档案管理制度：文件编号制度

图纸编号规则

文件号：ZH/QE-C06-01

版本：A/0受控：

编制：日期：

审核：日期：

批准：日期：

2015-3-26发布2015-3-26实施

文件修订记录

变更前变更后

修订日期变更内容摘要修订者审核批准

版本版本

2015.03.26A/0初版发行

第1页共11页

一、目的

为规范图纸编号及图纸标题栏的编制方法，统一编号形式和标题

栏的使用，特制订本规定。

二、范围

本规定适用于公司以下图纸编号的编制和标题栏的使用：

1、零部件图纸

2、电气图纸

3、结构图纸

4、安装布置图

5、外来图纸

6、任务单

四、要求

1、每种产品、部件、零件的图纸应遵循“一件一号”的原则，

均应有独立的编号；

2、同一产品、部件及零件的图纸用数张图纸绘出时，各张图纸

号应相同。

3、通用件的编号可采用被通用件的图纸编号。

4、本公司出图的外购件、外协件，其图号由本厂给出；外购、

外协件由外购、外协单位设计出图要由公司技术质保部给予验证确

认，并给出公司内部图号。

5、产品开发中如出现零、部件相互借用时，图纸的编号应按最

先开发的产品图纸编号为准，借用关系应借用最先开发的产品，不准

间接借用。

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图纸分类代码用短横线隔开，用于同一项目中相同产品的不同图

纸中图号的区分，采用数字、字母或数字加字母的形式进行编号；图

纸序号用短横线隔开，编号从01开始，依次顺延。

图纸的初始版本号为A,第一次改动，其版本号为B,第二次改动

版本号为3依次顺延。（图纸版本号体现在标题栏内）

电气图纸编号示例：

ZH

图纸顺序号

图纸分类代码

产品类别代码

合同记录号

图纸年份

企业代号

2、结构图纸编号规则

结构图纸分为标准图纸和非标准图纸，标准图纸可以用于不同项

目相同产品的设计中，非标准图纸需要针对不同项目进行新的设计。

2.1非标准结构图纸编号按产品名称、零件、部件分类编号的

方法进行编号，分类编号其代号的基本部分由图纸识别号、分类号（产

品分类码）、大特征号（图纸分类代码）、小特征号（零部件图代码）、

识别号（零部件图顺序号）四部分组成。

图纸编号区位及含义

第4页共11页

1图纸识3特征号3特征号

区位2分类号4识别号

别码（大）（小）

图纸分类加产品类图纸分零部件零部件图

含义

企业代码别代码类代码图代码顺序号

图纸分类含产品合同记录编号和图纸年份，大特征号为图纸分类

代码，用短横线隔开，用于同一项目中相同产品的不同图纸中图号的

区分，采用数字、字母或数字加字母的形式进行编号；小特征号代码

为零件图代码LT、部件图代码BT,需用短横线隔开。产品类别代码

见表2o

表2产品类别代码

产品代号产品名称代号产品名称

GY高压柜PX低压派接箱

DY低压柜DL动力配电柜

XB箱式变电站DX配电箱

HW高压环网柜JX计量箱

零部件图序号部分需用短横线隔开，零件图编号从01开始，部件

图编号从00开始，依次顺延。

图纸的初始版本号为A,第一次改动，其版本号为B,第二次改动

版本号为3依次顺延。（图纸版本号体现在标题栏内）

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非标准结构图纸编号示例:

进行编号，分类编号其代号的基本部分由图纸识别号、分类号（产品

分类码）、特征号（零部件图代码）、识别号（零部件图顺序号）四部

分组成。

图纸编号区位及含义

区位1图纸识别码2分类号3特征号4识别号

企业代码加产品类零部件零部件图

含义

图纸年份别代码图代码顺序号

图纸分类含产品合同记录编号和图纸年份，特征号代码为零件图

代码LT、部件图代码BT,需用短横线隔开。产品类别代码见表3O

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表3产品类别代码

产品代号产品名称代号产品名称

GY高压柜PX低压派接箱

DY低压柜DL动力配电柜

XB箱式变电站DX配电箱

HW高压环网柜JX计量箱

零部件图序号部分需用短横线隔开，零件图编号从01开始，部件

图编号从00开始，依次顺延。

图纸的初始版本号为A,第一次改动，其版本号为R,第二次改动

版本号为C,依冽顺延。（图纸版本号体现在标题栏内）

结构图纸编号示例：

ZH15GY-LT01

5:零件4丁:部件+序号

产品类别代码

图纸年份

企业代号

3、安装布置图纸编号规则

布置图纸编号按项目分类编号的方法进行编号，分类编号其代号

的基本部分由图纸识别码、特征号（布置图代码）、识别号（布置图顺

序号）三部分组成。

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图纸编号区位及含义

区位1图纸识别码2特征号3识别号

图纸分类加布置图纸

含义布置图代码

企业代码顺序号

图纸分类含产品合同记录编号和图纸年份，特征号代码为：BZ,

识别号需用短横线隔开,编号从01开始，依次顺延。

图纸的初始版本号为A,第一次改动，其版本号为B,第二次改动

版本号为C,依次顺延。（图纸版本号体现在标题栏内）

布置图纸编号示例：

非本公司出的所有图纸统称为外来图纸，外来图纸按照接收时间

及外来单位代码组合方式进行编制，图号基本部分由外来图纸代码、

外来单位代码、顺序号、接收日期组成。

a、外来图纸编号构成:

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WL-口口□口□□-口口口口口口

接收日期

接收月份

接收年份

顺序号

外来单位代码

外来图纸代号

b、外来图纸编号示例：

WL-FQ01-150413

外来图纸-福清地产01号图纸，接收日期15年4月13日

5、任务单编号规则

任务单包括电气和结构任务下发单，按照合同号和不同专业组合

编号方式进行编制，图号基本部分由任务单代码、合同代码、专业代

码、顺序号组成。编号的基本部分由任务单识别码、特征号（任务单

分类代码）、分类号（产品分类码）三部分组成。

图纸编号区位及含义

区位1任务单识别码2分类号3特征号

含义任务单分类产品类别代码分类代码

任务单分类含产品合同记录编号（《技术部工作流程记录表》编

号）和任务单年份。分类代码用短横线隔开，产品类别代码见表4O

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表4产品类别代码

产品代号产品名称代号产品名称

GY高压柜（含环网）XB箱式变电站

低压柜、配电柜、

DYSG施工

三箱类

分类代码用短横线隔开，用于同一项目中相同产品的不同任务单

的区分，采用数字、字母或数字加字母的形式进行编号。

任务单的初始版本号为A,第一次改动，其版本号为B,第二次改

动版本号为C,依次顺延。

任务单编号示例：

RWD15001D-GY-01

分类代码

产品类别代码

专业分类（D:电气；J:结构）

合同记录号

年份

任务单代号

六、标题栏编制规则

1、每张图纸右下角必须设有标题栏，标题栏由名称及代号区、

签字区组成。各区的内容与尺寸见下图标准格式。

第10页共11页

146

7274

单位名称工程名称

oo设计批准图样名称

oo校对0期

留号

oo比例版本第张共张

16201620123527

2、标题栏的填写

2.1名称及代号区

a）单位名称：填绘制图纸的单位名称及代号；

b）图纸名称；填所绘制对象的名称，如原理图、布置图等；

c）图号：填所绘制对象的代号，由数字和字母组成。代号按照上

述图号规则进行编写。

2.2签字区

按设计、校对、批准、版本、比例、日期等，按照公司的审批程

序手续签字确认。

第11页共11页

拜登集团管理制度体系文件

文件编号：BDG1001-1

“管理制度体系文件”的编号、格式及要求

1.目的

1.1明确规定了整个集团各直属部门、各子公司的管理制度文件的编号方法、文

体格式、字体大小、修改版本及签发生效等行文、发文程序。

1.2完善整个集团公司的“管理制度体系”，提高整个集团公司的管理水准，改善

企业形象，促进企业发展“

2.范围

本规定适用于拜登集团各直属部门、各子公司。

3.定义

3.1管理制度体系一一即由一整套完整组合的制度管理文件所组成的体系。

3.2建立管理制度体系一一制定和修改制度管理文件的过程，就是一个建立和完

善管理制度体系的过程。

4责任

4集团各直属部门、各子公司的总经理（或其代理人），负责本部门、子公司

的“管理制度体系”的完善工作。

4人资中心负责整个集团的“管理制度体系”的完善工作。

5.程序

5.1文件的编号方法

5.1.1集团总部各直属部门（见7.1）颁布的制度管理文件。

文件编号由八位组成（见下图）,第一、二位代表公司，用字母BD表示；

第三位为部门代码；第四位为文件类别号；第五、六、七位为文件流水

号（用数字001〜999表示）；第八位为版本号（1为原版，即第1次颁

布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。

百回口□□□口-□

-------I版本号

流水号文

件类别

直属部门代码

公司简称

5.1.1.1直属部门代码表

直属部门包括相关部门代码

总经办G

集团人资中心人资部门，行政部门H

集团财务中心F

集团采购中心P

集团运营中心0

集团市场中心M

集团品牌中心品牌公关，市场活动&ITB

集团营销中心S

5.1.1.2文件类别表及适用范围

文件类别执行范围

1整个集团范围内执行的文件

2集团部分范围内执行的文件

3本直属部门内部执行的文件

5.1.1.3流水号：颁发文件的顺序号。

5.1.1.4版本号：该文件的颁发版本次数。

如：BDH1007-1,表示集团人资中心颁布的、要求在整个集团范围内执行的、

第1次颁布的新文件，文件序号为007o

5.1.2子公司颁布的制度管理文件。

文件编号由十位组成（见下图）,第一、二、三、四位代表子公司；第五位

代表子公司内部各部门；第六位为文件类别号；第七、八、九位为文件

流水号（用数字001〜999表示）；第十位为版本号（1为原版，即第1

次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。

□□□□□□□□□

流水号

文件类别

部门代码

子公司简称

5.121子公司代码表

子公司子公司简称代码

青岛拜登置业有限公司拜登置业BDZY

上海方索酒店管理有限公司方索酒店FSJD

5.1.2.2子公司部门代码

部门代码

市场开发&加盟部门M

运营部门0

业主客服部门S

品牌中心B

工程中心E

5.1.2.3文件类别表

文件类别执行范围

1整个子公司内部执行的文件

2子公司内部部分范围内执行的文件

3子公司部门内部执行的文件

5.1.2.4流水号：同5.1.1.3。

5.125版本号：同5.1.1.4。

如：BDZY01009-1,表示青岛拜登置业有限公司运营部门颁布的、要求在整个

青岛拜登置业有限公司范围内执行的、第1次颁布的新文件，文件序号为

009o

5.2文件的制定和签发程序

521文件制定人。所有制度以部门为文件制定人。要根据5.1的规定，对文件

进行编号，同时还要按照5.4规定的文件格式要求，进行或安排文件的打

印.

522文件审核人。对于整个集团或子公司范围内发布的制度，由集团总经理最

终审批。对于各部门内部制定的制度，由部门负责人审核。文件制定人

一旦完成了文件的制定T作后，应交由文件审核人对文件进行审核.审

核内容主要是：

5.221文件编号是否正确。

5.2.2.2文件格式是否正确。

5.2.2.3文件内容及语言表述是否达意。

5.2.2.4是否与上一级部门颁发的文件存在冲突。

522.5语法及错别字等。

5.2.2.6其它。

5.3文件的修改

◎…M——

5.3.1当公司的组织管理结构作出了重大调整;或文件的内容已经不符合目前的

实际运作情况时,该文件就有需要进行修改。

5.3.2文件的修改，应该由原来的部门或由相同功能的部门（即当原来的部门已

经撤消时），并由相同职别的人来修改。

5.3.3文件的修改和签发程序见5.2o

5.4文件的发布

所有文件的发布同意通过0A进行，0A上的制度只可以查阅不可以复制

或下载。文件的发布应制定执行范围，发布范围内的员工有权限查询相关制

度。

6文件的格式要求

6.1内容项目

6.1.1目的--必须充分阐明制定该制度管理文件的目的和用意。

6.L2范围--必须明确规定该文件的执行范围。

6.1.3定义一一对文件中出现的专业术语或可能让人产生异议的特殊语句，进行

意义上的规定。让人正确理解文件的含意（本条可视实际情况而定，不作硬性

规定）。

6.1.4责任一一制度管理文件，一般都是针对人的行为来制定的。它规定或约束

了各级员工对公司有影响的相关方面的行为。这些行为由谁去做，由谁去管，

一定要在文件上明确规定。

6.1.5程序一一这是文件的核心。就是详细描述并明确规定这些行为的正确的步

骤和方法，确保行为所产生结果的正确性。到后人均可完成同样任务并到

同样结果的目的。

6.1.6附件一一用以补充说明正文内容用的图表、表格或样板等（本条可视实际

情况而定，不作硬性规定）。

参考资料•一需要引用的文件名称或提供索引（本条可视实际情况而定，不作

硬性规定）。

6.2字体及格式

6.2.1文件的表头“拜登集团有限公司管理制度体系文件”，用仿宋体+小二+加

粗。

6.2.2“文件编号”，用仿宋十四号。

6.2.3文件的标题，用黑体+G三十加粗。

6.2.4正文的小标题，用黑体+小四。

6.2.5正文，用仿宋+小四。

6.2.6正文的行距，为1.5倍行也。（见6.1）

制定:集团人资中心

审核:集团财务中心

集团总经办

2017-01-17发布2017-01-17执行

页码1/4

红河千山生物工程有限公司

标准管理程序

颁发部门：标题：颁发日期：

质量管理部年月曰

乂狮节、世平节

编号及修订号：生效日期：

编制程序

SMP-WJ01-02年月曰

编写人：审核人：批准人：

编写日期：年月日审核日期：年月日批准日期：年月日

分发部门：公司各部门

1目的

制订文件的系统编号、版本号，以便于识别、控制及追踪。

2适用范围

适用于本公司内所有文件。

3职责

公司文件起草、修订负责文件的编号、版本号。

4程序内容

4.1文件的编号格式：

文件类别+分类代号+文件序号

4.1.1文件类别按文件性质分为三类，用英文缩写表示。即：

标准管理程序：SMP

标准操作规程：SOP

专用技术标准：QS

4.1.2分类代号

分类代号的组成，文件分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写+用2位数字代

表的细分类别的顺序号。

4.1.3文件序号

用两位数字表示。

4.2文件版本号格式

4.2.4文件版本号代表文件的变更情况，以便对文件的任何变更进行记录追踪，用一个字

母“B”加两位数字表示。

例如：B00一表示该程序为新起草的程序。

B01一表示该程序为第一次修订后的版本。

B02一表示该程序为第二次修订后的版本。

文件版本号：BOO页码：2/4

以此类推。

4.3各类文件分类名称、文件分类代号、细分的顺序号

4.3.1标准管理程序(SMP)

序号文件分类名称文件分类代号备注

JG

1机构与人员01：岗位职责02：人员培训

RY01〜04

03：人员健康04：人员聘用

2厂房、设施、设备管理SB01

3物料管理WL01

4卫生管理WS01

5验证管理YZ01

6文件管理WJ01

7生产管理SC01

8质量管理ZL01〜0201：实验室管理02：质量保证

9销售管理XS01

10用户投诉与不良反应管理TB

11自检ZJ

4.3.2技术标准(QS)类别

序号文件分类名称文件分类代号备注

1工艺规程GY01

2原料质量标准YL01

3辅料质量标准FL01

4成品质量标准CP01

5工艺用水质量标准GYYS

6包装材料质量标准BZ01

01公用系统设备验证文件02关键设备验证文件

7验证文件YZ01-0503关键设备清洁验证04生产工艺验证文件

05检验方法的验证

文件版本号：BOO页码：3/4

4.3.3标准操作规程(SOP)o

序号文件分类名称文件分类代号备注

01公用设备标准操作规程

02提取设备标准操作规程

1设备标准操作规程SB01〜04

03生产监控仪器标准操作规程

04实验检验仪器标准操作规程

01人员、物料、器具等卫生管理制度

2卫生管理WS01-0302公用系统设备及厂房设施清洁程序

()3前处理、提取车间设备清洁程序

3生产岗位操作规程GX0101提取车间

01原料标准操作规程

02辅料检验标准操作规程

03包装材料检验标准操作规程

4质量标准操作规程ZL01-0704成品检验标准操作规程

05工艺用水检验标准操作规程

06质量检验方法标准操作规程

07取样标准操作规程

4.3.4举例

SMP-ZL02-16：此文件编号代表标准管理程序中质量管理第二类16号新颁布文件。

S0P-SC01-03：此文件编号代表标准操作规程中生产标准操作规程第一类03号新颁布文

件。

4.4记录的编号格式：

R+文件分类代号+表格序号

4.4.1分类代号

分类代号的组成，表格分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写。

4.4.2记录的序号

用两位数字表示。

4.4.3记录的版本号

同4.2.4项。

4.4.4各类记录表格分类代号、细分的顺序号：

文件版本号：BOO页码：4/4

序号分类代号表格序号备注

1人员RY01-

2厂房、设施、设备管理类SB01-

3物料管理类WL01〜

4卫生管理类WS01〜

5R验证管理类YZ01-

6生产管理类SC01〜

7文件管理类WJ01〜

8QA01〜

质量管理类

9QC01-

10销售管理类xs01〜

11用户投诉与不良反应管理类TB01〜

4.4.4举例

R-WL-O1：此表格编号代表物料管理类序号为01的记录表格。

4.5批生产记录的编号格式：

BPR+产品分类代号

4.5.1BPR为批生产记录(BatchProductionRecord)的第一个大写英文字母。

4.5.2产品分类代号

产品分类代号的组成，产品分类名称第一个字的汉语拼音第一个大写字母和2位数代表

的细分类的顺序号。

4.5.3版本号

同4.2.4项。

4.5.4举例

BPR-C01：此表格编号代表第一类产品的批生产记录表格。

文件编号原则

一般公司这样编号：

一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号

二层文件：程序文件公司英文缩写+QP+序列号/版本号

三层文件：作业指导书公司英文缩写+WI+部门编号+序列号/版本号

四层文件：记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号

一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX-QM-001

QM质量手册文件

QP程序文件

WI三级文件WI-SOP产品作业指导书WI-SIP检验类作业指导书

QF四级文件记录表单类

写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子？

如何编写质量体系文件

一.质量体系文件的作用

1.质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。

2.质量体系文件是质量体系审核的依据。

3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据。

4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。

二.质量体系文件的层次

第一层:质量手册

第二层:程序文件

第三层:作业指导文件，通常又可分为：

第四层:质量记录表格

三.编写质量体系文件的基本要求

a)系统性

b)符合性

c)协调性

四.编写质量体系文件的文字要求

a)职责分明，语气肯定

b)结构清晰、文字简明、文风一致。；

c)遵循'最简单、最易懂”原则编写各类文件；

五.文件的通用内容

a)文件名称、编号；

b)受控状态、版本号、分发号

O编制、审核、批准；

d)生效日期；

六.质量手册的编制

a)质量手册的常见结构：

I封面

一公司的名称；

一手册标题；

一文件编号、手册版本、受控章及分发号；

一起草人、批准人签名、生效日期；

I颁布令

一以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准

发布和实施。颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日

期。

I手册说明(适用范围)

一适用的产品；

—生产该产品的组织领域或区域；

一手册依据的标准；

I手册目录

一列出手册所含各章节入题目。

I修订页

一用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。

I定义部分(如需要)

一首先使用国家标准中的术语定义;

—对特有术语和概念进行定义。

I组织概况（前言页）

一公司名称，主要产品；

一业务情况、主要背景、历史和规模等；

一地点及通讯方法。

一组织结构图

I组织的质量方针和目标

—组织的质量方针与质量目标；

一最高领导签名。

I支持性资料附录

如:程序文件一览表

其编号方式为附录A、附录B,以此顺延。

I质量体系要素描述

-质量体系要素描述的原则；

1.符合所选定的标准的要求；

2.符合实际运作的需要。

3.职责落实

4.满足相关法规要求、合同要求。

一质量体系要素描述各章的结构和内容

目的一阐明实施要素要求的目的。

适用范围一阐明实施要素要求适用的活动c

职责一阐明实施要素要求过程中所涉及到的部门或人员的责任。

实施概要一阐明实施要素要求的全部活动原则和要求。

相关文件一列出实施要素要求所需的各类文件。包括：

程序文件、作业程序、技术标准及管理标准；

七.程序文件的编制

1.程序文件描述的内容

往往包括5W1H:开展活动的目的（Why）、范围；做什么（What）、何时（When）

何地（Where）谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进

行控制和记录（How）等。

2.程序文件结构（参考）：

--封面

-正文部分：

-——1.目的

-2.范围

一…3.职责

……4.程序内容

-----5.质量记录

-6.支持性文件

-一一7.附录

3.程序文件内容概述

n封面:程序文件封面格式类同质量手册。

n正文：

一目的:说明为什么开展该项活动。

一范围:说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动..）范围。

-职责:说明活动的管理和执行、验证人员的职责。

…程序内容:详细阐述活动开展的内容及要求。

-支持性文件:列出支持本程序的第三层文件。

一质量记录:列出活动用到或产生的记录。

-附录:本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录A、附录B,以此

顺延。

4.IS09001:2000明确要求的程序文件：

I文件控制程序

I质量记录控制程序

I内审控制程序

I不合品控制程序

I纠正措施控制程序

I预防措施控制程序

5.程序文件示例

内部质量审核控制程序

1.目的

通过实施内部质量审核来确认质量体系的符合性和有效性，以便持续改进体系。

2.适用范围

适用于本公司质量体系所覆盖的所有部门工作审核。

3.职责

3.1管理者代表负责策划内审活动并任命审核组长

3.2审核组长负责制定内部质量审核计划并负责组织相关人员组成审核小组实施

审核活动。

3.3各部门负责配合审核小组对本部门质量活动进行审核。

4.工作程序

4.1内部质量审核活动是本企业一项定期举行的、正式的质量管理体系审核活

动，每年举行两次，上下半年各一次。管理者代表可视下列情况增加审核次数:

I质量方针、质量目标变更

I管理机构变更

I客户有较严重投诉

I质量体系运作中有较严重的异常情况

4.2审核对象为本公司质量体系所覆盖的所有部门，审核小组成员由内部质量审

核培训合格取得资格的人员组成，审核员与被审核的质量活动不得有直接的责任

关系。

4.3审核前准备

4.3.1管理者代表策划内审时机，任命审核组长组织内审组实施审核活动。

4.3.2审核小组责在审核之前一个月提出内部质量审核计划报管理者代表审批。

获得批准后，审核组在审核前两周将审核计划正式递交有关部门准备。

4.3.3审核组根据审核计划制定检查清单，必要时对体系文件进行审核。

4.4审核实施

4.3.1见面会:现场审核活动开始前由审核组与各相关部门主管开一个简短的见

面会，对本次审核的事项进行交代和再次确认。

4.3.2现场审核

4.3.2.1现场审核应在被审核部门负责人在场情况下进行，审核应尽可能不影响

被审核部门工作的原则进行。

4.3.2.2审核员通过提问、观察、抽查记录、检查或检测产品等方法对体系4.3.2.3

审核员应以下述规则判断不符合项：

A:严重不符合项——质量活动严重不符合ISO-9002标准要求或可能导致系统

失效。

B:轻微不符合项一与质量体系标准要求轻微不符合。

C：观察项一程序文件实施没能取得预期效果和需引起注意的某项活动。

4.32.4现场审核结束后审核组开一个小结会对审核情况进行交流和汇总。

4.4总结会：

现场审核结束，审核组长负责召集审核组成员及被审核部门负责人召开审核总结会

O

a.审核组长报告本次审核情况；

b.被审核部门确认不符合项及观察项

c.双方确认纠正不符合项所需的时间。

4.5实施纠正及跟踪验证

4.5.1《不符合项报告》中所指出的存在问题，由责任部门主管负责依据《纠正

和预防措施控制程序》组织制定相应纠正和预防措施并记入《不符合项报告》中。

4.5.3审核组成员按期对纠正措施的实施情况跟踪验证其有效性。发现问题应及

时与部门主管进行沟通处理。

4.5.4跟踪验证结束后，审核组组长整理资料完成《内部质量审核报告》，审核

报告应包括完整的《不符合项报告》和《观察项报告》记录。并将其提交给管理

者代表审批。

4.4.5审批后，审核组长将本次内审的所有文件、资料汇总交文控室存档。

5.相关文件

5.1《纠正和预防措施控制程序》

6.质量记录

6.1《内部质量审核计划》

6.2《内部质量审核报告》

6.3《不符合项报告》

6.4《观察项报告》

6.5《内审核查表》

6.6《不符合项分布表》

«74仝议分利志》

A.第三层文件的编制要求

1.应符合“三”、“四”、“五”条款要求；

2.正文格式随文件性质不同而采用不同格式。可行时，可适当参考程序文件格式；

九.质量记录表格

1.对标准提到的21处记录要评审是否必须采用；

2.表格应规范，统一风格

3.表格内容应充实，填写的内容有针对性

十.质量体系文件的编号（示例）：

1.体系文件根据发放分数进行编号

分发号:在受控章里标注分发序号，用01、02、标注，并在文件分发记录中记

录。

2.修改状态

手册:“修改次数版本号”，其中:版本号用“0、1、2..…”表示，修改次数用“1一9”

表示，如01表示为0版第一次修订。修改到第9次时换版（有重大修改可提前

换版）

程序文件:修改、版本号用直接用“0、1、2.….”表示。

写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子希望能帮到您？

如何编写质量体系文件

一.质量体系文件的作用

1.质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。

2.质量体系文件是质量体系审核的依据。

3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据。

4.质量体系文件使质量体系改进芍一个基础。

二.质量体系文件的层次

第一层：质量手册

第二层：程序文件

第三层：作业指导文件，通常又可分为：

第四层：质量记录表格

三.编写质量体系文件的基本要求

a）系统性

b）符合性

c）办调性

四.编写质量体系文件的文字要求

a）职责分明，语气肯定

b）结构清晰、文字简明、文风一致。；

c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；

五.文件的通用内容

a）文件名称、编号；

b）受控状态、版本号、分发号

c）编制、审核、批准；

d）生效日期；

六.质量手册的编制

a）质量手朋的常见结构：

I封面

—公司的名称：

一手册标题；

一文件编号、手册版本、受控章及分发号；

一起草人、批准人签名、生效口期；

I颁布令

一以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。颁

布令必须以公司最高管理者的身份叙述,并予亲笔手签姓名、日期。

I手册说明（适用范围）

一适用的产品；

—生产该产品的组织领域或区域；

一手册依据的标准；

I手册目录

一列出手册所含各章节入题HO

I修订页

一用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况.

I定义部分（如需要）

一首先使用国家标准中的术语定义；

-对特有术语和概念进行定义。

I组织概况（前言页）

—公司名称，主要产品；

-业务情况、主要背景、历史和规模等；

—地点及通讯方法。

一组织结构图

I组织的质量方针和目标

-组织的质量方针与质量目标；

—曷高领导签幺c

I支持性资料附录

如:程序文件一览表

其编号方式为附录A、附录B,以此顺延。

I质量体系要素描述

一质量体系要素描述的原则；

1.符合所选定的标准的要求；

2.符合实际运作的需要。

3.职责落实

4.满足相关法规要求、合同要求。

一质量体系要素描述各章的结构和内容

目的一阐明实施要素要求的目的。

适用范围一阐明实施要素要求适用的活动。

职责一阐明实施要素要求过程中所涉及到的部门或人员的责任。

实施概要一阐明实施要素要求的全部活动原则和要求。

相关文件一列出实施要素要求所需的各类文件。包括：

程序文件、作业程序、技术标准及管理标准；

七.程序文件的编制

1.程序文件描述的内容

往往包括5W1H：开展活动的目的（Why）、范围；做什么（What）、何时（When）何地（Where）

谁（Who）来做；应采用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录（How）等。

2.程序文件结构（参考）：

--封面

-正文部分：

1.目的

-一一2.范围

……3.职责

——4.程序内容

-5.质量记录

……6.支持性文件

一一7.附录

3.程序文件内容概述

n封面：程序文件封面格式类同质量手册。

n正文：

---目的：说明为什么开展该项活动。

…范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动.........）范围。

一职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。

-程序内容：详细阐述活动开展的内容及要求。

一支持性文件：列出支持本程序的第三层文件。

一质量记录：列出活动用到或产生的记录。

一附录：本程序文件涉及之附录均放于此，其编号方式为附录A、附录B,以此顺延。

4.IS09001:2000明确要求的程序文件:

I文件控制程序

I质量记录控制程序

I内审控制程序

I不合品控制程序

I纠正措施控制程序

I预防措施控制程序

5.程序文件示例

内部质量审核控制程序

1.目的

通过实施内部质量审核来确认质量体系的符合性和有效性，以便持续改进体系。

2.适用范围

适用于本公司质量体系所覆盖的所有部门工作审核。

3.职责

3.1管理者代表负责策划内审活动并任命审核组长

3.2审核组长负责制定内部质量审核计划并负责组织相关人员组成审核小组实施审核活动。

3.3各部门负责配合审核小组对本部门质量活动进行审核。

4.工作程序

4.1内部质量审核活动是本企业一项定期举行的、正式的质量管理体系审核活动，每年举行

两次，上下半年各一次。管理者代表可视下列情况增加审核次数：

I质量方针、质量目标变更

I管理机构变更

I客户有较严重投诉

I质量体系运作中有较严重的异常情况

少审核对象为本公司质量体系所覆盖的所有部门，审核小组成员由内部质量审核培训合格

取得资格的人员组成，审核员与被审核的质量活动不得有直接的责任关系。

4审核前准备

4.3.1管理者代表策划内审时机，任命审核组长组织内审组实施审核活动。

4.3.2审核小组责在审核之前一个月提出内部质量审核计划报管理者代表审批。获得批准后，

审核组在审核前两周将审核计划正式递交有关部门准备。

4.3.3审核组根据审核计划制定检查清单，必要时对体系文件进行审核。

华审核实施

4.3.1见面会:现场审核活动开始前由审核组与各相关部门主管开一个简短的见面会，对本次

审核的事项进行交代和再次确认。

4.3.2现场审核

4.3.2.1现场审核应在被审核部门负责人在场情况下进行，审核应尽可能不影响被审核部门

工作的原则进行。

4.3.22审核员通过提问、观察、抽查记录、检查或检测产品等方法对体系4.32.3审核员应

以下述规则判断不符合项：

A：严重不符合项——质量活动严重不符合ISO—9002标准要求或可能导致系统失效。

B：轻微不符合项一与质量体系标准要求轻微不符合。

C：观察项——程序文件实施没能取得预期效果和需引起注意的某项活动。

4.3.2.4现场审核结束后审核组开一个小结会对审核情况进行交流和汇总。

4.4总结会：

现场审核结束，审核组长鱼雷召建审核组成员及被审核部门位责人召开审核点、结会。

a.审核组长报告本次审核情况；

b.被审核部门确认不符合项及观察项

c.双方确认纠正不符合项所需的时间。

4.5实施纠正及跟踪验证

4.5.1《不符合项报告》中所指出的存在问题，由责任部门主管负责依据《纠正和预防措施

控制程序》组织制定相应纠正和预防措施并记入《不符合项报告》中。

4.5.3审核组成员按期对纠正措施的实施情况跟踪验证其有效性。发现问题应及时与部门主

管进行沟通处理。

4.5.4跟踪验证结束后，审核组组长整理资料完成《内部质量审核报告》，审核报告应包括完整

的《不符合项报告》和《观察项报告》记录。并将其提交给管理者代表审批。

4.4.5审批后，审核组长将本次内审的所有文件、资料汇总交文控室存档。

5.相关文件

5.1《纠正和预防措施控制程序》

6.质量记录

6.1《内部质量审核计划》

6.2《内部质量审核报告》

6.3《不符合项报告》

6.4《观察项报告》

6.5《内审核查表》

6.6《不符合项分布表》

6.7《会议签到表》

八.第三层文件的编制要求

1.应符合“三”、“四”、“五”条款要求；

2.正文格式随文件性质不同而采序不同格式。可行时，可适当参考程序文件格式；

九.质量记录表格

1.对标准提到的21处记录要评审是否必须采用；

2.表格应规范，统一风格

3.表格内容应充实,填写的内容有针对性

十.质昂:体系文件的编号（示例）；

1.体系文件根据发放分数进行编号

分发号:在受控章里标注分发序号，用01、02..........标注，并在文件分发记录中记录。

2.修改状态

手册：“修改次数版本号”，其中：版本号用“0、1、2.....”表示，修改次数用“1—9”表示，如

01表示为。版第一次修订。修改到第9次时换版（有重大修改可提前换版）

程序文件：修改、版本号用直接用“0、1、2.….”表示

XXX

分类编号方案

XX综合档案室编

2013年6月

2

XXXXXXX档案

分类编号方案

为了加强我所综合档案管理的需要，统一档案实体分类，实现档

案整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，提高综合档案

管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我所各项工作服务，更好

地为本地两个文明建设服务，根据《广东省机关档案分类办法》,参

考学习市、镇档案馆的经验，结合我所实际情况，制定本分类编号方

案。

一、分类原则

1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职

能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架

管理。

二、类别设置

本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用

阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如

下：

3

(1)文书类档案(代字：A);

Al永久

A230年

A310年

(2)城市勘测类档案(代字：B);

B1工程地质

B2水文地质

B3控制测量

B4地形测量

B5摄影测量

B6地图

(3)城市规划类档案(代字：C);

C1国土规划

C2总体规划

C3分区规划

C4详细规划

C5规划基础资料

(4)城建管理类档案(代字：D);

D1土地管理

D2用地规划管理

D2.1建设用地规划管理

4

D2.2违法用地管理

D2.3选址意见书管理

D3建筑工程管理

D3.1建筑工程规划管理

D3.1.1公共建筑类工程规划管理

D3.1.2联建楼建筑类工程规划管理

D3.2规划设计审批管理

D3.3违法建设管