员工系列培训之时间管理3

时间延时符员工系列培训之时间管理时间管理汇报人:哇哇哇思考你在按谁时间表过日子?每一天每一个人都会有新八六四秒进账到时间户头里,面对这样一笔财富,你会怎么利用它们呢?你会拒绝财富吗?目录三时间管理分析二时间管理发展一时间管理内涵四提高个人成效方法五时间管理降龙一八掌一第一部分时间管理内涵什么是时间管理一在日常生活中,组织管理好自己生活方方面面,最有意义、最大限度地利用自己所拥有时间,这就是时间管理.不仅仅是工作管理,同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好管理.时间管理时间管理存在误区一一二三四五宁愿去解决问题,而不是有创意地去选择解决方法宁愿去保持原来做法和手段,而不是去优化、优选工作流程和方法宁愿去做事情,而不是去做正确事宁愿去被动地执行服从和遵守职务,而不是主动积极地进行创新和求得最佳结果宁愿去节约成本,而不愿意主动地增加利润传统时间管理观念一强调时间重要古人曰“一寸光阴一寸金,存金难买寸光阴”,这里强调了时间价值和重要性.一强调时间流失速度三强调时间管理计划性二“预则立,不预则废”,也就是说在做事之前要有充分准备和充分计划,强调了计划重要性.看到滔滔不绝江水,想到时间也如流水一样,不断地、快速地流淌,强调了时间无法失而复得性.二第二部分时间管理发展时间管理发展历程二一二三四时间增加指工作任务多时候,延长工作时间.备忘录是把要做项目制作任务清单,做一件,勾掉一件第一代:时间增加和备忘录任务开始之前,清单列出来,每一项任务都有开始和结束时间,在这个时间段中完成规定某项任务第二代:工作计划和时间表任务在规定时间没法完成时,要进行一定更改,第一,要做一些取舍；第二,要排优先顺序,可通过象限法进行第三代:排列优先顺序以追求效率这就是通常所说二八定律,即八%结果源于二%努力,也就是八%结果是因为二%关键因素所致第四代:以重要性为导向,价值导向,目标导向,结果导向时间管理三大观念二时间管理有三大观念:第一是时间观念,第二是效率观念,第三是效能观念.对这三大观念理解和把握,是时间管理关键.时间管理三大观念时间管理六大概念二机遇与选择应变与制变紧要与重要反应与预应问题发生后,及时做出反应,采取必要措施；未发生问题,防范于未然要主动选择,主动可以导致机遇,等待则只能处于无奈状态应变是当问题发生时,被动做出反应,制变则是主动预先做出防范重要且紧要问题立即处理,重要但不紧要问题优先处理,紧要但不重要问题最后处理消费与投资效率与成效要有很高时间利用率,而且结果是可见、优质,是与奋斗目标一致时间管理要多投资,少消费,达到投资和消费平衡三第三部分时间管理分析设定目标方面时间损失制定计划方面时间损失做出决定方面时间损失在工作组织方面时间损失工作开始时时间损失每日安排上时间损失在信息和沟通方面时间损`时间损失分析三耗时因素分析三电话干扰不速之客沟通不良资料不全文件复杂工作搁置等外在因素耗时类型耗时因素分析三计划欠妥事必躬亲条理不清欠缺自律无理拒绝做事拖延等内在因素耗时类型有形浪费:开小差、资源不足、电话、程序繁忙、间断、等待无形浪费:计划不周、不懂说不、拖延、不懂授权、不分轻重缓急耗时因素分析三如何找到原因三一二三四我做了什么根本不需要做事我做了什么能够由别人,并且应该由别人来做事我做了什么耗时过长事我做了什么会浪费别人时间事我是否难以说清一天里干了些什么我是否碰到了一个无法再拖延问题我是否做了实际上不需要做事情我是否常常越权处理我是否往往对某些事花费更多时间我是否经常会忘记接下来要做事情自我检查三四第四部分提高个人成效方法提高个人成效方法四在办公桌上摆放目前手头需要处理文件每天都整理,不要把事务留到明天,定制标签标色及时处理文件,建立相应文档系统整理工作时间,保持办公室整洁,经常整理文档避免被打断,筛选电话,拿起话筒,不坐着说话提高个人成效方法四问题二问题三问题一如果工作不能取消,则需要问第二个问题“这个工作能不能和其他工作合并?”第三个问题是“能不能用更简便东西去代替这个工作?能不能用一个其他任务达到相类似效果?”第一个问题是“能不能取消,可不可以不做,为什么一定要做?”善用人生一分钟等车约会例如坐车时间,可以同时用MP三或其他设备收听学习课程,或想问题关掉电视,扔掉报纸报纸要少看,要学会用很快速度浏览报纸主要内容,最重要是要订阅与自己专业相符报纸早起一小时早起早睡,晚上不能加班太晚.在保证睡眠时间和睡眠质量同时,要在早晨早起一小时提高个人成效方法四提高个人成效方法四业余时间管理,睡眠、学习、娱乐专心致志,不虎头蛇尾采用节省时间工具、通讯和交通等每一分每一秒做最有生产率事用金钱换取时间把重要事情变成紧急事情要不断地行动遇事马上做,现在就做第一次做好,次次做好明确目标,制定计划,写成清单设定完成期限分秒不浪费,工作日志法不听、接电话不见客访客不闲扯聊天让同事知道自己封闭时间和地点为重要任务或同类任务设立工作时间有针对性地回避,设立安静时间,随后进行回话在会议和个人约会中设立时间限制把优先权作为所有工作基本原则尽可能久地做那些确实关键重要工作充分利用委托授权完成服务性工作与自己商定完成A类任务期限（数量、日期、事件）尽量完成重点任务按效率、有针对性地规划提高个人成效方法四五第五部分时间管理降龙一八掌管理表单——不要眉毛胡子一把抓计划、周计划和日计划计划量要适中,以简单、简洁为主实事求是——不盲目乐观少做过多承诺,充分利用经验,总结以往教训,考虑所需资源决不拖拉——不能不紧不慢把任务分割,分而治之地进行瓦解制定计划——不贸然行动防止拖拉和冒进现象,明确任务预期结果、理由和时间期限确定目标——不穷于应付明确自己与全局目标、老板需求及内外客户期望是什么掌控每天——不被牵着鼻子走掌控每天每时改变原有思维,做有效规划时间管理降龙一八掌五时间管理降龙一八掌五二一三五六四一办公室五S—不乱成一堆整理、整顿、清扫、清洁、素养；只放工作必需东西管理会议—不再文山会海有理由才开会,目是提供信息、解决问题充分授权—不事必躬亲选择合适人选进行授权,并提供支持二

减少干扰—不随叫随到分析干扰事件,分为紧急、重要、必要性等,管理邮件—不受制于它利用一五～三分钟分批集中处理邮件管理电话—不随意接打分析是否必要回电、授权、缩短电话时间清理桌面—先工作后整理只保留近期文件,清空办公桌面,归类文具于一处沟通细节—不粗枝大叶何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等,合理分配—不加班加点在合适时间完成合适任务,分析任务并归类专心致志—不多头并举聚焦于目标不放松,接收原因、重要程度,征求老板意见轻重有别—急事急办辨认紧急、容易、喜欢、花时间少事件..有效规划—不随心所欲完成最重要安排,不要让干扰和突发事件主宰自己时间时间管理降龙一八掌五时间延时符谢谢您欣赏时间管理汇报人:哇哇哇COMMUNICATE有效沟通六大步骤培训部门:销售培训人:哇哇哇Sixstepsofeffectivecommunication企业培训/团队培训/入职培训沟通有效沟通六大步骤Sixstepsofeffectivecommunication二目录CONTENTS沟通概述Communicationoverview一沟通概述OverviewOFCommunication一PARTONE为了设定目标,把信息,思想和情感在个人或群体间传递,并达成共同协议过程.沟通定义沟通定义沟通种类沟通口头声音语气肢体语言身体动作书面语言非语言注意说话语气一二三七％三八％五五％你在说什么你是怎么说你肢体语言非言语表述行为含义手势柔和手势表示友好、商量、强硬手势则意味着:“我是对,你必须听我”.脸部表情微笑表示友善礼貌,皱眉表示怀疑和不满意眼神盯着看意味着不礼貌,但也可能表示兴趣,寻求支持姿态双臂环抱表示防御,开会时独坐一隅意味着傲慢或不感兴趣声音

演说时抑扬顿挫表明热情,突然停顿是为了造成悬念,吸引注意力非言语性信息沟通渠道——传递思想、情感有效发送信息决定信息发送方法e-maill/电话/面谈/会议/信函何时发送信息时间是否恰当确定信息内容简洁/强调重点/熟悉语言How?When?What?有效发送信息How?When?谁该接受信息?先获得接受者注意接受者观念/需要/情绪何处发送信息?地点是否合适不被干扰

双向沟通信息反馈传送者与接受者角色不断相互转换.传送者接受者听说问沟通四大秘诀真诚（一次谈判经历）一自信（换钞游戏）二赞美他人三善待他人（电梯里镜子）四有效沟六大步骤SIXSTEPSOFEFFECTIVECommunication二PARTTWO事前准备步骤一确认需求步骤二阐述观点步骤三处理异议步骤四达成协议步骤五共同实施步骤六有效沟通六大步骤【自检】请列举出你向上级汇报工作情况几个步骤.对照有效沟通六步骤,你缺少了哪些步骤?为什么?你认为这六步骤是如何影响沟通效果?有效沟通六大步骤发送信息时候要准备好发送方法、发送内容和发送地点.我们在工作中,为了提高沟通效率,要事前准备这样一些内容事前准备步骤一内容方法地点有效沟通六大步骤事前准备步骤一一.设立沟通目标这非常地重要,我们在与别人沟通之前,我们心里一定要有一个目标,我希望通过这次沟通达成什么样一个效果,那么就要设立目标是我们沟通.二.制定计划有了目标要有计划,怎么与别人沟通,先说什么,后说什么.三.预测可能遇到异议和争执有效沟通六大步骤事前准备步骤一四.对情况进行ＳＷＯＴ分析就是明确双方优劣势,设定一个更合理目标,大家都能够接受目标.那么在沟通过程中,要注意第一点是事前准备,这是我们在沟通过程中第一个步骤；要准备目标,因为我们在工作中往往会不知道目标是什么,当我们在沟通之前有了一个目标时,对方肯定也会有一个目标,双方能够通过沟通达成一致协议.完成这个步骤一定要注意:在我们与别人沟通过程中见到别人时候,首先要说:我这次与你沟通目是什么.swot有效沟通六大步骤确认需求步骤二第一步:有效提问第二步:积极聆听第三步:及时确认有效沟通六大步骤确认需求步骤二沟通过程中有三种行为:说、听、问.提问是非常重要一种沟通行为,因为提问可以帮助我们了解更多更准确信息,所以,提问在沟通中会常用到.在开始时候会提问,在结束时候也会提问:你还有什么不明白地方?提问在沟通中用得非常地多,同时提问还能够帮我们去控制沟通方向、控制谈话方向.听说问有效沟通六大步骤确认需求步骤二问题类型开放式问题封闭式问题一.提问问题举例封闭式问题开放式问题会议结束了吗?你喜欢你工作吗?你还有问题吗?你有什么问题?你喜欢你工作哪些方面?会议是如何结束?封闭式问题就是对方只能用是或不是来回答问题.开放式问题,是对方可以尽情地去阐述、描述自己观点一些问题.问题举例两种类型问题优劣比较与提问技巧①封闭式问题优点和劣势:封闭式问题可以节约时间,容易控制谈话气氛.封闭式问题不利于收集信息,简单说封闭问题只是确认信息,确认是不是、认可不认可、同意不同意,不足之处就是收集信息不全面.还有一个不好地方就是用封闭式问题提问时候,对方会感到有一些紧张.劣势:优势:②开放式问题优点和劣势:收集信息全面,得到更多反馈信息,谈话气氛轻松,有助于帮助分析对方是否真正理解你意思.浪费时间,谈话内容容易跑偏,就像在沟通过程中,我们问了很多开放式问题,结果谈到后来,无形中话题就跑偏了,离开了最初我们谈话目标.一定要注意收集信息要用开放式问题,特别是确认某一个特定信息适合用开放式问题.劣势:优势:提问技巧提问需要避免问题少说为什么.在沟通过程中,我们一定要注意,尽可能少说为什么,用其它话来代替.比如:你能不能再说得详细一些?你能不能再解释得清楚一些?这样给对方感觉就会好一些.实际上在提问过程中,开放式和封闭式问题都会用到,但要注意,我们尽量要避免问过多为什么.少问带有引导性问题.难道你不认为这样是不对吗?这样问题不利于收集信息,会给对方不好印象.多重问题.就是一口气问了对方很多问题,使对方不知道如何去下手.这种问题也不利于收集信息.有效沟通六大步骤确认需求步骤二聆听原则二.聆听适应讲话者风格眼耳并用首先寻求理解他人,然后再被他人理解鼓励他人表达自己聆听全部信息表现出有兴趣聆听有效沟通六大步骤确认需求步骤二积极聆听技巧就是当你在听别人说话时候,你一定要有一些回应动作.比如说:“好！我也这样认为”、“不错！”.在听过程中适当地去点头,这就是倾听回应,是积极聆听一种,也会给对方带来非常好鼓励.就是当你没有听清时候,要及时去提问；在听完了一段话时候,你要简单地重复一下内容.在听过程中,要善于将对方话进行归纳总结,更好理解对方意图,寻找准确信息.在聆听过程中要养成一个习惯,要及时地与对方进行回应,表达感受“非常好,我也是这样认为”这是一种非常重要聆听技巧.倾听回应提示问题重复内容表达感受表达感受有效沟通六大步骤阐述观点步骤三阐述计划