东莞市精宏木艺有限责任公司办公用品采购业务财务融合流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 东莞市精宏木艺有限责任公司简介 东莞市精宏木艺有限责任公司办公用品采购业务财务融合流程设计东莞市精宏木艺有限责任公司简介东莞市精宏木艺有限责任公司成立于2001年12月，该公司位于广东省东莞市大岭山镇矮岭冚村，这里被称为世界上最大的家具出口地之一，工厂面积五千平方米，公司现有员工已经超过了600人；是一家以木艺制品为主的公司，主要制作纯木制手机壳、音响、茶几以及欧美式古典浴室柜产品的设计，所选主材均为上等花梨木、枫木、樱桃木、红橡、白杨等比较名贵树木。该公司信守精益求精、顾客就是上帝的理念，精心做好各项工作，精宏木艺有限公司在市场上不断开拓进取，深得顾客的喜爱，并且该公司已经通过木制品欧盟准入最高认证。东莞市精宏木艺有限责任公司办公用品采购管理现状、存在问题及产生原因分析办公用品采购现状由于我们国家经济的高速发展，办公用品行业也像雨后春笋般开始在市场中兴起，市场上的办公用品主要可以分成两大类：低值消耗物品和高值管理用品。高值管理品主要是一些常见的电脑、打印机、空调等设备。低值易耗品主要有水性笔、便利贴、复印的纸、垃圾袋等日常消耗量较大的用品，并且该公司各部门均是自己采购供自己部门使用，以至于采购成本耗费多；其次办公用品的采购规模较小、采购起来非常零散且频率较高，以至于办公用品的供应和采购非常的不方便，需求分散，同时办公用品是公司费用支出中必不可少的一部分，但又存在很大程度的浪费，所以该公司每年的办公用品采购成本高。办公用品采购存在问题分析由于互联网和线上购物的迅猛发展，传统的办公用品的采购模式还存在诸多缺点，比如互联网采购方便、不用去市场采购；还有部分采购人员素质低下，线下采购可能存在中饱私囊和公买私用的问题；由于管理模式传统、简单，致使监管的不恰当；由于是各部门自采自用，还存在报销分散的问题；而且线下采购，很多小规模纳税商铺无法开出增值税普通发票，以至于部分进项税额无法充分抵扣，从而增加了企业的成本。管理模式简单针对该企业而言，各部门办公用品各自采购，导致了无法正确监管的问题，管理模式简单，采购人员根据需求去进行采购，当时缺什么就派人去买什么，没有合理的计划和安排，甚至有时候因为急用，随意差遣员工去购买，缺乏采购和使用的程序性；不存在办公用品采购入库、使用出库的规范的流程；没有严格的管理制度，一方面，随意采购和使用会导致办公人员出现腐败的问题；另一方面，部门主要负责人对办公用品的使用漠不关心，对办公用品的使用效率不关心，对其使用状况没有进行有效的监督和管理，使得员工可以随意使用办公用品，还因为该企业是一个较为年轻的企业，大部分办公人员都是90后，他们生活质量相比以前有了很大的提升，节约意识薄弱，造成了严重的浪费。传统采购模式存在弊端伴随着互联网时代的到来，线下采购涌现出诸多弊端，大多数线下门店都是一经售出，概不更换，但是还存在部分低值消耗办公用品质量不合格，令其无法充分使用，还有一个就是线下采购，很多商铺都不能开增值税专用发票，导致税额不能充分抵扣，线下采购办公用品也很零散，没有固定的购买场所，不能打折和享受优惠；线下采购需要耗费人力、物力、财力，会增加交通运输成本，选购还需要时间，会增加人力成本；一方面采购结束后很多的办公用品堆积如山浪费严重，另一方面也不利于办公用品的及时领用；除此之外还会造成单据的填写复杂繁琐，由于办公用品的采购规模小，也不方便编制采购计划；另外涉及的票据账单众多，比如发票、凭证等，也不易于保管；线下采购还有可能会形成应付账款，导致企业负债增加；办公用品采购使用部门分散的采购方式，这种采购方式存在诸多弊端，办公用品质量难以保障、后勤服务工作的难度也会增大、也有可能发生趁机购买私人用品、虚开多购、索要回扣等不良现象，违反了采购的原则，滋生腐败行为为。清算办公用品库存不能到位对于该公司而言，对低值消费品和办公用品的库存不存在合理的统计分析，大多数时候只是依靠办公室工作人员进行简单的估算；导致资源无法优化使用，一方面，可能形成了买多了要用了找不到；另一方面，也存在某些物品少买了，需要用的时候没有，导致单位许多日常的工作不能正常的进行，降低的工作的效率。东莞市精宏木艺有限责任公司办公用品采购业务财务融合流程设计问题解决方案加强对办公用品的监管公司设立了专门的部门，加强对办公用品的管理，对办公用品的使用与监督进行有效地管理，派专人每月定期检查高值办公用品的完好程度（如电脑、投影仪、空调、打印机），每一个贵重的用品都有各自的负责人，秉持“谁受益，谁承担”的原则，如大家都受益的空调，则安排该部门经理负责；其次低值消耗品（如签字笔、A4纸、计算器等），每月每部门规定领取数量，领取时需要填写领用单，还需要经过部门的主管和经理签字确认后才可以领取。各部门设立办公用品档案由行政部门的工作人员定期检查办公用品的使用情况，通过建立办公用品档案进而分析和统计出每个月需要的办公用品数额，至少应该提前半个月上报给公司采购部门，由办公室统一列报给总经理批准，进行统一的购买；制定了一系列相关制度，能够管理起来更加便捷，使用起来更加方便。加强企业内部控制制度对办公用品的使用环节加强控制管理，定期或者不定期进行盘点，对办公用品的使用进行全方位的监督与控制，根据每个部门当月的使用情况和上月剩情况进行实地盘点，如果数目一致就奖励，如果实际数量少于账面数量进行惩罚。培养员工的节约精神首先应该加强对员工的日常监督与管理，但这只能在一定程度上提高低值易耗品的使用效率，因此，要想进一步提高资源使用率还要从文化上对员进行熏陶，可以进行一些和节约有关的讲座、趣谈会、分享会等，将一些优良习惯和作风潜移默化进他们的日常工作中；另一方面，可以进行奖惩制度，将一些浪费严重的情况计入年终考核，比如和他们年终奖的多少有一定的关系，这样就自然而然会引起员工的重视；对于不重视不节约的员工进行批评和教育，利用员工的习惯培养其节约的意识。互联网采购业务财务融合流程设计随着互联网和网络购物的快速发展，线上采购也越来越方便，互联网采购基于线上模式，可以避免诸多弊端，安排固定的采购部门进行统一集中的线上采购。企业要根据办公用品档案，来计算出办公用品的历史采购数量，从而编制企业一年度内需要的办公用品种类、数量。互联网采购比如在某宝无论金额大小都可以开发票，节省了成本，除此之外，一般的，商家都是包邮的，还节约了运输成本，在线上选购货比三家也不会觉得尴尬，售后服务也可以得到保障。可以先根据档案编制需求计划、然后固定的采购人员登录电商平台、接着对办公用品进行筛选、对挑选觉得合适的商品加入购物车提交并购买、对订单进行审核、审核无误的订单卖家将进行发货快递员进行配送、收到物品之后确认完好无损之后进行签收、第三方平台将把钱打至卖家账户、然后就可以索要发票。具体的电商平台采购业务财务融合流程设计图如以下表1所示。表1电商平台采购业务融合流程设计序号操作步骤职位操作内容1核对采购订单采购员确认核对采购订单详情，联系卖家2审核并打印发票采购员确认收货后申领发票，并打印出来交给出纳3编制记账凭证出纳根据收到的增值税专用发票，编制记账凭证；，将编制完毕的记账凭证及附属的原始凭证交给财务部经理审核，然后交给会计登记明细账4审核记账凭证财务部经理根据原始凭证审核记账凭证，确认无误后，在记账凭证上签字5登记明细账会计根据审核无误的记账凭证登记明细账合约或招标采购业务融合流程设计合约采购业务财务融合流程设计企业选择与固定的供应商进行合作，对供应商的应该进行严格的筛选，合理的规避采购过程中一些低质量、高价格、供货不及时的供应商，选择与高质量、价格实惠、供应及时的供应商进行合作，与选好的供应商签好合同，签好合同之后商家提供其商品信息、企业工作人员进行查看和选购、将想要购买的商品加入购物车，点击“下达订单”，将购物车的商品生成订单并提交；待部门负责人进行审批确认无误后商家开始配货，具体的合约采购财务业务融合优化设计流程设计图如下图2所示。图2合约办公用品采购业务融合流程设计图招标采购业务流程设计除了合约采购之外，还可以进行招标。招标是进行大宗商品交易时，公布需要的标准和条件，招人承包。需要将的商品的品种、数量以及相关交易条件在招标之前提出来，邀请卖方在规定的时间和地点参与投标。首先要根据采购计划编制招标文件，招标文件在发出去之前要先给公司领导人员审批，等招标文件定稿之后再将其报给市里的采招监管局，等备案之后才可以发出招标公告和邀请其他公司进行投标，还要通知公司一些重要部门和主要领导人进行开标和评标，招标负责人根据评标报告来确定中标人选，确定中标人后还要在公司和相关网站上进行公示，公示确认无异议后，方可向中标人发中标通知书，同时要将中标结果告诉给所有的投标人，最后但同样重要的是编写采购报告。具体招标采购业务流程设计图如下图3所示。图3招标办公用品采购业务融合流程设计图招标采购账务处理（1）发出投标邀请发生的费用借：银行存款贷：管理费用—招标服务费（2）确定中标后付定金给中标方借：预付账款贷：银行存款（3）支付完剩余金额，收到货物借:管理费用—办公费贷：银行存款结束语本毕业设计针对东莞市精宏木艺有限公司内部，办公用品采购管理所产生的一系列问题进行了详细的分析，我认为实行电商化采购有利于节约企业的采购成本、发挥企业效益最大化原则、可以加强对采购过程的监控、使企业办公用品采购程序更加规范；可以很好地降低企业采购的风险；但是由于该公司长期形成的各部门分散采购的不良习惯，可能该过程实施起来不会那么简单，但是我坚信这是信息化的时代、互联网的时代，企业电商化采购正在给办公用品行业带来新的机遇和挑战，我们还需要不断地探索与成长。参考资料[1]黄立国，雷涛.完善基层气象部门办公用品采购管理的思考[J].湖北气象，2006，