文件资料控制程序

文件批准：编制批准部门会签：生产部技术部工程部质量部经营部人事部财务部修改履历：版本修改日期修改内容修订审核批准1目的范围对与质量活动有关的所有文件和资料进行控制,确保各相关场所使用文件的有效版本;适用于与质量活动有关的文件、资料的控制2引用标准/文件ISO/TS16949:2009质量管理体系技术规范QM质量手册3名词定义外来文件：指顾客与组织、组织与供方之间相互传递的各项质量体系的日常往来文件,均属受控文件;如图纸、顾客工程规范/标准、法律、法规等;技术部应将外来文件形成外来文件登记表;工作标准：为维持质量体系正常运行,规定的各类操作和执行人员工作内容的书面文件;包括工作计划、工作说明、作业指导书、操作规程、管理守则等,属受控体系文件;质量记录：是验证公司质量体系是否处于正常运行的记录性文件;通常以表格、报告等形式出现,属受控体系文件;4工作程序质量体系文件分级●第一级文件----质量手册●第二级文件----程序文件●第三级文件----工作计划、工作说明、作业指导书、操作规程等●第四级文件----各类质量记录、报告等文件编制和审批质量手册由管理者代表负责组织人员编写并审核,经总经理批准后实施;程序文件由质量部组织相关职能部门分别编写,相关职能部门经理会签,经管理者代表批准后实施;作业指导书等三级文件由相关职能部门编制、审核,部门经理批准后下发使用;技术文件、图纸等相关资料由技术编制、部门经理批准后下发使用文件编号规则质量手册、程序文件及表格按照“XX.01”编码●“XX”代表文件的缩写;质量手册缩写为QM,程序文件缩写为QP,表格缩写为QR●“代表该文件对应ISO/TS16949:2009质量管理体系标准号；如质量手册对应标准号为●“.01”代表在“XX下文件序号注：当文件对应的标准号为两位时,第三位“0”应保留,如产品质量先期策划控制程序编号为QP当文件对应的标准号为四位时应舍去一位,如变更控制程序编号为QP作业指导书、操作规程按照“QSXX001”编码●“QS”代表指导书、操作规程等文件缩写●“XX”代表部门缩写;各部门缩写：生产部MF、工程部ED、技术部PD、质量部QD、经营部MD、劳工部HR、财务部FD、采购部PUR、销售部SD●“001”代表在“QSXX”下文件序号注：与产品有关的作业指导书按产品图纸编号编码;生产作业指导书按照“MF0”编码,检验作业指导书按照“QD0”编码;“0”代表产品图号,具体定义参照“;图纸按照“01.01.001.0000”编码●“01”代表图纸类别;“01”为总成图纸,“02”为部件图纸,“03”为物料图纸;●“.01”代表产品类别;“.01”为线束类,“.02”为插座类,“.03”为电系统类,“.04”为装配箱体类,“.05”为组装●“.001”代表与顾客有关的编码;●“.0000”代表在“01.01.001”下的序列号;注：1.ERP系统中的成品、半成品、物料参照以上编码规则编制2.各部分编码所代表类别未全部罗列出来,详情请参考ERP系统中的定义规则文件发放文件受控管理●质量部负责与质量体系有关的文件和检验作业指导书等文件的受控管理●技术部负责与技术有关的文件的受控管理,包括外来的文件;外来文件应加盖“外来”章;●工程部负责生产作业指导书和操作规程等文件的受控管理●质量体系受控文件：质量手册、程序文件、作业指导书、图纸、设备操作规程等●各职责部门应将受控文件应纳入最新版本一览表●受控文件发放前应在文件封面加盖“受控”章,并标注文件分发号●受控文件发放到部门或工位时,领用人应在文件发放领用登记表上签字登记●当受控文件破损,使用部门应领用新的受控文件;新的受控文件按照已破损的文件受控号发行,已破损的受控文件由管理部门收回并销毁●当受控文件丢失,使用部门应填写文件领用申请表领用新的受控文件;赋予新的受控文件文件受控号,发行部门使用,管理部门应在文件发放领用登记表注明丢失受控文件作废,必要时发放通知告知各职能部门和人员文件发放范围●原则上,除提供给认证机构受控的质量体系文件外,由质量部保存批准的原版质量体系文件,向总经理、管理者代表及各个职能部门发放受控的电子档文件;若有需要则发放受控的纸质文档;●本公司的技术文件均为受控文件,其发放范围：质量部、工程部、生产部、经营部,必要时送交顾客批准,发放给供应商作为接受准则●作业指导书和操作规程是各部门执行各项工作的指导性文件,应发放到相应的场所文件的变更体系文件变更当体系文件需要变更时,由更改提出人填写文件更改申请单交到质量部;质量部收到申请后组织相应职能部门评审更改的适用性和符合性;●文件更改申请需明确更改原因和更改内容●质量手册的变更需要管理者代表参与评审,并报请总经理批准●程序文件需各职能部门会签后,并报请管理者代表批准●文件变更后,各职责部门应评估相关的文件是否需要更新,以确定文件的统一性、相符性●文件变更后,质量部应在文件更改一览表和最新版本一览表记录更改信息技术文件和资料变更当技术文件和资料需要变更时,由该文件的编制人员填写文件更改申请单,经技术部经理批准后实施,必要时应报请顾客批准;●涉及到产品的技术资料变更必须完成ECR更改流程后才可进行更改●文件变更须确保在产品质量和满足设计要求为前提●变更应考虑技术的先进性、生产的合理性及经济性●文件变更后及时更新已发放的文件,使用部门应评估变更是否影响其他文件资料并及时更新作业指导书等其他文件变更当文件需要变更时,由文件的编制人员在文件变更履历表中记录相关的变更信息,并有部门经理批准变更形式●所有体系文件的变更采用换页；技术文件等三级文件允许划改○当变更内容比较少,将源文件需要变更的内容用细线划掉,在空白处填写更新内容○当变更内容比较多或单页三次划改,采用换页●采用换页变更的文件,职责部门应收回老版本文件并销毁文件换版文件换版的条件●质量体系文件○体系过程或文件修改累计达10次或进行大幅度修改○体系文件年满三年○其他的特殊情况●技术文件○技术文件更改累计达3次○产品标准变更●作业指导书及其他文件○文件更改累计达3次或进行大幅度修改版本定义文件版本采用大写的英文字母A、B、……、Z加修改次数0、1、2、……、9组成,如初始发布的文件版本：A/0;其中“A”表示为版本,“0”表示为版次老版本文件管理职责部门的文件管理员应收回换版后老版本文件,同时填写文件销毁申请单,经批准后进行销毁;需要作为资料保留的作废文件,文件管理员填写文件留用申请表,进文件管理部分经理批准后,在文件上加盖“作废”和“保留”章归档管理;●质量部负责作废质量体系文件、检验作业指导书的处理●技术部负责作废技术文件的处理●工程部负责作废生产作业指导书等过程文件的处理5记录文件领用申请表QR文件更改通知单QR文件归档登记表QR最新版本一览表