技术资料档案保管制度模版（2篇）

技术资料档案保管制度模版一、文件编号：【编号】二、文件名称：技术资料档案保管制度三、修订日期：【日期】四、修订原因：【原因】五、修订依据：【依据】六、适用范围：本制度旨在规范所有涉及技术资料档案保管的部门及人员的行为，确保技术资料的完整性、安全性和有效利用。七、责任主体：1.技术资料档案管理部门负责该制度的制定、修订、实施、监督及检查工作，确保制度的有效执行。2.各部门需负责其技术资料档案的收集、整理、保管及合法使用，确保资料的准确性和可追溯性。八、具体规定：1.技术资料档案的收集：(1)各部门应依据统一标准，及时收集相关技术资料，并统一归档管理。(2)收集的技术资料需清晰标注日期、来源及文件编号，以便于后续查询与管理。2.技术资料档案的整理和分类：(1)收集的技术资料需依据既定分类标准（如项目、领域、时间等）进行整理和分类。(2)整理和分类后的技术资料应按文件编号和日期顺序归档，确保查询与使用的便捷性。3.技术资料档案的保管：(1)技术资料档案应存放于专用档案库或文件柜中，确保安全且保密。(2)档案库或文件柜需定期检查与清理，以保障设备正常运行及资料完整性。(3)制定并实施备份与恢复计划，以应对资料丢失或损坏的风险。4.技术资料档案的使用：(1)任何人员在使用技术资料档案前，需完成必要的申请与审批流程。(2)使用者需妥善保管档案，并在使用完毕后及时归还或放回原处。5.技术资料档案的借阅：(1)借阅技术资料档案需提前申请，并经相关部门批准。(2)借阅信息需详细登记，包括借阅者、借阅日期及预计归还日期等。(3)借阅者不得擅自外借或复制档案，且需按时归还。6.技术资料档案的保密：(1)涉及商业机密或保密信息的技术资料档案需严格保密管理，并遵循相关规定进行保密操作与存储。(2)电子文件应采取安全存储与传输措施，以防信息泄露与恶意攻击。7.技术资料档案的销毁：(1)达到保管期限的技术资料档案需依据相关销毁制度进行处理。(2)销毁前需经负责部门审批，并记录销毁日期与方式。九、监督检查：1.技术资料档案管理部门需定期组织对各部门及人员的技术资料档案保管工作进行检查与督促。2.针对发现的问题与不合规行为，应及时整改并记录相关情况。十、附则：1.本制度的解释权归技术资料档案管理部门所有，可根据需要进行适时修订。2.本制度经相关部门批准后正式生效，并在全体员工中广泛宣传与执行。技术资料档案保管制度模版（二）一、目标与适用范围本规定旨在规范和指导技术资料档案的管理，以确保资料的安全、完整和有效。此规定适用于公司内部所有技术资料的保管活动。二、职责与责任1.公司（以下称“甲方”）负责建立并维护技术资料档案管理机制，明确各方面的职责和义务。2.所有员工（以下称“乙方”）需严格遵守并执行技术资料档案的管理规定。3.技术部门承担技术资料的整理、归档和保管工作，以保障资料的安全性和完整性。三、保管规定1.技术资料应遵循统一的分类和编号原则进行归档，以便于检索和使用。2.采用纸质和电子两种形式保存技术资料，纸质资料需妥善保管，并定期进行检查和整理。3.电子资料需进行备份，存储在安全设备上，重要数据应定期进行冷备份。四、保密与安全措施1.技术资料被视为公司的重要商业机密，不得向外部泄露，处理时需严格保密。2.乙方在离职或岗位调整前，须归还或交接所持有的技术资料，不得私自带出公司。3.技术资料档案室需设置门禁系统，仅授权人员可进入，由专人负责监控和管理。五、档案整理与归档1.技术资料在归档前应进行整理和清理，确定其分类和编号。2.各类技术资料应分类归档，注明归档编号和日期。3.归档后应及时更新档案目录，以便于索引和检索。六、档案借阅与归还1.乙方需填写借阅申请，经上级批准后方可借阅技术资料。2.借阅资料不得擅自转借，应尽量缩短借阅时间。3.归还前需进行检查，确保技术资料的完整性和准确性。七、档案保管期限1.不同类型的资料有不同的保管期限，应根据相关法律法规和公司规定执行。2.到期的资料应及时销毁或转交给相关部门。八、违规处理1.对违反本制度的行为，公司将依据相关纪律采取相应措施，包括但不限于口头警告、书面警告、限制晋升等。2.对故意泄露技术资料或严重失职的行为，将依法追究刑事责任。九、其他条款甲方对本制度的解释权