电子商务公司财务制度-记账实操

电子商务公司财务管理制度一、总则 1二、适用范围 1三、电商部财务职责 1四、电商部财务人员组织架构 1五、淘宝店铺和支付宝账户管理 1六、电商部资金管理 2七、电商部费用报销管理 21.费用报销规定 22.费用报销流程 3八、电商部借款管理 3九、电商部账务处理方法 41.价值量考核指标模式（或利润考核指标模式） 42.从量模式和客服模式 4十、电商部财务对账与结算 5十一、其他说明事项 5十二、附件 5总则为促进企业规模化大发展，发挥财务在电商部经营管理和提高经济效益中的作用，使本部门的财务活动做到有章可循，参照有关规定，制定本办法。电商部相关工作人员须依照本办法开展工作。适用范围本办法适用于电商部所有工作人员，以及与电商业务相关的所有其他部门人员。电商部财务职责负责建立、健全公司相关财务制度，监督各项制度的实施与执行。负责本部门的财务预算、公司支付宝账户收支及银行结算业务。负责本部门记账、对账、财务报表、财务分析及财务档案管理工作。电商部财务人员组织架构财务负责人财务负责人会计会计出纳出纳 淘宝店铺和支付宝账户管理公司网上销售产品必须启用企业店铺，原已存在的个人店铺需及时清理，未经法人授权的个人店铺，不允许使用。企业店铺相关信息包括店铺账户名称、登录密码、绑定手机号、绑定邮箱及邮箱登陆密码须到财务做纸质资料备案，并有电商部门负责人的签字。企业店铺支付宝分为店铺直属支付宝和企业支付宝两种。店铺直属支付宝与淘宝店铺紧密相连，承载店铺所有的收支业务；企业支付宝账户在申请企业店铺的时候，仅用于验证企业身份，在店铺经营过程中产生的收支业务，不经由企业支付宝账户办理。公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定手机号，一律使用同一专用手机号，公司所有淘宝账号和支付宝账号所绑定邮箱，一律使用同一专用企业邮箱。专用手机号码和邮箱需报集团监察部门做备案登记，员工离职和办理工作交接需将手机卡和企业邮箱账号密码交回公司，由新的接任人接收管理。公司支付宝账户由财务指定专人进行管理，并在接收账号后重置登陆密码和支付密码，严禁向他人泄露支付宝账户信息。公司支付宝所绑定的银行账户均为同一名称下的企业银行账户，严禁使用任何个人或其他公司银行账户。需由支付宝付款的一切支出，包括但不限于店铺装修、维护以及缴纳各种业务保证金，均需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可付款。公司对公账户与支付宝之间的转账业务，涉及到缴纳业务保证金的款项，需由电商业务人员书面申请，并报相关领导签字后方可转账。电商部资金管理电商部以向集团借支业务备用金的方式取得流动资金，用于电商部门日常经营活动，并按集团规定的利率结算利息，有偿使用。借支备用金需按照集团财务相关流程进行审批，且所借备用金不归还亦不核销，申请新的备用金时，电商部需将上笔备用金的用途做详细说明并上报集团财务备案。淘宝店铺所有货物销售必须走公司流程，所有销售收入必须进入公司指定账户，严禁其他途径销售产品或将货款打入其他账户。财务人员应于每月1-3日核查支付宝余额，按业务类型分别提现到所绑定的银行账户。由于退货和退款的业务时有发生，支付宝提现业务需在每笔订单销售收入到达支付宝账户15天之后方可办理，当月不能办理提现的销售收入，延期至下月提现。电商部费用报销管理费用报销规定本部门所发生的日常费用（办公费、招待费、差旅费、培训费、交通费等）以及货物运输产生的运输费用，均需取得正规合法的票据方可报销，费用发票由于个人原因未及时索取或丢失，财务不予报销。员工报销招待费时，除正规合法发票外，还需将消费详单和刷卡联（如用银行卡支付）同时交财务备案，单据不齐全的，财务不予报销。财务人员需对每张发票金额及内容的真实性、合法性、有效性进行审核，并对有关财务制度及财经纪律规范性进行审查。出纳人员付款时需检查各项单据是否完成所有审批手续，审批手续齐全后两个工作日之内支付报销款，并在原始单据上加盖“现金付讫章”。经办人需在费用发生后30天内办理报销手续，超过时间财务不予报销。如取得发票与公司规定不符且需重新取得发票，必须在7日内到财务部备案，取得发票时间最长不得超过30天，否则财务不予报销。关于招待费和差旅费的标准需严格按照集团财务相关制度执行。费用报销流程经办人取得正规合法票据→财务人员审核签章→部门负责人审批→主管副总（总监）审批→财务负责人审批→总经理审批→董事长审批→到出纳处办理领款/核销欠款电商部借款管理淘宝店铺活动返现款和刷单款以及电商部日常业务支出，由经办人员先向本部门财务借款，活动完成后到财务履行报销手续并归还剩余款项。借款人因公需要借支的临时性款项及备用金、押金，借款时需填写借款单，并在借款单中注明归还日期。对于单笔借款金额超过5000元的款项，需提前一天通知财务进行备款。借款人应自办理事项结束后，按照相关规定，凭相关手续、发票、报销单等有效单证尽快到财务部门办理报销手续并冲销或归还借款。报销所提供发票内容必须与原借款用途一致，不一致时需在报销时书面说明原因，否则财务不予报销。借款人的借款时间最长不超过30天（从借款之日开始），特殊事项不能在30天内办理完毕的，经财务负责人批准同意后办理未清借款延期说明，方可延长借款期,但最长不超过三个月,每年底会计结帐前对个人借款进行清理。本部门所有员工调岗、离职时，必须由公司人力资源部书面通知财务清查个人借款。如有借款未清偿的，公司人力资源部停止办理相关手续，并停发其在岗时未发放的所有工资，通知本人限期清理借款，借款清理完毕后方可发放剩余工资。借款流程借款人填写借支单→部门负责人审批→主管副总（总监）审批→财务负责人审批→总经理审批→董事长审批→到出纳处办理领款借款审批权限单位：元分类及手续经办人部门负责人主管副总财务负责人总经理董事长签批责任说明电商部相关人员借款审批单单笔金额≤300元√√√部门负责人、分管副总：对所属部门是否同意经办负责；财务负责人：对资金预算负责300＜单笔金额≤1000√√√√1000＜单笔金额≤3000√√√√√单笔金额＞3000√√√√√√电商部账务处理方法根据本部门战略定位及销售模式不同，电商部账务按以下两种方式分别进行处理：1.价值量考核指标模式（或利润考核指标模式）1.1此种模式相当于视同买断方式代销商品，本部门财务由集团财务进行监管。公司需将电商部的业务活动单独设立账套进行核算，电商部独立进行财务核算并执行与集团财务相一致的财务制度，定期按集团要求编制财务报表并上报。1.2电商部财务需严格按照预先设定好的内部转移价格，核算采购成本，并据此与各供应单位和部门结算。商品发货时，与商品相关的价值和风险同时转移给电商部，由电商部核算商品成本、收入和利润。1.3电商部日常业务费用和产品销售费用由电商部门自行承担。1.4电商部财务人员需定期向上级部门和领导提交财务分析报告，分析本部门的投入和产出情况，并对本部门的长远发展提出建设性意见和建议。2.从量模式和客服模式2.1此种模式相当于以收取手续费的方式代销商品，本部门财务由集团财务分管，集团设专人负责电商部财务工作。电商部门不专设财务人员，亦不独立进行财务核算。2.2集团财务应对电商部门所发生的支出单独进行归集，分品种核算商品盈亏。2.2电商部所发生的非专属于本部门的费用支出，包括物流运输费用、活动返现以及其他销售费用，由财务人员按照实际归属于各产品的费用分配给各供应单位和部门，并制作调账通知单，由双方领导签字后作为调账依据。电商部财务对账与结算物流对账与结算电商部财务人员应于每月25日至下月3日前对当月所发生的运输费用和物流公司对账，对账依据为运输公司传递的明细单以及发货人员移交财务的发货单。对账完成后，根据业务人员与物流公司协商的结算周期将款项结算给各物流公司。在途商品对账电商部财务人员应于每月25日至下月3日前核对当月销售数据，将在途商品与未完成的订单进行核对，并将比对结果报各供应单位和部门，各供应单位和部门核对无误后完成对账。销售对账与结算电商部财务人员应于每月25日至下月3日前核对当月销售数据，将支付宝余额与上月销售成功的订单一一核对。对已完成销售并且已过退货期的订单（支付宝收款15天后）方可提现。提现后按照不同业务类型，将销售收入按预先确定的价格结算给相应货物供应单位和部门。其他说明事项1.公司所有线上产品的定价经相关领导批准后，均需将报价单到财务做备案登记，未到财务备案的产品一律不准上线销售。2.本管理办法自发布之日起施行。附件：财务流程财务结算流程退货、退款流程费用报销流程借款流程流程节点说明制订部门：电商部生效日期：附：主要账务处理一、收入确认1.交易款项确认

电商平台上的交易一般是先收到顾客的货款，货款会暂存于电商平台的第三方支付账户中。当顾客完成付款后，会计应将这笔款项确认为预收账款，借记“银行存款（第三方支付账户）”，贷记“预收账款”。

待订单完成发货，且顾客确认收货后，风险和报酬转移给顾客，此时可将预收账款确认为主营业务收入。同时，要根据适用的税率计算并确认增值税销项税额，借记“预收账款”，贷记“主营业务收入”、“应交税费

应交增值税（销项税额）”。2.多种销售模式的收入处理

单品销售：较为简单直接，按照实际销售的单品价格和销售数量确认收入。

满减活动：例如满100减20，当顾客满足满减条件购买商品时，应按照扣除满减后的实际收款金额确认收入，同时明确满减部分的优惠金额作为销售费用处理。假设商品原价120元，顾客实际支付100元，会计处理为：借记“银行存款（100元）”，借记“销售费用（20元）”，贷记“主营业务收入（根据实际确认的收入金额）”、“应交税费

应交增值税（销项税额）（按照实际收入计算的税额）”。

赠品活动：

同批订单中，赠品与商品一同发出的情况，会计上通常将商品总售价按商品和赠品的公允价值比例进行分摊，商品部分确认主营业务收入，赠品部分不单独确认收入，而是作为商品销售收入的一部分。假设商品售价100元（成本60元），赠品售价20元（成本12元），总售价120元，分摊后商品确认的收入=100/120×120=100元，赠品价值占比=20/120，会计处理为：借记“银行存款（实际收款）”，贷记“主营业务收入（商品100元）”、“应交税费

应交增值税（销项税额）（根据实际收入计算的税额）”，同时结转商品成本60元，赠品成本12元。

单独赠送的赠品，在会计上不确认收入，其成本计入销售费用，当发生赠品支出时，借记“销售费用（赠品成本+相应的增值税）”，贷记“库存商品（赠品成本）”、“应交税费

应交增值税（销项税额）（赠品按售价计算的税额）”。

组合销售：将多种商品组合在一起以固定价格销售，应将总售价按照各商品的公允价值比例进行分配，分别确认各商品的主营业务收入。二、成本核算1.采购成本

电商企业从供应商处采购商品，采购成本包括商品价款、运输费（如果是包邮商品，运输费应计入销售费用）、装卸费、保险费等可直接归属于采购商品的费用。

采购时，借记“库存商品”（包含采购成本），贷记“应付账款”或“银行存款”等科目。

销售商品结转成本时，根据销售数量和单位成本计算成本金额，借记“主营业务成本”，贷记“库存商品”。2.运费成本

电商企业可能会承担部分或全部运费。

如果是向快递公司支付的运费，属于销售费用，借记“销售费用

运费”，贷记“银行存款”等。

对于采购环节的运费，如果是单独支付且能够明确对应采购商品的，应计入采购成本，借记“库存商品”，贷记“银行存款”等；如果是共同采购商品的运费，应按照合理的方法进行分摊计入各商品的成本。三、费用处理1.平台费用

平台佣金：按交易金额的一定比例向电商平台支付的佣金，在发生时直接计入销售费用，借记“销售费用

平台佣金”，贷记“银行存款”等。

平台手续费：如信用卡手续费、提现手续费等，借记“财务费用

手续费”，贷记“银行存款”等。2.广告推广费用

包括在电商平台上的广告投放费用、参加促销活动的费用等，发生时借记“销售费用

广告宣传费”，贷记“银行存款”等。3.人员薪酬费用

电商企业的运营、客服、仓储等人员的工资、福利等薪酬支出，借记“管理费用（管理人员薪酬）”、“销售费用（销售和客服人员薪酬）”、“生产成本（仓储等直接参与商品生产或包装人员薪酬）”等，贷记“应付职工薪酬”，支付时借记“应付职工薪酬”，贷记“银行存款”等。4.仓储费用

商品的仓储成本，包括仓库租金、仓储保管费等，借记“销售费用

仓储费”（如果是为销售商品而发生的仓储费用）或“生产成本

仓储费”（如果是在生产过程中用于存储原材料或在产品的仓储费用），贷记“银行存款”等。四、税务处理1.增值税

电商企业销售商品一般应按照适用的税率（一般为13%，部分商品可能适用9%或其他税率）计算销项税额，同时采购商品时取得的合规进项税额可以抵扣。

每月末，根据当月的销售情况和进项税额情况，计算应纳增值税额，借记“应交税费

应交增值税（转出未交增值税）”，贷记“应交税费

未交增值税”，实际缴纳增值税时，借记“应交税费

未交增值税”，贷记“