技术资料与文件管理制度

技术资料与文件管理制度第一章总则第一条目的与依据为加强企业的技术资料与文件管理，提高生产管理的效率和质量，保障企业信息的安全性和完整性，订立本规章制度。第二条适用范围本规章制度适用于企业内全部部门和员工，包含技术部门、生产部门、质量部门等，每个员工都应遵守本制度的要求。第三条定义技术资料：包含但不限于产品图纸、技术规范、工艺文件、设计文件、测试报告等相关文件。文件：包含但不限于合同、协议、报表、备忘录、会议纪要等相关文档。第二章技术资料管理第四条责任与权限技术部门负责技术资料的管理和归档工作，订立技术资料管理制度，并监督执行。生产部门负责依照技术部门的要求，申请并使用技术资料，确保技术资料的及时更新和正确使用。第五条归档与存储技术部门应将全部技术资料依照肯定的分类和编号系统进行归档，并订立认真的档案管理制度。技术资料应存放在特地的文件柜或电子文档管理系统中，以保证其安全可靠。技术资料的存储介质应选择可靠的硬盘、光盘或云存储等设备，确保资料的完整性和可访问性。第六条借阅与归还生产部门需要借阅技术资料时，应提出书面申请，并注明借阅的目的和时间。技术部门负责审核借阅申请，并及时供应所需技术资料。借阅人应定时归还借阅的技术资料，不得私自复制、泄露或损毁技术资料。第七条更新与维护技术部门应定期审核和更新技术资料，确保其与最新的生产要求和标准相适应。对于已过期或废弃的技术资料，技术部门应及时清理并销毁，防止误用和泄露。第三章文件管理第八条文件起草与审批每个部门应负责本部门内相关文件的起草和审批工作，确保文件的准确性和合规性。文件的起草人应依照公司的规定和要求，确保文件的格式、语言和内容表述符合规范。第九条文件编号与备份全部文件应依照肯定的编号规定进行编号，确保每个文件的唯一性和可追溯性。文件的备份应定期进行，并存放在安全可靠的地方，以防止文件的丢失和损坏。第十条文件存档与查阅文件应依照肯定的分类和目录系统进行存档，以便查阅和检索。查阅文件时，应填写相关的查阅登记表，并依照规定的时间和方式归还文件，严禁私自带出。第十一条文件归档与销毁文件的归档应依照肯定的时间和规定，将文件从日常办公区域移至文件柜或电子文档管理系统中。对于已无用、过期或废弃的文件，应依照公司的规定和要求，进行及时的销毁处理。第四章安全管理第十二条保密与权限掌控技术资料和文件的管理人员应具备保密意识，严守国家法律和公司的保密要求。对于涉及商业机密和个人隐私的技术资料和文件，应设置访问权限，确保信息的安全性。第十三条灾难恢复与备份技术资料和文件应进行定期的灾难恢复演练，并及时备份，以防止自然祸害和人为失误导致的数据丢失。备份的数据应存放在安全可靠的地方，并定期检查和更新备份的内容。第十四条安全意识培训与考核公司应定期开展关于技术资料和文件安全管理的培训，提高员工的安全意识和保密意识。对于违反本制度的行为，将进行相应的追责和处理，并进行安全责任追究。第五章附则第十五条本制度的解释和修改本制度的解释权归企业管理负责人全部。对于本制度的修改，应经过相关部门的讨论和确认，并报企业管理负责人批准后生效。第十六条附加规定依据实际情况和需要，技术资料与文件管理制度可以进行适当的增补和调整，并报企业管理负责人批准后生效。第十七条生效日期本规章制度自颁布之日起执行