2024年学校档案室管理制度范例（二篇）

第6页共6页2024年学校档案室管理制度范例学校档案管理规定一、总体要求随着学校各项工作的不断发展，各单位应深刻认识到档案管理的重要性，积极探索适应发展需求的档案管理模式。同时，各单位必须保持与上级档案管理部门的密切联系，主动寻求指导，确保档案管理工作服从整体调控，避免各行其是。二、档案整理原则1.保持结构完整性：学校档案的整理应遵循教育、教学、科研、人事、行政、财务及经营管理等活动过程中形成的档案资料自身规律，确保档案结构的完整性。2.保持整体系统性：根据学校档案的来源、时间、内容和性质等条件，保持档案之间的历史联系，维护其整体的系统性。三、档案的立卷1.为提升立卷质量，便于归档前的查找利用，学校应推行预立卷制度，并按照上级要求执行。2.学校各有关部门兼职档案员需按预立卷类目及时收集、积累材料，并定期进行整理。3.学校档案室应随时了解、检查并指导兼职档案员的预立卷工作。4.组卷应遵循文件材料形成的规律，保持其相互间的有机联系，便于查考和利用。5.组卷技术要求包括：内容相同的文件材料组成一卷，数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。卷内文件按正件、附件，打印稿、定稿，批复、请示等顺序排列。按顺序编页号，位置在非装订线一侧上角。填写卷内目录及备考表，注明单位、责任者、时间。拆除金属物，用线装订，修补破损材料。案卷封面栏目填写齐全，标题简明扼要，体现作者、问题、文种三要素。档案盒封面和卷盒按有关规定执行。四、档案的保管1.硬件保障：档案库房应确保通风、干燥，配备防潮、防霉、防蛀、防火、调温和通风等设施，并设有防盗系统。2.软件建设：建立档案管理的常规工作制度，包括收集、整理、分类、立卷、借阅、鉴定、剔除、销毁等，并建立相应的工作资料。3.归档验收：档案室应对整理组卷完毕的档案进行入库前鉴定和验收，不合格者需重新整理。4.分类编号与编目：按规定进行档案分类编号和编目工作，目录条目包含顺序号、档号、题名、日期、页数、保管期限等基本著录项目。实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索、统计的机上操作。5.上架与检查：按档案顺序号依次排列上架，并定期全面检查，记录检查情况，发现问题及时采取补救措施并报告分管领导。6.鉴定与销毁：根据归档范围和保管期限表，对到期档案提出销毁或延长保管期的意见，经学校领导批准后执行销毁，销毁时须有两人监销并签字。7.统计与补充：做好档案的收进、移出、利用、销毁等统计工作，及时报送统计报表。归档文件如有遗漏，学校应及时补充，档案室应将补充材料插入相应案卷或另行组卷。五、档案室管理制度为加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档原则，特制定以下制度：1.认真贯彻执行《档案法》及相关档案工作规定。2.已入档档案须统一分类登记、编目、科学管理，妥善存放，并制订索引查询工具。3.设立档案库，配置专业存档箱柜，做好安全防范工作，确保档案安全无虞。4.销毁过期档案需清理造册，报校领导批准。5.档案责任人应遵守保密守则，非档案工作人员未经许可不得进入档案室。6.保密档案利用需经校领导同意，查阅时不得拆散、涂改、损毁或转让他人。7.摘录、复印档案需经档案员或校领导批准，外来人员需持单位介绍信并经校领导同意方可查阅。8.做好档案利用记录工作，利用者有义务反馈利用效果。9.档案工作人员应定期全面检查档案材料，及时改进问题。2024年学校档案室管理制度范例（二）依据依法治档的基本原则，为强化学校档案的妥善保管、严格保密及高效利用，特制定以下制度规范：一、档案保管：1.对各类档案实施细致分类、登记、编目，确保存放井然有序，并编制案卷目录等辅助检索工具。2.设立专用库房，配备专业箱柜，全面落实八防措施（防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防水），保障档案安全。3.针对已达到保管期限需销毁的档案材料，需先行清理造册，经分管领导审核同意后，报请主管部门批准方可执行。4.档案员需定期对档案材料进行全面检查，发现问题立即采取改进措施。二、档案保密：1.严格执行《保密法》，全体人员需严格遵守国家保密规定及工作人员保密守则。非档案室人员未经许可，严禁擅自进入档案室。2.涉及保密范畴的档案，利用者需经主管领导批准后方可查阅。在查阅过程中，严禁翻阅或摘录与利用目的无关的内容。三、档案利用：1.本学院人员因工作需要查阅本职责范围内的档案时，可直接向档案员提出申请，档案室将优先提供利用服务。2.外来人员如需利用本单位档案，须持有单位介绍信，并经主管领导批准后，方可进行查阅。3.利用者如需摘录