会议室使用方管理制度

会议室使用方管理制度第一章总则

为确保会议室使用高效、有序，提高会议质量，明确会议各方职责，制定本管理制度。以下内容适用于所有使用方，包括但不限于公司内部各部门、外部合作伙伴及来访客人。

一、目的

本管理制度旨在规范会议室的使用，优化会议流程，提高决策效率，确保会议资源得到合理分配和充分利用。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有形式的会议，包括但不限于定期会议、临时会议、培训、研讨会等。

2.本制度适用于公司外部来访客人使用的会议室。

三、会议室使用原则

1.公平公正：会议室资源按照申请顺序和紧急程度进行分配，确保各使用方公平使用。

2.效率优先：优先保障重要、紧急的会议需求，提高会议室使用效率。

3.节约资源：合理规划会议时间，避免会议室空置和资源浪费。

四、会议室使用方职责

1.会议申请方：负责提前向行政部门提交会议室申请，并提供会议相关信息，如会议主题、参会人数、时间等。

2.会议使用方：负责按时参加会议，遵守会议室管理规定，确保会议设备完好，并在会议结束后及时归还。

3.行政部门：负责会议室的分配、协调、管理和维护，确保会议室正常使用。

五、违规处理

1.会议室使用方应严格遵守本管理制度，如有违反，行政部门有权进行制止并要求整改。

2.违规行为造成会议室设备损坏、资源浪费等后果的，使用方应承担相应责任。

3.行政部门应定期对会议室使用情况进行检查，对违规行为进行通报批评，并根据情节严重程度，给予相应处罚。

六、制度修订

本管理制度可根据公司业务发展需要和实际运行情况进行调整和修订。修订内容需经公司领导审批通过后，予以公告实施。

本章内容作为会议室使用方管理制度的基础和总则，后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等具体事宜。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程，特制定以下会议流程规定。

一、会议筹备

1.会议主题确定：会议发起人应根据实际工作需要，明确会议主题，并在会议申请表中详细描述。

2.会议时间安排：会议发起人应合理预估会议时间，避免与参会人员其他工作冲突。

3.会议通知：行政部门在收到会议申请后，负责向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、参会人员等信息。

4.会议资料准备：会议发起人应提前准备会议相关资料，并在会前发送给参会人员，以便大家提前了解会议内容。

二、会议签到

1.会议签到：参会人员应在会议开始前10分钟到达会议室，进行签到。

2.签到方式：采用电子签到或纸质签到，由行政部门负责统计参会人员。

三、会议议程

1.会议主持人：由会议发起人或指定人员担任，负责引导会议进程。

2.会议议程安排：会议主持人应按照预定议程逐项进行讨论，确保会议内容全面、有序。

3.讨论与发言：会议主持人应给予参会人员充分发言的机会，鼓励大家发表意见和建议。

四、会议决策

1.会议决策：对于需要决策的事项，会议主持人应引导参会人员进行充分讨论，形成共识。

2.决策记录：会议纪要负责人应详细记录会议决策内容，包括决策事项、决策结果等。

五、会议总结

1.会议纪要：会议纪要负责人应在会议结束后整理会议纪要，包括会议主题、议程、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要发放：行政部门负责将会议纪要发送给参会人员，以便大家了解会议成果。

六、会议后续工作

1.任务分配：会议主持人应根据会议决策，明确任务分工，并指定责任人。

2.跟踪落实：行政部门负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保会议成果得到落实。

本章详细阐述了会议筹备、会议签到、会议议程、会议决策、会议总结及会议后续工作等环节，旨在规范会议流程，提高会议效率。后续章节将继续论述会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的有效执行，特制定以下会议纪要跟踪落实规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.纪要整理：会议纪要负责人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整。

2.纪要审批：会议纪要需经会议主持人或相关部门负责人审批通过后，方可发布。

3.纪要发布：行政部门负责将审批通过的会议纪要发送给所有参会人员及相关责任人，确保相关人员了解会议决策内容。

二、会议决策任务的分配与执行

1.任务分配：会议主持人应根据会议决策，明确任务分工，指定责任人和完成时限。

2.任务执行：责任人应按照会议纪要要求，按时完成分配的任务，并及时向会议主持人或行政部门汇报进度。

3.跨部门协作：涉及跨部门协作的任务，各部门责任人应主动沟通、密切配合，确保任务顺利推进。

三、会议纪要的跟踪与监督

1.跟踪机制：行政部门建立会议纪要跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

2.问题反馈：在任务执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时向会议主持人或行政部门反馈，寻求支持和协助。

3.评估与改进：根据会议决策执行情况，行政部门应定期进行评估，分析问题原因，制定改进措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.归档：会议纪要发布后，行政部门负责将会议纪要归档，以便日后查询和追溯。

2.管理与保密：会议纪要涉及公司内部信息，相关人员应严格遵守保密规定，确保信息安全。

本章主要阐述了会议纪要的整理与发布、会议决策任务的分配与执行、会议纪要的跟踪与监督以及会议纪要的归档与管理等方面内容，旨在确保会议成果得到有效落实。后续章节将继续论述会议室管理规定等事宜。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用，维护良好的会议环境，制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.预订流程：使用方需提前向行政部门提交会议室预订申请，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.预订原则：会议室预订遵循“先申请、先安排”的原则，行政部门有权根据实际情况调整会议室分配。

3.预订确认：行政部门在收到预订申请后，应及时回复确认预订结果，使用方收到确认信息后方可视为预订成功。

二、会议室使用规范

1.使用时间：使用方应按照预订时间使用会议室，会议开始前10分钟到达会议室，会议结束后及时归还。

2.设备使用：使用方应妥善使用会议室设备，如发现问题，应及时向行政部门报告。

3.保持整洁：使用方应保持会议室整洁，不在室内吸烟、进食，会议结束后应清理垃圾。

4.噪音控制：使用方应确保会议室内外保持安静，不在走廊大声喧哗，以免影响其他会议。

三、会议室设备管理

1.设备维护：行政部门负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2.设备报修：使用方如发现设备故障，应立即向行政部门报告，行政部门应及时联系维修人员进行处理。

3.耗材补充：行政部门负责会议室耗材的采购和补充，确保会议正常进行。

四、会议室安全管理

1.安全意识：使用方应提高安全意识，遵守公司安全规定，会议室内禁止使用易燃易爆物品。

2.疏散通道：使用方应熟悉会议室疏散通道，遇紧急情况时，有序疏散。

3.电器安全：使用方应确保会议室电器设备安全使用，不在会议室内私拉乱接电源线。

本章主要论述了会议室预订、使用规范、设备管理以及安全管理等方面内容，旨在为会议提供一个良好的环境，确保会议室的高效利用。后续章节将论述附则等相关事宜。

第五章附则

为确保本管理制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归公司行政部门所有。

三、各部门应认真组织学习本管理制度