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文档简介
科局会议管理制度第一章总则
一、为了加强科局会议管理,提高会议效率,确保会议质量,根据相关法律法规,结合科局实际情况,制定本制度。
二、本制度适用于科局召开的各类会议,包括但不限于以下几种类型:工作会议、专题会议、座谈会、汇报会等。
三、会议应遵循以下原则:
1.精简高效:严格控制会议数量、规模和时长,提倡开短会、讲短话,力戒空话、套话。
2.议事明确:会议议题应具有针对性和可操作性,避免泛泛而谈。
3.集体决策:充分发挥集体智慧,确保决策民主、科学。
4.严肃纪律:会议期间,参会人员应严格遵守会议纪律,确保会议有序进行。
四、科局会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等,临时会议根据工作需要随时召开。
五、科局会议的组织、筹备、召开、纪要及落实等工作,由科局办公室负责统筹协调。
六、本制度自发布之日起实施,如有未尽事宜,可根据实际情况予以调整。本制度的解释权归科局所有。
第二章会议流程
一、会议筹备
1.确定议题:会议发起人应根据工作需要,提前向科局办公室提出会议议题,并明确议题的性质、内容、目标等。
2.会议通知:科局办公室在收到会议议题后,负责拟定会议通知,明确会议时间、地点、参会人员、议题等,并在会议召开前至少3天通知参会人员。
3.会议材料准备:会议发起人应提前准备与议题相关的背景资料、数据报告等,并在会议召开前至少1天提交给科局办公室,由办公室负责统一发放给参会人员。
二、会议召开
1.会议签到:会议开始前,由科局办公室负责组织参会人员签到,确保会议出席情况。
2.会议主持:会议主持人由科局领导担任,负责组织、引导会议进程,确保会议议题的充分讨论和决策。
3.讨论与发言:会议议题讨论阶段,参会人员应围绕议题展开充分讨论,各抒己见,提倡理性、建设性的意见。
4.决策与表决:会议主持人根据讨论情况,组织参会人员进行决策表决,形成会议决议。
三、会议纪要
1.会议纪要的记录:会议期间,科局办公室指定专人负责记录会议纪要,包括会议议程、讨论内容、决策结果等。
2.会议纪要的整理与审核:会议结束后,记录人应及时整理会议纪要,经会议主持人审核签字后,于会议结束后3天内发放给参会人员。
四、会议结束
1.会议总结:会议主持人对本次会议的成果、共识和待解决的问题进行简要总结。
2.确定责任人和完成时限:对于会议决议中涉及的工作任务,应明确责任人和完成时限,确保会议决议的贯彻落实。
五、会议资料的归档
科局办公室负责将会议通知、会议纪要、相关材料等归档保存,以备查阅。
第三章会议纪要的跟踪落实
一、跟踪管理与监督
1.科局办公室负责对会议纪要中明确的各项工作任务进行跟踪管理,确保各项工作任务按照既定时间节点推进。
2.建立会议决议跟踪落实台账,记录各项工作任务的进展情况,对滞后或未按期完成的任务进行预警和催办。
3.科局领导应加强对会议决议落实情况的监督,定期检查跟踪落实情况,对落实不力的部门和个人进行问责。
二、责任分解与落实
1.会议纪要中明确的工作任务,应分解至具体责任人和责任部门,确保任务清晰、责任明确。
2.责任人应按照会议决议要求,制定具体实施方案,明确工作措施、完成时限等,并报科局办公室备案。
3.科局办公室定期组织召开会议决议落实情况汇报会,听取责任人和责任部门的汇报,协调解决落实过程中存在的问题。
三、信息反馈与沟通
1.责任人和责任部门在推进会议决议落实过程中,应及时向科局办公室反馈工作进展、存在问题等,确保信息畅通。
2.科局办公室对收集到的信息进行整理,形成会议决议落实情况报告,定期向科局领导汇报,并为领导决策提供参考。
3.对于跨部门、跨领域的会议决议,科局办公室应加强部门间的沟通与协调,确保各项工作任务协同推进。
四、成果评估与应用
1.会议决议落实完成后,科局办公室组织对落实成果进行评估,总结经验教训,为今后类似工作提供借鉴。
2.将会议决议落实成果纳入部门和个人的绩效考核,激励全体员工积极参与会议决议的落实工作。
3.对会议决议落实过程中涌现出的优秀个人和团队给予表彰和奖励,充分调动广大员工的积极性和创造性。
第四章会议室管理规定
一、会议室预订
1.科局办公室负责会议室的统一管理和预订工作,各部门或个人需使用会议室时,应提前向办公室提出申请。
2.申请使用会议室时,需明确会议时间、参会人数、会议类型等信息,以便办公室合理安排会议室资源。
3.会议室预订实行先到先得原则,对于冲突的预订需求,办公室将进行协调解决。
二、会议室布置与设施
1.会议室应保持整洁、安静,内部设施应齐全、功能正常,包括但不限于投影仪、音响、白板等。
2.根据会议类型和需求,办公室负责对会议室进行布置,包括座位安排、资料发放、设备调试等。
3.会议室内禁止吸烟、进食,参会人员应保持手机静音,遵守会议室秩序。
三、会议室使用
1.会议开始前,参会人员应按时入场,不得迟到早退。
2.会议期间,参会人员应遵守会议纪律,不得随意离场、大声喧哗,确保会议有序进行。
3.会议结束后,参会人员应将个人物品带走,保持会议室整洁。
四、会议室维护与保养
1.办公室负责定期对会议室设施进行检查、维护和保养,确保设备正常运行。
2.如发现会议室设施损坏或故障,应及时向办公室报告,以便及时修复。
3.办公室应建立健全会议室使用记录,对会议室使用情况进行监控,不断提高会议室使用效率。
五、会议室安全管理
1.会议室使用期间,应确保消防设施、安全通道等符合安全规定,参会人员应掌握基本的消防安全知识。
2.办公室负责对会议室进行定期安全检查,排除安全隐患。
3.如遇突发事件,应立即启动应急预案,确保参会人员安全。
第五章附则
一、本制度的解释权归科局所有。
二、
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