工程监理会议制度

工程监理会议制度第一章总则

一、目的与原则

为确保工程监理会议的高效、有序进行，提高决策效率与执行力，制定本会议制度。会议应遵循公开、民主、集中、高效的原则，注重会前准备、会中讨论和会后落实。

二、适用范围

本制度适用于公司内部工程监理相关的各类会议，包括但不限于监理例会、专题协调会、项目评审会等。

三、会议类别

1.监理例会：定期召开，总结项目监理工作，解决项目实施过程中出现的问题，布置下一步工作。

2.专题协调会：根据项目需要，针对特定问题或事项组织相关人员进行讨论、协调。

3.项目评审会：对项目实施过程中的关键技术、重要方案、重大变更等进行评审。

四、参会人员

1.监理例会：项目总监、各专业监理工程师、项目管理人员等。

2.专题协调会：与会议议题相关的各专业人员、项目负责人、公司相关部门负责人等。

3.项目评审会：项目总监、各专业监理工程师、设计单位、施工单位等相关人员。

五、会议组织

1.会议主持人：由项目总监或指定人员担任，负责组织、引导会议讨论，确保会议有序进行。

2.会务人员：负责会议通知、会场布置、会议记录、资料整理等工作。

六、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席、迟到或早退。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场秩序。

3.会议内容涉及商业秘密、个人隐私的，参会人员应予以保密。

4.会议讨论应充分发表意见，尊重他人发言，避免激烈争执。

七、本制度的解释权归公司工程监理部门所有。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。各部门应认真贯彻执行本制度，共同提高会议质量与效率。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定议题：会议组织者应根据项目实际需求，提前收集议题，明确会议目的和讨论重点。

2.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前，至少提前3个工作日向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议题、参会人员等。

3.准备会议材料：会议组织者应确保会议材料齐全、准确，并在会议召开前至少1个工作日送达参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会务人员应在会议开始前15分钟到达会场，负责参会人员的签到工作。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议议题、参会人员，明确会议目的和预期成果。

3.会议讨论：根据会议议题，主持人引导参会人员进行充分讨论，确保各方意见得到充分表达。

4.形成决议：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员形成会议决议。

三、会议记录

1.会务人员负责记录会议内容，包括议题、讨论情况、决议等。

2.会议记录应真实、准确、完整，并于会议结束后1个工作日内整理成会议纪要。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人应在会议结束前对会议成果进行总结，明确责任人和完成时限。

2.会议纪要经参会人员确认无误后，由会务人员发送至相关部门和人员。

3.参会人员应按照会议决议，及时反馈工作进展和问题，确保会议决议的落实。

五、会议延期或取消

1.如遇特殊情况需延期或取消会议，会议组织者应提前通知参会人员。

2.延期或取消的会议，应根据实际情况重新安排会议时间、地点，并发送会议通知。

六、会议归档

1.会务人员应将会议纪要、签到表、会议材料等资料整理归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司规定保存期限进行保存。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的审核与发布

1.会议纪要应由会议主持人或指定专人进行审核，确保记录的内容准确无误。

2.审核通过的会议纪要应尽快发布，最迟不得超过会议结束后的3个工作日。

3.会议纪要发布前，应征求参会人员的意见，确保纪要内容得到广泛认可。

二、责任分解与任务分配

1.会议纪要中应明确各项决议的责任人和完成时限。

2.会议组织者应根据会议纪要，将任务分解并分配给相关责任人。

3.责任人应清晰了解自己的任务要求，确保任务按期完成。

三、跟踪监督与进度反馈

1.会议组织者或指定专人负责对会议决议的执行情况进行跟踪监督。

2.责任人应定期向会议组织者报告工作进展，遇到问题应及时反馈，寻求解决方案。

3.会议组织者应对反馈的问题进行分类处理，确保问题得到及时解决。

四、落实评估与问责机制

1.定期对会议决议的落实情况进行评估，总结经验教训，提高决策执行力。

2.对未按期完成或完成质量不高的任务，应启动问责机制，追究相关责任人的责任。

3.评估结果和问责情况应记录在案，作为相关人员考核和奖惩的依据。

五、信息共享与沟通协调

1.会议纪要和相关进展情况应在公司内部进行共享，确保各部门和人员了解会议决议的执行情况。

2.会议组织者应建立有效的沟通协调机制，促进各部门之间的协作，共同推进项目进展。

六、持续改进与优化

1.根据会议纪要的跟踪落实情况，不断总结经验，优化会议流程和决策机制。

2.对会议管理制度进行定期审查，根据实际需求进行调整和完善，以提高会议效率和决策质量。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定人员提交会议室申请。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、所需设备等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门收到申请后，应及时回复确认，确保会议室按时提供使用。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理配置，包括座位安排、投影仪、音响设备等。

2.会议前，会务人员应检查会议室设备是否正常运行，确保会议顺利进行。

3.会议结束后，会务人员应负责恢复会议室原状，关闭设备电源，避免资源浪费。

三、会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规范，保持室内整洁，不在室内吸烟、进食。

2.会议期间，禁止在会议室喧哗、随意走动，以免影响会议进行。

3.未经允许，不得随意携带会议室内的设备离开，确保公司资产安全。

四、会议室维护与保洁

1.定期对会议室进行维护保养，确保设施设备处于良好状态。

2.会议室使用前后，保洁人员应及时清理卫生，保持环境整洁。

3.对于会议室内损坏的设备，行政部门应及时报修，避免影响会议的正常召开。

五、会议室安全管理

1.会议室应配置适当数量的消防设施，并定期检查，确保消防安全。

2.会议期间，参会人员应了解安全通道位置，遇到紧急情况时，有序疏散。

3.会议室钥匙由行政部门统一管理，会议组织者需在会议结束后及时归还。

六、会议室资源优化

1.行政部门应定期收集会议室使用情况，分析资源利用效率，合理调整会议室配置。

2.鼓励采用视频会议、网络会议等新型会议形式，提高会议室资源利用率。

3.提倡绿色环保，减少会议室纸质资料的使用，降低会议成本。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司所有，公司有权根据实际情况对本制度进行修订和补