文档管理与归档电子化管理制度

文档管理与归档电子化管理制度第一章总则为规范企业内部文档管理与归档电子化管理工作，提高文件管理效率和档案安全性，促进信息共享和知识管理，特订立本制度。第二章文档管理第一节文档的定义和分类文档是指企业生产经营活动中产生的各类书面、电子形式的文件记录。依据使用目的和形式，文档分为以下几类：内部文档：指供企业内部使用的文件，如会议记录、报告、计划等；外部文档：指供外部沟通和合作使用的文件，如合同、协议、函件等；项目文档：指特定项目过程中产生的文件，如项目计划、进展报告、验收报告等；法律法规文档：指企业必需遵守的相关法律法规文件，如政府文件、法律条款等。第二节文档的编写和审批流程文档的编写：编写人员应确保文档内容准确、完整、清楚、易懂，并符合相关规范要求；编写人员应依据所属类别，选择合适的文档模板，并依照规定的格式进行编写。文档的审批流程：编写完成后，文档应由责任人进行初审，并进行必需的修改完善；审批人员应对文档内容进行审查，确保其符合要求；假如文档涉及紧要决策或涉及紧要利益的事项，应由领导层审批。第三节文档的传递和存储文档的传递：内部文档传递应采用内部系统或文件传送工具进行，确保传递的及时性和安全性；外部文档传递应采用安全通道或加密方式进行，确保传递的机密性和完整性。文档的存储：内部文档应存储在企业内部服务器或云存储平台，并进行定期备份；外部文档应存储在安全可靠的存储介质中，并进行备份妥当保管。第四节文档的查询和修改文档的查询：员工可以通过内部系统或相关权限的方式进行文档查询；查询时应供应准确的关键词或文档编号，并遵守相应的查询规定。文档的修改：经过审批且需要修改的文档，应由责任人或经过授权的人员进行修改；修改后的文档应进行版本管理，确保修改记录的追踪和可控性。第三章归档电子化管理第一节归档电子化管理的目的归档电子化管理旨在将紧要文档和文件转化为电子形式，并建立相应的电子档案管理系统，以提高档案检索效率，降低档案保管本钱。第二节归档电子化管理的流程归档电子化管理流程包含以下步骤：预处理：对待归档的文档进行分类、整理和清楚度检查；扫描：将文档进行扫描，并确保扫描质量和文件格式的兼容性；识别与索引：对扫描后的文档进行识别和索引处理，确保信息的准确性和完整性；存储与备份：将识别和索引后的文档存储到电子档案管理系统中，并进行定期备份；检索与访问：通过电子档案管理系统进行文档检索和访问。归档电子化管理的注意事项：全部文档的归档应依照企业的归档标准和分类规定进行，以便后续的检索和使用；归档电子档案的存储设备应具备安全可靠的特性，确保档案的安全性和完整性；归档电子档案应定期进行质量检查和备份，以防数据丢失或损坏。第四章相关责任及监督相关责任：文档管理责任人负责订立和落实文档管理规定，监督文档的编写、审批、传递、存储、查询和修改；归档电子化管理责任人负责订立和执行归档电子化管理流程，监督文档的归档、扫描、识别与索引、存储与备份和检索与访问。监督：内部审计部门负责定期对文档管理与归档电子化管理的执行情况进行检查和评估；相关岗位应对文档管理与归档电子化管理的违规行为进行监督和举报；领导层应加强对文档管理与归档电子化管理工作的关注和支持，确保制度的有效执行。第五章附则本制度的解释权归企业管理负责人全部，相关责