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文档简介

广告公司项目档案管理制度第一章总则为了提升广告项目的管理水平，确保项目档案的安全性和有效性，依据相关法律法规及公司内部规定，特制定本制度。项目档案是记录项目全过程、反映项目成果的重要文件资料，是公司对外展示实力和信誉的重要依据，具有重要的参考价值和历史意义。第二章适用范围本制度适用于公司所有广告项目的管理，包括项目立项、策划、执行、评估及总结阶段。项目档案的管理涉及各个部门，要求各部门协作配合，确保档案的完整性和准确性。第三章档案工作任务项目档案管理的主要任务包括：收集、整理、保管项目档案，确保档案的安全与完整；为项目相关人员提供查阅服务，支持项目评估及后续工作；定期对档案进行检查和更新，确保档案资料的时效性和有效性。第四章项目档案的收集与归档项目档案的收集由项目负责人主导，相关部门配合完成。档案内容包括但不限于：项目计划书、合同文件、创意方案、执行记录、客户反馈、财务报表、总结报告及其他相关资料。所有归档材料应确保内容完整、格式规范，项目负责人需对不符合要求的材料进行修正和补充。第五章项目档案的保管项目档案由专人负责保管，档案应存放在专用的档案柜或数字档案库中。档案柜需具备防火、防潮、防盗等安全措施，确保档案资料的安全性。每份档案应逐一编号并登记，每年进行一次全面检查，确保档案的完整和可追溯性。档案的交接需填写交接清单，并由交接双方签字确认。第六章项目档案的查阅与借用第七章项目档案的转递项目档案的转递工作应认真负责，涉及人员调动或项目变更时，档案需随人转递。转递过程中，档案需密封并通过公司内部安全渠道进行，禁止个人随意携带。转递档案时需填写转递单，并由接收方签字确认。第八章项目档案的更新与维护项目档案应根据项目进展情况进行定期更新，项目负责人需确保档案内容的及时性与准确性。对于已完成的项目，需在项目总结后及时归档，并将相关资料整理入档。对于长期保存的档案，应定期检查档案的状态，确保无损坏或遗失。第九章监督与评估机制项目档案管理的监督由公司档案管理委员会负责，定期对各项目的档案管理情况进行检查和评估。评估内容包括档案的完整性、保管情况、查阅流程、借用记录等。对于发现的问题，需及时整改并反馈至相关部门。第十章附则本制度的解释权归公司档案管理委员会，制度自发布之日起正式实施。公司可根据实际情况对本制度进行修订与完善，修订后的内容将及时通知全体员工。第十一章其他相关条款在项目档案管理过程中，涉及的法律法规及公司内部规定如有变更，需及时调整本制度，以保持其有效性和适用性。所有员工应积极配合制度的实施，确保项目档案管理工作的顺利进行

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