科局会议管理制度

科局会议管理制度第一章总则

一、为了加强科局会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据相关法律法规，结合科局实际情况，制定本制度。

二、本制度适用于科局召开的各类会议，包括但不限于以下几种类型：工作会议、专题会议、座谈会、汇报会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.精简高效：严格控制会议数量、规模和时长，提倡开短会、讲短话，力戒空话、套话。

2.议事明确：会议议题应具有针对性和可操作性，避免泛泛而谈。

3.集体决策：充分发挥集体智慧，确保决策民主、科学。

4.严肃纪律：会议期间，参会人员应严格遵守会议纪律，确保会议有序进行。

四、科局会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等，临时会议根据工作需要随时召开。

五、科局会议的组织、筹备、召开、纪要及落实等工作，由科局办公室负责统筹协调。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。本制度的解释权归科局所有。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议发起人应根据工作需要，提前向科局办公室提出会议议题，并明确议题的性质、内容、目标等。

2.会议通知：科局办公室在收到会议议题后，负责拟定会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、议题等，并在会议召开前至少3天通知参会人员。

3.会议材料准备：会议发起人应提前准备与议题相关的背景资料、数据报告等，并在会议召开前至少1天提交给科局办公室，由办公室负责统一发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由科局办公室负责组织参会人员签到，确保会议出席情况。

2.会议主持：会议主持人由科局领导担任，负责组织、引导会议进程，确保会议议题的充分讨论和决策。

3.讨论与发言：会议议题讨论阶段，参会人员应围绕议题展开充分讨论，各抒己见，提倡理性、建设性的意见。

4.决策与表决：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行决策表决，形成会议决议。

三、会议纪要

1.会议纪要的记录：会议期间，科局办公室指定专人负责记录会议纪要，包括会议议程、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要的整理与审核：会议结束后，记录人应及时整理会议纪要，经会议主持人审核签字后，于会议结束后3天内发放给参会人员。

四、会议结束

1.会议总结：会议主持人对本次会议的成果、共识和待解决的问题进行简要总结。

2.确定责任人和完成时限：对于会议决议中涉及的工作任务，应明确责任人和完成时限，确保会议决议的贯彻落实。

五、会议资料的归档

科局办公室负责将会议通知、会议纪要、相关材料等归档保存，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、跟踪管理与监督

1.科局办公室负责对会议纪要中明确的各项工作任务进行跟踪管理，确保各项工作任务按照既定时间节点推进。

2.建立会议决议跟踪落实台账，记录各项工作任务的进展情况，对滞后或未按期完成的任务进行预警和催办。

3.科局领导应加强对会议决议落实情况的监督，定期检查跟踪落实情况，对落实不力的部门和个人进行问责。

二、责任分解与落实

1.会议纪要中明确的工作任务，应分解至具体责任人和责任部门，确保任务清晰、责任明确。

2.责任人应按照会议决议要求，制定具体实施方案，明确工作措施、完成时限等，并报科局办公室备案。

3.科局办公室定期组织召开会议决议落实情况汇报会，听取责任人和责任部门的汇报，协调解决落实过程中存在的问题。

三、信息反馈与沟通

1.责任人和责任部门在推进会议决议落实过程中，应及时向科局办公室反馈工作进展、存在问题等，确保信息畅通。

2.科局办公室对收集到的信息进行整理，形成会议决议落实情况报告，定期向科局领导汇报，并为领导决策提供参考。

3.对于跨部门、跨领域的会议决议，科局办公室应加强部门间的沟通与协调，确保各项工作任务协同推进。

四、成果评估与应用

1.会议决议落实完成后，科局办公室组织对落实成果进行评估，总结经验教训，为今后类似工作提供借鉴。

2.将会议决议落实成果纳入部门和个人的绩效考核，激励全体员工积极参与会议决议的落实工作。

3.对会议决议落实过程中涌现出的优秀个人和团队给予表彰和奖励，充分调动广大员工的积极性和创造性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.科局办公室负责会议室的统一管理和预订工作，各部门或个人需使用会议室时，应提前向办公室提出申请。

2.申请使用会议室时，需明确会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便办公室合理安排会议室资源。

3.会议室预订实行先到先得原则，对于冲突的预订需求，办公室将进行协调解决。

二、会议室布置与设施

1.会议室应保持整洁、安静，内部设施应齐全、功能正常，包括但不限于投影仪、音响、白板等。

2.根据会议类型和需求，办公室负责对会议室进行布置，包括座位安排、资料发放、设备调试等。

3.会议室内禁止吸烟、进食，参会人员应保持手机静音，遵守会议室秩序。

三、会议室使用

1.会议开始前，参会人员应按时入场，不得迟到早退。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得随意离场、大声喧哗，确保会议有序进行。

3.会议结束后，参会人员应将个人物品带走，保持会议室整洁。

四、会议室维护与保养

1.办公室负责定期对会议室设施进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。

2.如发现会议室设施损坏或故障，应及时向办公室报告，以便及时修复。

3.办公室应建立健全会议室使用记录，对会议室使用情况进行监控，不断提高会议室使用效率。

五、会议室安全管理

1.会议室使用期间，应确保消防设施、安全通道等符合安全规定，参会人员应掌握基本的消防安全知识。

2.办公室负责对会议室进行定期安全检查，排除安全隐患。

3.如遇突发事件，应立即启动应急预案，确保参会人员安全。

第五章附则

一、本制度的解释权归科局所有。

二、