采购合同审批的内部控制流程

采购合同审批的内部控制流程合同编号：_______________________甲方：_______________________乙方：_______________________签订日期：_______________________签订地址：_______________________第一条合同审批流程合同起草与初步审核a.由甲方相关部门（如采购部）起草合同，并填写合同审批表。①合同起草者应确保所有条款明确、无歧义，并符合采购要求。②合同中涉及的各项条款，包括交付时间、质量要求、支付方式等，应根据实际需求拟定。③初步审核时，相关部门负责人应对合同内容进行核查，确保没有遗漏关键事项。④合同起草完成后，起草部门应提交合同草案，等待相关部门和领导的审批。b.合同初审部门进行内容审查。①初审部门应当具备法律、财务或相关专业背景，确保合同符合公司制度与法规要求。②合同审查内容包括条款合法性、可行性以及风险控制措施。③初审部门需要根据审核结果，提出修改意见或直接通过初审。④对于重大采购合同，需邀请法务和财务人员参与审核。c.审批流程中的合同修改与反馈。①在初审过程中，相关部门应向甲方提出修改建议，确保合同条款的准确性和全面性。②如初审未通过，甲方应根据反馈意见修改合同，并再次提交审批。③若合同草案通过初审，甲方将通知乙方进行进一步的确认与签订。④对于较复杂的合同，可能需要多次往返修改，确保双方无异议。合同复审与最终审批a.复审阶段对合同细节进行深入审核。①复审阶段通常由公司高级管理人员或专门的合同审查委员会进行。②复审内容包括对合同条款的完整性和合理性进行检查，确保符合商业和法律规定。③财务部门将审查合同涉及的付款条款是否合理且符合公司财务管理制度。④复审过程中，甲方可就修改内容与乙方进行进一步商议，确保双方最终达成一致。b.最终审批前的合规性确认。①合同所有条款必须符合公司政策和国家法规，特别是在税务、劳动合同和知识产权等方面。②高层管理人员需要对合同进行审批，确认所有审批要求已完成。③在此阶段，甲方代表应对合同进行最终确认，并准备好与乙方签订。④如有任何重大变更，审批流程应重新启动。c.合同审批完成后的归档管理。①合同批准后，应由甲方的法律或行政部门进行文档归档，并确保所有审批记录完整。②所有审批文档应存储于专门的合同管理系统中，确保其安全性与可追溯性。③合同的正式签订需双方在指定地点签署合同文本。④合同的存档也应便于日后查阅，便于后期审计和合规检查。第二条合同执行与管理合同履行跟踪与监督a.甲方指定项目负责人监督合同执行情况。①项目负责人需定期检查合同条款的实施情况，确保采购进度按时推进。②在执行过程中，项目负责人应及时发现并报告任何可能影响合同履行的风险。③项目负责人需与乙方保持定期沟通，确保合同的各项条款得到落实。④对于合同履行中出现的突发事件，应及时采取措施，确保合同目标不受影响。b.定期评估供应商履约情况。①甲方应对乙方的履约情况进行定期考核，评价其交付质量、服务水平及合作态度。②在评估过程中，甲方应关注交货期、质量问题及任何潜在的违约风险。④若乙方未能按照合同履行义务，甲方有权根据合同约定采取相应的补救措施。c.合同执行中的变更与调整。①若合同执行过程中出现不可抗力因素，双方应及时沟通并对合同内容进行调整。②任何变更应通过书面形式确认，并由双方签字。③甲方应依据变更后的条件重新审视合同执行进度和质量目标。④变更后的合同应重新进入审批流程，确保所有变更均符合公司政策。付款与结算管理a.按照合同约定时间进行支付。①付款应严格按照合同约定的时间节点执行，避免因延误影响合同的正常履行。②付款前，甲方应确认乙方已按约定交付相关物品或完成相关服务。③支付时，财务部门需核对合同条款与实际履行情况，确保付款符合协议。b.合同结算时的费用核对与审批。①甲方需对乙方提供的发票或付款申请单进行核对，确保费用符合合同规定。②结算过程中，任何超出合同预算的费用均需经过额外审批。③财务部门应确保所有付款和结算程序符合公司财务制度。④如发生费用争议，甲乙双方应及时协商解决。c.付款后的跟踪与审计。①在支付完成后，甲方应对付款记录进行审计，确保付款符合预算和合同条款。②任何未按时付款的记录应进行整改，并采取措施避免类似情况发生。③定期审计可以帮助甲方更好地识别合同中的潜在风险。④付款后的审计报告应保存在合同档案中，以备后续查验。第三条保密条款保密义务的明确a.双方应严格保守涉及本合同的所有机密信息。①甲乙双方应对在合同履行过程中接触到的商业机密、技术数据和商业计划保密。②保密义务适用于所有员工、代理人及其他相关第三方。③未经对方书面同意，任何一方不得向第三方透露涉及合同的具体内容。④保密义务应在合同终止或履行完毕后继续有效。b.违反保密条款的责任追究。①若一方违反保密义务，另一方有权要求赔偿因此产生的所有损失。②保密条款的违反将被视为违约，违约方需承担相应的法律责任。③任何泄密行为应立即报告，并采取纠正措施，防止进一步损害。④违约方还应承担因此产生的所有法律费用及其他相关费用。c.保密义务的持续时间。①保密义务持续时间为合同执行期间及