2024年会议场地预订协议

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

2024年会议场地预订协议本合同目录一览第一条会议场地1.1场地位置1.2场地面积1.3场地设施第二条会议日期与时间2.1会议开始日期2.2会议结束日期2.3会议具体时间安排第三条参会人数3.1预计参会人数3.2额外人员安排第四条预订与取消政策4.1预订确认4.2取消政策4.3修改预订第五条场地布置与配置5.1座椅安排5.2舞台与设备配置5.3特殊需求第六条技术支持与服务6.1音频设备6.2视频设备6.3网络与无线服务第七条餐饮服务7.1餐饮安排7.2特殊饮食需求7.3饮料与零食供应第八条住宿安排8.1住宿优惠政策8.2住宿预订协助8.3住宿地点与距离第九条费用与支付9.1场地租赁费用9.2额外服务费用9.3支付方式与期限第十条保险与责任10.1保险责任10.2第三方责任10.3意外事件处理第十一条违约与赔偿11.1违约行为11.2赔偿责任11.3违约解决方式第十二条争议解决12.1争议解决方式12.2适用法律12.3管辖法院第十三条其他条款13.1合同的生效与终止13.2隐私保护与数据安全13.3法律效力与修改第十四条签署与备案14.1合同签署14.2备案与复印件14.3合同生效时间第一部分：合同如下：第一条会议场地1.1场地位置会议场地位于市区街道号，具体位置见附件一。1.2场地面积会议场地总面积为平方米，其中包括主会议室、分会场、休息区等。1.3场地设施（1）主会议室：可容纳人，配备有音响、投影仪、话筒等设备；（2）分会场：可容纳人，配备有音响、投影仪、话筒等设备；（3）休息区：提供茶水、饮料、零食等；（4）无线网络：提供全场覆盖的无线网络服务；（5）其他设施：如有特殊需求，双方可协商提供。第二条会议日期与时间2.1会议开始日期会议开始日期为2024年月日。2.2会议结束日期会议结束日期为2024年月日。2.3会议具体时间安排会议具体时间安排见附件二。第三条参会人数3.1预计参会人数预计参会人数为人。3.2额外人员安排如参会人数超过预计人数，甲方需提前通知乙方，乙方根据实际情况进行场地安排。如有需要，乙方提供额外座椅等设施。第四条预订与取消政策4.1预订确认甲方需在会议开始日期前个工作日向乙方提出预订请求，并提供会议相关信息。乙方在收到预订请求后，予以确认并提供会议场地。4.2取消政策如甲方需取消会议，应提前个工作日通知乙方。如取消时间少于规定时间，乙方有权收取一定的违约金。具体金额双方可协商确定。4.3修改预订如甲方需修改会议预订，应提前个工作日通知乙方。乙方根据实际情况予以调整。第五条场地布置与配置5.1座椅安排根据甲方提供的参会人数，乙方提供相应的座椅安排。如有特殊座椅要求，甲方应提前告知乙方。5.2舞台与设备配置乙方根据甲方需求提供舞台与设备配置。具体设备及配置方案见附件三。5.3特殊需求如甲方有特殊需求，包括但不限于布置、设备等，应提前告知乙方。乙方根据实际情况予以满足。如有额外费用，双方可协商确定。第六条技术支持与服务6.1音频设备乙方提供会议所需的音频设备，包括音响、话筒等。6.2视频设备乙方提供会议所需的视频设备，包括投影仪、屏幕等。6.3网络与无线服务乙方提供全场覆盖的无线网络服务。如有特殊网络需求，甲方应提前告知乙方。第八条住宿安排8.1住宿优惠政策乙方为参会人员提供住宿优惠政策，具体优惠政策见附件四。8.2住宿预订协助乙方协助甲方预订住宿，如有特殊住宿要求，甲方应提前告知乙方。8.3住宿地点与距离会议指定住宿地点为附件五所列出的酒店，均距离会议场地不超过公里。第九条费用与支付9.1场地租赁费用场地租赁费用为元人民币，用于会议场地的预订、布置、设备租赁等。9.2额外服务费用额外服务费用包括但不限于住宿费、餐饮费、交通费等，具体费用见附件六。9.3支付方式与期限甲方应在会议开始日期前个工作日，将场地租赁费用及额外服务费用支付至乙方指定的账户。第十条保险与责任10.1保险责任乙方为会议场地投保公共责任保险，保险金额不低于万元人民币。10.2第三方责任如因第三方原因导致会议场地损坏或参会人员受伤，乙方应协助甲方向第三方追偿。10.3意外事件处理如发生意外事件，乙方应立即采取措施予以应对，并通知甲方。第十一条违约与赔偿11.1违约行为双方应严格按照本合同约定履行义务，如一方违约，应承担违约责任。11.2赔偿责任违约方应赔偿对方因此造成的直接经济损失及相应费用。11.3违约解决方式如发生违约行为，双方应通过友好协商解决，协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。第十二条争议解决12.1争议解决方式如对本合同的任何条款发生争议，双方应通过友好协商解决，协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。12.2适用法律本合同的签订、效力、解释、履行和争议的解决均适用中华人民共和国法律。12.3管辖法院本合同纠纷的管辖法院为合同签订地人民法院。第十三条其他条款13.1合同的生效与终止本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期至会议结束日期。13.2隐私保护与数据安全乙方承诺对甲方提供的参会人员信息予以保密，不得泄露给第三方。13.3法律效力与修改本合同未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。第十四条签署与备案14.1合同签署本合同一式两份，甲乙双方各执一份。14.2备案与复印件甲乙双方应将本合同原件报各自所在地的相关部门备案。14.3合同生效时间本合同自双方签署之日起生效。第二部分：第三方介入后的修正鉴于本合同在履行过程中可能涉及第三方介入的情况，为确保合同的顺利履行，甲乙双方就第三方介入相关事宜达成如下补充协议：第一条第三方定义1.1本合同所称第三方，是指除甲乙双方外，与本合同履行有关的其他自然人、法人和其他组织。1.2第三方包括但不限于：会议嘉宾、演讲嘉宾、参展商、服务供应商、中介机构等。第二条第三方责任2.1第三方介入第三方如需介入本合同的履行，应与甲乙双方签订书面协议，明确双方的权利义务。2.2第三方义务第三方应按照约定履行相关义务，并承担由于其原因导致的合同违约责任。2.3第三方权利第三方享有本合同约定的权利，同时应遵守甲乙双方的规章制度和管理要求。第三条第三方责任限额3.1第三方责任限额是指第三方就其违约行为所应承担的赔偿责任总额。3.2第三方责任限额的确定（1）如第三方为法人或其他组织，责任限额为第三方上一年度营收的%；（2）如第三方为自然人，责任限额为第三方年收入的%；（3）如双方另有约定，从其约定。第四条第三方违约处理4.1第三方违约如第三方未按约定履行义务，甲乙双方有权要求第三方承担违约责任。4.2违约金计算第三方应支付的违约金=违约行为所造成的损失×第三方责任限额。4.3违约金支付第三方应在收到甲乙双方通知后个工作日内，支付违约金至甲乙双方指定账户。第五条第三方与甲乙方的关系5.1第三方与甲方第三方与甲方之间的关系视为独立合同关系，第三方对甲方不承担除合同约定外的任何义务。5.2第三方与乙方第三方与乙方之间的关系视为独立合同关系，第三方对乙方不承担除合同约定外的任何义务。第六条第三方权益保障6.1甲乙双方应保证第三方的合法权益，不得擅自变更、解除或终止合同。6.2甲乙双方应妥善保管与第三方有关的合同、协议等文件，不得泄露第三方商业秘密。第七条争议解决7.1第三方与甲乙双方之间的争议，通过友好协商解决，协商不成的，可向合同签订地人民法院提起诉讼。7.2适用法律与管辖法院同本合同第十二条、第十三条的规定。第八条其他条款8.1本补充协议一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本补充协议与本合同具有同等法律效力，如有冲突，以本补充协议为准。8.3本补充协议自双方签署之日起生效。第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议场地平面图详细说明：本附件提供了会议场地的详细平面图，包括主会议室、分会场、休息区等位置及尺寸。附件二：会议日程安排详细说明：本附件详细列出了会议的日期、时间以及各项活动的安排。附件三：设备配置清单详细说明：本附件列出了会议所需设备的配置清单，包括音频、视频、网络等设备及规格。附件四：住宿优惠政策详细说明：本附件提供了会议参与者住宿的优惠政策，包括价格、房型等信息。附件五：指定住宿酒店列表详细说明：本附件列出了会议指定的住宿酒店，包括酒店名称、地址、距离等信息。附件六：额外服务费用明细详细说明：本附件详细列出了可能产生的额外服务费用，包括住宿、餐饮、交通等费用。说明二：违约行为及责任认定：1.甲方未按约定时间支付场地租赁费用及额外服务费用。2.甲方未按约定提供参会人员信息。3.乙方未按约定提供会议设备及服务。4.乙方未按约定时间完成场地布置。5.第三方未按约定履行相关义务。违约责任认定标准：1.甲方违约，应支付乙方违约金，违约金计算方式见本合同第四条。2.乙方违约，应支付甲方违约金，违约金计算方式见本合同第四条。3.第三方违约，应承担因其违约行为所造成的直接经济损失及相应费用。示例说明：若甲方未按约定时间支付场地租赁费用，乙方有权要求甲方支付违约金，违约金计算方式为：违约金=未支付费用