市委 会议室管理制度

市委会议室管理制度市委会议室管理制度

第一章总则

第一条为了加强市委会议室的管理，确保会议的顺利进行，提高会议效率，制定本管理制度。

第二条本制度适用于市委会议室的预定、使用、维护及其相关的管理活动。

第三条市委会议室的管理遵循统一领导、分级管理、资源共享、高效利用的原则。

第四条市委各部门应严格遵守本管理制度，共同维护会议室设施设备，确保会议室的正常使用。

第五条会议室管理部门应建立健全会议室管理制度，完善会议室预定、使用、维护等各项操作流程，提高会议室使用效率。

第六条会议室管理部门应定期对会议室设施进行检查、维修和保养，确保会议室设施设备完好。

第七条会议室管理部门应加强对会议室使用情况的监督和检查，对违反规定的行为及时予以制止和纠正。

第八条本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由市委办公室负责解释和修订。各部门应根据本管理制度，制定具体的实施细则，并报市委办公室备案。

第九条市委办公室负责本管理制度的解释工作，并监督各部门的执行情况。

第十条市委办公室应定期对会议室管理制度进行评估和修订，以适应管理工作需要。

第二章会议流程

一、会议预定

1.预定途径：会议预定通过市委办公室指定的预定系统进行，各部门需在系统中填写相关信息，包括会议主题、时间、参会人员、所需设施等。

2.预定时间：会议预定应提前至少3个工作日，以便于会议室管理部门进行统筹安排。

3.预定审核：市委办公室收到会议预定申请后，应在2个工作日内完成审核，并通过预定系统通知申请部门。

4.预定确认：申请部门在收到会议预定审核通过的通知后，需在1个工作日内确认，否则视为自动放弃预定。

二、会议准备

1.会议资料：会议组织部门应提前准备会议议程、相关文件、PPT等资料，并在会议开始前至少1小时送达会议室。

2.会议室布置：会议室管理部门根据会议需求，负责布置会议室，包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪连接等。

3.会议通知：会议组织部门应在会议开始前至少1天，通过短信、邮件等方式通知参会人员，确保参会人员准时参加会议。

三、会议进行

1.会议签到：会议开始前10分钟，由会议组织部门负责签到工作，确保参会人员到齐。

2.会议主持：会议主持人按照会议议程组织讨论，确保会议内容完整、高效。

3.会议记录：会议组织部门指定专人负责记录会议内容，包括讨论重点、决议事项等。

4.会议纪律：参会人员应保持手机静音，不得随意离席，遵守会议纪律，确保会议顺利进行。

四、会议结束

1.会议总结：会议结束时，主持人应对会议进行简要总结，明确会议成果和下一步工作安排。

2.会议资料的收集与归档：会议结束后，会议组织部门应收集会议纪要、签到表等资料，并进行归档。

3.会议室恢复：会议结束后，会议室管理部门负责将会议室恢复原状，检查设施设备是否完好，确保下一次会议的正常进行。

五、会议变更与取消

1.会议变更：如需变更会议时间、地点等内容，申请部门应提前至少2个工作日向市委办公室提出申请，经批准后方可变更。

2.会议取消：如需取消会议，申请部门应提前至少2个工作日向市委办公室提出申请，经批准后方可取消。已预定的会议室不再使用，视为自动放弃。

六、紧急会议处理

对于紧急召开的会议，各部门应简化会议流程，提高效率。会议组织部门应在收到紧急会议通知后，立即启动会议预定、通知、布置等各项工作，确保会议尽快召开。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编写与分发

1.会议纪要编写：会议结束后，会议记录人应尽快整理会议内容，编写会议纪要。会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论重点、决议事项等。

2.会议纪要审核：会议纪要编写完成后，需由会议组织部门负责人进行审核，确保纪要内容准确、完整。

3.会议纪要分发：审核通过的会议纪要应在会议结束后1个工作日内，通过邮件、短信等方式发送给参会人员及相关部门。

二、决议事项的跟踪

1.责任划分：会议纪要中明确的决议事项，应明确责任部门、责任人和完成时限。

2.跟踪落实：会议组织部门应建立决议事项跟踪机制，对决议事项的执行情况进行定期检查，确保决议得到有效落实。

3.沟通协调：在决议事项落实过程中，如遇到问题，会议组织部门应及时与相关部门沟通协调，协助解决问题。

三、会议纪要的归档与查阅

1.归档：会议纪要应按照年份、会议主题等分类进行归档，便于查阅和管理。

2.查阅：会议纪要归档后，相关人员可根据需要查阅会议纪要，了解会议内容和决议事项。

3.保密：会议纪要涉及敏感信息时，应严格按照保密规定进行管理和使用。

四、会议纪要的更新与反馈

1.更新：会议纪要中记录的决议事项完成后，会议组织部门应及时更新会议纪要，注明完成情况。

2.反馈：会议组织部门应定期将决议事项的完成情况向市委办公室汇报，以便于掌握全局工作进展。

五、会议纪要的利用与总结

1.利用：会议纪要可作为工作依据，为今后的工作提供参考和指导。

2.总结：会议组织部门应定期对会议纪要进行总结，分析会议效果，为提高会议质量提供借鉴。

3.改进：根据会议纪要总结的结果，会议组织部门应不断优化会议流程，提高会议效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室使用规范

1.使用原则：会议室使用遵循提前预定、统筹安排、高效利用的原则。

2.使用时间：会议室使用时间应按照预定时间进行，不得提前或超时占用。

3.使用范围：会议室主要用于召开市委各类会议、培训、座谈等活动，不得用于其他非公务活动。

二、会议室设施设备管理

1.设施维护：会议室管理部门应定期对设施设备进行检查、维修和保养，确保设备正常运行。

2.设备操作：会议组织部门应指定专人负责会议室设备的操作，避免因操作不当导致的设备损坏。

3.设备借用：如需借用会议室设备，应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可借用。

三、会议室环境与安全

1.环境卫生：会议室管理部门应确保会议室环境卫生，定期进行清洁和消毒。

2.安全检查：会议室管理部门应定期进行安全检查，确保消防设施、电源线路等安全无隐患。

3.突发事件处理：会议期间如遇突发事件，会议组织部门应立即启动应急预案，确保参会人员安全。

四、会议室准入与保密

1.准入管理：会议室管理部门应加强对会议室准入的管理，无关人员不得随意进入会议室。

2.保密要求：会议涉及敏感信息时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

3.会议资料管理：会议结束后，会议组织部门应将会议资料及时收回，避免遗失或泄露。

五、会议室预约与服务

1.预约服务：会议室管理部门应提供便捷的预约服务，协助各部门顺利完成会议预定。

2.服务质量：会议室管理部门应提高服务质量，为会议提供良好的设施和服务保障。

3.意见反馈：会议室管理部门应设立意见箱，收集参会人员对会议室管