第三章结构、语言和表达方式

第三章结构、语言和表达方式第一节结构第二节语言第三节表达方式第一节结构一、结构的概念结构是应用文内容的组织和构造，一般包括:一篇应用文分几层写，哪些材料先写，哪些材料后写，哪些略写，怎么过渡，如何呼应和结尾等。结构是表现应用文内容的重要手段，其主要目的是把作者对应用文的总体设计，要表达的内容，反映的情况尽可能充分完整清晰地展现出来，为此必须做到以下几点：(一)必须符合公务活动的规律(二)服从、服务于表现主旨的需要(三)符合不同文种的特点和要求下一页返回第一节结构二、结构的特点(一)程式化应用文是有规范体式和法定效力的文书，大都具有相对稳定的惯用格式。

(二)条款化即采用条款结构形式，将内容进行整理归类，分条列项地逐条加以陈述说明。这类应用文的正文部分，往往第一条是开头，最后一条即结尾，干净利索，单刀直入，避免了繁文缛节和空洞说明。

(三)图表化图表化是将应用文应具备的各项内容、项目事先设计、印制成统一图形表格，供有关人员填写的一种应用文表现样式下一页上一页返回第一节结构三、层次和段落

(一)层次层次也称意义段、结构段、部分。应用文表现的内容是有一定次序和步骤的，先写什么，再写什么，最后写什么，作者都要有一个总的设想和安排，通常，把这种从总体上安排应用文内容的次序、展开文章结构的步骤叫层次。具体说，层次指应用文各部分内容表达的先后顺序，是指客观事物和人的思维发展过程在应用文中的反映。安排层次必须先有一个合理的、清晰的思路。应用文层次的安排方法主要有:1，并列式。每个层次所表达的意思之间是并列关系，各层次间呈现出一种平列的关系，没有主次之分，常表现为分几个从属主旨或几个问题来说明基本主旨。规章制度的具体规定，请不的几方面理由，报告的多方面情况，计划的任务，总结的经验、评价等多采用并列方法写作。下一页上一页返回第一节结构

2，递进式。‘常被称为层层深入式结构，即各个层次间表现为逐层深入的“递进”关系，各个层次间有先后、主次之分，常表现为由浅人深，由先到后，由表及里地说明事物，表现主旨。请不、报告、通报、总结、计划、经济活动分析报告、司法文书等常用这种结构方式

3，总分式。这种安排层次的方式一般表现为先总说、再分说，先分说、再总说等方式。提出问题，交代背景，然后从几个方面进行分析、阐述，最后归纳总结，得出结论。总分式结构包括三种形式，即先总后分、先分后总和总分总。

4，综合式。按事情发展的经过和时间先后顺序安排层次，一般是以一种结构方式为主，兼有其他结构方式安排层次，使各层前后贯通，合为一体下一页上一页返回第一节结构

(二)段落段落是构成文章的基本单位，是应用文内容在表达时因转折、强调、间歇等情况形成的文字停顿，段落在形式上具有“换行”的明显标志(空两格)，习惯上称“自然段”。它的作用在于显不层次发展阶段，有利于读者阅读、贯彻和执行应用文的内容。一般说来，层次大于段落，要缀连几段才能表达一层意思，但有时一个自然段就成为一个层次，在特殊情况下，会出现段落大于层次的情况。我们可以把应用文的段落分为规范段和特殊段，特殊段又分为起始段、过渡段、独句段和段篇合一段等。

(三)层次和段落划分的原则

1，单一性。

2，完整性。

3，长短适度。下一页上一页返回第一节结构四、过渡和照应(一)过渡是指层次与层次、段落与段落之间的衔接形式或手段，是使应用文内容贯通一气，把读者的思路顺利地由一段意思过渡到另一段意思，由一层内容过渡到另一层内容，使应用文层次、段落清晰，结构严详、结实。

1，常见的过渡形式有3种:(1)过渡词。如用“因此”、“由此可见”、“然而”、“但是”、“总之”、“综上所述”、“虽然”、“相反的”等过渡，这些关联词一般放在层首、段首或句首。

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(2)过渡句。即用承前启后，过渡“搭桥”的句子，一般放在前层、段末尾或后层、段开头。例如通知的过渡句“现将有关事官’通知如下”，函的过渡句“……现函告如下”等。

(3)过渡段。在文中起承上启下或提不作用，放在两个层次或段落之间。如下面的例文2，应用文需要过渡的主要情况有:(1)基本情况概述或说明问题由总到分需要过渡。(2)说明公务活动或情况、分析事物由分到合需要过渡。(3)内容转换时需要过渡。(4)表达方式变换时需要过渡。(5)要着力显不的地方需要过渡下一页上一页返回第一节结构

(二)照应照应又称“伏应”，是应用文上下、前后的呼应、关照，即通常所说的前有所呼，后有所应的结构方法。常表现为:交代在前、照应在后;暗不在前、挑明在后;伏笔在前，主笔在后等等。合理、巧妙地使用照应方法，可以使文脉贯通，章法灵活致密，使应用文的内容得到强化，给读者留下深刻印象或某种启迪。五、开头和结尾

(一)应用文的开头应用文的开头一般写明发文的背景、依据、目的、原因、意义或重要性等，要根据应用文的内容和行文目的来确定写法，它既要囊括正文的主要内容或基本主旨又要概括得简明扼要，精炼明确，要文出有因，落笔扣题其方法主要有：下一页上一页返回第一节结构

1，根据式即把行文的依据放在开头，以保证公文的法定权威性，一般多用“根据”、遵照”、“按照”等作为语言标志。

2，目的式。即开宗明义，开头先说明行文目的或意图，一般常用“为了”、“为”、“某种情况(概述)，为此，……”等词语标引。

3，原因式。即开头说明行文原因、缘由，揭不行文的合理性、必然性等，常·用“因为”、“由于”、“鉴于”等介词标引。

4，引文式。即开头引用文件、领导讲话或某文内容作为引言，点明公文主旨或主要内容。

5，概述式。即开头概括、简要地说明主要情况和背景，表达基本内容，给人以总体印象，然后再做具体分析。

6，提问式。即在开头部分提出问题，然后引出下文，回答问题，对提出的问题作详细、明确的解释或说明等。下一页上一页返回第一节结构

(二)应用文的结尾从内容上讲，应用文的结尾是对全文的总结，从形式上说，它是对全文的收束。应用文结尾应简明概括，意尽言止。结尾因行文关系、目的、要求及文种的不同，应采用不同的方法，常见的有:1，归结式2，祈请式3，说明式4，期望号召式5，要求式6，自然结束式上一页返回第二节语言一、语言的概念和特点“工欲善其事，必先利其器”，语言是应用文写作的工具。应用文的语言是公务活动思维的直接体现，它是表达主旨，说明事理，解决现实问题，构成应用文的物质形式。刘耙说:“夫人之立言，因字而生句，积句而成章，积章而成篇”。应用文无论哪个文种的内容和形式都要靠语言来支撑、充实和装饰，离开了语言，就不会有应用文写作。应用文写作在语言运用上有自己的特点和要求，有着与议论文、记叙文语言不同的特点。下一页返回第二节语言

(一)记叙文记叙文的写作应做到“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”，要“移步换景”。记叙文的基本特点是，“文似看山不喜平”，它凝聚了人们对自然、对艺术的审美经验。它靠语言的流动过程来展不社会生活场景，反映生活本质;它有文采，讲究曲折变化，蕴含着抑扬顿挫的内在节奏，用传神之笔追求一种流动美来表现作者的感情脉络，显不事物的发展规律，满足读者的审美需要。总之，记叙文用“曲笔”，讲究文采，曲折变化，波澜起伏，抑扬顿挫，以绘声绘色，传神生动为佳。(二)议论文它是一种讲道理的艺术，即辩论、说理的艺术它不仅以无可辩驳的逻辑力量来征服读者，而且善于调动读者的形象思维，巧妙地运用比喻、寓言、故事等，使说理形象化，深入浅出，说理透彻，令人信服。议论文讲究力度，要理直气壮。理直方能气盛，才能“明是非，处利害，决嫌疑”，对客观事物有深刻的见解，正如古人说的:“理实则气充，理辩则气直，气直则辞模。”议论文以犀利、尖锐、深刻为上品下一页上一页返回第二节语言

(三)应用文它的语言是从属于主旨的“物质外壳”，它解决现实生活中的实际问题，是务实的，所以语言要平实简洁，恰如其分，清楚明白，浅显畅达，一目了然，不说大话，讲空话，不用华而不实的形容词和过分的修饰。写作中一般用“直笔”，不用“曲笔”，是什么就反映什么，力求写短文。

(四)从语言的构成角度讲，应用文的语言组合有多元化特点，即“三多”

1，术语多。2，数字多。3，图表多二、语言的要求应用文的语言要符合语法、修辞和逻辑等方面的规范，文字准确无误，这是对应用文写作最基本的要求，具体地讲应用文写作的语言必须做到准确、简明和平实。

(一)准确

1，用词准确，表意明确下一页上一页返回第二节语言2，组句要规范

(二)简明简明就是用语简洁、明了、明快，做到言简意赅。文学作品和应用文都有简明的要求，但二者的内涵是不一样的。文学作品需用最少的字、词，表达出最丰富的思想内容，做到“文约事丰”;而应用写作则要用最少的字、词，明自无误地表达出唯一的思想内容，其具体要求是:1，简短清晰

2，行文精简，一文一事

3，精心锤炼语言

4，明确直率下一页上一页返回第二节语言

(三)平实平实即平易、朴实。应用文的实用性很强，行文目的是让人理解，便于执行，而不是让人感动，让人欣赏，所以讲究平自直叙，深入浅出，质朴无华，要求写出的应用文一看就懂，该做什么，怎样做，做到什么程度，不必去推敲、揣摩。具体讲要做到:1，质朴易懂，实实在在，不用夸张、渲染、烘托手法

2，多用直述性语言，不用描述性语言下一页上一页返回第二节语言三、数字的使用

(一)准确应用文常‘常运用数字来说明情况、取得的成绩和存在的问题，预测发展的方向与趋势等等。为此，准确、恰当地使用数字可以增强应用文的说服力、科学性，给人确信无疑，具体直观的深刻印象，能够通过对事物量的界定加深对其质的认识，起到一般文字无法代替的作用。数字的表述规范、准确，必须非常重视它的真实性和可信度，行文过程中，注意把量的说明和质的分析结合起来，增强应用文的说服力。如果数字不规范、不准确，就会“失之毫厘、谬以千里”。常用的数字有基数、序数、分数、倍数、定数、约数等下一页上一页返回第二节语言

(二)清楚在说明数字变化和为数目分界时，应力求清楚醒目，明确无误，不能含混模糊，似是而非，叫人摸不准其意。否则，会使公务活动混乱，给应用文的执行者带来不便，影响应用文的表达效果

(三)统一、规范凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均使用阿拉伯数字。遇特殊情形，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。上一页返回第三节表达方式一、叙述

(一)叙述的概念和特点叙述是应用文写作中最基本、最常见的一种表达方式。叙述就是把人物的经历和事件发展变化的过程，叙说和交代出来的一种表达方式，它一般包括时间、地点、人物、事件、原因和结果六要索应用文写作叙述的最大特点就是具有直陈性，要求直陈其事，平铺直叙，简明扼要，即使是使用叙述较多的经济消息、通讯等也不兴波作斓，峰回路转。应用文重实用，希望读者一看就懂，一听便知，一目了然，明自流畅。下一页返回第三节表达方式

(二)叙述的方法

1，以叙述事实，作阐述公务活动或客观事物的依据，如报告、请不、会议纪要、市场调查报告、经济学术论文等常用几种方法表达。

2，以叙述事实，作为公务活动决策或预测的基础和依据，如决定、通报、请不、报告、总结和调查预测分析类文书。

3，以叙述事实，作为起草、签订契约的依据和记载凭证。例如意向书、合同、会议纪要和司法文书，常运用叙述作行文依据或凭证。下一页上一页返回第三节表达方式

(三)叙述的重点应用文多用概括叙述，少用具体叙述。概括叙述是用简洁的语言对人物、事件和公务活动的基本特征、事件和公务活动的发展过程进行粗略、概括的叙述;具体叙述是用较详细的文字对人物、事件和公务活动的具体进程、状貌、过程进行的叙述。应用文叙述的重点是对客观对象的性质、状况、影响、结果的叙述，即是从整体事件上的“粗述”，事情经过和其中的细节不是应用文叙述的重点，所以，只需一笔带过。总之，应用文叙述的使用难于粗，易于细，叙述的关键在于让读者知全貌，知重点，知核心，而不能“芝麻西瓜一起端，眉毛胡子一把抓”。下一页上一页返回第三节表达方式二、议论

(一)议论的概念应用文的议论是对事物进行客观分析、推理和评论，表明作者的主张、态度和立场的一种表达方式。在应用文写作中，不少文种都离不开议论，如总结、调查报告、经济活动分析报告、通报、报告等，都需要通过议论来分析原因，判断是非，发表见解，表明立场和观点。

(二)议论的特点应用文的议论与议论文的议论有许多不同之处。下面作简要比较分析。议论文的议论是为了充分阐明事理，说服对方，所以要求做到论点、论据、论证三要索俱全，有严密的推理过程，分析力求深邃、全面、周到，要引经据典，旁征博引，可以用各种形象化的手段，自由发挥，晓之以理，动之以情，纵横裨阖。下一页上一页返回第三节表达方式应用文的议论具有简括性的特点。因为应用文是为了解决公务活动中实际问题的，所以，它以坚实的事实为基础，以确切的政策、法规为依据，论证力求简明概括，就事论理，抓住重点，点到为止。一般较少单独使用议论，不作多角度、多方面、多层次的论证，而是直接论证，一针见血，一语道破，画龙点睛，有时只用一两句结论性的话，是直接证明的简单逻辑论证方式。(三)议论的要求1，抓住重点，直截了当，点到为止，力求简明2，据实论理，一事一议，事与理要统一3，少引经据典，旁征博引，忌节外生枝下一页上一页返回第三节表达方式三、说明

(一)说明的概念说明