归档与资料保存制度

归档与资料保管制度一、目的和适用范围1.1目的：为了规范企业内部档案归档和资料保管工作，确保企业信息能够有序、安全、高效地归档和保管。1.2适用范围：本制度适用于企业全部部门和员工的档案归档和资料保管工作。二、档案归档流程与要求2.1归档流程：2.1.1准备归档资料：归档责任人（以下简称“责任人”）依据内部流程和要求，收集、整理和准备需要归档的资料。2.1.2核对资料完整性：责任人需核对所归档资料的完整性，确保没有遗漏或错误。2.1.3料子装订：责任人应将归档资料依照时间、项目或其他规定的分类方式进行装订，并在装订料子上标注归档编号、归档日期等信息。2.1.4归档登记：责任人需将归档资料的相关信息登记到档案管理系统或相应的档案登记簿上，包含资料名称、编号、归档人员、归档日期等信息。2.2归档要求：2.2.1文件格式：归档资料应以电子文件的形式保管，保证文件完整、清楚可读，并采用常见的文件格式，如PDF、DOC等。2.2.2文件命名：归档文件应依照规定的命名规范命名，包含资料名称、资料时间等信息，以方便后续查找和检索。2.2.3备份和存储：归档文件应进行定期备份，并存储在安全可靠的服务器或其他存储设备中，确保资料不会因意外事件而丢失。2.2.4保密与权限掌控：归档文件应依据资料的敏感性进行分类和权限掌控，仅授权人员可查阅和使用，确保资料的安全和机密性。2.3档案保管期限：2.3.1档案分类：将档案依照保管期限和紧要性进行分类，包含永久保管档案、长期保管档案和短期保管档案。2.3.2档案保管期限：依据国家和地方相关规定，归档责任人需了解各类档案的保管期限，并按规定进行保管。及时销毁不再需要保存的档案，以节省存储资源。三、资料保管管理3.1电子资料保管：3.1.1文件分类：责任人应依照业务、类型和日期等进行分类，建立清楚的文件目录结构。3.1.2命名规范：电子文件应采用有心义的命名规范，避开使用模糊、重复或无意义的命名方式，以方便查找和使用。3.1.3文件备份：责任人需定期对紧要电子文件进行备份，并存储在安全的备份介质中，以防止文件丢失或损坏。3.1.4文件权限掌控：对于涉及商业机密或敏感信息的电子文件，应设置合适的权限，限制访问和修改权限，确保信息安全。3.2纸质资料保管：3.2.1文件整理与分类：责任人应对纸质文件进行整理和分类，确保文件的清楚可辨并易于查找。3.2.2储存环境：纸质文件应存放在干燥、通风、安全的环境中，避开暴露在阳光直射、高温潮湿或易受损的条件下。3.2.3文件编号：纸质文件应进行编号，与电子文件中的档案编号相对应，以便于档案的关联和检索。3.2.4定期检查：责任人应定期检查纸质文件的保管状态，如有损坏或腐化情况，及时采取措施修复或复制备份。四、销毁和备份管理4.1销毁程序：4.1.1定期审查：责任人需定期对档案进行审查，推断是否满足销毁条件，包含档案存留期限已到期或档案内容已无实际价值等。4.1.2销毁方式：采用安全可靠的方式对无需保存的档案进行销毁，包含纸质档案的shredding、电子档案的彻底删除等。4.2备份管理：4.2.1备份周期：责任人应定期对电子文件进行备份，备份周期依据文件紧要性和更改频率确定，确保有充分的备份版本可供使用。4.2.2备份存储：备份数据应存储在离线、安全可靠的存储介质中，避开受到病毒、黑客或硬件故障等风险。五、违规处理5.1假如发现员工违反本制度的规定，可依照公司的纪律处分制度进行相应处理，包含口头警告、书面警告、降职、辞退等。5.2在严重违反档案和资料保管规定的情况下，企业保存追究相应责任者法律责任的权利。六、附则6.1本制度自颁布之日起生效。6.2