信息管理与电子文档制度

信息管理与电子文档制度第一章总则第一条目的为规范企业的信息管理和电子文档的使用、归档和保密工作，保障企业信息的安全和可靠性，提高工作效率，订立本制度。第二条适用范围本制度适用于企业内部的全部部门和员工，包含各级管理人员、职员、劳动者以及临时工等。第三条定义信息管理：指对企业的各项信息资源进行收集、整理、存储、检索、使用和传递的过程。电子文档：指以电子形式存在的各类文档、文件、记录等，包含但不限于电子表格、电子邮件、数据库、图像文件等。第四条原则法律法规遵守：信息管理和电子文档的制度与管理必需遵守国家相关法律法规，不得违反法律法规的规定。私密信息保密：涉及个人隐私、商业机密等敏感信息，必需严格保密，未经授权任何人不得泄露。过程透亮公正：信息管理和电子文档的处理过程必需透亮公正，凡属需要审批的事宜，应按规定程序进行审批。便捷高效：信息管理和电子文档的处理应简化流程，提高工作效率，供应便捷易用的工具和系统。第二章信息管理第五条信息收集各部门负责人应依照业务需要，及时、准确地收集有关信息，并保持相关记录。信息收集要求包含但不限于：来源、时间、内容、发布人等认真信息。信息收集不得违反法律法规以及企业相关规定，不得窃取、窜改、散布虚假信息。第六条信息整理各部门负责人应依据信息的性质、层次和用途，进行分类、归类和整理，确保信息的准确性和完整性。信息整理要求包含但不限于：分类、命名、编号、归档等认真内容。信息整理应采用合理的方法和工具，确保信息的高效检索和使用。第七条信息存储企业应建立完善的信息存储系统，包含电子存储和物理存储两种形式。信息存储要求包含但不限于：存储设备、存储介质、存储位置等认真规定。信息存储应定期备份，确保信息的安全和可靠性。第八条信息检索各部门负责人应依据工作需要，合理、高效地进行信息检索，提高工作效率。信息检索要求包含但不限于：关键词检索、分类检索、时间段检索等认真规定。信息检索应使用合法合规的工具和系统，不得侵害他人合法权益。第三章电子文档制度第九条电子文档的归档电子文档应依照订立的归档规定进行归档，确保文档的分类、整齐和安全。电子文档的归档要求包含但不限于：归档目录结构、文件命名规范等认真规定。电子文档的归档应定期检查和清理，确保文档的及时性和可用性。第十条电子文档的使用电子文档的使用权限必需符合员工的工作职责和权限，不得越权使用。电子文档的使用要求包含但不限于：查阅、编辑、复制、打印等认真规定。电子文档的使用应记录相关信息，以便追溯和核查。第十一条电子文档的保密电子文档中涉及个人隐私、商业机密等敏感信息必需进行保密处理。电子文档的保密要求包含但不限于：权限掌控、加密处理等认真规定。电子文档的保密应定期检查和核实，确保信息的安全性。第十二条电子文档的归档销毁电子文档的归档销毁必需依照订立的销毁规定进行，确保信息不被恶意使用或泄露。电子文档的归档销毁要求包含但不限于：销毁时间、销毁方式等认真规定。电子文档的归档销毁应定期进行，一经销毁不得恢复。第四章监督与责任第十三条监督机制企业应建立健全的信息管理和电子文档制度监督机制，确保制度的执行和落实。监督机制包含但不限于：内部审核、外部审核、巡查检查等认真规定。监督工作应及时发现问题、矫正错误，并追究责任。第十四条责任追究对于违反规定、泄露隐私、有意窜改、散布虚假信息等行为，将依据情节轻重追究相关责任人的责任，并依法处理。对于未能依照规定进行信息管理和电子文档归档、销毁等行为，将追究相关责任人的责任，并采取相应措施。对于未能搭配信息管理和电子文档制度执行的行为，将追究相关责任人的责任，并采取相应纪律处分。第五章附则第十五条本制度的解释权