《秘书实务》课件 项目六 日常工作

秘书实务项目六

日常工作主讲教师：目录01.办公室管理02.办公自动化03.通信工作04.值班工作目录05.日程管理06.督查工作07.公务旅行主要内容一览01办公室管理学习目标知识目标1.掌握办公室环境管理的原则和内容。2.掌握办公用品的管理内容。能力目标能够掌握办公室管理的内容。素质目标1.培养优秀的组织能力和协调能力。2.具备敏锐的观察力和解决问题的能力。任务引入李女士是永顺公司的总经理秘书。早上上班时,她提前10分钟来到公司,首先把总经理办公室的窗帘拉起、窗户打开,把桌面的文件按照柜架上贴的标签分类码放,把电脑下缠乱的电线梳理清楚,把总经理一到公司就要审阅的重要文件放在办公桌中间。然后,她用酒精擦拭自己办公桌上的电话话筒,清洁自己办公区域的地面、桌面,整理需要自己保管的各类文件。之后,她又到接待室把书架上供阅览的宣传物料摆放整齐。做完这些,总经理和同事也陆续来到公司,开始一天的工作。办公室环境管理广义：指一定组织机构的所有成员所处的大环境。狭义：指一定组织机构的秘书部门所处的环境。办公室环境的含义人文环境分类自然环境包括文化、教育、人际关系等自然环境包括建筑设计、室内空气、办公设备和办公室的布置、布局等。办公室环境管理办公室环境管理的内容·交通费+会议室费+住宿费+餐饮费+旅游费+培训费、演讲费及演出费+预算外支出会议经费的筹集根据会议的性质、类型选择渠道。行政事业经费中划拨主办方承担渠

道与会人员拿出社会赞助通过转让由会议产生的无形资产获得资金其他渠道办公室环境管理广义：指一定组织机构的所有成员所处的大环境。狭义：指一定组织机构的秘书部门所处的环境。办公室环境的含义办公室环境管理的原则方便省时和谐统一办公室的视觉环境办公室环境管理的内容办公室的听觉环境舒适整洁健康安全办公室的空气环境办公室的安全管理办公室的空间设计办公用品管理书写工具:各类笔、橡皮、尺子等。纸本文具:便条纸、信封、请柬、信纸、复写纸、笔记本等。办公文具类文件类：文件夹、档案盒、名片册、资料袋、书立等。财务类：点钞机、验钞机、凭证盒、印台、印油、账本、凭证、单据等。办公用品的分类其他常用文具:订书机、双面胶、回形针、工字钉、计算器等。会议用品：激光笔、白板、白板架、座位牌、扩音器、投影仪等。办公设备：打印机、传真机、碎纸机、考勤机、会议桌、办公家具配件等。办公用品管理秘书在办公用品采购前要做一个采购计划表,根据实际需要填写采购计划表的内容。依据货比三家、物美价廉的原则进行采购。在采购过程中,严格执行财务制度,做到单据、账目、手续清楚。办公用品的采购办公用品的发放专人负责发放填写申请表,主管批准规定发放时间清点核实物品急需物品处理提醒节约使用印制领用办公用品申请表02办公自动化学习目标知识目标1.掌握常用办公软件的使用方法2.掌握办公设备的使用和管理方法能力目标能够掌握办公软件和办公设备的使用方法素质目标训练扎实的计算机操作技能,具备快速学习和适应的能力。任务引入总经理办公室陈秘书在早上进入办公室后,到办公桌前拿起了一份昨天下班后外单位送过来的会议邀请函,他把邀请函交给总经理;然后,他打开电脑进入邮箱查看邮件,有几份新邮件是各部门反馈的电子版报送材料,他把这些报送材料下载并存储在“2024年各部门工作总结”文件夹中;接着,陈秘书打电话给尚未提交总结材料的几个部门的办公室催交材料;接下来,他打开手机,查看总经理发来的信息,开始上网搜集总经理安排查找的资料……这是陈秘书日常工作的一部分。常用办公软件的应用管理用户的所有电子邮箱、收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务,随时提醒用户做某件事的时间。MicrosoftOutlook的应用文档和数据处理软件Word和Excel结合批量制作证书等用Word“宏”功能快速设置页面格式为折页文件设置自动页码常用办公软件的应用使用扫描仪和OCR文字识别软件来帮助录入文字材料可以大大提高文字录入效率,使用OCR还可以充分利用网上那些不能另存、复制的网页、图片,或是Flash动画的文档及各种格式的电子书。借助OCR减轻录入工作量先打印偶数页且逆页序打印(页码由大到小),再顺页序打印奇数页。打印技巧有刻录光驱的计算机可以非常方便地刻录文件资料到光盘。使用刻录软件(如Nero),还可以复制光盘资料到空白光盘(软件自动编辑光盘的镜像文件后刻录),若计算机装有两个光驱且其中至少有一个是刻录光驱,则可以直接复制光盘。光盘刻录办公设备的使用和管理办公环境应干爽洁净、通风散热,放置设备的承台要稳重、平坦、水平、避免阳光直射,使用场所需防磁、防振、防尘和防潮,纸张应避免折痕、毛边、受潮。办公设备的使用环境要求复印机常用办公设备的使用和维护扫描仪投影仪打印机办公设备的使用和管理一般由设备使用部门或设备使用者提出申请(申请内容包括设备类型、品牌、型号、数量等),经有关领导批准、有关部门审核后交由采购部门采购。办公设备的管理办公设备的购置需要对购进的办公设备进行详细登记,登记内容包括品种、规格、型号、生产厂家、购买日期、合格证、保修卡、使用说明书等,设备所有资料应由指定部门统一保管,以便今后维修和查阅。办公设备的资料保管领用办公设备,应由使用部门责任人(部门共用设备,如复印机、一体化油印机等大型设备)或使用者亲自办理领用手续,从此对该设备负全责。使用者调离或解除劳动合同时需办理设备移交手续。员工之间不得擅自调换计算机及配件,严禁私自拆装计算机硬件及设备,严禁私自更改计算机硬件配置。办公设备的领用办公设备的使用和管理设备使用者应熟练掌握设备的性能、特点,严格按操作规程操作;设备出现故障时,应立即停用,待检修正常后再运行;办公设备发生故障、损坏或丢失时,须由直接责任人及时报修、报失,损坏和丢失应查清原因并问责;严重损坏或无法满足工作要求的办公设备应按规定办理报废手续。办公设备的管理办公设备的运行离开办公室前,应关闭计算机及其他设备、断开电源(不能断电的设备除外,如服务器),以免因线路老化、老鼠撕咬等引起火灾,应关好窗户、锁好房门,以防失窃;多人共用的办公室,应明确由最后离开者关闭总电源和关锁窗、门,或实行轮流制度。办公设备的安全保护办公设备的使用和管理计算机及相关外接设备、通信设备、印刷设备等办公设备只能用于工作且需要保证工作正常开展。办公设备的管理办公设备的正确使用03通信工作学习目标知识目标1.掌握通话工作的程序与要求2.掌握邮件的处理程序与内容3.掌握传真的处理程序能力目标能够掌握通信工作的程序与要求。素质目标培养高效的沟通技巧和表达能力,具备良好的职业素养和保密意识。任务引入胡秘书在公司担任总经理秘书不到3个月。一天,胡秘书办公桌上的电话铃声骤响,她迅速拿起听筒说了一声“喂。”对方是个急性子,劈口就说:“王总在吗?请他听电话。”公司总经理姓王,此时正在办公室里和人谈话,胡秘书不敢怠慢,赶紧通过分机把电话转了过去。哪知王总经理刚一开口,对方就是一顿责怪,搞得他莫名其妙。一番口舌之后,双方才明白是打错了电话。于是,王总经理狠狠地批评了胡秘书,而胡秘书却满肚子不高兴,认为自己不过是转接电话而已,并无过错,何况对方打错电话乃区区小事,王总经理不必小题大做。第二天,胡秘书将此事告诉了在另一家大公司当了5年秘书、现任行政部门主管的表姐。表姐听了之后向胡秘书提出了三点建议:第一,电话事务是秘书的日常事务,但事关公司的形象和信息能否畅通,不是小事;第二,给上司转接电话是秘书的职责,但必须事先弄清对方的身份,确定是否必须由上司亲自来接,否则就会给上司的工作添麻烦;第三,接电话时应当使用礼貌用语,说“您好”,然后自报家门,以便对方判断电话是否拨打正确,避免因此而浪费口舌,导致无效占用电话,影响正常电话的呼入。听了表姐的一番分析,胡秘书茅塞顿开。通话工作通话工作的原则与要求要做好准备态度和气,要多用礼貌用语注意保密要认真做好记录讲求时效通话工作接听和拨打电话的程序接听电话的一般程序通话工作接听和拨打电话的程序拨打电话的一般程序通话工作接打电话的基本要求要辨别来电的重要程度回话时要灵活机动做好信息反馈要掌握上司的工作习性和工作安排有些电话可集中处理既要请示上司又要发挥主观能动性邮件处理传统邮件(1)邮件分类:分为私人邮件和公务邮件、办公室邮件和外部邮件、邮局投递和专人传递的邮件、重要邮件和普通邮件。(2)邮件拆封:将邮件分类后,秘书应抓紧拆封由自己处理的邮件。拆封公务邮件时,要求用剪刀、拆信器或电动邮件启封机等工具,不能用手撕,以免不小心破坏邮件上的一些重要信息,同时也保持邮件封皮(如信封)的美观。若误拆邮件,则在封面上注明“误拆”字样,并尽快交还当事人。(3)邮件阅读:如果得到上司授权,则秘书应及时对信函进行阅读处理。(4)邮件登记:登记表可根据实际情况自行设计。(5)邮件呈送:在对邮件进行拆封登记的过程中,秘书应在邮件的右上角加盖或手写收件日期,这是因为有些信函的成文时间与发出时间可能会有较大的间隔,同时,也方便秘书分辨信函是否已经做过处理。秘书还应按轻重缓急程度对需呈送的邮件再进行细分,保证重要信函得到优先处理。邮件处理传统邮件邮件签发查核邮件邮件封装和登记选择寄发方式邮件的寄发程序邮件处理电子邮件主题称谓内容结束语传真传真是指在公用电话网或其相应网络上,对各种图文原稿进行远程传送的一种通信技术,又称图文传真电报。传真的定义发出传真的程序书写打印装入原稿登记接收传真的程序处理登记发送接收调整设置保存原稿04值班工作学习目标知识目标1.了解值班工作的内容2.掌握值班工作的制度3.掌握值班工作应具备的素质。能力目标能够掌握值班工作的主要内容和制度。素质目标具备高度的责任心和敬业精神,培养快速响应和解决问题的能力。任务引入李秘书在A公司担任总经理秘书。在10月1日这天,李秘书有值班任务。13:00李秘书来到值班室值班。上一班的小张正在处理一份文件,是总经理16:00要用的材料。与李秘书交接工作完毕后,小张下班离去。李秘书继续处理文件,15:30完成。随后李秘书在值班记录上填上值班的基本信息。16:00把文件送到经理办公室。此后,又收到5封邮件,接待了一位来访者,李秘书将这些都及时在值班记录表上做了详细的记录。17:00李秘书在公司巡查了一遍,重点检查了办公室里的电源、门窗是否关好,填写值班记录。18:00下一班值班人员来到,两人交接完工作,李秘书下班。值班工作的内容值班工作的分类按职责范围划分专项值班综合值班按人员分工划分轮流值班固定值班按时间特征划分临时性值班永久性值班值班工作的内容值班表的编制值班表是指将某一时段中已经确定的值班人员的姓名清晰地记载和标明的表格,目的是提醒人们按照值班表的要求值班,以保证本单位的整体工作得以延续和完成。通常包括值班时间期限和具体的值班时间、值班人员的姓名、值班的地点、负责人姓名或带班人姓名、值班的工作内容和要求、人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。值班工作的内容值班的主要工作内容领导交办的事项认真处理好来电、来函和各种文件处理信息,上传下达,沟通内外负责安排值班人员并做好值班记录协调处理安全保卫工作值班工作制度岗位责任制度是指对值班工作职责范围和工作纪律的规定。它对上班、交接班、替换班、请假等都提出了明确的要求,促使值班人员能够坚守岗位、尽职尽责、认真地完成各项值班任务。岗位责任制度请示报告制度是指对值班人员在处理重要情况和问题时的规定。请示报告制度交接班制度是指对值班人员上下班交接和应办手续的规定。它要求上一班的值班人员把值班情况,特别是重要情况和待办事项,一一交代给下一班的值班人员,并按规定的时间、程序做好交接工作,以保证值班事务的连续性。交接班制度值班工作制度记录归档制度是指对值班人员在工作期间发生的重要事件做记录的规定。它要求值班人员对于值班过程中的电话、来访都要认真地做好记录。通常情况下,有专门的印制好的电话记录本和来访接待记录本。记录归档制度保密制度是指对值班人员保护国家和单位保密事项的规定。它要求值班人员树立保密观念,执行保密规定,确保保密事项的安全。保密制度安全防范制度是指对值班人员在保护单位安全方面的规定。值班人员要重点搞好“三防”,即防护、防盗、防火。下班后,值班人员应对单位各部门的门户进行检查,特别是对机要、档案、财务等部门进行重点检查、发现问题、及时处理。如遇到紧急、重大情况,应及时报告领导和公安、保卫部门处理。安全防范制度良好的值班素质值班秘书必须以高度的责任感,认真负责地做好值班工作,具体应做到“四有数”“五清楚”和“六不忘”。工作认真负责待客礼貌热情遇事保持警惕值班室要接待各方面的来访者,同时要与许多业务部门联系接待。因此,值班人员必须注意礼节、礼貌的养成,端正接待态度,做到待人热情,说话和气,主动让座、倒茶、协助来访者联系查询,为他们多办实事。无法办到时,要耐心细致地解释,而不能居高临下、盛气凌人、性情急躁、态度生硬。要通过值班室这个“服务窗口”,努力塑造良好形象。单位文件多、电话多、会议多、来访多,而值班人员负有安全保密的责任,因此,必须始终保持高度的警惕性,加强安全防范,防止外来人员混入单位。05日程管理学习目标知识目标1.了解时间表的编制2.掌握约会的时间管理能力目标能够合理地进行日程安排并制作工作日志。素质目标具备严谨的时间管理能力,培养高效的协调沟通能力。任务引入领导对秘书小张说:“我需要你帮我安排一下明天的日程。明天上午9点有个重要会议,我需要提前半小时到会议室准备。另外,我需要和营销部门负责人讨论一个新的营销计划,时间约在下午2点到4点。其他时间我希望能自由安排。”小张回答:“好的,我马上为您安排。”领导突然想起:“哦,对了,明天上午10点有个客户来访,我需要提前15分钟到接待室等待。这个事情比较紧急,你帮我加进去。”小张回答:“好的,我马上为您调整。”领导想了想,说:“明天下午的营销计划会议可以推迟半小时开始,这样我就能在中午多休息一会儿。另外,明天上午的客户来访可以提前10分钟结束,这样我就能赶得及参加下午的会议。”小张回答:“好的,我马上为您调整。”小张将新的日程安排打印出来,交给领导确认。领导看了新的日程安排后满意地点了点头。小张将日程安排存档,并将电子版发送到领导的电子邮箱以便随时查阅。时间表的编制时间表的分类年度计划表周计划表月计划表单项重要工作事项预订表季度计划表日程表时间表的编制编制时间表的注意事项进行预约内外兼顾顺序的先后与时间的分配事先同意时间上留有余地提高效率适当保密时间表的编制年度计划表是指本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表,属于长期的时间安排。年度计划表一般在上一年年底前制订。这个表的内容宜粗不宜细,只要把年度内一些固定的重大活动记在表内即可。年度计划表日程表又称工作日志,是指领导一天的工作计划,其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表要详细具体。秘书工作日志的内容:领导工作日志的内容;领导临时交办的工作;秘书自己的日常工作。日程表领导一周内的主要活动记在表内,这是领导一周内具体工作安排的依据,一般要在上一周的最后一个工作日之前完成。周计划表做完之后,要送给领导审阅,请领导确认。周计划表月计划表主要是根据年度计划表及本月工作进行安排的,注明领导出差、开会等重大事项;每个月连续制订,一般当月的日程表要在上个月的月底之前完成。月计划表约会的时间管理秘书替领导安排约会时,要先说明领导拜访的目的,再请对方从领导合适的时间段里选择一个时间,这样双方在时间上不会冲突,而且让对方掌握决定权。秘书在提醒领导约会之前,对于对方的时间安排,应该在临行前再最后确认一次。若第一次前往某地,应该准备好路线图和考虑好停车的位置。如果是重要领导前往,则应该通知对方及时接待。秘书提醒领导(1)在会议室门口挂上牌子,提醒其他访客不要进入,会议不被中断或不被干扰就不会浪费时间。(2)在会议议程表上应该写明每个议题预定的时间,领导必须控制会议的进程。秘书可以利用中间倒茶水的时间或利用传纸条的方式,提醒领导会议结束时间。(3)设置闹钟提醒领导时间。(4)在访客进门时的寒暄过程中,可以给访客或者领导明确的时间提示。(5)如果约见时间已到,访客迟迟没有离开的意思,而领导还有另一个约见等着时,那么秘书要帮助领导解围,但也要不失礼貌,不让对方觉得尴尬。(6)做好决策建议,减轻领导负担。访客和会议时间的控制06督查工作学习目标知识目标1.了解督查工作的基本内容2.掌握督查工作的流程和要求3.掌握督查工作的原则。能力目标能够掌握督查工作的程序。素质目标具备严谨细致的工作态度,锻炼敏锐的观察力和判断力,培养良好的职业素养和保密意识。任务引入党的二十大守望百年、回望十年、展望未来,全面擘画以中国式现代化全面推进中华民族伟大复兴的宏伟蓝图。贵阳市督办督查局将以党的二十大精神为指引,持续深化“12345”工作思路,守正创新、认真履职、踔厉奋发,探索建立“大数据+督查”“融媒+督查”“社会督查员”“基层督查员”工作机制,推动督查工作提质增效,助力“强省会”行动各项目标任务落地、落细、落实。督查工作概述督查是指对上级机关或本机关领导的决策、工作部署和领导批示、指示,以及交办事项的落实施加推动力,为加快其目标任务的实现而采取的措施和行为。督查工作可以实现领导决策科学化、保证领导决策落实到位、促进工作作风转变、密切上下级之间的联系、总结和推广先进典型经验。督查工作的含义和作用督查任务督查工作的要素督查对象督查者督查方法督查结果督查工作的种类决策督查专项督查督查工作的流程和要求立项登记制定督查方案送批与交办督查协调审核验收反馈督查结果立卷归档督查工作的流程督查工作的流程和要求督查工作的要求奉命督查与主动督查相结合。督促与检查相结合。督查与指导、协调相结合。督查与调查研究、反馈信息相结合。点与面相结合。督查工作的原则领导授权分级负责实事求是注重实效07公务旅行学习目标知识目标1.了解公务旅行的准备工作2.了解公务旅行的费用管理3.掌握秘书随从旅行工作的内容。能力目标能够掌握公务旅行相关工作的要点和方法。素质目标制订高效的计划,培养组织能力和灵活应变的能力,提高保密意识。任务引入A时装公司收到“大连市夏季时装节筹委会”的邀请函,邀请公司1名领导参加3月28日在大连市举行的“大连市夏季时装节”。经公司研究决定,将派张副总参加该时装节,并于3月29日与大连市××公司洽谈合作业务,3月31日回公司。张副总要求秘书夏萌做好旅行前的准备。为此,夏萌做好了以下工作。(1)订票。预订南方航空公司3月27日14:25的SM345航班,回