企业档案管理实施细则

QB/SJL006XZ3-2001Q/NSU004XZ18-2002-PAGE6--PAGE9-企业档案管理实施细则1范围本规则规定了企业档案工作的管理体制、机构、职责和文件材料的形成、分类、归档以及档案的鉴定、开发、利用和销毁的方法。本规则适用于公司各部（室）、档案室，也适用于各子公司。2规范性引用文件机电办（1989）1843号〈〈机械电子工业档案工作暂行条例〉〉国档发（1987）7号〈〈国营企业档案管理暂行规定〉〉财政部、国家档案局1999年修改的〈〈会计档案管理办法〉〉术语企业档案：企业档案是企业在各项活动中的全部档案的总和，其构成是以科字技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作方面的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。具有以下性质：统一性：统一领导、分阶管理，集中统一地管理企业的全部档案。完整性：维护档案的完整与安全，收集齐全、整理系统。安全性：维护档案的实体安全和档案的机密安全。服务性：为公司的各项工作提供服务、不断提高服务效率和服务质量。总则4.1企业的档案工作是企业管理基础工作的组成部份，是提高经济效益不可缺少的一个重要环节。4.2档案工作遵循统一领导、分级管理，维护档案完整性、统一性、服务性与安全性、便于利用和保守保密的原则。档案管理体制机构5.1实现统一领导分级负责的管理体制。5.2设立公司档案室，归属总经理办公室，由总经理办公室直接管理。6档案管理职责6.1公司档案室管理职责6.1.1公司档案室是企业档案资料的贮存地和利用中心,负责统筹、协调、组织、管理企业的档案工作。6.1.2对公司各部、室的各种文件材料的形成、积累、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。6.1.3对档案处置工作进行组织协调、监督和指导。档案的开发利用6.2.1企业档案信息开发利用是档案管理的重要内容和最终目的,开发工作主要是对生产、技术和经营管理的档案进行编研，提供信息利用。6.3.2档案室应编制必要检索工具，为档案利用提供服务。7档案的分类和编号7.1档案的三级类目7.1.1公司企业档案分类设置八个一级类目,即行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工、其它档案类。（见下表）一级类目类目名称一级类目类目名称01234行政工作经营管理生产技术管理产品基本建设5678设备仪器会计档案干部职工档案其它类（证件）7.1.2二级和二级以下类目的设置行政管理、经营管理、生产技术管理四大类设置二级类目，会计、其它类档案按种类设二级类目，以上六大类不设三级类目。行政管理、经营管理、生产技术管理二级类目表：一级类目二级类目一级类目二级类目0行政管理1行政事务2人事管理3劳资教育4后勤卫生5外事工作1经营管理1经营决策2计划统计工作3财务审计4企业管理2生产技术管理1生产能源及安全2科技及质量管理3环保及基建设备4计量及规则化5信息档案和计算机情报工作一级类目二级类目1技术档案12345677.1.2.2会计档案二级类目表:二级类目会计档案0凭证1帐册2报表3工资7.1.2.3其它档案二级类目表二级类目类目名称0.X项目0.1分支公司前期、注销等0.2立项项目(产品、基建除外)1.X审计1.1公司审计1.2子公司审计2.X中期、年度报告2.1中期报告2.2年度报告3.X四证3.1公司3.2子公司3.3控股公司3.4合资企业(复印件)4.X其它证件4.1房产证4.2专利4.3商品条码4.4房产协议4.5其它5.X商标5.1商标原件5.2续展5.3年检5.4商标使用协议7.1.3产品、基本建设、设备仪器类设三级类目7.1.3.1产品档案二级类目以产品大类划分，分别用代号0、1、2……表示。(1)产品档案三级类目具体为1、2、3、4、5、6分别代表定型文件、设计文件、工艺文件、规则文件、质量文件和其它文件。(2)引进项目是以引进产品为主的，应归入产品档案类目内，为了考虑不另设类目，因此在二级与三级类目之间加特号（）表示，在特号内表示引进项目的代号。7.1.3.2基本建设按工程项目和阶段设置基建档案二级、三级类目表：二级类目三级类目1*****路总平面图2*****路总平面图……1立项文件2设计阶段文件3施工阶段文件4竣工阶段文件(竣工图)7.1.3.3设备仪器按种类、型号设置。二级类目三级类目1自制设备2外购设备3仪器由设备管理员提供7.1.4会计档案按文件类别设置。7.1.5企业职工档案按班干部、工人、死亡职工分类设置。7.2企业档案案卷排列7.2.1行政管理、经营管理、生产技术管理四个大类的档案案卷可采用按大类分年度排列。在各个大类内首先按年度顺序排列，在每一年内分别按属类顺序排列，案卷顺序号在属类下按顺序排列，一个年度的大类用中流水顺序编号，同一属类内档案的排列按永久、长期、短期顺序排列，为了保持档案的有机联系，永久、长期档案在排列时可交叉。在分类号中必须标出年度特征，年度标注位置在分类号之后，最后为案卷顺序号。7.2.2产品、基本建设、设备仪器档案案卷依照分类结果进行排列。7.2.3会计档案按大类、属类年度顺序排列，即在会计档案大类内先分别按凭证、帐册、报表、工资单等属类顺序排列，每个属类内的档案案卷再分别按年度顺序排列，编流水顺序号。7.2.4企业档案的类目符号统一采用阿拉伯数字，类目符号的标识方法，采用“十进制”编号法，企业档案分类号中的类目之间，采用小黑点“.”断开，分类号与案卷顺序号之间用横杠“—”连接。7.2.5企业各业档案编号统一采用隶属编号法，下位类代号须从属于上位类。7.2.6档案的保管期限不在分类类目中反映,而在档案案卷的脊背”档号”栏的上方采用阿拉伯数字标记。永久用1、长期用2、短期用3标记。7.3企业档案案卷编号.1文书档案编号:X.X.XX--X 顺序号（一级类目中流水号）年份号二级类目号一级类目号7.3.2产品档案编号：X.().XX--X--X顺序号文件分类号产品型号代号引进项目代号产品大类代号7.3.3基建档案编号”X.X--X/X项目阶段顺序号、项目总顺序号项目阶段代号项目代号7.3.4设备仪器档案编号:X.X--X顺序号设备仪器属性代号设备仪器二级类目7.3.5会计档案编号X.().X--X顺序号年份号分公司代码种类号7.3.6其它类档案号:X.X--X顺序号二级类目行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案、干部职工档案、其它类档案七大类的案卷封面，应填写二级类目的名称。“档案”栏内，都应填写分类号和案卷顺序号，以便检索。声像档案和荣誉档案，为了便以管理，另设专题，分别保管。本细则适用于一九九七年起形成的前四大类企业档案的分类整理,后三类企业档案整理于一九九九年起使用本细则。其它类适用于一九九七年起形成的档案整理，会计档案的分类整理从一九九七年归档开始。本细则之前形成的企业档案可维持原有的分类方法。文件村料的形成和归档8.1各部门要将文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本部门管理工作的程序之中，实现“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。8.2凡属应当归档的文件材料是企业的财产，是维护本企业的经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据。各部室人员出国学习、考察和参加国内外各种会议所获得的文件材料，要按规定及时交档案部门归档。建立文件材料形成和部门立卷归档的制度。技术、生产、基建、经营或其它工作在完成或告一段落后，由承办部门负责人责成部门资料员按照归档要求将所形成的文件材料进行系统整理，经项目负责人审查签署后，送交档案部门归档。每项科技成果、产品定型、基建工程竣工及其它技术项目鉴定验收时，必须通知档案部门人员参加，对应归档的文件材料进行审查验收、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料不予鉴定验收、不得申报成果。文件材料的归档范围详见“7档案的分类、编号”企业兼并、收购、歇业等产权变动的档案处置，参照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》执行。归档时间与份数8.7.1科技文件材料一般归档一份，对重要的和使用频繁的文件材料，适当增加归档份数，对于周期较长的项目可以按阶段分批归档，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档，归档时间可分为随时和定期两种，具体规定是：产品设计文件应在设计定型后一个月内归档。工艺文件应在生产定型后一～二个月内归档。产品鉴定文件应在鉴定会议后一星期内归档。8.7.2基建档案8.7.2.1基建档案应在工程竣工交接验收时归档。工程项目大、时间较长可以按单项工程竣工后归档。8.7.2.2设备开箱时，通知档案部门接收设备随机文件资料。 8.7.3文书档案应按年度归档，一般应在第二年三月底归档或协议时间内归档。8.7.4财务档案应按隔年归档，一般应在第三年七月底归档或协议时间内归档。8.7.5人事档案应及时归档。8.8归档要求和手续8.8.1归档文件资料要仔细查对，保证完整、准确、清晰。8.8.2归档文件资料要根据上级主管部门和本公司保密、保管期限确定密级和保管期限。8.8.3归档文件资料要严格按规定格式。手稿字迹工整，图形清晰，签字手续齐备，禁止使用铅笔和原子笔，原件（红印章）归档。8.8.4几个单位共同协作完成的项目，由主办单位保存一套完整档案；协办单位保存自己承担任务的部份档案，并应复制一套完整档案。8.8.5必须履行移交手续，检查归档资料是否齐全完整，发现问题及时纠正。9档案的鉴定档案的鉴定工作,由档案部门和有关业务部门的人员共同组成的鉴定小组,采用直接鉴定法,逐件审查卷内文件,根据档案不同性质、价值，逐卷逐份进行分类认定，以确定其密级、保管期限和保管方法。档案鉴定的时间为每年第一季度。9.1文书档案的鉴定文书档案的保管期限定为永久、长期和短期。长期为16年至50年左右，短期为15年以下。9.1.1凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。9.1.2凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。9.1.3凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。9.2会计档案的鉴定会计档案的保管期限分为永久、定期。定期保管期限分为十五年、二十年。会计档案保管期限的计算，从会计年度终了后的第一天算起。10档案的借（查）阅档案的借（查）阅是直接为企业生产、技术、经营等各项活动服务的一项工作，档案管理员应按照一定的制度和手续做到及时提供、满足利用者需要，并正确处理好保密与交流关系。10.1核查审批手续10.1.1调阅本部门的档案一般不需办理审批手续。10.1.2调阅其它部门的档案，须经有关部门和档案所属部门领导审批。10.1.3营业执照、法人代码证、税务证、IC卡档案外借，必须经办公室负责人批准。10.2借阅手续和要求10.2.1借阅者必须填写<<档案借阅单>>(见附录A),并将借阅单留存备查。10.2.2在借阅档案同时，档案室要求调阅档案者注意事项：(1)对所借档案应妥善保存,注意保密,不准转借、不准在案卷上标注符号，不准涂改、伪造、损毁、拆散、抽取、销毁档案。(2)保持档案原貌的清洁、完整与安全。(3)及时归还，调用时间一般不得超过一周。10.2.3续借手续的办理，特殊情况需办续调手续，调用期间适逢节日休假，节前应将所借档案归还档案室，如工作需要，节后再调用。10.3归还入库10.3.1归还档案时双方应当面点清,详细检查.发现问题应将档案损坏情况登记在册,并及时报告有关领导,作出处理。10.3.2注销档案调阅登记单。10.3.3档案入库。10.4公司部室人员调离本公司，档案室应在查阅借阅登记单后，方可在职工调离通知书上确认盖章。11档案的销毁11.1文书