xx煤矿会议管理制度

xx煤矿会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

1.为了加强xx煤矿的管理工作，提高会议效率，明确会议决策的执行力，制定本会议管理制度。

2.本制度旨在规范会议的组织、召开、纪要和落实，确保会议的严肃性、高效性和实用性。

3.会议应遵循公开、公平、公正的原则，充分发扬民主，保证参会人员的合法权益。

二、适用范围

1.本制度适用于xx煤矿召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、安全生产委员会、部门例会等。

2.对于特殊类型的会议，可根据实际情况参照本制度执行，必要时可制定补充规定。

三、会议类别及组织

1.煤矿会议分为定期会议和临时会议。

（1）定期会议：包括董事会、总经理办公会、安全生产委员会等，原则上按季度、月度或周召开。

（2）临时会议：根据工作需要，针对特定事项召开的会议。

2.各类会议的组织工作由会议主持人负责，会议主持人应指定专人负责会议的筹备、通知、记录等工作。

四、参会人员及职责

1.参会人员应按时参加各类会议，确因特殊情况不能参会的，应提前向会议主持人请假。

2.参会人员应认真履行职责，积极参与讨论，对会议决策事项认真负责。

3.会议主持人负责会议的组织、主持和决策，对会议纪要的落实情况进行监督。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持秩序，关闭手机或调至静音状态，不得随意离席。

2.会议内容应严格保密，未经许可，不得泄露会议讨论内容。

3.会议结束后，参会人员应按照会议纪要的要求，认真落实相关工作。

六、本制度的解释权与修订权

1.本制度的解释权归xx煤矿董事会。

2.本制度的修订应经董事会审议通过，并予以公告。

本章内容仅供参考，具体规定可根据实际情况进行调整。以下章节内容待补充。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议主持人根据工作需要和相关部门的建议，确定会议的主要议题。

2.下发通知：会议筹备人负责制定会议通知，明确会议时间、地点、议题、参会人员等信息，并于会议召开前至少3个工作日下发。

3.准备材料：会议主持人或相关部门应准备好与议题相关的背景资料、报告、数据等，并在会议召开前至少2个工作日提交给会议筹备人。

4.会议议程：会议筹备人根据会议议题和材料，制定会议议程，经会议主持人审批后，于会议召开前至少1个工作日发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前15分钟到达会场，签到并领取会议材料。

2.会议开幕：会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题和议程，强调会议纪律。

3.讨论与决策：会议按照议程逐项进行讨论，参会人员充分发表意见，会议主持人根据讨论情况，形成决策。

4.会议记录：指定专人负责记录会议讨论过程、决策结果以及待办事项。

三、会议决策与表决

1.会议决策应充分尊重多数人意见，对于重大事项，应进行表决。

2.表决方式分为举手、口头、书面等形式，具体方式由会议主持人确定。

3.表决结果由会议主持人宣布，并记录在会议纪要中。

四、会议总结

1.会议主持人对会议讨论和决策情况进行总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.会议结束后，会议纪要应在2个工作日内完成，并发送给会议主持人审批。

五、会议材料的归档与保管

1.会议材料、会议纪要等文件应按照档案管理规定进行归档和保管。

2.归档材料应包括会议通知、会议议程、会议纪要、表决结果等，确保资料的完整性。

本章内容详细阐述了会议的筹备、召开、决策、总结等流程，以下章节内容待补充。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录人根据会议讨论内容和决策结果进行编制。

2.会议纪要应包括会议基本信息、参会人员、讨论主题、决策事项、责任分配、完成时限等内容。

3.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人审批，审批通过后及时发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、责任分配与执行

1.会议纪要中明确的任务和决策，应明确责任人和执行部门。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并报上级领导审批。

3.执行过程中，责任人应定期向会议主持人汇报进展情况，确保决策事项的落实。

三、跟踪与监督

1.会议主持人或指定的监督人应定期对会议纪要中的决策事项进行跟踪检查。

2.对于执行中出现的困难和问题，应及时协调解决，确保决策事项按期完成。

3.跟踪监督结果应记录在案，作为评价相关部门和人员工作绩效的依据。

四、反馈与评估

1.决策事项完成后，责任人应向会议主持人提交执行情况的书面报告。

2.会议主持人应对执行结果进行评估，对存在的问题提出改进措施。

3.评估结果应作为后续决策和改进管理的参考。

五、会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应按照档案管理规定进行存档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.会议纪要的查阅应遵循保密原则，未经许可不得随意泄露。

3.需要查阅会议纪要的人员，应向会议主持人或指定负责人提出申请，经批准后方可查阅。

本章内容详尽阐述了会议纪要的编制、责任分配、跟踪监督、反馈评估以及存档查阅等环节，以确保会议决策的落实和执行。以下章节内容待补充。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：各部门需提前向行政管理部门提交会议室预订申请，明确会议时间、参会人数、所需设备等。

2.使用审批：行政管理部门根据会议室使用情况，对预订申请进行审批，并合理安排会议室。

3.会议室使用：会议召开期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守使用规定。

二、会议室设施与管理

1.设施配置：会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.设施维护：行政管理部门负责会议室设施的日常维护和保养，确保设施正常运行。

3.管理制度：制定会议室管理制度，明确使用规范、维护职责和违规处理措施。

三、会议室卫生与整洁

1.卫生保洁：行政管理部门负责会议室的卫生保洁工作，确保会议环境整洁、舒适。

2.会后清理：会议结束后，参会人员应将个人物品带走，保持会议室整洁。

3.定期检查：行政管理部门定期对会议室进行检查，发现问题及时整改。

四、会议室安全与保密

1.安全措施：会议室应采取必要的安全措施，如消防设备、紧急疏散通道等。

2.保密要求：会议期间，参会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.门禁管理：行政管理部门可根据需要实行会议室门禁管理，确保会议安全。

五、会议室服务与改进

1.服务质量：行政管理部门应提高会议室服务质量，满足各部门会议需求。

2.意见反馈：各部门可就会议室管理和服务提出意见和建议，行政管理部门应及时改进。

3.持续优化：根据会议需求和管理经验，不断优化会议室管理规定，提升会议室使用效率。

本章内容从会议室预订、设施管理、卫生整洁、安全保密以及服务改进等方面，对会议室管理规定进行了详细阐述。以下章节内容待补充。

第五章附则

一、本制度的解释权归xx煤矿董事会所有。

二、本制度的修订应经董事会审议通过，并予以公告。

三、本制度的实施过程中，如有未尽事宜，可根据实际情况由董事会决定处理。

四、本制度的废止或修改，应符