敖东药业有限公司采购流程优化设计方案

湖南商务职业技术学院毕业设计敖东药业有限公司采购流程优化设计方案1敖东药业有限公司简介及采购成本数据1.1敖东药业有限公司简介敖东药业集团股份有限公司前身为的国营延边敦化鹿场，1981年正式成立。1993年3月经过省卫生改革委员会批准更名为敖东药业集团股份有限公司。目前，敖东药业除从事制药、销售、保健品外，涉及多元化经营。1.2敖东药业有限公司采购成本及数据1.2.1敖东采购成本构成表1敖东药业公司采购成本结构表TOC构成采购成本科目计算方法采购价格采购价格总采购价=采购单价*数量订货成本订货办公费按采购量和实际发生办公费计算每吨办公费用报关费用报关费用=吨单价*数量运输费用运输费用=吨单价*数量开信用证费开证费=（合同总金额*0.015%+手续费）*笔数持有成本仓储费用仓储费用=标准日仓储费*平均库存水平资金成本资金成本=平均库存水平*库存价格*收益率采购管理成本工资及奖金每年调薪后确定采购人员工资总额折算价格行情费按每种单体年度购买价格计算供应商管理费供应商管理费（搜源、供应商审核、供应商培训等）按实际发生计算其他其他成本按实际发生成本计算备注（1）采购价格采用CIF术语，为不同供应商的年度平均价格；（2）敖东药业公司，质量成本归集后入制造费用，此表未单列质量成本；因来料检测不合格导致的供应中断产生的损失计入断料成本；1.2.2敖东2015年采购成本数据表2为敖东2015年采购成本各项数据表。表2敖东2015采购成本各项数据表金额占采购成本比重采购材料费用380，214，345.8952.49%订货成本113，144，371.9315.62%持有成本191，736，973.4426.47%采购管理成本23，034，513.623.18%其他16，225，569.342.24%数据来源：敖东财务数据整理图12015年采购成本各项数据比重图从上图1来看，在采购成本的各项数据中，原始材料费用占到采购成本费用的52.49%，仍然是采购成本的大头。其中持有成本占到26.47%，也就是说仓储费用位居第二，采购管理流程传统落后，库存太多，造成不必要的浪费。该公司整体的采购成本比重超出行业水平，企业对采购成本信息管理系统的使用相对落后，所以此次毕业设计尝试对吉林敖东药业的采购流程进行优化。2敖东药业有限公司采购流程管理存在的问题2.1采购业务流程存在的问题敖东药业企业在采购流程方面还存在着如下一些问题：2.1.1采购效率较低敖东药业的采购流程相比于其它企业比较比较传统、落后，造成采购效率低下，敖东药业采购流程图如下：采购申请采购申请经理审批寻找供应商审核验收支付款项商品入库图2敖东药业采购流程图2.1.2各部门信息难以共享及滞后采购部门与仓库部门没有办法及时共享库存信息，采购部门为了防止药品供不应求，采购人员在采购药品时时常会多采购一点，这样非常容易造成库存积压，还不利于企业资金周转。2.1.3物料采购方法问题敖东药业采购部仍采用传统的“货比三家”与多家供应商进行比价等传统的物料采购方法，以最低的价格去选择供应商，耗费时间长，工作效率低，还容易出现滥竽充数，供货不稳定的现象，这样子不利于采购部门采购。2.1.4缺少监管和质检环节整个采购流程的决定权全部集中在总经理，缺少人员监督，采购员缺乏科学判断依据，质检环节缺失，容易造成鱼目混珠，供应商货源不稳定的现象。2.2采购信息化管理存在的问题企业采购实质上是和供应商进行买卖交易，利益往来的的行为，不过传统固有的采购过程是一个重要信息不透明，重要信息差异化，信息不对称的竞争过程，企业采购部门为了更多的降低采购成本，供应商为了得到更多的合同和效益，会故意隐藏某些相关信息，这样会让采购、供应双方的得到的信息产生偏差，在后期的合作过程中，往往会出现许多矛盾和问题，进而给企业的采购工作带来很多的麻烦，市场变化较快，采购方不能改变签订的合同，所以不能适应市场变化，导致采购方在需求减少时仓库库存过多，而市场需求增多时，仓库库存较少，供、需之间对市场需求的回应方式存在问题并且供、需双方信息交换处理不够透明，使得采购方和供应商来不及对市场变化作出反应。制药企业要想跟进时代步伐的必要条件是建立一个与管理一体化相适应的信息网络系统。目前，敖东药业的很多重要环节仍然是大多采用人工方式处理，信息处理方式过于传统落后，常常会造成信息传达不及时、造成内部信息混乱导致部分信息丢失等问题。当敖东企业数量越来越多时，仅靠传统落后的方式来管理企业的经济、物流、信息系统，必将给企业造成更大的困扰。2.3供应商管理存在的问题 （1）采购与供应商信息系统功能不完善，造成对供应商及其生产和产品状况并不太熟悉，导致在选择供应商和采购工作中处于被动状态，直接形成缺货供不应求，和库存积压落后，供过于求的两种情况。（2）需要建立科学且全面适合企业的供应商评价体系，采购部门对供应商的供货价格、质量的记录是评估供应商的主要判断依据，而让评估具有科学性、系统性和针对性就需要对众多的供应商进行分类、分析’比较和考察。（3）企业采购管理模式落后，采购人员从短期利益出发很多时候只是凭借采购经验，挑起供应商之间的价格战，不能很好的有效的长期的与供应商建立合作伙伴关系，与供应商之间仍然是传统意义上的买卖、竞争关系。(4）企业没有严格的对相关人员的综合素质能力考核，部分采购人员因为业务素质、职业道德品质等因素，对供应商的了解程度不深，不够理解供应商对于企业的重要性；供应商需要进行科学系统的分类管理，忽视了供应商的可靠性、质量保证能力、供应风险等因素；还会出现部分采购人员为了自身利益，与进货渠道不正规，供货没有保障下的小商小贩打交道，做出一些有损集体利益的事情。3敖东药业有限公司采购流程优化管理的完善措施3.1优化和改进采购流程敖东药业采购流程存在的弊端已阻碍了公司的发展，不能适应市场竞争的需要。因此，为了适应供应链管理要求，敖东药业必须合理科学的优化采购流程以提高在行业间的竞争力。3.1.1进一步完善企业自身供应链需要完善自身的内部供应链，在采购流程优化中最重要的采购部门需要加强强与企业市场部门之间的联系，使企业采购部门对所要采购的物资的市场情况有一个详细的了解；通过与企业质量检测部门的合作，加强企业各部门之间的联系和信息交换频率，能够保证企业在接收到供应商提供的采购物资并质量验收合格之后及时将货款打给供应商。6验收员根据收货单审核验收品种（验收时仔细核对单据）6验收员根据收货单审核验收品种（验收时仔细核对单据）7采购员入库核对品种数量，检查并归档8按验收报告单的仓位和仓储要求分别入位存放9质管部财务部监督定期对商品进行盘点检查，养护1寻求采购品种制定采购计化2采购员与品种商洽谈采购意向4业务部质管部总经理审批，质管部建立资料档案5采购员与供应商签订采购合同3质管员审核企业资质图3敖东药业采购流程优化图3.1.2进一步完善企业外部供应链通过对市场的调查能够及时掌握企业所处的经济环境的变化以及市场需求状况的变化，进而在一定程度上有效提升了企业对市场变化的响应能力。同时，企业需要加强与供应商之间的交流，这样能够有效提升供应商对企业的满意度，进而可以有效促使企业供应商为企业提供质优价廉的采购物资，从而使企业的采购成本降低。而加强与企业客户的沟通，能够使企业及时了解企业顾客的实际需求，提供满意的产品给顾客，从而提高顾客对企业的信赖程度，进而占据更多的市场份额，增强企业在行业间的核心竞争力。3.2建立和完善采购信息管理系统通过引进学习先进的信息化平台，不仅可以大力度的提高企业的业务处理能力、运作效率和提高管理的可靠度和精确性，并且可以将业务人员从繁琐的日常数据处理中解放出来，这样业务人员也有更多的时间和精力去做更有意义的事务，节省企业不必要的成本费用，在敖东药业信息系统平台搭建的同时，应采用分步实施的方法。先从核心业务模块的实施开始，分几个阶段实施系统中的其它业务模块，以提高系统安全性，在系统实施启动和建设阶段，需要敖东药业成立一个以总经理为组长，总工程师为副组长的公司信息化领导组，从组织机构上保证自己公司采购信息化建设的顺利进行，专职的信息管理小组包括相关业务人员，保证项目可以按时完成，有定期的审核与完善过程。表3采购管理系统表1多途径采购功能8业务流程设计2订单管理9业务资料联查3发票管理10多级审核管理4购货质检管理11代管业务管理5供应商供货管理12物料对应管理6集团内部采购业务13系统参数设置7报表查询功能3.3改进供应商管理3.3.1选择合适的供应商好的供应商不仅能为医药企业提供优质的原材料和周到的服务，还能够给医药企业节省很多采购成本，所以医药企业对供应商的选择有更高的要求。为了更好的选择供应商，具体可采取以下做法：（1）供应商考察。着重考察供应商基本概况、企业管理概况、质量保证体系、主要原料供应及用户、生产经营及财务信用情况等五个方面，根据考察情况做出评估。（2）供应商评估。评选小组对供应商的一般经营状况、生产能力、技术能力、管理能力之绩效、品质能力进行评估。根据调查结果，对不同等级的供应商进行初评。（3）设定评审项目的权数。评选小组分析各项目对于企业的重要性，最后评选小组分别给供应商打上相应的分数。（4）供应商评定。通过考查得出的结果，结合划分后不同等级的供应商和供应商的整体表现得分，考虑评选供应商，选出合格的供应商后，再经过企业的供应商管理委员会投票商讨确定最终的供应商名单。3.3.2建立完善的供应商管理体系（1）树立与供应商建立战略合作伙伴关系的双赢理念面对迅速更新的农产品原料供应市场和激烈的竞争市场，医药企业只有和供应商达成双赢的局面，医药企业与对供应链管理具有良好运营能力的供应商建立起长期紧密的合作伙伴关系，由供应商管理医疗企业的库存，通过减少牛鞭效应以降低供应商和医疗企业的运营成本，实现共赢。（2）供应商的分层次管理供应商需要紧跟时代步伐引进先进技术，切实提高自身的管理水平，树立良好的企业形象和信誉，为供应链联盟采购的实施奠定牢固的基础，可以通过平衡计分卡、二八法则、作业成本法等方法对现有供应商团队进行不同层次的管理。4结论采购流程优化对于企业来说是非常重要的，优化采购流程也是中国企业能够有效降低经营成本的一个关键途径。在面对国家对医药行业进行规范管理，已经对医药价格进行了两次调价的前提下，导致医药行业利润下降。而制药企业之间的竞争实质上是经营成本的竞争。身为医药行业成本的大头“采购管理成本”，而当前摆在医药行业面前一个重要的难题是怎么样进行更加科学有效的优化采购流程，达到利益最大化。而选择优质的供应商是对药业开发和采购管理的基本要求，所以企业有必要优化采购流程和建立科学合理的供应商管理综合评价体系，提高企业竞争力让企业在市场飞速变化的情况下能够站稳脚跟。