档案管理规章制度15篇

档案管理规章制度精华15篇

档案管理规章制度1

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证

档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达

到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合

实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

一、档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动

中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全

管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经

营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产

品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理

等方面有保存价值的原始材料。

二、档案的管理部门

公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案

的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根

据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收

集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档

时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要

继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安

全，使档案更好地为公司各项工作服务。

三、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，

将所涉及的档案划分为十大类：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、财会档案。

4、生产经营管理。

5、技术质量安全管理。

6、基建档案。

7、外来文件。

8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。

财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等

相关资料的收集、整理、归档。

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证

书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要

根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

四、归档要求

1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文

件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，

并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完

整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文

件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷

内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写）,

字迹工整、清晰，装订整齐。

5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情

况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在

前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在

后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按

文件的.重要程度或形成时间先后排列。

6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件

归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

7、归档时间：部门或责任人应于用关工作结束后立即（最迟

一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移

交归档。

五、档案的查阅和借阅

1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内

容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及

时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必

须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意

见后方可复制。

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必

须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时

应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做

到以下几点：

（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案

柜翻阅查找。

（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按

时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。

（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他

人。

（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、

涂写。

(5)借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和

借阅者当面核对清楚。

(6)档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

(7)调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可

办理调离手续。

六、档案的移交

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，

接收方核对签收。

七、档案的保管

1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五

防”工作。

2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及

时向领导报告，并采取补救措施。

4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已

破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作,

所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长

期、永久三类分别保管。

5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门

除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

八、档案的销毁

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴

定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销

毁。

档案管理规章制度2

为了加强会计档案的管理，提高科学管理水平，更好地为社

会主义经济建设服务，根据《普通高等学校档案管理办法》和《中

华人民共和国会计法》的法律、法规，制定本制度。

一、会计档案指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算

材料。它是记录和反映本单位经济业务活动的原始记录，具有重

要的凭证、参考作用和史料价值。

二、财务会计部门形成的会计档案，从会计年度（公历1月

1日起至12月31日止）终了之日起，保管一年期满后，由财务

会计部门编制移交清册移交综合档案室保管。

三、档案室接收的会计档案，必须符合下列要求：

1、会计核算材料必须齐全、完整；

2、会计材料必须分类整理、立卷、装订成册；

3、案卷必须有统一制作的封面，并将封面和卷脊上的项目填

写清楚;

4、会计档案按分类体系排列上架，存放有序，便于查找和利

用。

四、会计档案原则上保持原卷册的封装。个别卷册确需拆封

重新整理的.，应当会同原财务会计部门和经办人共同进行，以分

清责任。

五、档案室应编制必要的会计档案检索工具，积极提供会计

档案，为经济活动服务。

六、档案室必须妥善、安全地保管会计档案，防止会计档案

的破损或褪变。

档案管理规章制度3

第一条为了加强城市地下管线工程档案的管理，保障地下管

线安全，充分发挥地下管线档案在城市规划、建设、管理中的作

用，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理

条例》等有关法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条本办法适用于本市城市规划区内地下管线工程档案的

管理。

本办法所称城市地下管线工程档案，是指本市城市规划区内

新建、改建、扩建的包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电

信、广播电视、工业等在内的各类地下管线及相关的人防、地铁

等工程档案。

第三条市建设行政主管部门负责本市城市地下管线工程档案

管理工作。

市城建档案管理机构负责城市地下管线工程档案管理的具体

工作，业务上受市档案行政管理部门的监督与指导。

第四条建设单位在编制建设项目修建性详细规划前，应当到

市城建档案管理机构查询施工地段的地下管线工程档案，取得该

施工地段地下管线现状资料。并在申请领取建设工程规划许可证

时，报送规划行政主管部门C

第五条建设单位办理地下管线工程施工许可手续时，应当与

市城建档案管理机构签订《移交档案责任书》。

第六条施工单位在地下管线工程施工前应当取得施工地段地

下管线现状资料；施工中发现未建档的管线，应当及时通过建设

单位向建设行政主管部门报告。

建设行政主管部门接到报告后，应当组织相关单位查明地下

管线的性质、权属，责令地下管线产权单位测定其坐标、标高及

走向。地下管线产权单位应当及时将测量的资料报送市城建档案

管理机构。

第七条地下管线工程覆土前，建设单位应当委托具有相应资

质的'工程测量单位，按照《城市地下管线探测技术规程》采用gps

定位技术进行竣工测量，形成准确的竣工测量数据文件和管线工

程测量图，并经地下管线产权单位进行确认。

实施监理的地下管线工程，监理单位应当对地下管线工程档

案资料进行审查确认。

对重要的地下管线工程施工中档案资料的形成，市城建档案

管理机构可进行现场监督检查，有关部门、单位应当给予配合。

第八条地下管线工程竣工验收前，建设单位应当提请市城建

档案管理机构对地下管线工程档案进行专项预验收，合格后方可

进行地下管线工程竣工验收C

市重点项目的地下管线工程，建设单位应当通知市档案行政

管理部门派员参加预验收并参加竣工档案的验收。

第九条工程测量单位应当及时向市城建档案管理机构移交有

关地下管线工程的1：500城市地形图和控制成果。

对于工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，市城建档

案管理机构不得出售、转让。

第十条建设单位在地下管线工程竣工验收备案前，应当向市

城建档案管理机构移交下列档案资料：

（一）地下管线工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、

竣工验收文件和竣工图；

（二）地下管线竣工测量成果；

（三）其他应当归档的电子文件、工程照片、录像等资料。

城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信等地下管线专业管

理单位（以下简称地下管线专业管理单位）应当及时向市城建档案

管理机构移交地下管线专业图。

第十一条地下管线专业管理单位应当将更改、报废、漏测部

分的地下管线工程档案，及时修改补充到本单位的地下管线专业

图上，并在一个月内将修改补充的地下管线专业图（含电子和纸质

图）及有关资料向市城建档案管理机构移交。

第十二条建设单位向市城建档案管理机构移交的档案资料应

当符合《建设工程文件归档整理规范》和《辽宁省建设工程文件

归档整理规范》的规定及其他有关要求。

第十三条地下管线工程竣工档案必须完整、准确、真实，不

得涂改和伪造，并需编制单位负责人签字盖章。

第十四条市建设行政主管部门应当会同专业地下管线工程管

理部门不定期组织地下管线普查，并对地下管线信息数据库进行

修正。

本办法实施前地下管线工程已投入使用的，由市建设行政主

管部门组织普查，各专业地下管线工程管理部门予以配合。普查

成果经各专业地下管线工程管理部

门确认后，由市城建档案管理机构统一接收和管理。

各专业地下管线工程管理部门可从市城建档案管理机构免费

查询本部门管理单位的专业地下管线工程档案资料。

第十五条市城建档案管理机构应当绘制地下管线综合图，建

立地下管线信息系统，并及时接收普查和补测、补绘所形成的地

下管线成果。

市城建档案管理机构应当依据地下管线专业图等有关地下管

线工程档案资料和工程测量单位移交的城市地形图和控制成果，

及时修改城市地下管线综合图，并输入城市地下管线信息系统。

第十六条市城建档案管理机构应当建立、健全科学的管理制

度，配备专业人员，做好地下管线工程档案的接收、整理、鉴定、

统计、保管、利用和保密工作。

第十七条市城建档案管理机构应当建立地下管线工程档案资

料的利用制度，积极开发地下管线工程档案资源，为城市规划、

建设和管理提供服务。

第十八条违反本办法规定，建设些位未报送地下管线工程档

案的，由建设行政主管部门责令改正，并处1万元以上10万元以

下罚款；对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处单

位罚款数额5%以上10%以下罚款；因建设单位未报送地下管线

工程档案，造成施工单位在施工中损坏地下管线的，建设单位依

法承担相应的责任。

第十九条违反本办法规定，建设单位不按期报送地下管线工

程档案资料或者报送的地下管线工程档案资料不符合规定要求的,

由市城建档案管理机构责令其限期报送；逾期不报送的，市城建

档案管理机构可以委托具备相应资质的单位进行测绘，测绘费用

由建设单位承担。

第二十条违反本办法规定，地下管线专业管理单位未移交地

下管线工程档案的，由建设行政主管部门责令改正，并处1万元

以下罚款；因地下管线专业管理单位未移交地下管线工程档案，

造成施工单位在施工中损坏地下管线的，地下管线专业管理单位

依法承担相应的责任。

第二十一条违反本办法规定，建设单位和施工单位未按照规

定查询和取得施工地段的地下管线资料而组织施工，损坏地下管

线给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。

第二十二条违反本办法规定，工程测量单位未按照规定提供

准确的地下管线测量成果，致使施工时损坏地下管线给他人造成

损失的，依法承担赔偿责任。

第二十三条建设行政主管部门实施行政处罚后须报市档案行

政管理部门备案。

第二十四条市城建档案管理机构因保管不善，致使档案丢失，

或者违反保密制度提供地下管线工程档案资料的，或者因汇总管

线信息资料错误致使在施工中造成损矢的，应当依法承担赔偿责

任；相关责任人员，由有关部门依法给予行政处分。

第二十五条规划区以外的地下管线工程档案管理参照本办法

执行。

第二十六条本办法自10月1日起施行。

档案管理规章制度4

第一章总则

第一条为了进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事

档案的真实性、严肃性，完善人才流动社会化服务体系，促进人才

合理流动，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》

及有关法律、法规,制定本规定。

第二条本规定所称流动人员人事档案是指：

1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员

和管理人员的人事档案；

2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管

理人员的人事档案；

3、待业的大中专毕业生的人事档案；

4、自费出国留学人员的人事档案；

5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私

营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;

6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；7、其它流动

人员人事档案。

第三条流动人员人事档案管理遵循：“集中统一，归口管理”

的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第二章流动人员人事档案管理机构

第四条流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织

部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就（以下简称人才

流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；

严禁个人保管他人人事档案。

第五条跨地区流动的人员人事档案，可由其户籍所在地的人

才流动服务机构管理，也可由其现在工作单位所在地的人才流动

服务机构管理。

第六条尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档

案仍由原人事档案管理单位管理。

第七条人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收

集、管理、保管、利用、转递等管理工作，人证做好与流动人员身

份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的

职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

第三章流动人员人事档案的转递

第八条人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流

动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函

十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动

服务机构，转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料

或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通

知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不

齐全或不清楚，应要求原单位补齐或查清楚。

第九条流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送

取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事

档案，.人才流动服务机构不得接受C

第十条人才流动服务机构接管人员人事档案，须由流动人员

或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动

人员或其现所在单位签定档案管理合司书，合同书须明确双方的

权利、义务等内容。

第十一条人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有企

事业单位开具的转档手续具有相同的效力。机关、国有企事业单

位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员

人事档案。

第四章流动人员人事档案的收集、整理与利用

第十二条人才流动服务机构应加强与流动人员及其现在工作

单位的联系做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人

员认识档案的内容。收集的材料必须经过认真的鉴别。需经单位

盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。

第十三条人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关

规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中,

要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、

销毁或伪造流动人员人事档案材料。

第十四条人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中

的有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注

意事项C

（一）查阅流动人员档案应办理审批手续。查阅单位应申名查

阅理由，管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。

（二）查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人

员人事档案。对不符合规定条件的，人才流动服务机构可根据实际

情况向查阅单位介绍被查阅人的.有关情况。

（三）人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密

的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。

（四）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

（五）查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、

圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案

内容。

第五章流动人员人事档案的保管

第十五条人才流动服务机构应具备流动人员人事档案的物质

条件，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁制的档案柜;

经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和

安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不

断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理的

现代化。

第十六条建立健全流动人员人事档案的内部规章制度，加强

流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不

断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

第十七条流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人

员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业

知识的共产党员。

第六章监督与处罚

第十八条对违反本规定有下列情形的，由党委组织部门和政

府人事行政部门会同有关部门进行处理：

1、擅自管理流动人员人事档案的单位或个人；

2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；

3、擅自向外公布、泄露档案材料的；

4、在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等

管理工作中，出现违反本规定行为，造成严重后果的。

档案管理规章制度5

一、档案资料

招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档

案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档

案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一

归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其

余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未

中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。

各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公

司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公

司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案

资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。

有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，

分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档

案包括电子资料及时交回总公司。

监管机构资料备案时间：

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-

11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招

标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预

审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候

选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在

资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案

归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。

中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质

管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的,所有档案资料，资料整理时应

注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专

用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订,

单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编

码），档案盒内资料一般包括如下资料：

盒内目录

备案资料

招标文件

投标文件正本

中标通知书

资料移交登记表

客户反馈意见表

其它资料

成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户

反馈意见表不装订）。

公开招标采购归档盒内目录：

邀请招标采购归档盒内目录：

档案管理规章制度6

一、本办档案材料（包括音像档案资料，下同）由综合科和有

关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。

二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级

档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。

三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审

核后，方可提供查阅。

四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊

情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。

五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档

案。档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确

保档案完好无损。

六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫

制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的.发生，确保

档案安全。

七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排

列有系统化，以便调阅。

八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。

档案管理规章制度7

第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管,

并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理°档案管理人员应严

格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案

的完整性和安全性。

第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合

理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，

自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和

专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有

害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的

档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利

开展。

第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作,

并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时

要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。

对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及

抨管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请

单》

三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，

经过相关审批流程后方可借阅。

四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借

（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全

性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期

由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人

使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件

上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办

公室进行处置。

第五条归档范围：

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、

劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委任书、协

议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有

关单位来往的文书°

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的.剪

报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保

密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复

制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内

部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污

损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主

管领导。

第六条档案的销毁:

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密

级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办

公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁

清单，由专人监督销毁。

一、设备档案的归档范围

（一）设备仪器依据性文件材料0

（二）设备仪器随机文件室材料。

（三）设备仪器运行、维护文件材料。

二、设备档案的立卷归档要求

凡重要设备须归档的文件材料，在设备进单位时，应严格遵

守设备开箱验收制度，验收时，须由档案室人员、设备使用部门

双方到场验收并填写设备开箱验收记录，以保证设备档案的完整、

齐全。验收完毕交档案室保管。

三、设备档案的归档时间

设备档案的归档时间是随时归档。

四、设备档案的立卷要求

1、设备档案文件材料要收集齐全，系统整理，书写材料优良，

字迹工整、图样清晰、签署完备，有利于长远保存。

2、案卷装订应在组卷、卷内文件排列和编目的基础上进行。

3、案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一幅面，一般

以A4图幅为标准。

4、长远保存的案卷装订必须取掉金属物。

5、案卷不装订时，其科技文件材料要按照卷内目录的编排次

序排列有序。

6、案卷要整齐美观。

五、设备档案的借阅和保管

1、设备档案应及时归入档案室专柜存放。各部门需要查阅时,

可按规定向档案室借阅，若要复印或常借等，必须经分管领导同

意，方可实施，任何科室和个人不得将其原始材料占为已有。

2、安监局档案室负责设备档案的监督、指导和检查。

档案管理规章制度8

为促进教育科研档案工作规范化、科学化、制度化，不断提

高学校管理水平，使教育科研档案更好地为教师服务，为提高教

育质量服务，根据《中华人民共和国档案法》和我校教育科研档

案工作实际，特制订本制度。

一、立卷归档

学校、区、市、省、全国级教育科研立项课题均要立卷归档。

各级的立项课题结题二个月后由学校教科室负责人将所有材料

（立项文件、课题申报表、实施方案、实验报告或结题论文，以

及调查材料等）立为一卷。

二、装订成册

档案按文件内容进行分类并装订成册，标题简明确切，书写

整齐，编好明码。

三、分类存放

按明码顺序分类存放，摆放整齐，存放处有防火、防盗、防

潮、防尘、防光、防霉、防鼠等设施。

四、保管期限

省、国家级立项课题保管期限为永久，区、市级立项课题保

管期限为长期，学校立项课题保管期限为短期。

五、借阅利用

因工作需要借阅教育科研档案，应履行借阅登记手续，用后

及时归还。查阅时不得污损、卷折，不得在卷内划线、打圈、批注

和涂改。若需要复印，请示有关领导批准后方可复印。

档案管理规章制度9

1、物业档案建立的内容

业主入伙资料

业户家庭资料

业户联系电话

包括：正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话，如家

庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。

业户室内装修管理资料

包括：装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

业户日常维修资料

包括：维修、维修回访等记录情况。

业户反馈资料

包括：服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征

询、统计记录等。

2、物业档案管理的具体措施

业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的，其内容包

括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情

况、室内装修管理：：资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。

业户档案的收集

_物业设立档案室，建立相应规章制度，对业户档案进行严格

管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,

扩大资料来源，从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档，实行业

户一户一档。

业户权籍资料管理

从业户入伙开始，应着手权籍资料的收集工作，权籍资料的收

集、整理、归档，应做到条理清晰、完整齐全，便于查阅。管理和

使用好权籍资料，动态反映业户权籍状况，为业户需求提供服务。

业户档案的整理

各个业务范围上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，

整理的重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查

阅。

3、业户档案的归档—广场一号楼项目（一-）管理处的业务接

待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。—物业档案中

心员按照物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地保

存，并输入计算机存档，运用计算机的先进手段进行档案资料的管

理。

4、档案的.利用

为业户服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为业户管

理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。

5、业户档案的管理

业户档案的使用应有严格的规定，借阅必须由具备规定条件：:

的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破损，

立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防

火、防潮、防蛀工作，计算机使用时应防止电脑病毒侵入。

档案管理规章制度10

一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有

查考利用价值的文件材料，必须按规定向本单位档案管理部门移

交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。

二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理

和档案立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监

督和指导。

四、归档内容

1、凡是反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值

的原始文件材料（文字、图表、声像笔）均属归档范围。

2、各基层单位、部门应归档的文件材料。

3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检查本单位

工作时有特殊保存价值的重要指示、讲话、题词、照片和录音、

录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

4、股东会、董事会、年度工作会议、总裁办公会、项目论证

会、业务专题会议等重要会议的会议纪要、记录的成套文件材料

以及会议形成的声像材料等。

5、颁发的'各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改

稿。

6、请示与批复文件。

7、年度工作计划、总结、参考价值的考察报告，重要工作

汇报材料等。

8、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，来自外

单位的与公司有关的文件材料。

9、员工花名册、员工个人信息档案、入离公司记录、劳动

合同（协议）、薪酬制度，以及职务任免、职级评定、绩效考核、

培训等人力资源管理工作中形成的文件材料。每年4月做归档封

存°

10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、

合同等。以上资料以3至5年为期限视情况做存档。

11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规

章制度。

12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要

活动、事件的剪报、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物

宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。

13、月度（或季度）的工作综述、项目动态等文件材料的定

稿，编印的企业要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物（企

业报、企业杂志等）的定稿、样本。

14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。

15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。

16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。

17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、

使用说明书等设备资料。

18、审计、考核及接受上级单位检查等活动中形成的重要文

件。

19、外单位与本企业的工作来往文件等。

五、归档要求

1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上年度已

办理完毕、

需归档的文件材料整理、鉴定、立卷，定期向档案管理部门

移交。

2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制度，在接收

相关文件后的'3个工作日内做好文件资料原件的归档工作，不得

无故延期或不移交应归档的文件材料。不能及时归档的，或无法

原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，

应按先立卷归档后再办理借阅手续。

六、档案的鉴定与销毁

1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期

限已满的档案材料，提出存毁意见，经企业有关领导批准后，按

规定进行销毁。

2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

若按规定需要销毁时，要由二人以上并在指定地点进行监销，档

案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁批准后方可销

毁。

七、档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，员二借阅本部门的业务档案需

到行政管理部填写档案借阅单，经直接上级批准后方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门

主管同意或公司领导批准。

3、机密档案的借阅需经总裁（或分管副总裁）批准。

4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时

对归还的档案进行检查和清点，并在登记薄上注销借用记录。

5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档

案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经相关领

导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超

过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，式得遗失，如有遗失，将由

行政管理部视情况给予经济处罚。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要,

应报相关领导批准，且按公司有关保密规定办理。

9、公司人员岗位调动时，必须将借阅的档案及时归还。否

则，人事专员有权拒绝办理调岗手续。

档案管理规章制度11

为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、

归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、

有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和

《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况，特制

定本制度。

第一条会计档案的归档范围。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数

据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资

料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭五类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其

他会计凭证。

（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明

细账、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报

告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。

（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计

档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在

会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存

价值的会计核算资料。

第二条会计档案的整理。

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。

各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个

类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（一）会计凭证

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目

录，每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢

固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年

度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年

使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填

写“结转下年”样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对

各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账

壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活

页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

a、会计账簿装订封面；

b、账簿启用表；

c、账户目录；

d、按本账簿页数，顺序装订项页；

e、会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现

象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账

簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日

记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成

册，年度终了统一归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员

保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、

保管、调阅、销毁等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，

由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接

管人员逐一接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将

当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案

室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应

用程序软件及会计核算系统软件；操作人的'密码、操作日志等其

他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计

软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介

质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且

应标识清楚，双份归档，异地存放。

第四条会计档案的保管期限。

会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保

存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为

3年、5年、—年、15年、25年5类。详见附表一。

第五条会计档案的借阅。

（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理

调阅手续。

（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原

卷册，更不得抽换。

（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊

情况，须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准

后方可复制。

第六条会计档案的销毁。

保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照

以下程序销毁：

（一）会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提

出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、

卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销

毁时间等内容。

（二）局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见、

（三）销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审

计部门派人员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清

册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计

档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第七条保管期满但未结清的债权债务。

原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当

单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会

计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

在建项目尚未完成的会计档案，俣管期限已满也不得销毁。

第八条会计档案的移交。移交会计档案，双方应当办理会计

档案交接手续。

移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移

交的会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管

期限，已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列

内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，

交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第九条会计档案的保管要采取严格的安全措施。

档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防高温、防尘、防

虫、防鼠，磁性介质资料要做到防磁、防雷。重（！）要资料实行

双备份，一份存档案室，另一份异地存放。磁性介质资料应定期

复制。经过系统整理以后的档案要入库上架，排架管理，按全宗

号顺序依次排列，自左向右，自上而下地进行排列，环境保持通

风透光。

第十条档案管理人员做好会计档案的保密工作，遵守保密制

度。

档案管理规章制度12

一、牢固树立保密观念，严格遵守党和国家的保密制度，严

防失密、泄密事故发生。

二、不得向与工作无关人员谈论档案内容，不准用电话、传

真提供密秘级以上档案C

三、凡借阅秘密级以上档案，须经主管领导及档案馆长批准，

未经批准不得借出、复制或摘抄。

四、档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、

丢失、涂改、伪造或销毁档案、绝密档案要单独保管。

五、密级档案要经常查对，失泄密时要及时上报局主管领导，

并对责任者进行追究处量。

六、非档案工作人员不得进入档案库房。

七、任何人不准私自保存档案或携档案进入公共场所。

八、档案管理人员应熟知本局各类档案的密级划分，调密级

档案时，不少于两名工作人员。

九、档案在传递时应以机密件通过机要通信转出，或由档案

人员二人以上专呈递送。

档案管理规章制度13

1.目的作用

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少

的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作

职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责

2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘

档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室

的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样

也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理

部的领导下，其管理的主要职责为：

2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的

指导监督。

2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，

使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

3,归档资料的范围、内容

3.1计划性文件资料

包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计

划。

3.2批示性文件材料

包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标

准等；公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录

等。

3.3法规性文件

包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行

的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。

3.4公司的重大决议

包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及

其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件

包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位

的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料

包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭

证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材

料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料

包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报

表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资衿等

3.8劳资人事资料

包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培

训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料

包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经

销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料

包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时

或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用

的各种资料。

3.H证件性文书资料

包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许

可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产

资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

3.12馈赠行资料

包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、

书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4.文件资料的‘立卷归档

4.1档案的收集

4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一

管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会

计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

4.1.2银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、

销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立

卷留存。

4.L3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷

留存。

4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内

部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总

到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种

会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

4.2立卷归档的时间

4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应

在三日内递交办公室立卷归档。

4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位

的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延

长。

4.3立卷归档的要求

4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定

完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签

字后各执一份。

4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、

印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期

等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表

达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或

铅笔，字迹应清楚、准确。

4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特

点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷

能正确反映企业生产活动状况和面貌。

4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把

有密切联系的文件组合在一起。

4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件（除请示、批复外）按

保管期限和文件年限分开立卷。

4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原

则进行插卷。

4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列,

系统地反映问题，做到查找方便。

4.3.11各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、

馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。

4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要

人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完

整。

5.文秘档案的借阅

5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，

外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得

文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须

经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自

影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标

语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采

取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与

原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制

件加盖公章，以示复制件不会有误。

5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好

后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材

料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案

管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短

期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。

如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要

及时催还。

5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值

和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

6.文秘档案保密要求

6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，

加强保密意识，双方共同做好保密工作。

6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、

机密、秘密三级。

6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档

案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室

主任或副总以上级领导批准。

6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任

鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需

材料。

6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节

轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整

理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，

才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交

接之后，方能调离。

7.超期档案的销毁

7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公

室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规

定销毁。

7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价

值时，再行销毁，以免误毁。

7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将

销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在

销毁注册上签字。

档案管理规章制度14

第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有

效保存和应用档案信息，制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种

技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪

要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表

等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单

位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的

来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防

盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照

公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的.同时向生产运

行相关部门及时

第七条旧管

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归

档。

第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档

案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

第