内部控制手册-档案管理、印章管理

18.1档案管理

1.1概述

规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的档案管理，旨在加强公司及各下属子公

司档案管理工作，更好地为集团的生产、技术、经营管理提供服务。

1.2适用范围

适用于XX股份有限公司集团总部及其卜属公司。

1.3相关制度

档案管理制度

商北秘密保护规定。

1.4职责分工

部门兼职档案员：负责文件材料的形成、积累、收集、整理、归档及有效利用工作：本部门

档案的收集、整理，按规定向档案室归档，做好档案的登记和统计工作；以及负责本部门档案安

全、保密工作。

档案室：负责对档案进行统一编号，分类保管；负责建立维护档案登记簿；负责执行档案借

阅制度；负责履行档案销毁程序。

I

1.5流程图

18.1档案管理

各业务部门档案室

1：作中形成的档

案

R3/B

文件妥善保存

2

1.6控制目标

序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别

118.1-CT1确保拥有明确的归档资料管理制度经营效率目标

218.1-CT2确保所有重要档案及时归档资产保全目标

318.1-CT3确保档案保管安全有序资产保全目标

418.1-CT4确保公司重要秘密资料不被泄期资产保全目标

3

1.7控制矩阵

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风险不相容控制活对应制控制痕性：2完整性：3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

煽号编号

麒；5表达和披露

12345

未对各部门应归档

资料予以明确.导

应当明确海婴归档的文件范困以及归

致各部门未将更要

181-I8.1-C181-C挡赎率.档案管档案背

的资料归档,影响预防型

R1TIA1各部门应当指派专员在归档期限前将理制度理制度

归档的小要性和完

铛案归档至公司档案室

整性，从而影响公

司经苜效率目标

蔽事会等重要会议

“三会会议”后应当由战暗与证券管董事会

记录未及时保存、

18.1-I8.1-CI8.I-C理部指定专人将会议决议、会议记录档案管会议资

归档,不利于事后预防型

R2T2A2及时保存，并按年度提交档案室归档理制度料存档

归档和查阅,影响

保”清单

公司经营效率目标

18.1-各部门未在规定期I8.1-CI8.1-C应当明确^要归档的文件范困以及归档案管档案管

预防型

限内将资料及时进T2A1档嫔率.理制度理制度

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊:5表达和披露

12345

行归档,导致更要各部门应当指派专员在归档期限前将

资料无法及时得到料案归档至公司档案主

有效管理，影响公

司经营效率目标

没有统一的档案归

出珞与证券管理部作为公司档案归n

口管理部门，容易

管理部门，负击建立档案管理室，统

18.1-造成公司信息分I8.1-C18.1-C档案管■­•

-对公司所有资料进行编号归档管预防型

R4取•机密信息丢失TIA3理制度记簿

理.各部门可以保存相关资料的备份

或泄露，影响公司

件。

经营效率目标

各部门未保管好资

料原件，导致归档归档档

旧档文件材料必须保持成套性和完整

18.1-的资料因原件遗失I8.1-C18.I-C档案笆案原件

性，就要资料应发印保管，原件交档预防型

R5而归档复印件•影13A4理制度及复印

案室保管，复印件由部门自己保管

响资料的后期管件

理，从而影响公司

5

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

经营效率目标

未对资料归类和编

码规则予以明确,

林致资料归类、编应明确归档资料褊号方法,档案管理

18.1-18.1-CI8.I-C档案管档案编

码不统一,影响资员按照统•的资料编号方法对归档资预防型

R6T3A5理制度号方法

料的归集和查阅，料进行编号保存

从而影响公司经营

效率目标

未对所有文件进行

痂号管理，档案管

理制度中也未对档

应明确归档资料端号方法,档案管理

18.1-案编号规则进行规18.1-CI8.I-C档案管档案编

员按照统一的资料编号方法对归档资预防型

R7定可能不利于资料T3A5理制度号方法

料进行编号保存

的查询与保管.容

易S致文件资料丢

失,影响公司经营

6

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

效率目标

商业秘密分类不恰

当，该保需的信息公司应当明确商业密级的划分,保法商业秘商业秘

18.1-I8.1-CI8.I-C

没有保密，号致公则限以及知悉他用,并对不同密级的坟即型常保护密管理

R8T4A6

司的信息保密工作文件制定不同的保存及保密办法规定规定

不到位

尚未有一个牵头部

门对公司现有的文

件、合同、档案的

18.1-密级界定进行规范I8.1-C18.1-C公司层面对所有文档密级成立指导文档案管各密级

预防型

R9和统一，不利于公T4A7件,各部门参照实施理制度的文件

司对机密文件划分

管理，影响公司经

首效率目标

7

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊:5表达和披露

12345

已归档资料部分卷

内无资料明细目

档案管理员应根据各部门归档时提交

录，无法辨识卷内

18.1-18.1-C18.1-C的归档资料清单制作档案资料目录附档案管档案目

具体资料明细,影预防型

RI(JT3A8在档案盒内，档案资料目录内容海与理制度次

响资料的保管和后

只档资料——对应

期利用，从而影响

公司经营效率目标

档案标识不明切,

资料归档人员在档案窗上应清崛明确

影响档案的后期管

18.1-18.1-CI8.I-C地记录归档资料名称、档案资料编号、档案管档案标

理和借阅，从而影预防型

RIIT3A9料案资料保南级别、归档期限等主要理制度签

晌公司经营效率目

信息，经档案管理员核对后保存

标

归档资料的资料材

回档的文件材料必须符合文件格式及

I8.b质和标识不符合要18.1-CI8.1-C档案管档案标

书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和预防型

R12求，导致归档资料T3AIO理制度签

批改文件

标识不明显，影响

8

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

档案资料的完整

度，从而影响公司

经营效率目标

未统一使用档案盒

存放归档资料，档

案存放形式不规应明确规定所有纸册归档资料应装订

18.1-18.1-C18.1-C档案管

范,导致档案资料成册.装入档案盒内统一归档.光盘预防型

R13T3All理制度

容易损坏，保管期及其他电子归档资料应按规定归档

限降低，影响公司

经营效率目标

未具体明确各种归

档资料的保管期

应明确各种归档资料的保存期限，对

18.1-限,导致档案管理I8.1-C18.1-C档案笆档案管

于国家有相关规定的档案存档期限应预防型

R14人员不清楚档案应13AI2理制度理制度

当产格按照国家规定执行

该保存多久或何时

应销毁哪些档案，

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

影响公司经营效率

目M

未在档案盒上注明

档案保管期限，V

致部分已失去价值在归档时应明确在档案盒上标注！H档

18.1-18.1-CI8.1-C档案管

的档案长期滞留或期限并经档案管理员核对确认后归档预防型

R15T3A13理制度

更要资料被蛆前销处理

毁,影响公司经营

效率目标

未定期对档案室进

行清活整理，导致

档案管理员负货档案室的安全、保密档案室

档案室内环境脏

18.1-I8.1-C18.1-C工作。做好防火、防盗'防潮、防光、档案管温度湿

乱,造成档案资料发现型

R16T3AI4防尘、防水、防鼠工作，进行温湿度理制度度记录

保管环境不符合要

的测定与控制，做好记录表

求，影响公司经首

效率目标

10

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊:5表达和披露

12345

未制定档案库房人

员出入制度,导致

应明确档案室人员进出规定，公司内

无关人员访意进山ill入档

18.1-18.1-C18.1-C部人员进入档案库房需持有部门负责档案管

档案库房,可能造预防型案室）

RI7T3AI5人或领导的许可或批示：外部人员进审批理制度

成档案资料丢失或请单

入档案东时褥有相关领导审批单

受损，影响公司经

营效率目标

没有根据文件密级

规定相关的借阅权

应当根据资料文件的密级程度.设定

18.1-限，不利于公司对I8.1-CI8.I-C档案管档案借

不同层级的借阅权限。只有在经过授预防型

R18机智文件的管理.T4AI6理制度阅权跟

权人员审批后方可办理文件借阅

影响公司经营效率

目标

公司会计档案借阅档案借

18.1-I8.I-CI8.I-C公司设置会计档案借阅登记簿，对于档案管

没有明确的借阅办预防型阅登记

R19T4AI7公司员工借阅财务档案进行登记理制度

法或记录，不利于簿

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

会计档案的保管和

公司信息数据的保

密,影响公司经营

效率和信息保密目

标

档案借阅登记表信

息填写不全.包括料案资料借阅时必须在档案资料登记

经办人等信息，导簿上详细记录借阅信息,包括借阅人档案借

18.1-I8.I-CI8.I-C档案笆

致档案管理人员无爸字、归还时间、借阅原因及档案管预防型阅登记

R20T4AI8理制度

法有效跟踪被借阅理员签字确认，借阅信息未填写完整；'V

的档案资料.影响的不得将档案资料外借使用

公司经营效率目标

档案管理员没有对档案借阅人员需要对档案资料进行拷档案借

18.1-档案资料借出拷18.1-CI8.1-C月或复印时需向档案管理员申请并出档案管阅登记

预防型

R21贝、复印等进行管T3AI9示相关触导审批单,经档案管理员确理制度簿、档档

理，导致公司机密认后才能拷贝或或印案借阅

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

资料被泄露,影响审批单

公司经营效率目标

未明确电子资料保

管制度,导致电子

电子档

18.1-资料归档缺少有效I8.I-CI8.I-C应当在档案管理制度中明确对电子档档案管

预防型案保行

R22分类和管理，直阅T3A20案的管理要求理制度

规定

困难,影响公司经

营效率目标

没有对电子档案的

安全性进行规定，应对归档电子资料定期进行检查,确

18.1-I8.1-CI8.I-C,呆管「档案管检查记

造成公司财产损供电子资料未被损坏或无法正常使用发现型

R23T3A21理制度录

失，影响公司资产并做好检查记录

保全目标

档案室未将已超过公司应当明确档案销毁程序。档案管

18.1-18.1-C18.1-C档案管

保管期限、已无利答案管理员应当定期检查档案的保存预防型理制度、

R24T3A22理制度

用价值的档案予以期限.对于超过存档期限的档案提出档案销

会计报表认定

1存在和发生/真实

对应控关键控

风除不相容控制活对应制控制痕性；2完整性；3权利会计报表

风险描述制目标制措施关键控制措施

编号职务动类型度迹与义务；4估价或分项目

编号编号

摊：5表达和披露

12345

精毁,占用档案室侑毁卬请・经过授权人员审批后按照毁记录

空间，影响其他档斜我程序办理销毁

案的存放管理，影

响公司经营效率目

标

档案保管不善，导答案应当妥善保管，公司应当建立专

18.1-致档案损毁.影响18.I-C18.1-C门的档案室,对档案进行分类保管.档案管■­•