ISO∕IEC 42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之6：“5领导作用-5.3 岗位、职责和权限”专业解读和实践应用指导材料（雷泽佳编制-2024C0）

ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之6：“5领导作用-5.3岗位、职责和权限”专业解读和实践应用指导材料ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》之6“5领导作用-5.3岗位、职责和权限”专业解读和实践应用指导材料（雷泽佳编制，2024C0）ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》ISO/IEC42001-2023《信息技术-人工智能-管理体系》5领导作用5.3岗位、职责和权限最高管理者应确保在组织内部分配并沟通相关岗位的职责和权限。最高管理者应分配职责和权限，以：a）确保人工智能管理体系符合本文件的要求；b）向最高管理者报告人工智能管理体系的绩效。附件A（A.3.2）提供了定义和分配岗位与职责的控制。B.3.2提供了该控制的实施指南。5领导作用5.3岗位、职责和权限最高管理者应确保在组织内部分配并沟通相关岗位的有关人工智能管理体系方面的职责和权限；在组织内部分配并沟通相关岗位职责和权限的重要性。确保组织高效运作；明确职责：通过分配职责，每个岗位都能清楚地知道自己的工作范围和责任，从而避免工作重叠和遗漏，提高组织的整体效率；优化流程：明确的职责和权限有助于优化工作流程，确保信息在各部门之间顺畅流通，减少不必要的延误和错误。提升员工满意度和绩效；增强责任感：当员工清楚自己的职责时，他们会更加投入地工作，因为知道自己对组织的目标和成功负有直接责任；提高工作动力：明确的权限让员工知道自己有权做出哪些决策，这有助于提升他们的工作动力和自主性，从而激发更大的创造力和生产力；促进个人发展：通过了解自己的职责和权限，员工可以更有针对性地提升自己的技能和能力，为个人的职业发展打下坚实基础。加强组织控制和风险管理；防止滥用权力：明确的权限分配有助于防止权力滥用，确保每个员工都在自己的职权范围内行事；降低风险：通过明确职责和权限，组织可以更有效地识别和管理潜在的风险，从而降低因职责不清或权限不明而导致的错误或违规行为的可能性。促进组织文化和团队协作；增强团队凝聚力：当每个成员都清楚自己的角色和职责时，团队更容易形成共同的愿景和目标，从而增强团队的凝聚力；促进沟通与合作：明确的职责和权限有助于促进不同岗位之间的沟通与合作，确保信息在团队内部有效共享，提高团队协作的效率。符合法规和标准要求。满足合规要求：许多行业和组织都需要遵守特定的法规和标准，其中往往包括对员工职责和权限的明确要求。通过分配并沟通这些职责和权限，组织可以确保自己符合相关的法规和标准要求。提升组织声誉：遵守法规和标准不仅有助于避免法律风险，还能提升组织的声誉和信誉，从而吸引更多的客户和合作伙伴。分配相关岗位的职责和权限；分配相关部门的职责和权限；部门职责权限人工智能管理部门制定并执行人工智能管理体系的方针和目标组织人工智能系统的开发、部署和维护监控人工智能系统的性能和安全性向最高管理者报告人工智能管理体系的绩效管理权：对人工智能系统的全生命周期进行管理技术决策权：在技术开发和应用方面做出决策报告权：向最高管理者报告人工智能管理体系的进展和问题数据管理部门负责人工智能系统所需数据的收集、存储和处理确保数据的质量和安全性遵守数据保护和隐私法规数据访问权：访问和管理人工智能系统所需的数据数据处理权：对数据进行处理和分析合规审查权：确保数据处理活动符合法规要求安全管理部门制定并执行人工智能系统的安全策略和标准监控和评估人工智能系统的安全风险应对安全事件和漏洞安全决策权：制定和修改安全策略和标准安全监督权：监控和评估系统的安全风险应急响应权：在安全事件发生时进行应急响应和处理合规与法律部门确保人工智能系统的合规性，包括法律法规和行业标准提供法律咨询和合规指导协助处理合规纠纷和法律诉讼合规审查权：审查人工智能系统的合规性法律咨询权：提供法律咨询和建议法律代理权：在合规纠纷和法律诉讼中代表组织“相关岗位”：包括但不限于以下关键角色和职能：人工智能战略规划师：负责制定组织的人工智能发展战略和长期规划；人工智能项目负责人：负责具体的人工智能项目的规划、执行和交付；数据工程师：负责数据的收集、清洗、分析和建模，为人工智能系统提供数据支持；算法工程师：负责设计和开发人工智能算法，优化模型性能；AI平台管理员：负责人工智能平台的日常运维、版本更新和安全管理；信息安全专员：负责确保人工智能系统的信息安全，防止数据泄露和攻击；合规官：负责确保人工智能系统的开发和应用符合相关法律法规和行业标准；培训与发展专员：负责为组织内部员工提供人工智能相关的培训和发展机会；业务分析师：负责将业务需求转化为具体的人工智能技术需求；伦理与法律顾问：负责评估人工智能系统可能带来的伦理和法律问题，并提供专业建议。最高管理者可以通过以下步骤确保在组织内部分配相关岗位的职责和权限：岗位需求分析：最高管理者应对组织的人工智能战略和业务需求进行深入分析，明确需要哪些岗位来支撑这些战略和需求。岗位定义与描述：基于岗位需求分析，最高管理者应定义每个岗位的具体职责、工作内容和权限范围，并编写详细的岗位描述；能力评估与匹配：最高管理者应对组织内部现有员工的能力进行评估，根据评估结果将合适的员工分配到相应的岗位上。对于关键岗位，可能还需要通过外部招聘来引进专业人才。职责与权限分配：在分配岗位的同时，最高管理者应明确每个岗位的职责和权限，确保每个员工都清楚自己的工作范围和决策边界；审批与确认：最高管理者应对岗位分配结果进行审批和确认，确保分配方案符合组织的战略目标和业务需求。最高管理者可以通过以下方式确保在组织内部沟通相关岗位的职责和权限：内部公告与通知：最高管理者可以通过内部公告、邮件通知等方式，向全体员工宣布岗位分配结果和每个岗位的职责与权限；岗位说明书：为每个岗位编制详细的岗位说明书，明确列出该岗位的职责、权限、工作流程和绩效指标，并将其分发给相应的员工；培训与会议：组织专门的培训和会议，向员工解释和说明各岗位的职责和权限，确保员工对分配结果有充分的理解；建立沟通渠道：设立专门的沟通渠道，如内部论坛、意见箱等，鼓励员工就岗位分配和职责权限问题提出疑问和建议，并及时给予反馈和解答；定期审查与更新：最高管理者应定期对岗位分配和职责权限进行审查，根据实际情况进行调整和更新，确保其与组织的战略目标和业务需求保持一致。同时，也要通过持续的沟通来确保员工对更新后的职责和权限有清晰的认识。最高管理者分配职责与权限以确保人工智能管理体系合规与绩效报告；确保人工智能管理体系符合ISO/IEC42001标准的要求；准确理解ISO/IEC42001标准的全部要求；仔细阅读ISO/IEC42001标准的全文，包括前言、引言、范围、规范性引用文件、术语和定义、组织环境、领导作用、策划、支持、运行、绩效评价、改进等各个部分；注意标准中的每一条款，理解其含义和要求，特别是与人工智能管理体系建立、实施、保持和持续改进相关的条款；解读实施指南和附录：仔细阅读标准的附录和实施指南，这些部分通常提供了更具体的操作建议和案例，有助于更深入地理解标准要求。参加专业培训与研讨会：参加由专业机构或认证机构组织的ISO/IEC42001标准培训，与同行交流经验，加深对标准的理解；利用辅助资料和在线资源：查阅由权威机构或专家编写的ISO/IEC42001标准解读材料，这些材料通常提供了对标准要求的深入分析和解释；访问ISO官网或其他权威机构网站，查找与ISO/IEC42001标准相关的在线资源，如案例研究、常见问题解答等。识别ISO/IEC42001标准所要求的过程；过程映射：将ISO/IEC42001标准中的各项要求与组织的实际业务流程相结合，识别出与之对应的关键过程。这些过程可能包括风险管理、数据治理、伦理审查、系统开发与部署、持续监控与改进等。关键活动识别：在每个关键过程中，进一步识别出具体的活动或任务，如风险评估、数据收集与清洗、伦理原则制定、系统测试与验证、绩效监控等。建立过程清单：将识别出的过程进行整理，建立过程清单。过程清单应包括过程名称、过程描述、输入、输出、责任部门或岗位等信息；流程图与文件记录：使用流程图等工具可视化这些过程及其相互关系，并编制相应的文档记录每个过程的输入、输出、负责人和关键控制点。针对所识别和确定的过程，分配这些过程的职责和权限明确过程责任部门或岗位：根据过程清单，明确每个过程的责任部门或岗位。责任部门或岗位应负责该过程的策划、执行、监控和改进等工作；界定职责和权限：为每个责任部门或岗位界定具体的职责和权限。职责应明确描述该部门或岗位在过程中所承担的任务和责任范围；权限则应明确该部门或岗位在执行任务时所拥有的权力和决策范围；建立协同机制：由于人工智能管理体系涉及多个部门和岗位，因此需要建立有效的协同机制，促进部门之间的沟通与合作。这可以通过定期会议、信息共享平台、跨部门项目团队等方式实现。向最高管理者报告人工智能管理体系的绩效。明确绩效报告的目的：绩效报告的目的是向最高管理者提供关于人工智能管理体系运行状况、效果、合规性以及持续改进方面的全面信息，使其了解人工智能管理体系的运行状况、效果以及存在的问题，以便做出决策和改进。确定绩效报告的内容：绩效报告应涵盖管理体系的关键绩效指标（KPIs）、目标达成情况、风险管控状况、合规性情况、持续改进的进展等方面；确定绩效报告的责任主体：确定绩效报告的负责人，选择一个或几个部门/岗位作为绩效报告的责任主体，负责收集、分析和报告人工智能管理体系的绩效。设立绩效管理部门或岗位：在组织内部设立专门的绩效管理部门或岗位，负责收集、整理和分析人工智能管理体系的相关数据和信息，并编制绩效报告；明确负责人职责：该部门或岗位的负责人应负责确保绩效报告的准确性、完整性和及时性。他们需要定期收集数据，进行趋势分析，并识别潜在的问题和改进机会。赋予必要的数据收集和报告编制的权限：给予绩效报告责任人访问相关数据和信息的权限，以便他们能够全面地了解管理体系的运行状况。允许责任人在必要时与其他部门/岗位进行沟通和协作，以获取所需的信息和支持；数据收集权限：赋予绩效管理部门或岗位访问人工智能管理体系相关数据和信息的权限。这包括系统日志、用户反馈、项目进展报告等关键数据来源；报告编制权限：允许绩效管理部门或岗位根据收集到的数据和信息，自主编制绩效报告。报告应包含对关键绩效指标的解读、问题分析和改进建议等内容。建立报告提交和反馈机制：鼓励最高管理者对绩效报告提出反馈意见和建议，以便不断改进报告的质量和内容，确保反馈机制畅通无阻，使最高管理者的声音能够直接传达到绩效报告的责任人。报告提交流程：明确绩效报告的提交频率和流程。例如，可以规定每月或每季度提交一次绩效报告，并通过电子邮件或内部管理系统提交给最高管理者。反馈机制：建立绩效报告的反馈机制，鼓励最高管理者对报告内容提出意见和建议。这有助于绩效管理部门或岗位不断改进报告质量，更好地满足最高管理者的需求。监督和评估。最高管理者应定期对绩效报告的质量和效果进行监督和评估，包括：监督绩效报告质量：最高管理者应定期对绩效报告的质量进行监督，确保报告内容准确、全面、及时。这可以通过抽查报告、与绩效管理部门或岗位负责人沟通等方式实现；评估报告价值：评估绩效报告对于组织决策和改进的实际价值。这可以通过观察报告是否引发了有效的讨论、是否推动了实际改进等措施来衡量。确定和分配人工智能的岗位和职责；岗位与职责的确定与分配；依据组织需求定制岗位与职责：在建立人工智能管理体系时，组织应基于其战略目标、业务规模、技术实力及风险承受度等因素，科学合理地确定并分配与人工智能相关的岗位和职责。这一步骤是确保管理体系有效运行、资源高效利用的基础；岗位责任制的重要性与实施：明确岗位和职责对于构建覆盖人工智能系统全生命周期的岗位责任制至关重要。在分配角色和职责时，组织应综合考虑人工智能方针的导向性、人工智能目标的具体性，以及已识别风险的严重性，确保所有与人工智能相关的关键领域均得到妥善覆盖和有效管理。关键岗位与职责示例：在分配人工智能管理体系中的岗位与职责时，组织可重点考虑以下关键角色及其职责：风险管理者：负责识别、评估、监控及应对与人工智能系统相关的各类风险，确保风险水平在可控范围内；人工智能系统影响评估员：负责评估人工智能系统对组织业务、社会、环境等方面可能产生的潜在影响，为决策提供依据；资产与资源管理者：负责管理人工智能系统所需的硬件、软件、数据等资产和资源，确保资源的合理配置和有效利用；信息安全官：负责保障人工智能系统的信息安全，包括数据保护、访问控制、加密技术等，防止信息泄露和非法访问；物理安全管理员：负责确保人工智能系统所在物理环境的安全，包括设备保护、环境监控等；隐私保护专员：负责处理与人工智能系统相关的隐私保护问题，确保个人信息的合法收集、使用和保护；开发人员：负责人工智能系统的研发、测试、部署及维护工作，确保系统功能的实现和性能的优化；绩效管理员：负责监控和评估人工智能系统的运行绩效，包括效率、准确性、稳定性等指标，为改进提供依据；人员监督者：负责监督人工智能相关岗位人员的履职情况，确保人员行为符合组织规定和法律法规要求；供方关系管理者：负责与人工智能系统相关的供应商、合作伙伴等外部实体的关系管理，确保供应链的稳定和高效；合规性证明专员：负责证明组织有能力始终如一地满足与人工智能相关的法律、法规及行业标准要求；数据质量管理专员：负责数据在采集、存储、处理、分析、应用等全生命周期中的质量管理，确保数据的准确性、完整性、可用性和安全性。职责的细化与界定（职责细化至可执行层面）：为确保各岗位人员能够清晰理解并有效履行其职责，组织应将各种岗位的职责细化至适合个人履行的程度。这包括明确具体的工作任务、工作流程、工作标准、责任边界等，以便人员能够准确把握工作要点，高效完成工作任务。同时，组织还应定期审查和调整岗位职责，以适应业务发展和技术变革的需要。在组织内部建立问责制，坚持以负责任的方式实施、运行和管理人工智能系统。在组织内部建立问责制对于人工智能管理至关重要，主要基于以下几个原因：确保合规性：随着人工智能技术的快速发展，相关法律法规和行业标准也在不断完善。建立问责制可以确保组织在实施、运行和管理人工智能系统时，始终遵循相关法律法规和行业标准，避免合规风险。提升系统性能与安全性：问责制能够促使各责任主体更加关注人工智能系统的性能和安全性，及时发现并解决问题，从而提升系统的整体性能和安全性；增强组织信誉：一个负责任的组织在公众和利益相关者中更具信誉。通过建立问责制，组织可以展示其对人工智能系统管理的重视和承诺，从而增强公众对组织的信任和支持。促进持续改进：问责制要求组织对人工智能系统的性能、安全性和合规性进行定期评估和审查。这有助于发现潜在问题并及时进行改进，推动组织的人工智能管理水平不断提升。在组织内部建立有效的人工智能管理问责制，需要遵循以下步骤：明确责任主体与职责：组织应明确人工智能系统各关键环节的责任主体，包括项目负责人、技术开发者、数据管理者、安全监督员等，并详细界定其职责范围、权限边界及期望的工作成果；制定问责标准与流程：基于行业最佳实践、法律法规要求及自身业务特点，组织应制定一套