《Access数据库应用技术》课件第5章

第5章报表设计

5.1报表概述5.2创建报表操作实例5.3报表的编辑操作5.4创建多列报表5.5创建交叉表报表5.6在报表中进行排序和分组操作5.7在报表中进行计算5.8创建子报表5.9报表的预览及打印输出上机实验5报表的创建与应用 5.1报表概述

5.1.1报表的定义

报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效的方式。因为用户控制了报表上的每个对象的大小和外观，所以可以按照所需的方式显示信息以便查看消息。报表中的大多数信息来自基础的表、查询或SQL语句(它们是报表数据的来源)。报表中的其他信息存储在报表的设置中。

在报表中，通过使用称为控件的图形对象，也可以建立报表及其记录来源之间的连接。控件可以是显示名称及编号的文本框，也可以是显示标题的标签，还可以是装饰性的直线，它们可以以图形化的方式显示数据，从而使报表更吸引人。5.1.2报表的视图

在数据库窗口，选择“对象”列表中的“报表”选项，即可显示报表列表，如图5-1所示。

在报表右侧的列表中列出已经创建好的报表和创建报表的两种方法(“在设计视图中创建报表”和“使用向导创建报表”)。若创建一个新的报表，可以使用这两种方法，或单击工具栏上的“新建”按钮。若打开一个已经存在的报表，应选定需要打开的报表，单击“打开”按钮即可。若此时数据库中没有报表，则“打开”和“设计”按钮呈灰色显示，不能使用。每个报表均有三种视图：设计视图、打印预览视图和版面预览视图。

使用设计视图可以创建报表或更改已有报表的结构，如图5-2所示。图5-1报表列表图5-2报表设计视图图5-3报表打印预览视图5.1.3报表的组成

报表的窗口结构包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚等部分。下面介绍报表的不同节的出现位置及其使用范围。

(1)报表页眉。报表页眉是整个报表的开始部分，通常也称为首页，出现在报表的最上方。报表页眉通常只在报表的第一页的头部打印一次，利用它可以显示徽标、报表标题、报表的打印日期或时间等。

(2)页面页眉。页面页眉位于报表页眉之下，出现在报表每一页的顶部，页面页眉主要显示列名称，如字段名，也可以显示表中所列的数据单位。

(3)主体。报表的主体节包含了报表数据的主体部分，可以使用工具箱放置各种控件到报表的主体段，或将报表当中的字段直接拖到主体段中显示数据内容。对报表中所列的数据的每条记录而言，主体节重复出现。

(4)页面页脚。页面页脚存放的数据出现在报表每一页的底部，主要用来显示页号、制作人员和打印日期等其他和报表相关的信息。

(5)报表页脚。报表页脚只在整个报表结尾出现一次。报表属性中包含显示所有报表页脚和隐藏页眉页脚的选项。

5.2创建报表操作实例

报表是用来比较和汇总一组数据、显示格式化及分组信息的数据库对象。为了实现报表的功能，创建报表非常重要。Access提供了以下五种创建报表的方法：

(1)使用自动报表创建报表；

(2)使用报表向导创建报表；

(3)使用标签向导创建报表；

(4)使用图表向导创建报表；

(5)使用设计视图创建报表。5.2.1使用自动报表创建报表

1.使用“自动报表：纵栏式”创建报表

在创建报表时，如果要使报表上的控件按纵栏表的形式排列，这时就应选择“自动创建报表：纵栏式”向导。

实例5.1使用“自动创建报表：纵栏式”向导在教学管理数据库中以“成绩”表为数据源创建报表。操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口中，单击“报表”选项，然后单击“新建”按钮，这时出现一个如图5-4所示的“新建报表”对话框。

(2)在“新建报表”对话框中，单击“自动创建报表：纵栏式”，然后单击“请选择该对象数据的来源表或查询”框右边的箭头，并从列表中选择一个用于生成报表的表或查询，例如选择“成绩”表，如图5-4所示。

(3)单击“确定”按钮，Access就会创建如图5-5所示的“成绩”报表。图5-4“新建报表”对话框图5-5新建纵栏式“成绩”报表

2.使用“自动报表：表格式”创建报表

在创建报表时，如果要使报表上的控件按表格的形式排列，这时就应选择“自动创建报表：表格式”向导。

实例5.2

使用“自动创建报表：表格式”向导在教学管理数据库中以“成绩”表为数据源创建报表。操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口中，单击“报表”选项，然后单击“新建”按钮，这时出现一个如图5-4所示的“新建报表”对话框。

(2)在“新建报表”对话框中，单击“自动创建报表：表格式”，然后单击“请选择该对象数据的来源表或查询”框右边的箭头，并从列表选择一个用于生成报表的表或查询，如选择“成绩”表。

(3)单击“确定”按钮，这时，Access就开始创建“成绩”报表，如图5-6所示。在该报表中，每位成绩(记录)的所有信息(字段)占用一行，所有记录放在一起构成表格形式。图5-6新建表格式“成绩”报表5.2.2使用报表向导创建报表

在创建报表时，使用得比较多的向导是“报表向导”。与自动创建报表向导相比，在使用“报表向导”创建报表时，用户的选择余地要大一些。例如，用户可以从多个表中选择字段，可以在报表中对记录进行分组、排序，并计算各种汇总数据。

实例5.3

使用“报表向导”在教学管理数据库中以“成绩”表为数据源创建报表。操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口中，单击“报表”选项，然后单击“新建”按钮，这时出现一个如图5-4所示的“新建报表”对话框。

(2)在“新建报表”对话框中，单击“报表向导”，然后单击“确定”按钮。这时出现如图5-7所示的“报表向导”对话框(一)。图5-7“报表向导”对话框(一)

(3)在对话框中，单击“表/查询”框右边的箭头，从列表中选择一个用于生成报表的表或查询，例如“成绩”表。在选择好表以后，“可用字段”框中就会显示该表中包含的所有字段。从“可用字段”框中双击下列字段将它们添加到“选定的字段”框中：学号、课程号、教师编号、成绩。如果在操作过程中选定了不想要的字段，可以从“选定的字段”框中双击该字段名来撤消选定。在选定字段后，单击“下一步”按钮，出现如图5-8所示的“报表向导”对话框(二)。图5-8“报表向导”对话框(二)

(4)该对话框询问是否要对记录进行分组。如果要分组，选定用于分组的字段，然后单击  按钮，或者直接双击选定的分组字段。分组的样式出现在右边的方框中。如果要取消所选定的分组字段，则单击  按钮。在图5-8所示的对话框中，单击“学号”字段用作分组字段，有时“报表向导”会自动将某一字段用作分组字段。如果要选其他字段作为分组字段，例如“课程号”，首先应取消“学号”字段，然后选定其他字段作为分组字段。

(5)使用“报表向导”创建报表时，还可以选定多个字段来设定多级分组。如果使用多个字段设定多级分组，还必须使用“优先级”按钮来指定分组级别。Access按照分组级别高的字段分组，在该字段的值相同时，按分组级别比它低的下一个字段分组。

(6)如果要设置分组间隔，则要单击“分组选项”按钮，这时出现如图5-9所示的“分组间隔”对话框。图5-9“分组间隔”对话框

(7)在该对话框中，单击“分组间隔”框右边的下拉箭头，从列表中选择一种分组间隔，然后单击“确定”按钮，退出“分组间隔”对话框。

提示：分组间隔用于定义组的大小。分组字段的类型不同，其分组间隔方式也不一样。例如，对于“日期”字段，可以按年、季、月、周、日、时、分进行分组；而对于“数字”字段，可以按指定的间隔进行分组。

(8)设定分组字段后，单击“下一步”按钮，这时出现如图5-10所示的“报表向导”对话框(三)。该对话框询问是否排序次序，最多可以按照四个字段对记录进行排序。如果指定按多个字段排序，Access首先按第一个字段排序，当第一个字段的值相同时，再按下一个字段排序，依次类推。如果不排序，则可以跳过这一步。假设按“学号”对记录进行排序，则单击“1”框右边的箭头，然后从列表中选择“学号”字段。图5-10“报表向导”对话框(三)提示：如果在“报表向导”中选择了数字类型的字段，此时在图5-10所示的对话框中将包含一个“汇总选项”按钮，单击此按钮则可进行数字字段的计算汇总，这时出现如图5-11所示的“汇总选项”对话框(此对话框是选择“成绩”表时所出现的)。该对话框询问要计算哪些汇总数据。“报表向导”允许对一个字段求汇总、平均、最大值和最小值，在相应的项下进行选择即可。然后单击“确定”按钮关闭“汇总选项”对话框。图5-11“汇总选项”对话框

(9)在设定排序字段及其汇总选项以后，单击“下一步”按钮，出现如图5-12所示的“报表向导”对话框(四)。图5-12“报表向导”对话框(四)

(10)在选择报表的布局以后，单击“下一步”按钮，出现“报表向导”对话框(五)，如图5-13所示。图5-13“报表向导”对话框(五)

(11)在执行完上述操作以后，“报表向导”要求给报表添加一个标题，这里采用“成绩”作为报表标题，并让向导在创建报表以后进入打印预览视图。最后单击“完成”按钮。这时Access开始创建一个如图5-14所示的“成绩”报表。

与由自动创建报表向导创建的“成绩”报表不同，由报表向导创建的“成绩”报表是一个分组报表，它按“课程号”对记录进行分组。图5-14由报表向导创建的“成绩”报表5.2.3使用图表向导创建报表

实例5.4

使用图表向导在教学管理数据库中以“成绩”表为数据源创建报表。

操作步骤如下：

(1)在“新建报表”对话框中，单击“图表向导”，然后单击“请选择该对象数据的来源表或查询”框右边的箭头，这时出现一个下拉列表，该列表中列出了数据库包含的所有表或查询的名称。从列表中选择一个表或查询，例如选择“成绩”表，把该表作为报表的记录源。

(2)在确定记录源以后，单击“确定”按钮，出现如图5-15所示的“图表向导”对话框(一)。“可用字段”框中显示该表包含的所有字段。从“可用字段”框中双击下列字段将它们添加到“选定的字段”框中：学号、课程号、教师编号、成绩。如果在操作过程中选定了不想要的字段，可以从“选定字段”框中双击该字段名来撤消选定。选定字段后，单击“下一步”按钮，出现如图5-16所示的“图表向导”对话框(二)。图5-15“图表向导”对话框(一)图5-16“图表向导”对话框(二)

(3)该对话框询问要选择的图表类型。选择柱形图，出现如图5-17所示的“图表向导”对话框(三)，用于选择图表中的布局方式。图5-17“图表向导”对话框(三)

(4)在执行完上述操作以后，“图表向导”要求给报表添加一个标题，这里采用“成绩”作为图表标题，并让向导在创建报表以后进入打印预览视图。最后单击“完成”按钮，这样就创建了一个“成绩”图表。5.2.4使用标签向导创建报表

在日常工作中，经常需要制作像产品标签之类的邮件标签。Access提供的“标签向导”可以帮助用户创建标签报表。

实例5.5使用“标签向导”在教学管理数据库中以“课程”表为数据源创建产品的价格标签。操作步骤如下：

(1)在“新建报表”对话框中，单击“标签向导”，然后单击“请选择该对象数据的来源表或查询”框右边的箭头，这时出现一个下拉列表，该列表中列出了数据库包含的所有表或查询的名称。从列表中选择一个表或查询，例如选择“课程”表，把该表作为报表的记录源。

(2)在确定记录源以后，单击“确定”按钮，出现如图5-18所示的“标签向导”对话框(一)。该对话框要求用户确定标签的型号。用户可以从列表中选择一个产品编号的标签，也可以单击“自定义”按钮来自己建立任意大小的标签。图5-18“标签向导”对话框(一)

(3)在确定标签尺寸以后，单击“下一步”按钮，出现如图5-19所示的“标签向导”对话框(二)。图5-19“标签向导”对话框(二)

(4)在确定字体和颜色以后，单击“下一步”按钮，出现如图5-20所示的“标签向导”对话框(三)。图5-20“标签向导”对话框(三)该对话框要求用户确定在标签上显示哪些字段的内容，“可用字段”框中列出了所有可供显示的字段。对于要显示的字段，首先应单击它，然后单击“单箭头”按钮，将它添加到“原型标签”框中；或者直接双击字段名，将它添加到“原型标签”框中。双击“课程号”和“课程名称”字段，将它们添加到“原型标签”框中。也可在字段的前面插入文本标签，变量是用“{}”括起来的。

(5)在确定显示内容以后，单击“下一步”按钮，出现“标签向导”对话框(四)，如图5-21所示。图5-21“标签向导”对话框(四)

(6)在确定排序字段以后，单击“下一步”按钮，出现如图5-22所示的“标签向导”对话框(五)。图5-22“标签向导”对话框(五)在该对话框中，将标签命名为“课程标签”，并让向导在创建标签以后切换到打印预览视图。最后单击“完成”按钮。

这时向导开始创建如图5-23所示的课程标签，该标签中显示课程编号和课程名称信息。使用“标签向导”把这些课程信息转换成一批课程标签，将给用户带来极大的方便。图5-23由“标签向导”创建的课程标签5.2.5使用设计器创建报表

在Access中，除了可以使用向导创建报表以外，还可以使用设计视图创建报表。

在使用设计视图创建报表时，一般要包含以下过程：

(1)创建一个空白报表。

(2)指定报表的数据来源。

(3)添加和删除各种控件。

(4)对报表进行分组。

(5)计算汇总信息。实例5.6使用设计视图在教学管理数据库中以“成绩”表为数据源创建包含部分字段的报表。

空白报表的建立是很容易的，其操作过程如下：

(1)在“数据库”窗口中，单击“报表”选项，然后单击“新建”按钮，这时出现如图5-4所示的“新建报表”对话框。

(2)在“新建报表”对话框中，单击“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮，这时就出现如图5-24所示的空白报表。图5-24由设计视图创建的空白报表从此空白报表可以看出，默认情况下，报表包含页面页眉、页面页脚和主体三部分，其中没有显示报表页眉和报表页脚。如果要在报表中添加报表页眉和报表页脚，可单击“视图”菜单中的“报表页眉/页脚”命令。

与窗体的设计视图一样，在报表设计视图中，也提供了以下三种工具：水平标尺、垂直标尺和工具箱。水平标尺和垂直标尺用于对齐各种控件，工具箱则用于在报表中添加各种控件。由于在报表中，只有少量的固定信息是在设计报表时提供的，例如标题和提示等，报表中的大部分数据都来自于报表所基于的来源表或查询，因而在使用设计视图创建报表时，还必须指定报表的数据来源。

如果在“新建窗体”对话框中选择了一个表或查询，那么这时窗体就包含了记录来源。由于在“新建窗体”对话框中只能选择一个表或查询，所以在利用设计视图创建窗体时，一般都在创建空白窗体以后指定记录来源。

(3)指定报表的记录源就是使报表在打印时根据记录的变化进行打印。指定报表的记录源的过程如下：在报表设计视图中，双击“报表选定器”，这时出现如图5-25所示的报表属性表。图5-25报表属性表提示：此时要注意属性表的标题栏的对象名称是否为所选的对象的名称，不同的对象有不同的属性表。选定对象的属性表也可单击选择鼠标右键快捷菜单或系统“视图”菜单中的“属性”命令。“窗体”和“报表”的属性表选定方法是一样的。

在报表属性表中，单击“全部”选项卡，然后单击“记录源”属性框右边的箭头，这时出现一个下拉列表，该列表列出了教学管理数据库中包含的所有表或查询的名称。

在下拉列表中，单击“成绩”表，这时Access就以“成绩”表作为新建报表的记录源。最后关闭报表属性表。

(4)改变报表的空间大小。在利用报表设计视图创建报表时，通常需要改变报表的空间大小，以便能够在报表中添加各种控件。改变报表的空间大小实际上就是指改变报表的页眉、页脚或其他节的大小，包括改变高度和宽度。Access提供了两种改变报表空间大小的方法：分别改变报表的高度和宽度，同时改变报表的高度和宽度。下面就分别介绍这两种方法。①分别改变报表的页眉、页脚或其他节的高度和宽度，只需将鼠标放在节的底边(改变高度)或右边(改变宽度)上，当光标变成十字形时按住鼠标，然后上下拖动鼠标改变节的高度，或左右拖动鼠标改变节的宽度。

使用上述方法可以分别改变每一个节的高度。但是，由于报表的各个节只有一个唯一的宽度，因而改变一个节的宽度将同时改变整个报表的宽度。也就是说，如果要改变报表的宽度，将鼠标放到任何节的右边都可以。②同时改变报表的页眉、页脚或其他节的高度和宽度，可将鼠标放在节的右下角，然后沿对角线的方向拖动鼠标。由于每个报表只有一个宽度，因而在拖动鼠标改变鼠标所在节的宽度的同时，也改变了整个报表的宽度。

无论是分别改变报表各个节(部分)的高度和宽度还是同时改变报表各个节的高度和宽度，在拖动鼠标的过程中，水平标尺和垂直标尺都会标出该节的尺寸。用户可以根据水平标尺和垂直标尺标出的尺寸大小来决定是否要继续改变该节的大小。 5.3报表的编辑操作

5.3.1设置报表格式

实例5.7

给做好的报表设置格式。

打开已经做好的报表，进入设计视图模式，单击菜单栏上的“格式”选项，选择“自动套用格式”，根据自己的喜好，选择相应的选项。其选项如图5-26所示。图5-26自动套用格式

1.选择单个控件

选择单个控件的方法如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)单击控件的任何位置，控件周围出现8个黑色控制块，表示该控件被选中。

2.选择多个相邻控件

选择多个相邻控件的方法如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)从控件以外的任何一点开始，按下鼠标拖成一个矩形，使要选取的控件包含在矩形中，则多个相邻的控件即被选中。

3.选择多个不相邻控件

选择多个不相邻控件的方法如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)按下“Shift”键，再用鼠标逐个单击需要被选中的控件，多个不相邻的控件即被选中。

4.调整控件的大小

调整控件大小的方法如下：在设计视图中选择要调整的控件，将鼠标指针放在8个控制点的任意一个上，当鼠标变成双箭头时，拖动控制块即可调整控件大小。

5.移动控件

选中控件后，可以拖动控件调整控件布局。拖动控件时可以将控件及附属的标签一起移动，也可以单独移动。有以下两种移动控件的方法：

(1)选中控件，待出现8个控制点后，将鼠标放在控件右上角的定位点上，当光标形状变成向上指的形状时，可拖动定位点来调整单个控件的位置。

(2)选中控件，待出现8个控制点后，将鼠标放在控件的边框上，当光标变成张开的手形时，可直接拖动控件到合适的位置。

6.对齐控件

当需要精确地调整控件之间的相对位置时，手动调整不但费时，而且也不容易精确调整，Access提供的自动对齐控件功能可以帮助快速调整控件的位置，方法如下：

(1)选中控件。

(2)单击“格式”菜单中的“对齐”选项，有5种对齐方式可供选择。此外，在“格式”菜单的“水平间距”子菜单中提供了3种方式(相同、增加或减少)来调整控件之间的水平距离；在“格式”菜单的“垂直间距”子菜单中也提供了3种方式(相同、增加或减少)来调整控件之间的垂直距离。

7.装饰控件外观——设置控件的特殊效果

Access为控件提供了凹陷、凸起、平面、蚀刻、阴影和凿痕6种不同的特殊显示效果供用户选择，设置方法如下：

(1)在窗体的“设计”视图中选中控件，单击鼠标右键。

(2)在弹出的快捷菜单中选择“特殊效果”级联菜单中的一项。

8.装饰控件外观——更改控件外边框的宽度

更改控件外边框宽度的方法如下：

(1)在窗体的设计视图中选中控件。

(2)在“格式”工具栏中单击“线条\边框宽度”旁边的向下箭头按钮，弹出线条和边框级联菜单，选择一种线条宽度即可。5.3.2在报表中添加背景图片

要想美化报表，增加报表的可视性，则可以在报表中增加背景图片。

实例5.8

给做好的报表增加背景图片。

操作步骤如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)打开报表的属性，选定“格式”中的“图片”选项，增加图片文件即可，如图5-27所示。图5-27在报表中增加背景图片5.3.3在报表中添加日期和时间

在打印报表时，通常希望在报表页眉上打印报表制作日期，便于以后查阅。要插入日期时间，首先在页眉页脚的节上建立一个非绑定的文本框控件，并把它的“控件来源”属性设置为“=Now()”。Now()函数是系统提供的函数，它返回当前系统日期和时间作为日期时间值。同时，系统还提供了另外一些日期和时间函数，如Date()和Time()。Date()函数返回当前系统日期，Time()函数返回当前系统时间。最后，在“格式化”属性框中指定日期/时间设置。5.3.4在报表中添加分页符

实例5.9

手工对报表进行分页。

手工分页由报表的组页眉节、主体节和组页脚节的“强制分页”及“保持同页”属性控制。要设置这些属性，单击选中该节左边的选择器，单击鼠标右键弹出快捷菜单，然后选择属性命令显示该部分的属性对话窗口。强制分页使在打印节之前无条件分页。如果设置保持同页属性为“是”，并且在当前页没有足够的可用空间来打印整个节时则发生一个分页，并且后一部分在下一页打印。图5-28所示即为在报表中添加分页符。

为控制多页眉多页脚注在报表的第一或最后一页打印，从编辑菜单中选择“选择报表”，然后单击工具栏上的“属性”按钮——这也是一种打开整个报表属性对话框的方法，在属性对话框中选择页面页眉或页面页脚。图5-28在报表中添加分页符5.3.5在报表中添加页码

实例5.10在报表中添加页码。

要添加页码，需使用报表的“Page”属性，然而在任何属性表里都看不到这个属性。要向报表添加当前页码，需创建一个非绑定文本框控件，并把它的“控制来源”属性设置为“="共"＆[Page]＆"页，第"＆[Page]＆"页”，如图5-29所示。图5-29在报表中添加页码 5.4创建多列报表

实例5.11

创建多列报表。

Access提供了建立多列报表的功能，其具体创建步骤为：

(1)在设计视图中创建一个报表并将其打开。

(2)在“文件”菜单中单击“页面设置”选项。

(3)在“页面设置”对话框中，单击“列”选项卡。在“网格设置”标题下的“列数”编辑框中，键入每一页所需的列数；在“行间距”对话框中，键入主体节中每个记录之间所需的垂直距离，如图5-30所示。图5-30创建多列报表 5.5创建交叉表报表

实例5.12

创建交叉表报表。

操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“报表”选项。

(2)单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮。

(3)在“新建报表”对话框中，单击“设计视图”。

(4)选择交叉表查询，然后单击“确定”按钮。

(5)为需要在报表中显示的字段添加控件。

(6)在页眉中放置行标题和列标题的标签。

(7)在主体节中放置行标题和列值的文本框。5.6在报表中进行排序和分组操作

5.6.1在报表中对记录进行排序

实例5.13在已建好的报表中进行排序。

用户打印报表时，通常希望以某个顺序来组织数据(记录)。如果用户要打印一个学生的入学成绩表，希望按照学生的入学成绩来排序，这时用户在创建报表时可以按学生成绩设置排序。具体操作步骤如下：

(1)在设计视图中将报表打开。

(2)单击“视图”菜单中的“排序与分组”按钮，弹出“排序与分组”对话框，如图5-31所示。图5-31“排序与分组”对话框

(3)在“排序与分组”对话框中，上半部分用于为报表中的记录设置排序顺序，最多可指定10个排序字段或表达式。其中，“字段/表达式”用于指定排序的字段或表达式。第一行为第一排序顺序，第二行为第二排序顺序。“排序次序”指定字段或表达式是按照升序或降序排列。“排序与分组”对话框的下半部分用于设置分组的组属性。5.6.2在报表中对记录进行分组

一个分组是相关记录的集合，通过分组可帮助用户进一步理解报表中的数据，这因为分组报表不仅将相似的记录显示在一起，而且可以为每一个分组显示概要和记录的汇总信息，提高了报表的可读性。

在建立报表时，可以直接按不同类型的字段对记录分组。例如，可以按照“日期/时间”字段分组，也可以按“文本”、“数字”和“货币”字段分组，但不能按“OLE”和“超级链接”字段分组。当按不同字段分组时，还可以指定不同的分组间隔。例如，按“日期/时间”字段分组时，可以指定分组间隔为年、月、日等，将属于同一年、月、日的记录归到同一组中。当按“文本”字段分组时，可以将“文本”字段中相同值的记录分成同一组，也可以将“文本”字段中前几个字符相同的记录分成一组。

如果要在报表中对记录分组，首先要利用视图菜单中的“排序与分组”命令在报表的设计视图中添加组页眉、组页脚。

实例5.14以图5-32所示的不分组报表设计视图建立的报表为例，按照“课程性质”字段对记录进行分组。

为了便于显示分组结果，首先要使用前面介绍的移动控件的方法，将图5-32中的所有控件重新排列，结果如图5-33所示。图5-32不分组报表的“设计视图”图5-33重新排列各控件下面就是对记录进行分组的过程：

(1)在设计视图中打开要设置分组的报表，如图5-33所示。

(2)单击工具栏中的“排序与分组”按钮，这时出现一个如图5-34所示的“排序与分组”对话框。图5-34“排序与分组”对话框

(3)在“字段/表达式”列中，单击第一个空白行，这时右边出现一个箭头，单击该箭头，从列表中选择一个用于分组的字段，例如选择“课程性质”字段。

(4)在“排序与分组”对话框下面的“组属性”框中，按照图5-35所示设置组属性。这种设置的含义是，课程性质完全相同的记录分在同一组，并且当一个组跨过多个页时，打印时将不考虑换页。如果要将“课程性质”字段中前几个字符相同的记录分在一组，就应该将“分组形式”设置成“前缀字符”，将“组间距”设置成字符个数。在设置属性以后，报表的设计视图中就增加了一个组页眉。图5-35设置“排序与分组”字段属性对话框注意：当按一个字段对记录分组时，“组页眉”属性必须设置成“是”，否则该字段仅能对记录进行排序。

将“课程性质”文本框插入“课程性质页眉”所在的节中，其结果如图5-36所示。图5-36设置分组节内容把用于分组的字段放到组页眉中，Access就按指定的字段对记录进行分组，把属于同一组的记录放在一起。在创建报表时，还可以按照多个字段或表达式对记录分组。Access在分组时，首先按第一个字段或表达式分组，当记录属于同一组时再按下一个字段或表达式分组，依次类推。

在“排序与分组”对话框中，还可以通过设置“排序次序”列来对记录进行排序。用于排序的字段可以是分组字段，也可以是其他字段。如果用于排序的字段不是分组字段，则应将该字段的“组页眉”和“组页脚”属性设置成“否”。与分组记录相比，对记录进行排序要简单得多。5.6.3添加/删除排序、分组字段

1.插入排序或分组级别

实例5.15插入排序或分组级别。

操作步骤如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)单击工具栏上的“排序与分组”图标，显示“排序与分组”对话框。

(3)在“排序与分组”对话框中，单击要插入新字段或表达式处的行选定器，然后按Insert键。

(4)在空白行的“字段/表达式”列，选择要作为排序依据的字段，或者键入一个表达式。在填充“字段/表达式”列后，Access将把“排序次序”设置为“升序”。若要改变排序次序，可以在“排序次序”列表中选择“降序”。

2.删除排序或分组级别

实例5.16删除排序或分组级别。

操作步骤如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)单击工具栏上的“排序与分组”图标，显示“排序与分组”对话框。

(3)在“排序与分组”框中，单击要删除的字段或表达式的行选定器，然后按Delete键。

(4)单击“是”，删除该排序或分组级别；或单击“否”，保留排序或分组。

注意：如果要删除的字段或表达式具有页眉或页脚，Access将删除该页眉或页脚，以及其中的控件。5.6.4更改排序和分组的次序

实例5.17更改排序或分组的次序。

操作步骤如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)单击工具栏上的“排序与分组”图标，显示“排序与分组”对话框。

(3)在“排序与分组”对话框中，单击要移动的字段或表达式的行选定器。

(4)再次单击该选定器，将行拖动到列表中的新位置上。

注意：如果正在重新排列的组具有组页眉或组页脚，MicrosoftAccess2003将把这些页眉、页脚及其中的所有控件移到相应的新位置上。但是，页眉和页脚中的控件位置必须由用户自行调整。5.6.5设置将一组数据放在一页或一列中

实例5.18

将一组数据放在一页或一列中。

操作步骤如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)单击工具栏上的“排序与分组”图标，显示“排序与分组”对话框。

(3)在“组属性”的“保持同页”选项中选择“整个组”或“与第一条详细记录”。5.6.6设置将一组数据新起一行或一列

实例5.19

将一组数据新起一行或一列。

操作步骤如下：

(1)在设计视图中打开报表。

(2)单击工具栏上的“排序与分组”图标，显示“排序与分组”对话框。

(3)在“组属性”中的“保持同页”选项中选择“不”。

5.7在报表中进行计算

5.7.1添加计算控件

创建计算控件实际上是在创建可显示数据空间的基础上，对此空间赋予可以计算的属性。

实例5.20

在报表中，增加一个计算控件，累计学时。操作步骤如下：

(1)在报表的设计视图中，单击所需的控件，建立非绑定文本框。

(2)单击工具栏中的“属性”按钮打开该控件的属性表。

(3)在属性表中，单击“控制来源”属性框右边的“生成器”按钮，这时出现一个如图5-37所示的“表达式生成器”对话框。图5-37“表达式生成器”对话框

(4)利用“表达式生成器”输入计算表达式。例如，输入累计计算学时的表达式：学时=[课程]![学时]+[课程]![学时]。

(5)关闭“表达式生成器”对话框和属性表，这时计算控件中就显示出表达式的内容。

提示：如果计算控件是文本框，则可以直接在控件中键入表达式，但每个表达式前都要加上等号(=)运算符。在利用“表达式生成器”对话框输入表达式时，可以省略等号。在添加计算控件以后，计算控件就根据基表或查询中的数据动态计算出表达式的值。5.7.2计算一个记录的总计值

实例5.21在报表中计算一个记录的总计值。

计算组总计实际上就是计算同一个组中某一类型数据的总和。在报表中，利用组总计可以直接查看各组的数据，并将各组数据进行比较，这对管理人员来说非常有用。例如，在教学管理数据库中，可以利用组总计计算不同课程性质的总学时。下面就来实现这一功能。

在设计视图中，打开要计算组总计的报表，例如，打开图5-32所示的报表。如果被打开的报表还未对记录分组，则必须先进行分组。

单击工具箱中的“文本框”工具按钮，然后在组页眉或组页脚中显示组总计的地方单击鼠标，这样就添加了一个非绑定文本框。这里将非绑定文本框添加到组页眉中，如图5-38所示。图5-38报表分组汇总5.7.3计算一组记录或所有记录的总计值或平均值

实例5.22在报表中计算一组记录或所有记录的总计值或平均值。

计算组总计只能获得同一组数据的汇总数据，如果要知道整个报表的汇总数据，则还应该计算整个报表的总计数据。计算整个报表的总计数据的方法与计算组总计的方法基本相同。所不同的是，在计算整个报表的总计数据时，计算文本框应添加到报表页眉或报表页脚中。例如，如果要在图5-32所示报表的基础上，再计算所有课程的总学时和总学分，则可以在报表页脚中添加两个文本框，然后在各文本框中输入表达式“=Sum(课程!学时)”和“=Sum(课程!学分)”，并将附加标签的标题更改为相应的名称，如图5-39所示。在设计报表时，除了使用Sum函数计算总计信息以外，还可以使用Min函数、Max函数和Avg函数计算最小值、最大值和平均值等汇总数据。只要掌握上述基本方法，计算这些汇总数据也就比较简单了。总之，在报表设计视图中，用户完全能够实现报表向导所具有的功能，甚至能够实现比它更复杂的功能。图5-39报表汇总

5.8创 建 子 报 表

5.8.1在已有报表中创建子报表

子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，必须有一个主报表。主报表可以是绑定的也可以是未绑定的，也就是说，主报表可以基于也可以不基于表、查询或SQL语句。主报表既可包含子报表也可包含子窗体，而且能够根据需要无限量地包含子窗体和子报表。

实例5.23

在已有报表中创建子报表。

操作步骤如下：

(1)在设计视图中打开希望作为主报表的报表。

(2)确保已选定了工具箱中的“控件向导”工具，其标志如图5-40所示。

(3)单击工具箱中的“子窗体/子报表”工具，其标志如图5-41所示。

(4)在报表上需要放置子报表的位置单击。

(5)按照向导对话框中的指示进行操作。

(6)运行此报表的预览视图，观察报表的预览效果。

(7)保存并退出报表设计。图5-40“控件向导”工具图5-41“子窗体/子报表”工具5.8.2将已有报表添加到其他已有报表中创建子报表

实例5.24

将已有报表添加到其他已有报表中创建子报表。

操作步骤如下：

(1)在设计视图中打开希望作为主报表的报表。

(2)按F11键切换到“数据库”窗口。

(3)将报表或数据表从“数据库”窗口拖到主报表中需要出现子报表的节。

(4)运行此报表的预览视图，观察报表的预览效果。

(5)保存并退出报表设计。 5.9报表的预览及打印输出

5.9.1预览报表

预览报表包括预览页面布局和报表数据。通过打印预览工具栏中提供的工具，可以快速查看报表的打印效果，或者查看报表中每页的内容来确认数据的正确性。

预览报表页面布局的方法如下：

(1)在设计视图中打开要预览的报表。

(2)单击“视图”菜单中的“版面预览”命令，这时就可以预览报表的页面布局。因为Access使用从基表中或通过查询得到的数据来显示报表的版面，所以它显示的数据与报表的实际数据可能不符。如果要预览报表中的实际数据，应该使用工具栏中的“打印预览”。

预览报表中数据的方法如下：

(1)在设计视图中打开要预览的报表。

(2)单击工具栏中的“打印预览”按钮，这时可以预览报表中的实际数据。5.9.2打印报表

1.页面设置

由于Access能够保存报表的页面设置选项的设置，所以每个报表的页面设置选项只需设置一次。也就是说，不需要在每次打印报表之前都进行页面设置选项的设置。图5-42“页面设置”对话框

实例5.25

在打印前设置页面参数。

操作步骤如下：

(1)以任何方式打开报表。

(2)单击系统“文件”菜单中的“页面设置”命令菜单项，出现如图5-42所示的“页面设置”对话框。

(3)在“页面设置”对话框中执行下列操作：

●单击“边距”选项卡，设置页边距并确认是否只打印数据；

●单击“页”选项卡，设置打印方向、页面大小和打印机型号；

●单击“列”选项卡，设置报表的列数、列的宽度和高度。

(4)最后单击“确认”按钮。

2.打印报表

在设置页面以后，就可以打印报表了。Access允许用户在“数据库”窗口中打印报表，也可以在设计视图、打印预览或版面预览视图下打印报表。

实例5.26

打印报表。

操作步骤如下：

(1)在“数据库”窗口中选定要打印的报表，或者在设计视图、打印预览或版面预览视图下打开要打印的报表。

(2)单击“文件”菜单中的“打印”命令菜单项，出现如图5-43所示的“打印”对话框。图5-43“打印”对话框

(3)在“打印”对话框中进行以下操作：

●在“打印机”框中指定打印机的名称、型号和连接的位置；

●在“打印范围”框中，确定是打印所有的页还是只打印指定的页；

●在“份数”框中，指定要打印的份数和是否需要对其进行分页；

●如果没有进行页面设置，还可以单击“设置”按钮来打开“页面设置”对话框，利用“页面设置”对话框进行页面设置。

(4)最后单击“确认”按钮。

采用上述方法打印报表时，Access首先显示“打印”对话框，让用户对打印选项进行设置。如果不想激活“打印”对话框而直接打印报表，可单击工具栏上的“打印”按钮，系统按照以前保存的设置打印报表。

本章小结

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