教育集团会议管理制度

教育集团会议管理制度第一章总则

一、为规范教育集团会议的组织与管理，提高会议效率，明确会议决议的执行与跟踪，确保集团决策的科学性、及时性和有效性，根据国家相关法律法规及集团实际情况，特制定本制度。

二、本制度适用于教育集团召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题协调会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.实事求是、公开透明；

2.精简高效、注重实效；

3.集思广益、民主决策；

4.严谨保密、遵守纪律。

四、会议的组织与管理应严格按照本制度规定执行，各部门应认真履行职责，确保会议的顺利进行。

五、会议纪要应及时整理、分发、落实和跟踪，确保会议决议得到有效执行。

六、违反会议管理制度的规定，将按照集团相关规章制度进行处理。

七、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。各部门可根据本制度制定实施细则，报集团批准后执行。

八、本制度的解释权归教育集团所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据集团工作需要，明确会议主题，确保会议目标清晰、重点突出。

2.拟定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确各议题讨论的时间安排。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关部门负责人及必要的工作人员参加。

4.通知参会人员：提前至少三天向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

5.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料，整理成会议材料，并于会议前至少一天发给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，参会人员需签到，确认参会。

2.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.主题发言：会议主持人邀请相关人员针对会议主题进行发言。

4.讨论与表决：参会人员围绕会议议题展开讨论，充分发表意见，最后进行表决。

5.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、表决结果等。

三、会议总结

1.主持人对会议讨论情况进行简要总结，明确会议决议。

2.强调会议决议的执行和跟踪，明确责任人及完成时间。

3.对会议中提出的问题和建议进行梳理，明确解决方案。

四、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员参与。

2.会后，会议记录人应及时整理会议纪要，将会议决议和相关要求明确记录在内。

五、会议通知与纪要分发

1.会议纪要整理完成后，应尽快发送给参会人员及相关部门。

2.会议纪要应包括会议主题、议程、讨论内容、表决结果、责任人及完成时间等。

3.各部门应认真阅读会议纪要，按照会议决议执行相关工作。

六、会议跟踪与落实

1.各部门应根据会议纪要要求，及时汇报工作进展，确保会议决议得到有效执行。

2.集团领导对会议决议的执行情况进行跟踪，对存在的问题及时予以指导和协调。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与审批

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议主持人审批。

2.会议主持人应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审批，并提出修改意见。

3.会议记录人根据审批意见进行修改，形成最终会议纪要。

二、会议纪要的发布与传达

1.最终会议纪要经会议主持人审批通过后，应及时通过集团内部通讯系统或邮件发布给所有参会人员及相关执行部门。

2.各部门负责人应确保本部门人员及时阅读会议纪要，并理解会议决议内容。

三、会议决议的执行与跟踪

1.各责任部门应根据会议纪要中明确的任务和完成时间节点，制定详细的执行计划。

2.各责任部门应定期向会议主持人或指定负责人汇报工作进展，确保会议决议的执行情况得到及时反馈。

3.对于执行过程中遇到的问题和困难，各责任部门应及时上报，集团领导应予以协调解决。

四、会议决议的监督与评估

1.集团领导或指定部门应定期对会议决议的执行情况进行监督，确保各项工作按照会议纪要要求推进。

2.对于重大决策或关键任务，应设立专门的监督小组，进行定期评估和反馈。

3.根据会议决议的执行情况，对相关部门和个人进行绩效考核，确保责任到人。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要文件进行归档，便于日后查询和审计。

2.集团应建立会议纪要管理系统，对历次会议纪要进行统一管理和存档。

3.对于涉及敏感信息或重大决策的会议纪要，应严格按照保密规定进行管理。

六、会议纪要的公开与透明

1.集团应在不涉及敏感信息和保密要求的前提下，适当公开会议纪要，提高决策的透明度。

2.公开的会议纪要应通过集团内部公告栏、网站等渠道发布，接受全体员工的监督。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，预订人需填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.预订人应在会议前至少三天向行政部门提交会议室申请，行政部门负责审核并安排会议室。

3.若多个部门同时预订会议室，按照申请时间的先后顺序进行安排。

二、会议室配置

1.行政部门应根据会议室大小、会议类型和参会人数，合理配置会议所需设备，如投影仪、音响、白板等。

2.会议室应保持整洁，定期检查设备运行状况，确保会议顺利进行。

三、会议室使用

1.会议开始前，预订人应提前到达会议室，检查设备是否正常，确认参会人员到齐。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持安静，手机等通讯工具应调至静音或振动状态。

3.会议结束后，预订人应负责关闭设备，整理会议室，将废弃物品放入指定垃圾桶。

四、会议室清洁与维护

1.行政部门负责会议室的日常清洁与维护，确保会议室环境整洁、设备完好。

2.会议室内禁止吸烟、进食，严禁乱丢杂物。

3.如发现会议室设备损坏，应及时报修，行政部门负责跟进维修事宜。

五、会议室安全管理

1.会议室应安装监控设备，确保会议安全。

2.会议室内禁止存放贵重物品，会议期间，预订人应负责保管重要文件和资料。

3.行政部门应定期对会议室进行安全隐患排查，发现问题及时整改。

六、会议室使用记录

1.行政部门应建立会议室使用记录表，详细记录每次会议的召开时间、会议主题、参会人数等信息。

2.会议室使用记录表作为会议室管理的参考依据，应定期进行统计和分析，以提高会议室使用效率。

七、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，将按照集团相关规章制度进行处理。

2.造成的损失或损坏，需由当事人或责任部门承担相应责任。

第五章