大型活动策划与管理第十一章 大型活动后勤保障

第十一章

大型活动后勤保障一、大型活动后勤保障的内涵对于大型活动而言，良好的后勤保障工作更是不可或缺的环节，一项活动能否顺利召开，后勤保障工作起着至关重要的作用。一项活动的进行总共划分为前期准备、活动进行、善后总结三大板块，而后勤保障工作贯穿于整个活动的始终。从活动筹划阶段，后勤保障就是要保证活动所需物品、设备以及相关活动人员能够有组织、有方案地到达指定地点。在活动执行阶段，后勤工作进入了最繁忙阶段，要为工作团队和活动参与者提供效劳。此时人员庞杂，流动性大，不确定性增加，后勤保障的工作量相当巨大和复杂。在善后阶段，后勤保障包括场地的清理和所用物资的撤离等工作。二、大型活动后勤保障工作的特点社会性经济性效劳性时间性复杂性群众性知识多科性三、大型活动后勤保障工作的作用1、为活动提供必要的物质根底2、提高举办活动的工作效率3、衡量活动举办的质量和水准四、餐饮效劳工作1、餐饮效劳的重要性不仅要应对短时间大量人员集中用餐的需求，还要格外注意饮食的质量和平安。美好的食物享用本身是一件非常惬意的事情，它内含于活动的效劳质量当中。在大型活动中，常见的餐饮效劳类型有两种：指定餐饮效劳商〔餐饮外包〕；推荐活动的场馆及其周边的餐饮设施。2、餐饮效劳的特点第一，效劳范围广〔餐饮工作必须要考虑到用餐人数以及各类人群的用餐习惯〕。第二，单位时间任务量大〔参与活动人员的用餐时间根本上都处于重合状态〕。第三，食品平安要求严格〔详细筛选及记录食品来源；保证工作人员的身心健康；设立一系列的餐饮效劳指标〕。2021年10月19日国家会展中心〔上海〕的首展〔中国国际汽车商品交易会〕中约有8000名展会工作人员，试运营每日观展客流约5万人次。而用餐顶峰主要出现在中午十一点到十三点这两个小时，如何应对高负荷的用餐顶峰，保障每位人员都能够顺利满意地用餐是摆在主办方面前十分重要的问题，也是活动能否成功举办能否获得好评的一个重要因素所在。主办方的做法就是在4号馆的二楼安排临时用餐点，可供1600人同时用餐。主办方引入了5家中餐、4家快餐和2家面点，用餐时间按照15分钟计算，3小时内可提供近2万人现场用餐。现场盒饭面点的价格大多在20元到30元之间，同时展馆内还有5个便利店。这仅仅是在场馆处于试运行的状态下。如果用餐设施全部开放，再加上推荐周边餐饮设施的使用，单位时间内所接纳的用餐人数还会增加。这个例子充分表达出了大型活动中餐饮效劳的突出特点，需要在准确评估的根底之上进行周密的餐饮效劳安排。3、餐饮效劳的指导原那么餐饮效劳的根本出发点是支持活动的顺利举办，而且前提条件是在既定的预算范围内。每次餐饮效劳的设计都应该有明确的目标，充分了解活动的类型，并根据活动类型以及到场人员的身份特点筹划并实施餐饮效劳。餐饮效劳部门要开展食品平安管理，应以控制食品危害、确保所供给食品的平安、预防食品平安事故为宗旨。4、餐饮效劳的预估和准备第一，考虑活动参加者的人数、用餐可能性、用餐频次、用餐习惯，进行群体细分〔身份、年龄阶段、男女比例、是否有素食者〕；第二，掌握工作人员、志愿者的数量及用餐需求；第三，考虑餐饮的本钱，餐饮本钱是否包含在票价内，还是要享用者另付费；第四，要保证供餐机构及其人员具有相应的执照和供餐能力；第五，要考虑活动场所是否能提供供餐所需的设施设备、供餐效劳器具以及现场是否具有食品、食物的储存能力；第六，如果食物是由活动场地外部机构供给，就要考虑食物以何种方式被运送到场内；第七，设计并布局好取餐的出入口，以保证用餐秩序、减少等待时间和发生混乱的可能性；第八，确定用餐的开启和关闭时间，安排相应的清洁工作。天津夏季达沃斯论坛在饮食安排上注意细节，确保食物供给彰显地方特色、平安、健康、新鲜等特征。在保障食品特色方面，早餐除了供给牛奶面包之外，还有供给津味色彩浓厚的天津早点锅巴菜，午餐中的面条、虾饺、烤鸭等中餐受到外宾的欢送。在保障食品平安方面，主办方也做了很多防控的准备，比方说不提供生的三文鱼，而是将其做成菜品，不提供生海鲜，而是以鸡鸭鱼肉为主；用人工养殖的鱼，而不采用野生的鱼以保证用料平安可靠。在保障食品健康方面，注重食品和饮料的健康指数，提供具有降血脂功能的轧小麦汁作为饮品之一。在保障食品新鲜方面，邀请大厨进室当场制作食品，既保证食物的新鲜可口，又防止浪费。五、酒店效劳工作1、酒店效劳的重要性配套酒店效劳质量的优劣往往成为参与者在事后的评论内容，酒店效劳必须令各界参与者满意。尤其是在举办大型活动的这种特殊招待时期，酒店的数量、质量、平安状况会受到宾客的重点关注，也给活动组织方带来了相应的问题和挑战。主办方不仅要考虑到酒店的档次，还要考虑到酒店与活动的距离与交通问题。酒店所能提供的住宿、接待、餐饮和娱乐效劳，是大型活动能否顺利举办的根底条件，即目的地活动业开展所需仰赖的高度兴旺的配套设施和效劳业，这也是主办方选择举办城市和举办场地时所要考虑的重要问题。2、酒店效劳的操作方式〔1〕主办方推荐周边酒店供个人预订；〔2〕主办单位自行安排酒店效劳；〔3〕指定旅行代理商；〔4〕指定酒店专业代理机构。〔1〕主办方推荐周边酒店供个人预订主办方对没有单独酒店效劳设施的场馆进行外部酒店方案和推荐，经过活动组织者对相关酒店卫生、效劳、平安保障的核查，把场馆周边符合标准的酒店信息推荐给参与者，其中包括酒店的地址、联系、网站等相关信息，以便参与者能够进行高效的自主预订并保障入住宾客享受到相应的效劳水准。〔2〕主办单位自行安排酒店效劳一些活动的举办场地本身就是酒店，活动主办方与酒店整体谈判，商定效劳内容和价格。主办单位自行安排提供效劳的程度不同，给活动参与者和观众带来的感受也不一样：组委会只在活动筹备期推荐一些活动场地周边的酒店；组委会不仅推荐酒店，而且只要是前来参与活动的嘉宾和专业观众都能享受优惠价格；组委会还会安排专人负责接受活动参与者和专业观众的预定，并在酒店大堂设置接待处，然后统一和酒店结算费用。〔3〕指定旅行代理商指定一家旅游公司，然后由该旅游公司为活动参与者提供酒店、票务、旅游和订车等效劳。指定旅行代理商一般会在活动现场设立接待台。〔4〕指定酒店专业代理机构与指定旅行代理商不同，酒店专业代理机构通常指的是：大型旅游效劳网站、酒店预订网、会展商旅效劳公司等。这些公司主动与活动主办单位联系，并能够提供优惠的价格和专业的效劳。3、酒店效劳工作指导原那么根本出发点：支持活动的顺利举办，在效劳工作进行中给参与者留下良好印象，提升活动整体品质。酒店效劳的内容和形式主要根据活动内容、活动规模、活动议程以及参与者的行动等情况而定：主办方推荐酒店的方式—充分了解价位、星级、地址、预订等详细信息，提供给参与者；主办方自行安排酒店—与酒店方进行详细洽谈，把活动主题、预计入住人数、人群类型、入住时间等信息和要求准确地传到达酒店效劳方；指定旅行代理商或酒店专业代理机构—双方详细洽谈酒店的类型、期望、地理位置、效劳档次等。

六、交通运输效劳工作1、交通运输效劳的指导原那么交通方式及路线的设计要具有独创性和便利性：把交通运输看做是活动的有机组成局部，无论采用何种交通方式，都尽量让参与者在旅途中感到愉快并兴致勃勃，使旅途变成舒适宜人的体验活动；对于交通方式、换成次数以及时间的安排要细心周到，并最大限度地方案好经费。主办方一定要了解大多数客人的出发地以及对其交通所需时间造成影响的因素。不管举办何种类型的活动，都必须考虑停车、路边停车证以及其他各种收费问题。除去交通顶峰之外，影响行车时间的另一个因素是在举办活动同期是否还有其他大型活动。一般情况下，主办方会在其网站和观众须知中说明通往场馆各种方向的路线及场馆停车场的位置，作出相关的建议，以便参与者能够选择最为适合自己出行的方案。在大型活动举办期间，公共交通运输起着举足轻重的作用，其中除了对地铁、公共交通汽车的有效利用外，还包括主办方提供的巴士。选择巴士的前期准备及巴士的运行都是后勤保障工作中的重要环节。选择巴士时要明确自己的需求，如果路途遥远，车内最好装备电视、DVD，以方便乘客在乘车途中观看公司介绍短片或其他节目来打发时间。组办团队活动的公司可能希望利用乘车时间将自己的团队成员组织起来，增进相互间的了解。主办方要计算客人总人数、乘车时间、巴士停车处的位置、容量及收费情况，并将停车费计入预算。2、交通运输效劳的主要类型〔1〕水路：包租船只、包租驳船、游轮等；海岛、水城，注意平安因素〔2〕陆路：豪华汽车、专车、巴士、