IT公司人事档案信息保护制度

IT公司人事档案信息保护制度第一章总则为确保公司员工人事档案信息的安全与保密，保障员工个人隐私及合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。人事档案信息是员工个人经历、专业能力、工作表现等重要信息的载体，是公司人力资源管理的重要依据，具有重要的法律效力和使用价值。第二章适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案信息管理，包括但不限于档案的收集、整理、存储、查阅、借用和销毁等环节。所有涉及人事档案信息的部门与员工均需遵守本制度的相关规定。第三章目标本制度旨在实现以下目标：1.规范人事档案信息的管理流程，确保信息的完整性、安全性和保密性。2.提高员工对人事档案信息保护的意识，增强信息安全管理的责任感。3.有效防范信息泄露风险，维护公司和员工的合法权益。4.建立健全信息保护的监督机制，确保制度的落实与执行。第四章管理规范1.信息收集与归档人事档案信息的收集应遵循合法、必要的原则。档案信息包括员工基本信息、工作经历、教育背景、考核结果、奖惩记录、职业资格证书等。各部门应协同人力资源部，确保信息的真实、准确、完整，并在员工入职后一个月内完成档案的初步归档。2.信息存储与保管人事档案信息应存储在专用的档案管理系统中，系统需具备访问权限控制和数据加密功能。纸质档案应存放在防火、防潮、防盗的档案室内，由专人负责管理。定期对档案进行检查，确保无损坏、遗失情况发生。3.信息查阅与借用员工或外部人员需查阅或借用人事档案信息时，需向人力资源部提出书面申请，并获得批准。查阅过程中应遵守保密协议，不得对档案内容进行涂改或复制。借用档案的期限不得超过规定的时间，借用结束后应及时归还。4.信息共享与转递人事档案信息的共享需遵循“最小必要”原则，仅限于授权人员使用。档案转递应通过机要方式进行，并在转递清单上注明接收人和转递原因。转递后需及时确认档案是否安全抵达，并做好记录。5.信息销毁不再使用的人事档案信息应按照规定程序进行销毁。纸质档案需采用碎纸机处理，电子档案应进行数据清除，确保信息无法恢复。销毁过程应由专人监督，并做好销毁记录。第五章执行流程1.信息收集流程人力资源部负责制定信息收集模板，确保信息的规范性。各部门应按照模板收集员工信息，并定期向人力资源部提交更新。2.信息存储流程信息收集完成后，由人力资源部进行整理和录入，确保信息在系统中准确无误。纸质档案应及时归档至档案室，并进行编号管理。3.查阅与借用流程查阅或借用申请需填写申请表，并说明理由。人力资源部在接到申请后，应在五个工作日内审核并回复申请人。批准后，借用者需签署保密协议。4.信息转递流程信息转递需提前通知人力资源部，填写转递单据，明确转递内容和目的地。转递后需在转递单据上签字确认，确保信息安全。5.信息销毁流程销毁前需提交销毁申请，说明销毁理由。人力资源部审核后，安排专人进行销毁，并做好销毁记录，备案存档。第六章监督机制为确保本制度的有效实施，建立监督机制：1.定期组织培训，提高员工对人事档案信息保护的认识和技能。2.定期检查档案管理情况，发现问题及时整改，并记录检查结果。3.收集员工及相关部门的反馈意见，持续改进档案管理制度。4.对违反信息保护规定的行为，依据公司相关纪律处分制度进行处理。第七章附则本制度由人力资源部负责解释，自发布之日起实施。根据法律法规及公司实际情况的变化，适时修订本制度，并及时向全体员工公布。通过本制