农贸市场物业管理信息化处理系统方案

农贸市场物业管理信息化处理系统方案隆盛路农贸市场物业管理信息化处理系统包括：工作流程、信息反馈（投诉处理）渠道及时间、物业资料管理几个方面。以下分别阐述。工作流程1.整体运作流程图前期前期管理机构设置接管验收接管验收入住期管理入住期管理业户入住业户入住安全管理其它事务管理社区文化建设财务管理工程维护管理安全管理其它事务管理社区文化建设财务管理工程维护管理

2.物业交接验收流程：与地产公司、监理公司、施工单位共同进行质量验收，如实填报质量验收单，发现问题，记录在案，书面要求施工单位整改，明确复检时间与罚则。与地产公司、监理公司、施工单位共同进行质量验收，如实填报质量验收单，发现问题，记录在案，书面要求施工单位整改，明确复检时间与罚则。模拟入住，测定综合使用指标，发现隐患及时整改模拟入住，测定综合使用指标，发现隐患及时整改确保保修项目、期限、标准、责任方式，确保保修项目、期限、标准、责任方式，重大保修项目（附细则与图纸）3.工作巡查流程：发现员工优绩或过失报管理处实施并向全体员工通报各部门主管每次例行巡视检查发现员工优绩或过失报管理处实施并向全体员工通报各部门主管每次例行巡视检查责任人采取正确行动处理问题处理完毕，及时向管理处领导汇报，并在处理单上签字发现管理事务存在问题责任人采取正确行动处理问题处理完毕，及时向管理处领导汇报，并在处理单上签字发现管理事务存在问题4.安全管理运作流程：定岗值勤定岗值勤应急分队交保安主管编号、存档及时处理做好记录应急分队交保安主管编号、存档及时处理做好记录通知管理处主任通知管理处主任5.机电设备维修流程：做好维修记录维修完毕试运行合格填写维修申报单日常巡视检查做好维修记录维修完毕试运行合格填写维修申报单日常巡视检查报工程主管、相关工程师至现场指导、监督维修报工程主管、相关工程师至现场指导、监督维修6.保洁管理流程：环境主任巡视检查环境主任巡视检查保洁班长组织人员实施整改保洁班长组织人员实施整改检查、考核工作绩效，填写整改统计表检查、考核工作绩效，填写整改统计表（二）信息反馈（投诉处理）渠道及时间1.秀嘉农贸市场物业管理信息反馈流程：2.秀嘉农贸市场物业管理信息反馈控制方式（1）管理处(或客户服务中心)值班室，通过信息传递工具，如投诉电话和各专业组配备的无线对讲机等工具，及时反馈秀嘉农贸市场每个区域发生的情况。严格的岗位责任制和完善的管理规章，实行规范化运作。（2）流畅严密的运作流程，一环扣一环，一环监督一环。（3）管理处每月（日）检查，通过总结评比来获取反馈信息。（4）通过反馈信息的总结评比，迅速发现管理服务上的缺点、盲点，及时改进工作，提高服务质量。3.隆盛路农贸市场物业管理信息处理流程新闻媒体新闻媒介新闻媒体新闻媒介执行结果执行结果4.客户投诉处理流程：管理处主任指令管理处主任指令处理完毕，在投诉记录上注明完成及情况。处理完毕，在投诉记录上注明完成及情况。5.投诉处理时间（1）值班人员接到业户口头/书面投诉后，若能立刻回复业户则应立刻回复，并将有关投诉内容和回复内容记录下来。（2）诉处理人应及时分析问题产生的原因，分析判断投诉是否有效。若投诉有效，投诉处理人应立即拟定解决措施，在顾客要求回复的时间内回复业户。（3）对于业户没有明确回复时间的，投诉处理人应根据事件的轻重缓急在规定的时间内回复顾客：A.严重且紧急事件和不严重但紧急事件应在2小时内回复，对于严重但不紧急和不严重不紧急事件可在2个工作日内回复；B.若投诉无效，投诉处理人应在1个工作日内，将投诉无效的原因知会顾客。对于无效的投诉，对业户应当予以合理、耐心的解释。

物业资料管理科学的、规范化的档案管理能有效地为秀嘉农贸市场及公共设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。秀嘉农贸市场作为高档住宅项目，其档案资料是十分繁杂的，我们拟采取系统化、科学化、信息化的科学管理手段，明确指定档案管理人员，抓住档案资料的收集、整理、归档、利用四个环节，对所有档案资料进行严格、科学、集中的管理，达到提高物业管理水平、更好地服务业户的目的。1.物业资料管理流程：归档：按国家示范住宅小区标准及评分细则及ISO9001（2000版）质量体系标准建立双档制。归档：按国家示范住宅小区标准及评分细则及ISO9001（2000版）质量体系标准建立双档制。2.档案资料的分类检索（1）开发建设单位移交档案资料1)产权资料项目批准文件用地批准文件建筑执照拆迁安置资料2)技术资料隆盛路农贸市场规划图建筑施工图竣工图a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图地质勘测报告工程合同开、竣工报告工程预决算图纸会审记录工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）隐蔽工程验收签证沉降观察记录竣工验收证明书钢材、水泥等主要材料的质量保证书新材料、构配件的鉴定合格证书水电、卫生器具等设备的检验合格证书砂浆、混凝土试块试压报告供水试压报告3)物业资料隆盛路农贸市场基本资料隆盛路农贸市场分项资料商业配套资料娱乐设施资料（2）管理处自建档案资料1)业户资料A.业户基本情况B.产权证书复印件C.各项签约文件2)日常管理资料A.环境管理记录a.日常巡查记录b.垃圾清运记录c.消杀记录d.噪音检测记录B.保安管理记录a.日常巡查记录b.交接班记录c.值班记录d.物资搬运放行记录e.紧急事件处理记录f.车辆进出记录g.夜间查岗记录C.车辆档案a.车辆详细资料b.车位使用协议D.装修管理资料档案E.维修服务档案a.维修委托单b.维修服务回访记录F收费管理档案a.管理费收支公布表b.管理处与外单位签订的各类合同c.其它G.设备管理档案a.公用设施保养维修记录b.机电设备保养维修及运行记录c.设备分承包方维修保养记录d.设备设施巡视检查记录e.设备台帐H.业户意见调查、统计记录I.业户访问记录J.业户投诉及处理记录K.员工管理档案a.员工个人详细资料b.员工培训考核记录c.员工业绩考核记录d.员工内务管理检查记录L.培训档案a.培训计划及实施记录b.培训考核及跟查记录c.军事训练及消防演习记录M.行政文件a.政府部门文件b.公司规章制度、通知、通报等文件c.公司荣誉资料N.其它3、档案、资料使用流程：4、档案资料收、发管理程序（1）公司重要资料（如开发建设单位提供的资料）接收必须经过管理处主任或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷归档。（2）日常管理文件按照公司制定的文件管理程序进行发放及接收，并分卷归档。5、隆盛路农贸市场档案资料管理要求（1）采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光碟、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。（2）尽可能把其它形式的档案资料转化为电子档案储存，便于查找和利用。（3）电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期按相关管理流程清除过期失效文件。（4）原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关内容，以保证查阅者及时找到有效的文件。（5）档案的鉴定必须由管理处指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，未经授权人士无权决定。（6）档案按不同业务性质分块，以内容分类，统一编号，登记造册，编辑目录，分类保存。（7）档案保管必须有专人负责，以达到文档管理要求，必须做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室必须由授权人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文