企业档案移交管理规范

企业档案移交管理规范合同编号：__________合同双方：甲方：（全称）乙方：（全称）鉴于甲方拟将其企业档案移交给乙方，为确保移交过程的顺利进行，甲乙双方本着平等、自愿、公平、诚信的原则，参照相关法律法规，经协商一致，达成如下协议：一、档案移交范围和内容：1.1甲方同意将自成立以来形成的所有企业档案移交乙方，包括但不仅限于：（1）公司设立、变更、注销等相关文件；（2）公司章程、股东会决议、董事会决议等相关会议文件；（3）公司财务报表、审计报告、税务申报等相关财务文件；（4）公司人力资源档案、员工劳动合同、工资福利制度等相关人事文件；（5）公司研发、生产、销售、售后等相关业务文件；（6）公司知识产权相关文件，如专利证书、商标证书等；（7）公司荣誉证书、奖牌等相关资质文件；（8）其他与公司运营相关的具有保存价值的文件。1.2乙方应认真核对甲方移交的档案，确保档案的完整、真实、准确。如有遗漏或错误，乙方应及时向甲方提出，由甲方负责补充或更正。二、档案移交程序：2.1甲方应指派专人负责档案移交工作，与乙方指定的接收人员进行对接。2.2双方共同对移交的档案进行清点、核对，填写《档案移交清单》。2.3双方在《档案移交清单》上签字确认，并加盖公章。2.4甲方应在移交档案的同时，提供相关档案的电子版本，以便乙方查阅、备份。2.5档案移交过程中，双方应严格遵守保密规定，确保档案内容不外泄。三、档案保管和使用：3.1乙方应妥善保管甲方移交的档案，确保档案的安全、完整、可用。3.2乙方不得擅自泄露、复制、销毁甲方档案，如需使用甲方档案，应提前征得甲方同意。3.3乙方不得将甲方档案用于与合同无关的目的，如违反此项规定，甲方有权要求乙方承担相应责任。四、档案移交时间及费用：4.1双方约定在__________年__________月__________日前完成档案移交工作。4.2档案移交过程中产生的费用，如交通、住宿等，由__________方承担。五、违约责任：5.1任何一方违反本合同的约定，导致合同无法履行或造成对方损失的，应承担违约责任。5.2甲方未按约定时间、内容移交档案，或移交的档案不真实、不完整的，乙方有权要求甲方承担违约责任。5.3乙方未按约定保管、使用档案，或擅自泄露、复制、销毁甲方档案的，甲方有权要求乙方承担违约责任。六、争议解决：6.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他约定：7.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。7.2本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为__________年。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签订日期：__________年__________月__________日一、附件列表：1.企业档案移交清单2.企业档案分类目录3.企业档案保管制度4.企业档案利用规定5.保密协议6.知识产权证书复印件7.公司章程8.股东会决议书9.董事会决议书10.财务报表11.审计报告12.税务申报表13.员工劳动合同14.工资福利制度15.研发、生产、销售、售后等相关业务文件二、违约行为及认定：1.甲方未按约定时间、内容移交档案，或移交的档案不真实、不完整的，构成违约。2.乙方未按约定保管、使用档案，或擅自泄露、复制、销毁甲方档案的，构成违约。3.双方未按约定时间完成档案移交工作的，构成违约。4.乙方未妥善保管甲方档案，导致档案丢失、损坏的，构成违约。5.乙方未按约定用途使用甲方档案，造成甲方损失的，构成违约。三、法律名词及解释：1.企业档案：指企业在运营过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、图表等。2.档案移交：指档案的提供方将档案转移给接收方的行为。3.档案保管：指接收方对移交档案的安全、完整、有效的保存和管理。4.档案利用：指接收方在合法范围内对档案的查阅、复制、借阅等行为。5.保密协议：指双方为保护档案内容不外泄而签订的协议。6.知识产权：指权利人对其创作的智力劳动成果所享有的专有权利。7.违约：指合同一方或双方未能履行合同约定的义务。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.档案移交过程中，档案数量庞大，难以清点核对。解决办法：双方提前制定移交计划，分阶段、分批次进行移交。2.档案移交过程中，出现档案缺失、损坏等情况。解决办法：双方共同查明原因，由责任方承担相应责任。3.乙方在保管、使用档案过程中，出现违约行为。解决办法：甲方有权要求乙方承担违约责任，并要求乙方立即改正。4.甲方未按约定时间移交档案，导致乙方无法正常开展工作。解决办法：甲方应加快移交进度，乙方有权要求甲方支付违约金。5.档案利用过程中，出现隐私、商业秘密泄露等情况。解决办法：双方加强档案利用的管理和监督，签订保密协议。五、所有应用场景：1.企业并购、重组、分立等股权变动时，需要进行档案移交。2.企业因经营需要，将部分业务外包或转让给其他企业，需要进行档案移交。3.企业创始人、股东、高管离职时，需