文书档案立卷归档制度范文（2篇）

文书档案立卷归档制度范文1.引言文书档案是组织机构、企事业单位及个人在日常工作和活动中产生的纸质或电子化的文件和资料，是保留和传承知识、保存历史、维护权益的重要载体。为了确保文书档案的完整性、真实性和可追溯性，须建立一套科学合理的文书档案立卷归档制度。本制度旨在规范文书档案的管理流程，规定文书档案的立卷和归档要求，保障文书档案的安全和有效利用。2.文书档案的立卷要求2.1立卷范围所有与组织机构、企事业单位活动有关的文书档案，包括各类备忘录、函件、会议纪要、报告、合同、协议、核准文件、决策文件等。2.2立卷原则（1）实行立卷分类管理原则，按照文书档案的内容和性质进行分类立卷，确保立卷的全面和系统性。（2）实行立卷连续编号原则，根据立卷时间，给每份文书档案进行连续编号，方便查找和管理。（3）实行立卷审查原则，对每份文书档案的准确性、完整性进行审查，确保档案的真实性和完整性。3.文书档案的归档要求3.1归档流程（1）收集：组织机构、企事业单位负责人及相关人员将产生的文书档案收集并汇总到档案室。（2）整理：档案管理员负责对收集到的文书档案进行整理，将其按照立卷分类进行归纳整理。（3）审核：经过整理的文书档案由档案管理员进行审核，对文书档案的准确性、完整性进行审查。（4）编目：审核通过的文书档案由档案管理员进行编目，并进行详细的登记记录，包括文档标题、编号、出处、作者、日期等相关信息。（5）归档：编目完成后，经过档案管理员确认无误后，将文书档案存放到专门的档案柜中，并进行标识，确保其易于查找和保管。3.2归档要点（1）文书档案的立卷分类应根据具体的业务需要进行分类，确保归档的系统性和实用性。（2）文书档案的编目要准确详细，包括文档的各项信息，便于后续的查找和整理。（3）归档的档案柜应具备防火、防潮、防尘等要求，确保文书档案的安全保存。（4）归档的档案室应当定期进行检查，确保归档环境的整洁和档案的安全。（5）文书档案的查阅应有相应的程序和权限，确保文书档案的安全和保密。4.文书档案的利用要求4.1利用流程（1）申请：用户按照规定的程序和方式向档案室提交文书档案利用申请。（2）审批：档案管理员对利用申请进行审查，确认申请的合理性和必要性后进行审批。（3）提取：经过审批的利用申请，用户可到档案室提取所需的文书档案，并出具领取单。（4）归还：用户在利用完毕后，应及时将归还文书档案，并由档案管理员进行确认。4.2利用要点（1）文书档案的利用申请应明确具体的用途和理由，确保利用的合法性和合理性。（2）文书档案的利用期限应根据实际需求进行设置，不得超过规定的期限。（3）利用申请的审批程序要公开透明，审批结果及时告知申请人。（4）利用的文书档案应妥善保管，不得私自外借或转交他人。（5）文书档案的利用应遵守机构、单位的相关规章制度，确保文书档案的安全和保密。5.档案保管和安全措施5.1档案保管（1）档案室应设有专门的保管人员，负责对文书档案进行保管和管理。（2）文书档案的保管柜和架要符合档案保管的规范要求，确保档案的安全保存。（3）文书档案的保管室应定期检查，确保环境的整洁干燥，并进行防火、防潮等安全措施。5.2档案安全（1）文书档案的保密级别应根据实际需求进行分类，并采取相应的保密措施。（2）文书档案的防火、防水、防盗等措施应得到重视，保证档案的安全性。（3）文书档案的查阅要有严格的权限控制，明确文书档案的查阅范围和权限，防止非法查阅和泄露。（4）文书档案的电子化管理要采用合适的技术手段和安全措施，保证电子文书档案的可靠性和安全性。6.档案的移交和销毁6.1移交（1）文书档案需要移交给其他单位或个人时，应经过相关审批程序，并办理相应的手续。（2）移交的文书档案应进行登记记录，明确移交的责任单位及人员，并在移交协议中明确双方的权利和义务。（3）移交的文书档案应保证其完整性和真实性，不得私自隐瞒或删除相关信息。6.2销毁（1）对于无继续保管和利用价值的文书档案，应进行鉴定和审批，并办理相应的销毁手续。（2）销毁的文书档案应根据相关规定进行，确保销毁的文书档案不被恢复和利用。（3）销毁的文书档案应有相应的记录和证明，包括销毁的时间、方式、单位及人员等信息。7.文书档案管理的监督和评估7.1监督（1）文书档案管理的监督应由上级主管部门或组织机构的内部监督机构进行，确保文书档案管理的规范和有效。（2）监督部门或监督机构应定期进行档案管理的检查和评估，发现问题及时纠正并提出整改措施。7.2评估（1）文书档案管理的评估应定期进行，评估目的是评估文书档案管理的效果和质量，为后续的改进和提升提供参考。（2）评估结果应有相应的整改措施，并及时向相关人员和单位进行通报。结语文书档案立卷归档制度范文（二）目录一、制度目的与依据二、适用范围三、主要内容1.立卷的原则与程序2.填写档案立卷审批表3.归档的方式与程序4.档案保管与查询四、责任与监督五、附则一、制度目的与依据为了规范文书档案的管理，保证文书的保存与使用，提高行政效能和工作质量，制定本制度。本制度的制定依据：1.国家有关法律法规和规章制度；2.公司的相关文件、规定和制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有文书档案的管理。三、主要内容1.立卷的原则与程序a.立卷原则：所有行政文书必须按照立卷原则进行归档，确保信息完整、准确、及时。b.立卷程序：按照文件的重要性和紧急程度确定是否需要立卷；结束每个行政活动后，相关责任人负责将相关文件整理成卷，登记立卷审批表；将立卷审批表送经办人签字；经办人签字后，立卷责任人根据立卷审批表要求进行整理和归档。2.填写档案立卷审批表a.填写主要内容：文件名称、立卷时间、立卷人、文件类型、文件编号、文件责任者、文件种类、紧急程度等。b.表格填写注意事项：填写清楚、准确、完整；立卷责任人签字确认后方可归档。3.归档的方式与程序a.归档方式：采用电子归档和实物归档相结合的方式，确保档案的安全、完整和易于查询。b.归档程序：按照文件立卷审批表的要求，将文书档案整理成册，编写目录；为每个档案册分配档案编号，并进行密封；将档案册交至指定的档案室；按照档案室管理制度进行档案的入库存储。4.档案保管与查询a.档案保管：档案室负责对档案进行保管，确保安全可靠；制定档案保管制度、档案借阅制度，明确借阅经办流程和权限。b.档案查询：档案室收到查询申请后，根据查询范围，按照规定时间内提供查询结果；查询过程中，不能损坏或丢失档案。四、责任与监督1.公司领导对文书档案的管理负全面责任，推动并建立健全相应的制度。2.各部门负责文书档案的