缩短投标保证金清退时间-QC成果

缩短投标保证金清退时间一、选择课题（一）课题背景一是保障业务有序开展的重要手段。投标保证金作为投标人向公司递交的保证其不随意撤回、撤销投标或中标后不能提交履约保证金和签署合同的担保，可以有效规范投标人行为，降低采购风险，因此保证金收退的准确性关系公司重要利益实现。二是急需满足日益严格的内外部监管要求。随着“放管服”改革的持续推进和优化营商环境的力度不断加大，保证金管理一直是外部审计和内部上级单位检查及考核的重点，因此，加强保证金清退及时性，可以有效降低公司经营法律风险，塑造企业良好社会形象。三是业务发展对保证金管理带来新挑战。公司投标保证金资金流量大、明细核算难，且在清退投标保证金时，不仅要查询投标人是否中标，还要确认投标人是否存在不予返还投标保证金的法定情形，给投标保证金核对及清退工作增加了管理难度。因此，有必要对投标保证金清退工作进行深入研究，在保障投标保证金清退及时性的基础上，避免出现误退、错退问题。（二）有关规定《中华人民共和国招标投标法实施条例（2021年修订版）》第五十七条规定，招标人最迟应当在书面合同签订后5日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息。同时，条例第七十四条规定，中标人无正当理由不与招标人订立合同，在签订合同时向招标人提出附加条件，或者不按照招标文件要求提交履约保证金的取消其中标资格，投标保证金不予退还。（三）确定课题小组调研2021年1-12月开展的全部招标批次保证金清退时间，共清退保证金9264笔，平均用时在合同签订4.54天内完成保证金清退工作，与国家要求日期相比，安全边际较低，容易产生超期清退的风险，因此，小组选择课题为：缩短投标保证金清退时间。表1-12021年投标保证金清退时间统计表类别开标批次涉及厂家数量平均用时（d）物资0421011833.52物资0421025414.78物资0421032813.23物资0421042873.22物资042105902.1物资042106151.96物资042107392.1物资0421AA13774.92物资0421AB10834.8物资0421AC10734.86服务0420F2392.04服务0421111413.94服务0421125474.57服务0421133724.26服务0421143094.58服务0421152644.48服务0421163384.79服务042117291.99服务042118221.98服务0421D15044.75服务0421D25114.33服务0421D3302.01合计92644.54二、现状调查小组详细调研2021年开展的全部招标批次保证金清退时间，共涉及招标批次23个，涉及供应商4387家，清退保证金9264笔，其中最长用时在合同签订后4.92天（118小时）完成保证金清退，最短用时在合同签订后1.96天（47小时）完成保证金清退，平均用时4.54天（109小时），不存在超期清退保证金的情况，但清退时间较规定时间安全边际较低，为此，小组开展进一步调查。（一）调查一：投标保证金清退程序管理情况小组成员对2021年公司清退投标保证金的管理程序和环节进行调查，同时对各个管理工序的时长进行统计（见表2-1、表2-2）。表2-1按工序进行调查表（未中标厂家）序号工序平均用时（d）比例（%）累计比例（%）1区分中标和未中标厂家0.39.10%9.10%2核实保证金收取情况0.515.15%24.25%3整理未中标厂家收款账户0.515.15%39.40%4填写付款申请单并审批130.30%69.70%5进行网银支付130.30%100.00%合计3.3--表2-2按工序进行调查表（中标厂家）序号工序平均用时（d）比例（%）累计比例（%）1区分中标和未中标厂家0.34.55%4.55%2核实保证金收取情况0.57.57%12.12%3向招标人发出《中标人投标保证金清退通知书》0.34.55%16.67%4招标人回复合同签订时间1.522.73%39.40%5核实并催缴中标服务费115.15%54.55%6整理中标厂家收款账户115.15%69.70%7填写付款申请单并审批115.15%84.85%8进行网银支付115.15%100.00%合计6.6--结论：从投标保证金管理程序来看，未中标厂家保证金清退所需时长明显小于中标厂家保证金清退时长，但是实际操作时，往往是在合同签订后同时清退中标和未中标厂家投标保证金，致使招标批次投标保证金整体时间的延长。（二）调查二：业务相关主体信息沟通机制建设情况根据调研一结果，小组成员发现“招标人回复合同签订时间”、“核实并催缴中标服务费”、“填单并付款”等相关流程时间占比较大，因此小组成员对2021年业务相关主体信息沟通机制建设情况进行了深入调查，发现以下几项问题：1.公司作为招标代理人，在获取“合同签订时间”环节存在难点，缺乏动态监控手段。目前“合同签订时间”主要依靠招标人邮件反馈，经常出现招标人在合同签订次日或更晚时间反馈合同签订时间的情况，给保证金清退工作造成时间压力，容易引起保证金清退不及时的风险。2.投标保证金及中标服务费收取结算环节，与供应商信息交流不便。一是供应商经常多标段合并支付款项且未进行备注，或供应商缴纳错误金额的投标保证金、中标服务费，造成公司收款到账分拣操作耗时较长；二是部分供应商未能及时主动缴纳中标服务费，需要专人进行催缴，对后续投标保证金清退造成影响；三是供应商收款和开票信息主要通过电子邮箱发送，需要人工收集汇总，造成中标服务费发票开具工作耗时较长。3.在资金支付环节，公司主要采用人工逐条填单、线下网银支付模式，信息自动化集成、资金支付效率有待进一步提升。三、设定目标（一）目标值确定经过调研，小组成员一致认为，投标保证金清退程序和沟通机制可以进行调整优化，决定将保证金清退时间进行分类管控，非中标厂家的保证金在中标公告发布之日起5天完成清退，中标厂家的保证金在合同签订后3日内完成清退。（二）目标值可行性分析1.管理制度相对完善2021年，国家出台了新版招标投标法及相应的实施条例。2022年总公司进一步细化《总公司采购活动管理办法》的管理和操作要求，重新修订了《总公司采购业务实施细则》《总公司供应商评价管理细则》，招标采购业务管理制度更加完善。2.信息系统建设愈加成熟ECP(总公司电子商务平台)2.0系统、数字化法治企业建设平台全面上线，各类采购合同全量线上流转审批，数据资源整合聚集，数据间逻辑关系逐渐统一固化，数据价值进一步凸显。同时招标公司上线ERP系统，具备了和其他管理系统互联贯通的条件。3.预警监控体系逐步建立公司依托供应链运营中心数字化、智能化手段，全方位开展物资全链条监督预警，按照资金支付风险指标制定分级管控流程，开发在线督办功能，实现异常事件自动分发、在线流转，多终端随时随地查询处理，闭环管控。四、原因分析针对现状调查，结合实际情况，小组成员采用头脑风暴法及5W2H法，针对影响保证金清退及时性的主要症结，从人、机、料、法、环等因素进行讨论和分析，并制作原因分析鱼骨图，如图4-1所示。图4-1原因分析鱼骨图由图4-1，小组归纳6条末端因素如下：1.保证金精细化管理意识有待加强2.专业人员责任心有待提升3.信息系统建设不够完善4.合同签订结果反馈不够及时5.招标公告表述不够准确6.保证金清退前准备工作不足五、确定主要原因（一）制定要因确认计划表针对以上6条末端原因，制定要因确认表。表5-1要因确认计划表序号末端原因确认内容确认方法确认标准负责人完成时间1保证金精细化管理意识有待加强是否有效对中标和非中标厂家进行保证金分类管理。调查分析应对中标和非中标厂家保证金执行不同清退流程，并及时支付。2专业人员责任心有待提升保证金管理台账批次信息、供应商名称、收支金额是否准确。调查分析保证金管理台账应囊括公司所有招标批次、所涉及投标人的保证金收退情况，内容应全面、准确。3招标公告表述不够准确各批次招标公告是否准确列示保证金、中标服务费收取标准。调查分析招标公告应准确列示保证金、中标服务费收取标准。4信息系统建设不够完善调研保证金管理流程各环节信息系统建设情况调查分析保证金收取、核对、记账、清退以及查询合同签订情况人工整理程度较高。5合同签订结果反馈不够及时招标人是否在合同签订当天反馈合同签订情况，是否存在无正当理由未签订合同的情况。查阅资料查询招标人反馈合同签订的时间，调研招标人合同签订轨迹。6保证金清退前准备工作不足是否合理预计保证金清退时间，并向上级单位及银行提前报送现金流量预算。调查分析存在因未提报现金流量预算，导致保证金清退不及时的情况。（二）逐项确认1.要因确认一：保证金精细化管理意识有待加强确认要因一保证金精细化管理意识有待加强确认标准应对中标和非中标厂家保证金执行不同清退流程，并及时支付。确认方法调查分析确认过程通过查询2021年度保证金收退情况，发现公司未对中标和非中标厂家保证金执行不同清退流程。2022年1-3月将中标和非中标厂家保证金进行差异化管理、分类清退后，公司保证金清退清退时间明显缩短，清退效率显著提升。结果分析各批次保证金做到了及时清退，但是对中标和非中标厂家执行分类管理、分批清退可以大幅提升保证金清退效率。确认人确认结果要因2.要因确认二：专业人员责任心有待提升确认要因二专业人员责任心有待提升确认标准保证金管理台账应囊括公司所有招标批次、所涉及投标人的保证金收退情况，内容应全面、准确。确认方法调查分析确认过程检查公司2021年保证金管理台账，内容囊括了公司所有招标批次、所涉及投标人的保证金收退情况，经与公司网银记录对比，未发现遗漏情况。结果分析公司保证金管理台账内容全面、金额准确。确认人确认结果非要因3.要因确认三：合同文本存在漏洞确认要因三招标公告表述不够准确确认标准招标公告应准确列示保证金、中标服务费收取标准确认方法调查分析确认过程全面调查了各批次招标公告是否准确列示保证金、中标服务费收取标准结果分析各批次招标公告均准确列示了保证金、中标服务费收取标准，公告内容全面完整。确认人确认结果非要因4.要因确认四：信息系统建设不够完善确认要因四信息系统建设不够完善确认标准保证金收取、核对、记账、清退以及查询合同签订情况人工整理程度较高。确认方法调研分析确认过程组织保证金管理相关专责开展信息系统调研，发现保证金收取、核对、记账、清退、合同签订情况跟踪等各环节主要依赖人工判断和操作，各环节信息较为分散，自动化处理水平较低。2022年协调项目组成员对建设需求进行可行性分析，经过分析，系统功能优化可行性较高。结果分析应加大保证金管理相关信息系统建设，提升保证金管理质效。确认人确认结果要因5.要因确认五：合同签订结果反馈不够及时确认要因五合同签订结果反馈不够及时确认标准招标人未在合同签订当天反馈合同签订情况确认方法调研分析确认过程查询招标人反馈合同签订的时间，调研招标人合同签订轨迹。核查招标人是否在合同签订当天反馈合同签订情况，是否存在无正当理由未签订合同的情况。结果分析合同签订结果反馈存在不及时的情况确认人确认结果要因6.要因确认六：保证金清退前准备工作不足确认要因六保证金清退前准备工作不足确认标准存在因未提报现金流量预算，导致保证金清退不及时的情况。确认方法调查分析确认过程调查2021年各批次保证金预算现金流量预算编制情况，是否合理预计保证金清退时间，并向上级单位及银行提前报送现金流量预算及大额资金支出计划。结果分析各月现金流量预算均对保证金清退时间和金额进行了合理规划，对紧急清退的，也及时与省公司进行了汇报沟通，通过预算调整保障了资金支付，未发现因现金流量预算导致保证金清退不及时的情况。确认人确认结果非要因综上所述，经过逐一确认，小组确定3条要因如下：1.保证金精细化管理意识有待加强2.信息系统建设不够完善3.合同签订结果反馈不够及时六、制定对策针对以上三点要因，小组成员展开讨论，制定对策和对策实施计划表，如表6-1所示：表6-1对策实施计划表序号要因对策目标负责人完成时间1保证金精细化管理意识有待加强资金收支提前管控备注信息，分类分批清退保证金。非中标厂家保证金在中标公告发布之日起5天内完成清退。保证金收取信息的自动归集。2信息系统建设不够完善建立保证金一体化处理平台，提升业务自动化水平。（1）自动生成保证金收付款凭证，自动归集保证金管理台账。（2）系统自动发起保证金线上清退流程，替代手工填单，提高资金支付效率。3合同签订结果反馈不够及时建立合同管理台账，有效贯通系统数据。实现合同签订时间的精准及时获取，并做到合同签订后3天内完成中标厂家保证金清退。七、对策实施（一）实施一：资金收支提前管控备注信息，分类分批清退保证金。一是要求投标人在支付投标保证金及中标服务费时，在备注栏注明招标批次编号，同时依托ERP系统开发银行收款自动分拣记账功能，提高往来管理效率。系统自动判别银行流水备注字段合法性（前6位是招标批次），对备注信息错误的允许财务人员手工维护招标批次编号，并汇总出错厂家信息，方便财务人员及时提醒告知；银行备注信息正确的，按照预置规则自动生成财务凭证。二是建立财务资产部、招标采购部的协同配合机制。招标采购部发布成交公告后，要及时告知财务资产部，并系统反馈《定标信息表》，区分中标和未中标厂家名单。财务资产部根据开标一览表及定标信息、电汇保证金信息，实施分类管理，对非中标厂家立即启动第一轮退保证金工作，并5天内完成资金支付审批流程；对中标厂家及时跟进合同签订及中标服务费缴纳情况，及时发起线上支付。如：图7-2所示（二）实施二：建立保证金一体化处理平台，提升业务自动化水平。依托ERP系统，建立保证金一体化处理平台，实现保证金管理各环节信息的集中管控。一是实现收付款业务、收入确认业务自动制证，投标保证金“原路线上返回”，会计凭证信息和发票信息的融合贯通，极大减少手工填单、制证操作，提高资金支付效率。二是自动出具保证金管理台账，全面展示保证金缴纳形式、缴纳金额、中标服务费收取及开票情况、保证金退款金额及退付时间。如：图7-3所示图7-3保证金一体化处理平台系统截图（三）实施三：建立合同管理台账，有效贯通系统数据。在招标公司ERP系统建立合同台账，贯通系统间数据连接，从ECP自动获取物资类合同的签订时间，从经法系统自动获取服务类合同的签订时间，在ERP系统进行数据展示并计算保证金清退时限，强化对中标厂家合同签订时间的精准管控，避免“合同未签订，保证金已清退”及“合同已签订，保证金超期清退”风险，努力做到合同签订后3天内完成保证金清退。八、效果检查对策实施完成后，小组成员对2022年7月-9月清退的1095家次投标保证金进行及时性统计，其结果如表8-1所示。表8-12022年7-9月投标保证金清退时长统计表时间供应商家次未中标厂家平均清退时长（中标公告发布之日起）中标厂家平均清退时长（合同签订之日起）202