市场营销会议费报销政策

市场营销会议费报销政策合同编号：__________地址：联系电话：地址：联系电话：鉴于甲方为拓展市场，提高品牌知名度，拟举办一系列市场营销会议；乙方为提供会议策划、组织、实施等服务，双方经友好协商，就市场营销会议费报销政策达成如下协议：一、会议费用定义1.会议费用包括但不限于：会议场地租赁费、会议设备租赁费、会议用品费、嘉宾交通住宿费、餐饮费、宣传费、工作人员费等。2.会议费用根据会议规模、时长、场地要求等实际情况进行预算，并由乙方提供详细费用明细。二、费用报销流程1.乙方在举办市场营销会议前，应向甲方提交会议费用预算报告，包括但不限于会议费用明细、场地租赁合同、嘉宾邀请函等。2.甲方在收到乙方提交的会议费用预算报告后，应在5个工作日内进行审核，并根据实际情况予以审批。3.乙方在获得甲方会议费用预算审批通过后，可根据预算进行会议策划、组织、实施等工作。4.会议结束后，乙方应向甲方提交会议费用实际发生明细及发票，甲方在收到乙方提交的费用报销资料后，应在10个工作日内进行审核并报销。5.甲方有权对乙方提交的费用报销资料进行实地核实，乙方应予以配合。三、费用报销标准1.会议场地租赁费：根据会议规模、时长、场地要求等实际情况，按照甲方认可的场地租赁价格予以报销。2.会议设备租赁费：根据会议需求，按照甲方认可的设备租赁价格予以报销。3.会议用品费：包括会议资料、礼品、纪念品等，按照甲方认可的采购价格予以报销。4.嘉宾交通住宿费：按照甲方认可的出行标准予以报销。5.餐饮费：按照甲方认可的用餐标准予以报销。6.宣传费：包括线上线下广告投放、宣传物料制作等，按照甲方认可的投放及制作费用予以报销。7.工作人员费：包括乙方工作人员的工资、提成等，按照甲方认可的薪酬待遇予以报销。四、费用控制与审计1.乙方应合理控制会议费用，确保费用支出在预算范围内。2.乙方应定期向甲方报告会议费用支出情况，接受甲方的审计与监督。3.甲方有权对乙方的费用支出进行审计，乙方应予以配合。五、违约责任1.一方违反本协议的约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。2.乙方未按照甲方要求的时间、质量完成会议策划、组织、实施等工作的，甲方有权解除本协议，并要求乙方赔偿因此造成的一切损失。3.甲方未按照约定时间报销乙方的会议费用的，乙方有权要求甲方支付违约金。六、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。七、其他约定1.本协议一式两份，甲、乙双方各执一份。2.本协议自甲、乙双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年，自协议生效之日起计算。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：____年____月____日一、附件列表：1.会议费用预算报告2.场地租赁合同3.嘉宾邀请函4.会议设备租赁合同5.会议用品采购清单6.嘉宾交通住宿费用报销凭证7.餐饮费用报销凭证8.宣传费用报销凭证9.工作人员薪酬支付凭证10.会议费用审计报告二、违约行为及认定：1.乙方未按照甲方要求的时间、质量完成会议策划、组织、实施等工作的，视为违约。2.乙方未按照约定时间向甲方提交会议费用报销资料的，视为违约。3.甲方未按照约定时间报销乙方的会议费用的，视为违约。4.一方违反本协议的约定，导致合同无法履行或者造成对方损失的，视为违约。三、法律名词及解释：1.会议费用：指举办市场营销会议所需的各项费用，包括场地租赁费、设备租赁费、用品费、交通住宿费、餐饮费、宣传费、工作人员费等。2.费用报销：指乙方在举办市场营销会议过程中，按照甲方认可的预算和标准产生的实际费用，向甲方申请报销的行为。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：乙方在举办会议过程中，费用超出预算。解决办法：乙方应立即与甲方沟通，共同协商调整预算方案，确保费用控制在合理范围内。2.问题：甲方在报销过程中，对乙方的费用报销资料有异议。解决办法：甲方应要求乙方提供相关证明材料，如发票、合同等，以便核实费用真实性。3.问题：乙方因故未能按照约定时间完成会议策划、组织、实施等工作。解决办法：乙方应与甲方沟通，协商延期履行或采取其他补救措施，以减轻因违约造成的损失。五、所有应用场景：1.甲方举办市场营销会议，需要乙方提供会议策划、组织、实施等服务。2.乙方为甲