人事档案保管协议书

合同编号：__________人事档案保管协议书甲方（存档单位）：_______乙方（托管单位）：_______根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的规定，为规范甲乙双方在人事档案保管方面的工作，确保人事档案的安全、完整和及时提供，甲乙双方本着平等、自愿、有偿的原则，就甲方将其人事档案存放在乙方处进行保管事宜，达成如下协议：第一条档案范围1.2档案包括：身份证复印件、学历学位证书复印件、工作经历证明、职称资格证书复印件、劳动合同、工资单、奖惩记录、培训记录等与员工本人有关的纸质档案材料。第二条档案保管期限2.1档案的保管期限自_______年_______月_______日起至_______年_______月_______日止。2.2如甲乙双方同意续签本协议，应提前一个月书面通知对方。第三条档案保管费用3.1甲方向乙方支付档案保管费用，具体金额为人民币（大写）：_______元整（小写）：_______元。3.2费用支付方式：_______。第四条档案保管4.1乙方应妥善保管甲方档案，确保档案的安全、完整和保密。4.2乙方不得泄露甲方档案中的个人信息，不得将档案用于任何非法用途。4.3乙方应在甲方提出查阅、复制、转移、销毁档案的申请后，按照相关法律法规的规定及时办理。4.4乙方应定期对档案进行清点、核对，确保档案的准确性和完整性。第五条档案的查阅和归还5.1甲方有权在符合法律法规规定的前提下查阅、复制、转移、销毁其档案。5.2甲方查阅、复制、转移、销毁档案时，应向乙方提交书面申请，并按照乙方的要求提供相关证明文件。5.3乙方应在接到甲方申请后，按照双方约定的时间、地点、方式提供档案。5.4甲方查阅、复制、转移、销毁档案后，应在约定时间内将档案归还乙方。第六条违约责任6.1甲乙双方应严格履行本协议，如一方违约，应承担违约责任，向守约方支付违约金，并赔偿因此给对方造成的损失。6.2如乙方未按照本协议约定保管档案，导致档案丢失、损坏、泄露等，乙方应承担相应的法律责任。第七条争议解决7.1本协议在履行过程中，如发生纠纷，双方应友好协商解决。7.2如协商不成，任何一方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。第八条其他约定8.1本协议一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本协议自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________代表（签名）：__________代表（签名）：__________签订日期：_______年_______月_______日注意事项及解决办法：1.注意事项：（1）确保档案的真实性、完整性和保密性。（2）明确档案的保管期限，如需续签应提前通知。（3）严格按照约定履行各自的权利和义务。（4）妥善处理争议，必要时可通过法律途径解决。2.解决办法：（1）友好协商：双方在发生纠纷时，优先通过友好协商解决。（2）法律途径：如协商不成，可以向甲方所在地的人民法院提起诉讼。关键词语的法律名词解释：1.人事档案：指员工的身份信息、学历学位、工作经历、职称资格、劳动合同、工资单、奖惩记录、培训记录等与员工本人有关的纸质档案材料。2.档案保管：指对档案进行安全、有序地存放、维护和提供利用的服务。3.档案保管费用：指甲方为委托乙方保管档案而支付的费用。4.违约金：指一方未履行协议约定，应向守约方支付的赔偿金。5.争议解决：指通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式，解决合同履行过程中产生的纠纷。6.甲方：指需要将人事档案存放在乙方处进行保管的单位。7.乙方：指承担人事档案保管职责的单位。8.守约方：指在合同履行过程中履行约定义务的一方。9.违约方：指在合同履行过程中未履行约定义务的一方。特殊应用场合及补充条款：1.员工离职交接：场合描述：当员工离职时，需要将人事档案及时移交甲方。补充条款：双方约定在员工离职前，乙方应将档案准备好，并在离职当天或次日交付给甲方。如员工离职后乙方未按要求交付档案，应承担相应责任。2.档案查阅：场合描述：甲方需要查阅员工档案时，乙方应提供便利。补充条款：双方约定乙方在接到甲方查阅申请后，应在3个工作日内安排查阅时间，并提供必要的服务和协助。如乙方未按要求提供查阅服务，应承担相应责任。3.档案转移：场合描述：甲方因业务需要将档案转移到其他单位时，乙方应协助办理。补充条款：双方约定在甲方提交档案转移申请后，乙方应在5个工作日内完成档案转移手续。如乙方未按要求协助办理，应承担相应责任。4.档案销毁：场合描述：根据法律法规规定，需要对过时或无需保留的档案进行销毁。补充条款：双方约定在甲方提交档案销毁申请后，乙方应在10个工作日内完成档案销毁。如乙方未按要求协助办理，应承担相应责任。