮用水，摆放好桌椅和绿植，

调节好空调的温度，确保设备是否可以使用，准备好备用的会议室，避免意外

情况。

（3）由华菱湘钢本次项目的工作人员，展示工厂的工作部分流程图，演讲

PPT。

（4）华为及湖南移动的工作人员提出自身对于合作的想法及要求。

（5）三方了解各自合作的一个契机，以及所合作的条件，进行初步的沟通。

（6）会议后邀请对方到公司食堂就餐，提前让食堂备好工作餐。

7.2.3工厂参观，寻求意向合作

（1）行政部经理协同，向华为、湖南移动两方展示工厂的基本操作，派出

以“七一勋章”“全国十大杰出工人”获得者艾爱国为代表的人物，介绍工厂的

部分操作。

（2）向对方展示公司的实力，分发图表展示图和文字资料：工厂自成立以

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来，不断学习进步，且取得了许多的优秀成果，湘钢的产品应用广泛。在深中

通道、港珠澳大桥、上海中心大厦、北京大兴国际机场、俄罗斯亚马尔等多个

“超级工程”中，都有湘钢的身影。

（3）华菱湘钢代表人物表达自己的未来意向，希望与华为与湖南移动建立

合作，实现网络化工作，推进5G、人工智能、工业互联网等新一代信息技术与

生产现场高度融合，让中国的钢铁产业不断跟进时代，进行技术性创新，加强

重工业的建设。首先，借助华为的网络数据技术，缩短工时，实现自动化，实

现轧钢生产的数字化、智能化、自动化迈上新台阶，不仅使操作更简单、更智

能，也让管理更集约、更高效；其次，借助湖南移动先进的网络技术，保证工

作正常的运行，避免传统工作突然暂停，延误工时，浪费资源。

（4）让对方看见本公司合作的诚心和决心。三方的合作将获得巨大的收益，

有一个长期合作的预想。本公司有绝对的信心可以使三方达成良好合作。

7.2.4晚餐

（1）由接待组派商务车在工厂外等候，送上车后，继续由跟车的接待人员

负责，询问是否有其他需求。

（2）饭店就餐，提前选择好饭店，订好包厢，接客户就餐，就餐后，送客

户回酒店休息。

7.3接待第三天

7.3.1早餐

（1）接待组向双方公司负责生活起居的工作人员发送信息，确认早餐时间

及地点，是在酒店就餐还是需要出门就餐，满足客户的具体需求。

（2）依据客户的饮食习惯，了解需要哪种品类的早点，准备湘潭特色米粉

等多种早点。

7.3.2召开第二次会议

（1）保卫组、接待组、宣传组提前好布置好会议现场，在会议室摆好需要

的饮用水，桌椅及绿植，调节好空调的温度，确保设备是否可以使用，准备好

备用的会议室，避免意外情况。

（2）前期已经介绍了本公司合作的诚心，此次通过进一步的沟通，达成合

作的意向。

（3）询问对方的想法，对于本公司还有何问题，都一一进行回答讲解。

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（4）再次表明自己的中心思想：期望以此次参观为契机，集中各方资源力

量，后续能够实现合作，形成支撑华菱领先半步、长远发展的“信息技术+智能

制造融合发展规划”全局协调方案。

（5）客户离开后，清理好现场的卫生，共同享用工作餐后，外场的接待组

送客户回酒店。

7.3.3欢送仪式

（1）由宣传组成员通知客户参加欢送会的具体时间和具体位置。布置好场

地，摆放好桌椅和绿植，准备好饮用水和精美的礼品、小甜品。

（2）欢送会由行政部经理讲话，感谢两方公司的莅临，再由对方公司发表

此次感想。

（3）赠送代表本公司的礼品，再次感谢各位客户的到来，由行政部经理送

别客户离开场地。

7.3.4送站

（1）客户收拾好自己的行李，整理好一切后，由本公司宣传组和接待组通

知商务车到位，送华为、湖南移动的客户到达高铁站，路途中询问有何不适。

（2）清理好现场物资之后，及时归还物品，记录到位。

（3）与各部门沟通，做好后续的安排。

8.经费预算

表2经费预算表

活动支出明细数量总金额（元）

餐饮4次3060

交通1000

酒店住宿2晚