171212EDmaker2017组织汇交文件操作流程-wps2017制作

Ed-Maker2017组织汇交文件操作流程中国地质调查局中南地区地质调查项目管理办公室成果处中国地质调查局武汉地质调查中心信息资料室2017年12月12日主讲人：陈州丰地质调查项目生命史（1）每个阶段都会产生各种原始资料1、编制立项论证——也叫可行性研究，论证目标任务的必要性、思路方法采用和人财物配备的必要性、可行性、可靠性等，续作评估是立项的一种。以往工作项目立项一般9-11月开展，现在改为子项目，6月底完成论证，7月必须录入项目库。2、下达任务——立项报告经专家组评审通过并修改到位，主管部门审批通过，以前当年会有评审意见书、发审批意见书（含预算审核表），来年1-3月会发任务书；现在改为发子项目论证批准书（评审意见、审批意见及预算审核表合并），不再下发任务书。3、编制工作方案——多年项目总体设计兼首年度工作方案，以后每年编年度工作方案。总体设计经评审和审批，下发项目总体实施意见书，载明工作任务。4、项目实施——按专家组评审、主管部门审查批准的方案完成各项实物工作量、研究、检查、学术交流、阶段性报告、综合成果报告、公开发表或出版等任务。5、验收、评审——管理部门组织专家组野外验收、数据库验收、软件评审、成果报告评审。根据项目级别、类别的不同，验收部门、内容有不同规定。子项目与二级项目不同。6、审查——按专家组意见修改成果报告、数据库、软件，并针对全部专家意见逐条编写修改说明，交主管部门审查，合格后批准，发给审查意见书。该阶段也通称复核。7、归档——成果底稿和原始资料交项目承担单位资料室验收、编目、保存。8、提交——一是汇交资料（成果纸电双版、原始电子版）送项目主要工作区省份地质资料馆开展形式审查。二是指汇交资料形式验收合格后向大区项目办送交一套备案。9、汇交、转交——省馆向全国地质资料馆呈送合格资料，此为狭义“汇交”；承担验收工作的省馆向项目所在的其他工作区省份地质资料馆送交汇交资料，此为“转交”，以往由大区中心转。10、成果登记——需要请奖或有其他目的的项目可自愿申请登记，向管理部门提交一套纸质文件，在相关管理平台上载电子文件，逐级审批。审查通过后发给地质调查项目成果登记证。11、成果报奖——按相关规定整理纸电文件，上报管理部门，在指定时间指定地点参加评奖答辩会，评定结果出来后如获奖则颁发不同级别获奖证书，颁发部门官网公布、部分公开报导。12、成果应用——分阶段性成果应用、综合成果报告应用，可以是针对不同部门要求的专报、针对特定问题的警示函、专题图集、综合图集、解决特定问题的建议书、综合成果报告、试验观测基地、新技术应用示范区、科普视频等。特别提示：结题阶段各个环节多为不同专家或领导审阅，缺资料情况下，新一环节专家无法开展工作。所以，新一环节须提交前面所有环节产生的文件作为此环节专家工作的背景资料和依据。另应熟读各环节工作会议通知中的资料提交要求，例如《中南地调项目评审审查阶段相关工作与要求（1.3版）》，包含评审意见书草稿等均应提前准备好。还要记得文件盖章以示公务行为。地质调查项目生命史（2）

每个阶段都会产生各种原始资料

易混或重要概念通解（1）（准确定义参见相关文件）归档——特指成果底稿和原始资料（狭义）交本单位档案部门验收、编目、保存的活动。成果底稿——早期手写打印均有，现今都是彩色打印，凡第一次形成的完整定稿就构成成果底稿，地位最高，与原始资料（狭义）同为勘定任务发起人、完成人、检查人、验收人、批准人、使用维护人等责任界线的根本依据，也利于相关行业重复利用。以往手写加油印、打印加复印时代，何为成果底稿是显而易见的；当今打印数套成果资料一模一样，留家的“幸运儿”就叫成果底稿。原始资料——狭义，指按照各单项技术手段规程规范产出的过程纸质、电子文件，包含原始调查或试验记录、图件、阶段性小结、总结、检查、效果评估文件等。有时口语用作泛指档案。汇交资料——成果资料复印件和应汇交原始资料电子文件为主，另有汇交文件光盘、盖章的管理性文件。送走的资料本质都是复印件，价值和意义低于本单位的成果底稿和原始资料。现今技术发达，底稿也是直接彩色打印，易混淆与复印件区别。地质档案文件目录——留存本单位资料室的该项目的全部资料“台帐”，成果底稿绝大部分纸电双版（M、K无纸质）。原始资料纸据实选择纸电版本，数字化填图的纸质文件会偏少，某些仪器记录文件无法打印或打印量过大者可只提供电子版。易混或重要概念通解（2）（准确定义参见相关文件）地质资料汇交汇总表——送走的资料“台帐”就是《地质资料汇交汇总表》，整合了以往《汇交电子文件登记表》和《原始地质资料汇交目录》，成果资料多交纸电双版（M、K只有电子版），汇交原始资料只交电子版。提交——一是指按审查意见、归档规则、汇交规范组织汇交文件，按新规交项目主要工作区所在省份地质资料馆开展资料合规性形式审查。二是指资料形式合格后向大区项目办送交一套备案成果资料。项目生命周期每个环节交各类资料给管理部门也都叫做“提交”，但多是指给出资料这个单纯的动作，与此处及相关文件“提交”所指行政性活动行为含义有别。汇交、转交——收到合格资料的单位向全国地质资料馆呈送，也即是向国家交资料，此为狭义“汇交”；部分合格的资料转送到其他工作区省地质资料馆服务于当地，此为“转交”。提交、转交本质上是广义“汇交”的一部分，也即整个地质资料管理利用工作的一部分。归档与汇交的关系——归档形成的“台帐”构成汇交文件之一，归档是汇交的前提。提交与汇交的关系——不同阶段提交文件给各管理部门的行为本质是广义“汇交”工作的一部分。汇交文件组织工作的目标任务1、编辑合格的成果资料电子文件存档版——难以编辑的版本，栅格版，点阵版2、编辑合格的成果资料源电子文件——易编辑的版本，矢量版3、制作汇交原始资料电子版——按[2017]1号文应汇交的原始资料，均制作电子版；实际材料图、专题报告附图等较大或重要图件应提供矢量版，其余栅格、矢量可选。4、用ED-maker软件组织上述3类文件构成标准汇交文件包——3类文件各一个文件夹，软件额外生成一个管理性文件夹。5、刻录所需份数的汇交文件包电子版，务必确保质量。6、打印所需份数的成果报告——按二级分类：报告正文Z、审批S、附图T、附表B、附件J、其他Q共7类需要打印，数据库K、软件R（新增）、多媒体M只提交电子版。7、打印所需份数的管理性文件——汇交汇总表、著录表、实物地质资料清单（盖章后及时上传监管平台）、涉密登记表、地质档案文件目录、光盘标签（盖章折叠嵌入光盘盒）特别提示：本单位《地质档案文件目录》中成果一律归类为“底/D类”，特指原件，与上述成果资料“复印件”的9个二级分类无关。D之外的原始资料依次为测/C、观/G、探/T、样/Y、试/S、录/L、像/X、综/Z、文/W共9类。Ed-Maker2017的工作机理----软件都干了些什么？在软件内批导入或手工建立文件目录，手工填写相关信息项。逐条或批建立每行目录与其对应电子文件（种子文件）路径之间的链接关系。手工检查修改各处不当、模拟生成汇交文件包，反复模拟修改，直到生成过程无错误提示。生成汇交文件包：模拟或正式生成，软件的动作均相同，即在指定位置建立以档号命名的汇交包文件夹，其内再建立4个二级文件夹，然后按照既定链接将种子文件分类拷贝到3个二级文件夹，在第4个二级文件夹生成管理性文件。如果种子文件用中文命名，则软件会有重新数字化命名动作。特别提示：“种子文件”系本人提出，受全国馆收整处王成锡副处长首肯，此概念的发明使用，较以往交流教学中使用“原始文件”、“原始资料电子文件”更简洁准确高效，本人编写的《一文参透Ed-maker操作流程精髓1.0》经王处斧正后挂在全国地质资料接收验收群，此文全文引用并详解如下——汇交文件组织步骤1目录勘误与优化按照评审阶段审定的《地质档案文件目录》，逐一核对项目组的原始资料和成果资料纸质实体数量，将目录中确定的文件“类别号+件号”（如G0052、T0121、W0036等）用铅笔标注于纸质文件，以便资料交接时好清点（尤其远道而来的优选项目要提前做功课）。然后在Excel版《地质档案文件目录》里补充核对工作发现的可能遗漏的资料，订正可能的命名错误、归类错误、密级错误、件号序号错误等问题。特别注意：成果资料的名称、类别、比例尺、数量应以评审意见书中专家组认定的“提交的技术文件目录”为准；个别情况下，任务书中“预期成果”约定的论文集、专题报告、数据库可能遗漏，意见书未提及也应按约定补充到目录并汇交。

特别提示：任务书是资料汇交的第一依据，任何环节遗漏了约定的成果资料，均会要求补齐。汇交文件组织步骤1目录勘误与优化以下为示范目录局部提示：文件命名过于简化、随意、抓不住要害、轻重不分、甚至错误较普遍、突出，基于对工作负责、尊重客观事实、利于检索利用需要，建议注意科学准确命名，详细建议见2个示范目录右列红色说明（基于个人理解，均非强制规定，以后专门论述）。汇交文件组织步骤1目录勘误与优化汇交文件组织步骤2种子文件梳理和命名

此步骤特指电子文件的命名向项目组索取成果资料和原始资料两大类文件电子版（部分原始资料无电子版属正常）。成果资料（Ed-Maker一级菜单）分Z、S、T、B、J、M、K、R、Q（任务书复印件）等9类（二级菜单，不是D原件的二级分类）。原始资料（同为Ed-Maker一级菜单）分D（原件，不含任务书）、C、G、T、Y、S、L、X、Z、W（任务书原件在此）等10类（三级菜单，软件内有说明）。以上文件收齐。复印件复印件原件——二级菜单下10个三级菜单未展开二级菜单10个原件:2个二级菜单汇交文件组织步骤2种子文件梳理和命名

原件复印件原件:10个三级菜单任务书原件在此D内无任务书成果资料多数必须提供存档文件（pdf、jpg等相对固化版）、源文件（doc、mapgis、cdr等矢量版）2个版本，图件源文件必须置于文件夹内，将文件或文件夹命名为Z01_0001、S01_0001、T01_0001之类。原始资料电子文件或文件夹按《地质档案文件目录》中“类别号+件号”命名，如G0023、T0020、L0003、W0012等。较大型图件采用矢量版，其余栅格矢量均可。将全部电子文件整理为“成果资料”和“原始资料”两文件夹，构成“种子文件”。汇交文件组织步骤3软件安装安装Ed_Maker2017软件，新版已经不需要填写注册码。软项目信息、文件目录及电子文件路径信息等，均存放在localdata.db内，新版覆盖安装可自动备份加载还原。首次打开需要填写个人信息。典型覆盖安装完毕打开界面汇交文件组织步骤4项目信息填写

打开Ed_Maker2017软件，填写档号、承担单位、归档日期等等项目和成果基本信息填写实物地质资料信息，资金来源、工作区行政区划及经纬度、项目性质、比例尺、主要成果、实物地质资料数量等等均应如实填写，注意尽量不留空格。汇交文件组织步骤5下载目录导入模板点击Ed_Maker一级菜单“成果资料”,分别在二级菜单“成果报告”、“附图”界面点击右上“添加册”，右边均会出现“下载导入模板”按钮。不同二级菜单下分别点击“下载导入模板”，生成xls版《成果资料文字类文件目录导入模板》、《成果资料附图类文件目录导入模板》，记住存放位置。点击Ed_Maker一级菜单“原始资料”,界面右侧自然出现“下载导入模板”按钮，点击之下载原始资料导入模板。提示：用表格式模板导入地质档案文件目录是为了避免文件名称、数量等一件件输入软件浪费精力。将校核无误的《地质档案文件目录》中D类附图信息以无格式（数值）方式粘贴到附图导入模板对应的行列。目录中D类除附图外的信息以无格式方式粘贴到成果文本导入模板对应的行列。将《地质档案文件目录》中D类之外的文件信息以无格式（数值）方式粘贴到原始资料导入模板对应的行列。如上将一个目录拆分为3个导入模板。特别提示：在某些软件硬件环境下直接复制粘帖会造成无法向软件导入目录信息。汇交文件组织步骤6拆分目录粘贴填写模板目录一分三定稿的地质档案文件目录汇交文件组织步骤6拆分目录粘贴填写模板特别提示附图导入模板注意正确填写册序号（一般为1，不同于后文含义）、顺序号（从1开始连续）、图号（可加所属附件的册序号，每册附图均可从1开始）。成果文本类导入模板注意正确填写册序号、顺序号（每类均从1开始编号）。特别提示：案例中2应该改为1，否则不能正确导入文件中文名。点击Ed_Maker一级菜单“成果资料”，在二级菜单“正文类”界面点击右侧“模板数据导入”，找到填好的成果文本模板xls文件，打开导入。点击一级菜单“成果资料”之下二级菜单“附图类”，点击右侧“模板数据导入”，找到填好的附图类模板xls文件，打开导入。点击一级菜单“原始资料”，点击界面右侧“模板数据导入”，找到填好的原始资料模板xls文件，打开导入。汇交文件组织步骤7导入目录模板挂接电子文件就是给已经导入目录的文件名指定对应的电子文件路径成果文本类资料只能逐件挂接，包含库文件挂接也是。成果附图类文件可以批量挂接，但要按照规定格式对种子文件和文件夹进行命名。成果资料多数要挂存档、源文件两个版本。汇交文件组织步骤8挂接成果资料电子文件检查成果资料和原始资料的名称、文件密级、表达方式、载体形式、汇交与否等属性是否正确，发现问题即修正。修正可根据问题的多寡分别使用用批量编辑或者单个编辑功能。汇交文件组织步骤9检查修改文件属性汇交文件组织步骤10生原始资料成“D类”目录并删除重复文件以上操作步骤完成后，一级菜单“原始资料”下并没有自动产生“D类”。在Ed_Maker“原始资料”界面右侧点击“导入底字类”，可生成成果底稿D类文件表。特别提示：该操作是先填好“成果资料”这个“复印件”信息，后生成此处“原件”信息，与实际工作先有原件后有复印件的逻辑相反。特别注意：D类数量由0变为实际数。但导进来的D类最下数行通常是任务书、野外验收意见书等，与下文W类第1、2行（“原件”）